Schreiben von Rechnungen – Diese Software nutzen Selbstständige!

Schreiben von Rechnungen - Diese Software nutzen Selbstständige!Das Schreiben von Rechnungen gehört für Selbstständige zum täglich Brot. Deshalb ist es nicht ungewöhnlich, dass es hier eine Vielzahl von Lösungen und Vorgehensweisen gibt.

Ich finde es immer wieder spannend hinter die Kulissen zu schauen und herauszufinden, welche Software andere nutzen. In diesem Artikel werte ich eine große Umfrage aus und schaue mir an, mit welcher Software Selbstständige ihre Rechnungen schreiben. Zudem gehe ich ein wenig auf meine Erfahrungen diesbezüglich ein und welches Tool ich heute nutze.

Schreiben von Rechnungen

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Eine zentrale Aufgabe von Selbstständigen ist das Schreiben von Rechnungen. Ob dies nun Rechnungen für erledigte Kundenaufträge sind, für verkaufte Produkte oder für Werbebanner, Provisionen oder ähnliches auf Websites, spielt dabei keine große Rolle. Gemein ist diesen aber, dass immer mehr Rechnungen nur noch digital erstellt und auch versandt werden.

Insofern verwundert es nicht, dass es da draußen unzählige Lösungen gibt. Von Office-Programmen, über Desktop-Software und einfachen Online-Tools, bis hin zu komplexen Online-Lösungen für Selbstständige und Unternehmen. Mit letzteren kann man u.a. Rechnungen schreiben, aber auch Kunden verwalten, Mahnwesen bereiben und vieles mehr.

Die Anforderungen an das Schreiben von Rechnungen sind in den letzten Jahren auf jeden Fall angestiegen. Das Finanzamt ist strenger geworden und durch die GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff) wurden deutlich engere Grenzen für digitale Rechnungen gesetzt.

Die genutzten Software-Lösungen müssen deshalb bestimmte Kriterien erfüllen und nicht jede Methode zur Erstellung und Aufbewahrung von Rechnungen ist noch in Ordnung.

Diese Software nutzen Selbstständige

Das ist auf jeden Fall ein spannendes Thema, denn niemand will Ärger mit dem Finanzamt und hohe Nachzahlungen riskieren. Deshalb betrifft dies eigentlich jeden und so ist es nicht überraschend, dass 487 Teilnehmer an meiner Umfrage teilgenommen haben.

Hier seht ihr das Ergebnis:

Was nutzt du zum Schreiben von Rechnungen?

  • Excel, Word oder was ähnliches (45%, 219 Stimmen)
  • Ein Online-Rechnungs-Service (24%, 119 Stimmen)
  • Eine Desktop-Rechnungs-Software (23%, 111 Stimmen)
  • Ich schreibe keine Rechnungen (8%, 38 Stimmen)

Teilnehmerzahl: 487 (1 Stimmen)

Etwas erschreckend ist, dass fast die Hälfte der Teilnehmer angibt, dass sie ihre Rechnungen mit Office-Tools wie Excel, Word oder etwas ähnlichem schreiben. Mag sein, dass dies einfach geht und bei wenigen Rechnungen im Monat gut zu handeln ist, aber den aktuellen Anforderungen an Dokumentation und Unveränderbarkeit entspricht dies nicht.

Ich kann nur jedem empfehlen, der seine Rechnungen noch auf diese Weise erstellt, auf eine andere Lösung umzusteigen. Früher oder später wird das Finanzamt bei solchen Rechnungen Ärger macht.

Immerhin 24% nutzt bereits eine Online-Rechnungs-Software. Nun gibt es zwar sehr viele davon und sicher ist nicht jede auch wirklich geeignet im Sinne des GoBD, aber das ist auf jeden Fall die richtige Richtung. Ich würde allerdings aus Datenschutzgründen immer einen deutschen oder zumindest europäischen Service empfehlen.

Rund 23% der Teilnehmer setzt noch auf eine Desktop-Rechnungs-Lösung und auch das kann in Ordnung sein. Allerdings fehlt da meist eine nachvollziehbare Dokumentation und nachträgliche Änderungen sind da ohne Spuren oft auch noch möglich. Genau das will das Finanzamt nicht sehen. Deshalb sollte man die genutzte Lösung auf jeden Fall hinsichtlich der neuen Anforderungen prüfen.

8% gibt an, dass keine Rechnungen geschrieben werden. Mal abgesehen von jenen Umfrageteilnehmern, die gar nicht selbstständig sind, gibt es sicher auch die Möglichkeit sich nur auf Einnahmequellen zu beschränken, die automatisch eine Gutschrift versenden. Auf diese Weise muss man nie selber eine Rechnung schreiben.

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Meine Erfahrungen

Ich habe mich schon vor über 11 Jahren selbstständig gemacht, aber ich habe meine Rechnungen nie mit Excel oder Word erstellt. Von Anfang an habe ich auf eine richtige Rechnungs-Software gesetzt.

Lange Zeit habe ich eine Desktop-Lösung genutzt, die es heute allerdings nicht mehr gibt. Zudem war ich mit meinen Anforderungen und auch im Angesicht der GoBD da einfach herausgewachsen.

Deshalb habe ich viele Online-Rechnungs-Services getestet und 1-2 eine Zeit lang genutzt. Doch immer wieder stieß ich auf Limitierungen oder Probleme. Deshalb habe ich weiter gesucht und bin mittlerweile bei Lexoffice* gelandet.

Dabei handelt es sich um eine komplette Business-Suite, mit der man Kunden verwalten, Aufträge verfolgen und Rechnungen schreiben kann. Das Schöne daran ist, dass es hiermit auch kein Problem ist Rechnungen ins Ausland zu versenden und man sogar das eigene Konto verknüpfen kann, um Online-Banking zu betreiben. Für meine Zwecke ist alles dabei, was ich brauche und die Oberfläche ist dennoch aufgräumt und gut nutzbar.

Fazit

Wie man sehen kann, ist beim Thema “Schreiben von Rechnungen” noch viel Handlungsbedarf. Die neuen Anforderungen an elektronische Rechnungen gelten für jeden, auch für den kleinsten Selbstständigen.

Aus diesem Grund sollte man sich nach einer Software-Lösung umschauen, die den Anforderungen entspricht. Ansonsten kann es früher oder später Ärger mit dem Finanzamt geben und teuer werden.

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10 Gedanken zu „Schreiben von Rechnungen – Diese Software nutzen Selbstständige!“

  1. Für mich stellt sich nach dem Lesen dieses Beitrags die Frage, warum das Schreiben von Rechnungen mit Word oder Excel nicht OK sein sollte? Mich erschreckt das Ergebnis der Umfrage in keiner Weise, warum auch?

    Ich schreibe meine Rechnungen, wie viele andere Mitstreiter und unzählige Firmen im “Offline-Bereich” auch, mit Word. Anschließend drucke ich diese für das Archiv aus und versende meine Rechnungen via Deutsche Post AG an den zahlenden Empfänger.

    Bei meiner Rechnungstellung mit Word oder Excel, bei der ich nur eine Dateivorlage nutze, handelt es sich aus meinem Verständnis heraus nicht um eine elektronische Rechnung.

    Wird eine Rechnung auf diese Art und Weise geschrieben, anschließend ausgedruckt und wie bei mir ausschließlich in Papierform versandt und nicht weiter abgespeichert, dann handelt es um eine Rechnung in Papierform, die in Papierform archiviert werden darf und muss.
    Und dieses Verfahren ist noch nie beanstandet worden.

    Bei meinen wirklich wenigen Rechnungen im Monat ist dies gut umzusetzen und erfüllt die aktuellen gesetzlichen Anforderungen an Dokumentation und Unveränderbarkeit, solange ich keine elektronische Dateiablage vornehme.

    Antworten
  2. Ich generiere meine Rechnungen entweder mit Google Docs (quasi als Excel Pendant aus der Cloud) oder generiere diese aus einem selbst geschriebenen PHP und mySQL Tool, auch eine Möglichkeit.

    Antworten
  3. Seit Juni bin ich vom Dienst Papierkram zu HOLVI gewechselt. Geschäftskonto und Buchhaltung in einem. Mit firmenkreditkarte und am Ende sogar günstiger als vorher. Ist vergleichbar mit n26

    Antworten
  4. Bisher nutze ich auch Excel, aber bin damit nicht zufrieden. So suche ich eine Software für meine Rechnungen.

    Diese Lexoffice scheint ganz gut zu sein. Ich werde mich in dieses Thema einmal einarbeiten.

    Antworten
  5. Beim ersten überfliegen des Artikels bin ich direkt an den 45 % für “Excel, Word oder was ähnliches” hängen geblieben und hab mir gedacht, das gibt es doch gar nicht.

    Falls das wirklich nur für die Papierform, wie joergmichael geschildert, genutzt wird, ok, aber das lässt sich doch nur bewerkstelligen, wenn es nur wenige Rechnungen im Monat sind. Mal abgesehen davon, dass Papier überhaupt nicht mein Medium ist, mit Word & Co fehlt dann ja das ganze Drumherum auch, Zahlungseingangskontrolle, Mahnwesen, elektronische Übermittelung an Steuerberater/Finanzamt … für mich hört sich das einfach nur nach unnötige Arbeit an, was eine Software viel besser machen.

    Antworten
  6. Ich habe meine Rechnungen (Anzahl überschaubar) tatsächlich mehr als 5 Jahre lang in InDesign geschrieben, da mir ein eigenes Layout wichtig war und Word mir irgendwie zu lästig ?. Irgendwann wurde es mir zu lästig und ich habe mehrere Tools ausprobiert. Darunter z.B. Fastbill, Papierkram.de. LexOffice gefiel mir schlussendlich am besten, da es selbsterklärend und vor allem einfach ist – 100 % perfekt ist es für mich aber auch nicht. So ist z.B. die Umsetzung eigener Rechnungs-Layouts recht begrenzt.

    viele Grüße,
    Patrick

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  7. Ich habe auch Lexoffice ausprobiert. Positiv fand ich die SAAS Architektur, so konnte ich von verschiedenen Rechnern auf das Programm zugreifen. Negativ fand ich die Tatsache, dass die Features und Funktionen sehr dürftig sind im Vergleich zur Lexware Buchhalter Software. So führt am Ende des Geschäftsjahres kein Weg am Steuerberater vorbei. Am liebsten hätte ich Lexware Buchhalter in der Lexoffice Verpackung :) Hoffentlich kommt das in den nächsten Jahren…

    Liebe Grüße,
    Charlotte

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  8. Ich nutze Lexoffice jetzt schon ein paar Monate. Ich muss sagen die Buchhaltung wurde einfacher. Leider ist das bearbeiten von Rechnung nicht so doll. Aber missen möchte ich Lexware nicht mehr. Ich hoffe bald kann man alles über eine Software verrichten und nicht mehr zum teuren Steuerberater rennen.

    Grüße,

    Karl

    Antworten
  9. Passt – Ich habe erst dieses Jahr mein System gewechselt bei unserer Firma. Standardsachen funktionieren gut, trotzdem muss man ein Auge drauf behalten, besonders wenn man von der Norm mit seinem Geschäft abweicht.

    Danke für den Beitrag!

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  10. Also ich schreibe seit Jahren die Rechnungen mit einem Programm von rechnungsprofi. Es ist ein tolles Program das allles hat was ich brauche.

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