Zu viel zu tun? 5 Schritte gegen die Überlastung in der Selbständigkeit!

Das kennt ihr sicher auch. Man hat tausend Dinge im Kopf, die noch erledigt werden müssen und man weiß nicht, wo man anfangen soll.

Wenn das hin und wieder mal so ist, ist das meist kein Problem. Doch wird es zum Dauerzustand, sollte man dringend etwas dagegen unternehmen.

In diesem Artikel schildere ich meine eigenen Erfahrungen mit der Überlastung in der Selbständigkeit und gebe Tipps, was ihr dagegen machen könnt.

Zu viel zu tun?

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Wer sich Selbständig macht, hat meist erstmal keine oder nur geringe Einnahmen. Das bedeutet, dass man sehr viel arbeiten muss, um sich überhaupt erstmal genug Einnahmen zum Leben zu erwirtschaften. Das bedeutet viel Arbeit und dadurch oft auch Stress und Überlastung.

Aber auch im Nebenjob kann es zu solch einer Überlastung kommen, denn neben einem normalen 8-Stunden Tag noch einen Nebenjob und das Familienleben unter einen Hut zu bekommen, ist nicht so einfach.

Deshalb ist es nicht überraschend, dass viele Selbständige unter Überlastung leiden, was unter anderem zu starken gesundheitlichen Problemen führen kann.

Meine Erfahrungen mit Überlastung

Als ich mich 2006 selbständig gemacht habe, war die erste Zeit noch recht entspannt. Ich habe an meinem CMS gearbeitet und zudem erste Kundenaufträge umgesetzt. Mit der Zeit wuchs aber der Aufgabenberg, da mehr Kunden hinzukamen, ich aber auch mehr und mehr Ideen für neue Projekte hatte. In den ersten Jahren meiner Selbständigkeit litt ich tatsächlich oft an Überlastung.

Deshalb hatte ich nach nicht allzu langer Zeit sehr lange Arbeitstage und dennoch sehr lange Todo-Listen, die einfach nicht kürzer werden wollten.

Auch heute habe ich phasenweise noch mit Überlastung zu kämpfen. So z.B. während besonderen Aktionen wie der Nischenseiten-Challenge oder wenn ich gerade ein größeres Projekt umsetze. Hinzu kommt, dass natürlich auch der Stress aus Arbeit und Privatleben zusammenkommen kann. Mit 2 schulpflichtigen Kindern sind die Nachmittage unter der Woche auch eher selten entspannend.

Mittlerweile kann ich mit den vielen Ideen und Aufgaben aber ganz gut umgehen, was auch daran liegt, dass ich seit einigen Jahren konsequent ein paar Maßnahmen umsetze, die der Überlastung entgegen wirken.

Meine Erfahrungen und Tipps erfahrt ihr im Folgenden.

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5 Schritte gegen die Überlastung

Die folgenden Tipps helfen dabei, den unüberwindbar scheinenden Berg aus anstehenden Aufgaben abzutragen und in machbare “Häufchen” aufzuteilen.

1. Eliminierung
Natürlich geht es hier nicht darum den Chef oder die eigenen Kunden zu eliminieren. ;-)

Stattdessen geht es darum aus der Vielzahl an Aufgaben, die man vor sich sieht, jene zu eliminieren, die nicht wirklich wichtig sind.

Dafür muss man die anstehenden Aufgaben natürlich erstmal analysieren und sich z.B. mal überlegen, was man eigentlich den ganzen Tag macht. Neben den vielen Aufgaben sind es nämlich oft auch die vielen Ablenkungen, die einen Fortschritt verhindern.

Deshalb ist es wichtig, das alles mal aufzuschreiben und sich ehrlich, aber auch konsequent zu überlegen, was davon wirklich gemacht werden muss und was man eigentlich lassen kann.

Meine Erfahrung:
Ich habe mit der Zeit sehr, sehr viele Ideen für neue Websites, Services, Tools, Produkte etc. gesammelt, die alle toll klangen. Hinzu kamen unendlich viele Ideen für neue Artikel in meinen Blogs und natürlich wollte ich auch mehr Kunden für mein Webdesign-Business etc.pp.. Irgendwann habe ich mich dann mal hingesetzt und analysiert, was davon jetzt wirklich sinnvoll und aktuell wichtig ist. Als Konsequenz habe ich das eine oder andere Webprojekt dicht gemacht, mich auf sehr wenige neue Ideen konzentriert und mein Neukundenbusiness komplett eingestellt. Und schon sieht der Aufgabenberg merklick kleiner und machbarer aus.

2. Priorisierung
Hat man nun alle Aufgaben aufgelistet, die gemacht werden müssen bzw. die man machen will, dann geht es an die Priorisierung.

Das bedeutet, dass man innerhalb dieser Aufgaben eine Reihenfolge nach Wichtigkeit und Dringlichkeit erstellt. Gibt es Deadlines für bestimmte Aufträge oder möchte man z.B. eine Website zu einem bestimmten Anlass fertig haben?

Hieraus ergibt sich dann eine von oben nach unten nach der Dringlichkeit sortierte Liste, die genau zeigt, mit welchen Aufgaben man beginnen sollte bzw. welche davon am wichtigsten sind.

Meine Erfahrung:
Gerade als Gründer habe ich oft an den Sachen gearbeitet, die mir am meisten Spaß gemacht haben. Andere Aufgaben habe ich dagegen vor mir hergeschoben. Das hat nicht nur dazu geführt, dass es dann regelmäßig Stress gab, wenn ich wichtige, aber nicht so gern gemachte Aufgaben noch schnell umsetzen musste. Es führte auch dazu, dass ich diese immer im Hinterkopf hatte. Seit ich priorisiere, arbeite ich solche dringenden Aufgaben sofort ab und kann mich dann viel besser auf die anderen Aufgaben konzentrieren. Und wenn ich dann mal doch die eine oder andere Aufgabe nicht schaffe, dann handelt es sich um nicht so wichtige.

3. Organisation
Oft wirkt es einfach auch nur so auf einen, dass die anstehenden Aufgaben fast nicht zu schaffen sind. Das liegt einfach daran, dass man schlecht organisiert ist, der Schreibtisch unaufgeräumt ist und man die Aufgaben oft nicht niedergeschrieben hat.

Wer sich alles im Kopf merken will, kommt sehr schnell zu dem Problem, dass er was vergessen kann. Noch stressiger ist aber der Gedanke, ob man wirklich an alles gedacht hat.

Eine gute Ordnung im Büro und ein Aufschreiben aller anstehenden Aufgaben hilft zu erkennen, wie hoch der Aufwand wirklich ist und den Überblick zu bewahren. In der Regel ist der Aufgabenberg nämlich deutlich machbarer, als man sich erst vorstellt.

Zudem hilft eine gute Eigenorganisation auch bei der Umsetzung, die dann oft schneller vonstatten geht.

Meine Erfahrung:
Ich war auch so einer, der sich zu Anfang alles merken wollte. Das klappte in den ersten Monaten auch noch recht gut. Aber dann stieg die Kundenzahl und auch die anderen Aufgaben nahmen zu. Da war dann schnell der Punkt erreicht, wo ich mal was vergessen habe. Zudem war ich ständig am überlegen, was es alles noch zu tun gab. Irgendwann fing ich dann an ALLES aufzuschreiben. Das war eine riesige Erleichterung. Es ist extrem angenehm, wirklich nur an die eine Aufgabe zu denken, an der man gerade arbeitet.

4. Portionierung
Deutlich unterschätzt wird dieser Tipp. Es geht darum, größere Aufgaben oder gleichartige kleine Aufgaben am Stück zu erledigen.

Das hat der großen Vorteil, dass man sich einmal in ein Thema reindenkt und dadurch deutlich produktiver ist, als wenn man ständig etwas anderes macht. Zudem ist man auch vom Workflow einfach schneller, wenn man gleichartige Aufgaben am Stück erledigt.

Dabei ist es wichtig keine Unterbrechungen, wie Anrufe oder andere Ablenkungen zuzulassen (hin und wieder mal aufstehen, sich kurz bewegen oder auch mal kurz Luft schnappen ist aber sinnvoll).

Zudem sollte man nicht versuchen Multitasking umzusetzen und verschiedene Dinge gleichzeitig zu erledigen. Das funktioniert nicht!

Meine Erfahrung:
Ich bin deutlich produktiver, seit ich meinen Arbeitstag in unterschiedliche Phasen unterteilt habe. Statt alles durcheinander zu machen, beantworte ich z.B. meine Mails in einem Rutsch, plane meine Bloginhalt am Stück und schreibe meine Artikel hintereinander weg. Auch solche Dinge wie Social Media und Co. mache ich am Stück und nur ein- oder zweimal am Tag.

5. Delegierung
Zu guter Letzt hilft die fünfte Maßnahme dabei die ggf. immer noch vorhandenen und nicht selbst schaffbaren Aufgaben zu erledigen. Die Rede ist von Delegierung.

Ob man Aufgaben einem Geschäftspartner übergibt, an Mitarbeiter abtritt oder an andere Selbständige outsourced, ist dabei zweitranging. Wichtig ist zu erkennen, dass man bestimmte Dinge auf Dauer eben nicht schafft, ohne sich ständig Stress auszusetzen.

Das Outsourcing von bestimmten Aufgaben hat zudem den Vorteil, dass man externe Kompetenz nutzen kann. Wenn also schon Aufgaben rausgeben, dass solche, wo man selbst nicht der Experte ist. Dann wird man nicht nur von dieser Aufgabe entlastet, sondern bekommt in der Regel auch noch bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit, als wenn man es selbst machen würde.

Meine Erfahrung:
Outsourcing ist etwas, was den meisten Selbständigen am schwersten fällt und so ging es mir auch. Da sind zum einen die Kosten, die ich auch nicht in den ersten Jahren ausgeben wollte. Zum anderen vertraut man erstmal nur sich selbst und denkt, dass andere es einfach nicht so gut hinbekommen. Doch irgendwann kann man es sich leisten und sollte versuchen erstmal kleine Aufgaben outzusourcen. Dabei kann man Erfahrungen sammeln, Kontakte knüpfen und dann wird man sich damit wohler fühlen. So ging es mir jedenfalls.

Fazit

Die Selbständigkeit soll im Großen und Ganzen Spaß machen, auch wenn das natürlich nicht immer möglich ist. Keinesfalls sollte eine Selbständigkeit aber permanent für Stress, Überlastung und schlechte Laune sorgen.

Mit den hier vorgestellten 5 Schritten könnt ihr etwas gegen die Überlastung tun.

Ich freue mich auf eure Kommentare mit weiteren Tipps oder auch gern euren eigenen Erfahrungen.

Leidest Du unter Stress?

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In einem weiteren Artikel gebe ich zusätzliche Tipps, wie man über der Überlastung klarkommt.

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10 Gedanken zu „Zu viel zu tun? 5 Schritte gegen die Überlastung in der Selbständigkeit!“

  1. Ich denke gerade die die Ihrer Selbstständigkeit nebenberuflich nachgehen, stehen unter enormen Stress.
    Ein Artikel über genau diese Gruppe, vielleicht mit der Überschrift Zeitmanagement wäre interessant.

    Antworten
  2. Das mit dem Stress kann ich nur unterschreiben! Besonders, wenn man das neben dem (noch-)Beruf betreibt.
    Hilfreich ist es da für mich etwa, mir eine Stundenübersicht der Woche zu machen ubd dann zu schauen, wo für meinen Blog oder mein Buch noch Zeitreserven liegen können.

    Antworten
  3. Ich habe den Schritt in die Selbständigkeit selbst erst vor wenigen Monaten unternommen. Die Menge der Aufgaben, die sich da jeden Tag vor einem Aufbauen ist wirklich manchmal erschreckend. Da gibt es dann auch Tage, wo man einfach abschaltet und gefühlt nichts zustande bekommt, weil irgendwie alles wichtig ist. Die genannten Tipps kann ich gut nachvollziehen und setze sie auch selbst so weit um wie möglich. Doch auch hier scheitert es manchmal an der Realität, Eine Struktur des Arbeitstages ist für mich das A und O. Wenn ich da früh schon falsch anfange, ist meistens der ganze Tag verloren, weil sich plötzlich alles verschiebt und durcheinander kommt ;-)

    Antworten
  4. Sehr interessanter Artikel und gute Tips. Vor allem denke ich das die Priorisierung sehr wichtig ist. So hat am zummindest ein festes Ziel vor Augen und nicht viele auf einmal.

    Danke & Beste Grüße
    Tom

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  5. Nicht nur komplett Selbstständige haben mit Überlastung zu kämpfen, manch einer versucht sich auch neben der eigentlichen Arbeit noch daran, einen Nebenerwerb aufzubauen. Es gibt oft Tage wo man sich völlig ausgelastet fühlt aber letztlich muss man etwas Disziplin zeigen und dann kommt alles von ganz allein.

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  6. Mit einem kleinen Whiteboard neben dem PC auf dem man die Dinge auflistet, die man im Laufe des Tages oder des nächsten Tages schaffen will, bekommt man auch schon eine Menge hin. Man geht seine eigene Liste Punkt für Punkt durch, vergisst nichts und sieht am Ende, was man alles geschafft hat. Wenn man sich strikt an diese Liste hält, lässt man sich nicht ablenken, mutet sich selbst nicht zu viel zu und kann am Ende mit dem guten Gefühl, alles geschafft zu haben auch einfach mal Feierabend machen.

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  7. Ich erkenne mich in vielen Punkten wieder. Mache seit Februar eine To-Do Liste in der ich alles nach Wichtigkeit sortiere. Bin meistens auf ein Projekt fokussiert, während andere Seiten links liegen bleiben. Nur weil das eine mehr Geld einbringt werden andere vernachlässigt. Ein Wochenplan hilft mir da, jetzt nehme ich mir jeden Tag eine andere Seite vor. Klappt bis jetzt ganz gut und die Konzentration ist gestiegen!!

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  8. Aus Erfahrungen lernt man wohl das Meiste.
    Ich glaube die meisten Selbstständigen haben genau mit diesen Punkten Probleme. Umso besser ist es aus deiner Erfahrung einige Tipps mitzunehmen.
    Delegieren, Automatisieren, Konzentrieren und Priorisieren sind da wohl die wichtigsten Dinge, die du auch genannt hast.
    Mir fällt es tatsächlich auch schwer, Aufgaben abzugeben. Ich glaube als Kontroll-Mensch ist das noch schwieriger ?
    Aber ja irgendwann kommt man sicher an den Punkt wo es allein einfach nicht mehr geht.
    Schließlich ist die Arbeitskraft und -Zeit begrenzt.

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  9. Das ist ein hilfreicher Beitrag!
    Die Planung und Organisation ist wirklich sehr wichtig. Aber genauso wichtig, wie ich finde, ist der Wille bzw. die Ambition, die Unternehmung voran zu bringen und das geplante umzusetzen.

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