5 IT-Tipps für Startups, um langfristig Zeit und Geld zu sparen

Startups entstehen aus einer Idee. An der Idee wird gefeilt, sie wird getestet und verfeinert. Im Idealfall umgesetzt. Nebenbei gibt es auch noch jede Menge zu tun: Gewerbe anmelden, Webseite aufsetzen, Werbetrommel rühren, Partner finden, Büro anmieten und natürlich Kunden von der Idee überzeugen. Ohne dass man sich versieht, ist die erste Rechnung geschrieben. Die Idee ist zu einer „richtigen“ Firma geworden.

Viele Startups beginnen ungefähr an diesem Punkt über professionelle IT nachzudenken. Telefonanlage, E-Mail-Software mit Team-Funktionen, CRM – all das wurde bis dato aufgeschoben. Keine Zeit, kein Geld, meist wenig Wissen über die Lösungen am Markt.

Dabei könnt ihr jede Menge Geld sparen, wenn ihr euch frühzeitig über IT Gedanken macht, idealerweise schon in der Gründungsphase. Hier sind meine fünf Tipps.

5 IT-Tipps für Startups

1. Frühzeitig anfangen

   Bereits mit der Gründung eures Unternehmens solltet ihr euch fragen: Welche Tools oder eher: welche Funktionen brauche ich, um mein Produkt an die Zielgruppe zu verkaufen. Zwei Beispiele.

   E-Mail ist neben dem Telefon vermutlich euer wichtigster Kommunikationskanal. Anfangs, wenn ihr vielleicht alleine oder zu zweit seid, genügt ein einfaches, kostenloses E-Mail-Programm und ein günstiger Hosting-Vertrag mit drei E-Mail-Adressen. Bedenkt aber, dass euer Team wächst. Dann benötigt ihr vermutlich Team-Funktionen wie Kalender und automatische Weiterleitungen. Spätestens dann braucht ihr eine professionelle Software wie Outlook und einen Exchange-Server. Außerdem muss euer Hosting-Partner diese Funktionen unterstützen. Die günstigen Hosting-Pakete für 99 Cent im Monat sehen Team-Funktionen häufig nicht vor.

   Ein zweites Beispiel ist das Thema Büro und Internet. Viele Gründer, die ein Büro für ihr Business brauchen, denken zuerst über Räumlichkeiten, natürlich auch Mietpreise sowie Tische und Stühle nach, nicht aber über die Technik. Dabei hängen viele Schritte zusammen oder schließen sich gegenseitig aus. Ich habe es schon erlebt, dass ein Kunde den günstigen Mietvertrag unterschrieben hatte und sich dann herausstellte, dass es vor Ort gar kein schnelles Internet gab.

   Es spart also eine Menge Arbeit und Unannehmlichkeiten, wenn ihr gleich am Anfang ein bisschen mehr Hirnschmalz (und vielleicht ein wenig mehr Geld) in eure IT steckt. In meinen Beispielen hättet ihr ziemlich hohe Aufwände, wenn ihr E-Mails auf eine Exchange-Lösung „umziehen“ wollt und erhöhte Kosten, wenn ihr statt Kabel Funk als Internetlösung einsetzen müsst.

2. Langfristig denken

   Hier sind wir bereits am zweiten Punkt auf meiner Liste: Langfristig denken. Denkt nicht nur darüber nach, was ihr jetzt, in diesem Moment braucht. Ihr wollt wachsen. Wenn ihr anfangs auf das falsche System setzt, könnt ihr unter Umständen irgendwann nicht mehr richtig wachsen.

   Auch hier wieder ein Beispiel: CRM. Fragt euch: Passt die gekaufte Software in ein, zwei Jahren noch oder muss ich dann etwas ganz neues anschaffen und eventuell für viel Geld Daten migrieren? Manchmal ist es besser, eine anfangs vielleicht etwas „größere“ Software zu kaufen, deren Funktionen ich aber später ausschöpfe und die mitwächst.

3. Flexibel bleiben

   Und da sind wir bei meinem dritten Punkt: Schaut auf Skalierbarkeit und Kündigungsmodalitäten. Wieder zum Beispiel CRM: Anfangs, wenn ihr alleine oder zu zweit seid, mag es die günstigste und beste Lösung sein, eine einfache CRM-Software für KMU anzuschaffen. Lizenzpreis 50 Euro.

   Aber was passiert, wenn euer Team wächst? Müsst ihr dann weitere Lizenzen zu 50 Euro das Stück kaufen? Könnt ihr Daten miteinander teilen? Braucht ihr dann Funktionen, die das CRM nicht vorsieht oder nur gegen kostenintensive individuelle Anpassungen? Und wenn ihr kündigt: Wie zieht ihr eure Daten um?

   Auch in diesem Beispiel ist es vielleicht am Anfang überdimensioniert, ein Cloud-basiertes CRM mit gefühlt riesigem Funktionsspektrum und zu monatlich laufenden Kosten anzumieten. Später, wenn euer Team und eure Anforderungen wachsen, seid ihr darüber froh. Dann bucht ihr einfach zusätzliche User für 5 Euro im Monat dazu und arbeitet euch in neue Funktionen ein.

4. Kleine Brötchen backen, aber groß denken

   Alle meine Beispiele illustrieren auch: Bleibt auf dem Teppich, bringt euer Business in kleinen Schritten, dafür stetig voran – aber denkt niemals zu klein, nur im Hier und Jetzt. Um professionell zu agieren, braucht ihr professionelle Technik. Dank der viel gepriesenen Cloud ist Profi-IT auf Konzernniveau auch für Startups erschwinglich.

   Nehmen wir nochmal das Beispiel CRM: Richtig gute Software-Lösungen mit umfangreichen Funktionsspektrum, Team-Fähigkeit und Analyse-Tools gibt es schon ab 40 Euro im Monat.

   Oder der Bereich Kommunikation: Mit Skype for Business könnt ihr nicht nur telefonieren und chatten. Auch Stellvertreterregelungen, Präsenz-Informationen, Mailbox-Funktionen, Besetztzeichen, Warteschleife und vieles weitere mehr sind über die Cloud-basierte Lösung im monatlichen Mietmodell möglich.

   Wichtig ist auch der Punkt Dateiablage: Es ist nicht nur gefährlich, sondern auch rechtlich problematisch, kundenbezogene Daten im Google Drive oder auf der kostenlosen Dropbox abzulegen. Setzt hier von Anfang an auf professionelle und rechtskonforme Lösungen wie OneDrive for Business.

5. Steuerliche Vorteile mitnehmen

   Cloud-basierte IT-Lösungen haben neben dem Punkt professionelle Funktionen für kleines Geld noch einen weiteren Vorteil, der für Startups nicht unerheblich ist: Gemietete IT könnt ihr als laufende Kosten eben auch laufend steuerlich geltend machen, wohingegen ihr zum Beispiel Software-Lizenzen bloß abschreiben könnt.

Einige werden jetzt denken: Ich habe schon alle Hände voll zu tun, mein Geschäft zum Laufen zu bringen. Wie soll ich auch noch all dieses Wissen über IT ansammeln? Da habt ihr recht. Doch wenn ihr eine funktionierende IT-Lösung für euren Geschäftserfolg braucht, lohnt es sich, Zeit ins Lernen zu investieren.

Das Internet ist voller Anleitungen und Tipps. IT gehört, wie Buchhaltung und Büroausstattung, zum Geschäftsalltag dazu. Und wenn ihr doch nicht die Zeit investieren könnt und wollt: Zieht einen Experten zu Rate. Ihr schließt ja auch nicht irgendeine Versicherung ab, sondern lasst euch beraten, oder?

Autor

Marten Krull studierte Betriebswirtschaft in dualer Ausbildung. Von Anfang an spielte IT eine große Rolle in seiner beruflichen Laufbahn. So kann er als Sales Manager bei IPD NOW sowohl in puncto Finanzen, Steuern und Recht beraten als auch im Hinblick auf technische Tools.

IPD NOW funktioniert in zwei Schritten. Zunächst klicken sich Startups ihre Wunsch-IT online aus einem Baukasten zusammen. Im zweiten Schritt beraten Marten Krull und sein Team diese Interessenten, welche Produkte am besten zu ihren Bedürfnissen passen.

Alle Informationen rund um IPD NOW findet Ihr unter ipdnow.de.

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Peer Wandiger

Studium der BWL und langjährige Arbeit in einem mittelständischen Unternehmen. Seit 2006 selbständig als Webentwickler und Website-Betreiber, 2007 Gründung von Selbständig im Netz.

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