Büroräume, Technik, Hardware, Software und mehr – Selbstständig machen Schritt 10

Büroräume, Technik, Hardware, Software und mehr - Selbstständig machen Schritt 10Nachdem man nun endlich gegründet hat, sollte man sich Gedanken über Büroräume, Technik, Hardware, Software und mehr machen.

Okay, je nach Branche sollte das auch schon deutlich vorher geklärt sein. Aber da sich diese Artikelserie an Selbstständige im Netz richtet, ist es in der Regel nicht notwendig, vorher große Investitionen in Büroräume, Hardware oder Technik zu tätigen.

Allerdings hängt dies natürlich vom Einzelfall ab und deshalb gehe ich im folgenden Artikel der Selbstständig machen Serie genauer darauf ein und gebe Tipps zur Büro-Technik.

Zudem erfahrt ihr, welche Technik und Software ich nutze.

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Büroräume für Existenzgründer

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Viele Existenzgründer machen in der Selbstständigkeit dort weiter, wo sie vorher schon privat gearbeitet haben. Das ist grundsätzlich auch nicht das Problem.

Wenn man vorher schon dort gut arbeiten konnte, z.B. in einer Ecke des Schlafzimmers, dann ist dagegen grundsätzlich nicht viel einzuwenden. Zumal gerade am Anfang der Selbstständigkeit jeder Euro, den man ausgibt, gut überlegt sein will.

Ich habe zum Thema Heimbüro schon eine Menge Artikel hier veröffentlicht. Vor einer Weile hatte ich eine Umfrage gestartet. Die Frage lautete: Hast du ein externes Büro?.

Immerhin 71% von 338 Teilnehmern haben kein externes Büro. 15% haben bereits ein externes Büro und 14% planen den Umzug in externe Büroräume.

Wann braucht man ein Büro?

Ohne hier zu tief in die Details zu gehen, möchte ich das Thema kurz zusammen fassen.

Wenn man Kundenverkehr oder Mitarbeiter hat oder daheim einfach keinen ordentlicher Arbeitsplatz zur Verfügung steht, dann sollte man wirklich in ein externes Büro umziehen. Auch wer im Heimbüro nicht konzentriert arbeiten kann und immer abgelenkt ist, sollte den Umzug in Büroräume in Erwägung ziehen.

Die Zusatzkosten werden mit verbesserter Außenwirkung und höherer Produktivität mehr als aufgewogen.

Ich kam jedoch in meinem Büro in meinem Haus sehr gut klar und viele Selbstständige im Netz arbeiten alleine. Da ist das natürlich vollkommen in Ordnung. Einen Zwang, aus Prinzip ein externes Büro zu haben, gibt es nicht.

Wer ein Ladengeschäft benötigt, für den stellt sich die Frage gar nicht, aber das ist für Selbstständige im Netz eher weniger das Thema.

Zudem sollten auch all jene, die einen Online-Shop* betreiben, gut planen, denn auf Dauer ist die Lagerung und Verpackung von Produkten in den heimischen 4 Wänden nicht empfehlenswert.

Weitere Artikel zu diesem Thema:

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Einrichtung – Büro-Technik, Hardware, Software und mehr

Die Einrichtung der Büroräume ist natürlich auch ein Thema. Ganz besonders, wenn man sich in einem externen unmöblierten Büro niederlässt. Aber auch im Heimbüro sollte man für eine gewisse Grundausstattung bei der Einrichtung sorgen.

Dazu gehören Büromöbel, die ggf. notwendigen Unterlagen und Ordner aufnehmen können.

Büro-Technik, Hardware, Software und mehr - Selbstständig machen Schritt 10Ein ergonomischer Schreibtisch und ein bequemer und gesunder Bürostuhl sollte ebenfalls angeschafft werden.

Für viele mag es am Küchentisch mit dem alten Klappstuhl erstmal sehr gut gehen. Aber glaubt mir, die Rückenschmerzen kommen!

Gerade für Selbstständige im Netz ist die Gesundheit von Rücken und Co. mit das wichtigste Arbeitskapital. Wer täglich viele Stunden am Computer sitzt, der sollte nicht an der falschen Stelle sparen. Das rächt sich dann einige Jahr später auf jeden Fall.

Insgesamt muss die Einrichtung des eigenen Büros aber nicht teuer sein. Man sollte auch bei Kundenverkehr nicht in die Kosten-Falle tappen und sehr teure Einrichtungsgegenstände kaufen. Das ist zum einen meist nicht notwendig und es kann bei potentiellen Kunden durchaus auch negative Auswirkungen haben, wenn man aus dessen Sicht offenbar mehr als genug verdient.

Hardware für Existenzgründer

Selbstständige im Netz benötigen natürlich mindestens einen Computer. Je nachdem, ob man viel unterwegs ist, könnte auch ein zusätzliches Notebook oder ein Tablet Sinn machen.

Viele arbeiten auch nur mit dem Laptop, was bei mir aber nicht in Frage kommt. Ich arbeite seit langem mit 2 Monitoren und möchte dies auch nicht mehr missen. Das steigert die Produktivität nach meiner Erfahrungen sehr.

Büroräume, Technik, Hardware, Software und mehr - Selbstständig machen Schritt 10

Wichtiger als GigaHertz-Zahlen etc. sind nach meiner Erfahrung andere Faktoren des eigenen Büro-Computers:

  • Lautstärke
    Das finde ich ganz wichtig. Ich hatte vor ein paar Jahren mal einen Bürorechner, der einen lauten Lüfter hatte. Das war echt anstrengend und irgendwann ging es dann nicht mehr. Nun habe ich einen Desktop-Rechner, der flüsterleise ist, was sehr, sehr angenehm ist und vor Kopfschmerzen schützt.
  • Arbeitsspeicher
    Der Arbeitsspeicher eines Computers ist einer der wichtigsten Faktoren für die Schnelligkeit eines PCs. Gerade bei etwas älteren Modellen kann man oft mit mehr Arbeitsspeicher eine Menge Geschindigkeit herausholen.
  • Monitor
    Du schaust jeden Tag viele Stunden auf den Monitor (oder 2 wie bei mir). Deshalb sollte man einen guten Monitor auswählen. Das muss keiner für mehr als 500 Euro sein. Aber man sollte auch nicht unbedingt das Billig-Schnäppchen aus dem Supermarkt nehmen. Man sollte den eigenen Augen hier wirklich helfen, in dem man gute Qualität kauft. Zudem finde ich Ultra Wide Curved Monitore mittlerweile spannend.
  • Maus und Tastatur
    Dies finde ich ebenso wichtig. Wer viele schreibt, der braucht eine qualitativ gute Tastatur. Und diese sind nicht mal besonders teuer.
  • Anschlüsse
    Viele aktuelle USB-Anschlüsse (3.0) sollten ebenso vorhanden sein, genauso wie 2 Monitor-Ausgänge an der Grafikkarte und idealerweise auch Kartenlese-Anschlüsse. Letzteres erleichtert sehr die Arbeit mit eigenen Fotos und Filmen.

Natürlich ist die GigaHertz-Zahl nicht unwichtig, aber man sollte sich nicht allein davon beeindrucken lassen.

Und man sollte auch nicht ewig warten, bis man einen neuen Rechner kauft. Gute Büro-Computer sind heute wirklich nicht mehr teuer. Wenn ich dann immer mal wieder sehe, wie sich manche Selbstständige oder deren Mitarbeiter mit 8 Jahre alten PCs herumquälen und mehr mit dem Warten auf den langsamen PC verbringen, als mit der eigentlichen Arbeit, dann frage ich mich echt, warum hier an der völlig falschen Stelle gespart wird.

Weitere technische Geräte sollte man anschaffen, wenn man diese wirklich benötigt. Ich habe hier einen großen Farblaser-Drucker stehen, den ich aber auch fast täglich nutze, inkl. Scanner. Wer regelmäßig ein Gerät braucht, für den lohnt sich die Investition. Man sollte sich aber nicht pauschal bei der Existenzgründung alles zulegen, nur weil man es evtl. mal brauchen könnte.

Sicher kann man technische Geräte für die Selbstständigkeit von der Steuer absetzen. Aber das bedeutet nur, dass man die Umsatzsteuer zurück bekommt. Den Nettopreis muss man trotzdem aufbringen und das sind wiederum Kosten, die man sich gut überlegen sollte.

Software für Existenzgründer

Mit der Hardware allein ist es nicht getan. Man benötigt für die eigenen Büroräume natürlich auch Software.

Mit der Wahl zwischen Mac, Windows-PC und Linux-System hat man da natürlich schon eine Entscheidung getroffen. Manche Software gibt es für mehrere Betriebssysteme. Das meiste ist aber exklusiv.

Ich bin Windows-Nutzer und damit auch sehr zufrieden. Trotzdem versuche ich natürlich Geld zu sparen. So verwende ich schon lange kein Microsoft Office mehr, sondern setze Libre Office ein. Und ich hatte da noch nie Probleme.

Allerdings habe ich Photoshop und Lightroom abonniert, was nicht billig ist, aber ich sehe da keine wirklich gleichwertige Alternative. Für die Videobearbeitung nutze ich das kostenlose Davinci Resolve.

Büroräume, Technik, Hardware, Software und mehr - Selbstständig machen Schritt 10

Und so muss auch hier jeder für sich entscheiden, welche kostenlose Software er oder sie nutzt und für was er bereit ist Geld auszugeben.

Ich habe hier im Blog schon öfters Software-Tipps für Selbstständige gegeben und werde dies auch in Zukunft tun.

Wichtig ist meiner Meinung nach aber vor allem, dass man darauf achtet, die Software langfristig auszuwählen. Wer proprietäre Software (von einer Firma entwickelt und nicht kompatibel mit anderen Anbietern) nutzt und diese wird nach einem Jahr nicht mehr weiterentwickelt, der hat ein Problem.

Open Source Software mit offenen Standards ist da meist die beste Lösung. Bevor man eine Software geschäftlich nutzt, sollte man aber auch genau nachlesen, ob diese vertrauenswürdig ist. Nicht selten gab es schon Probleme für Selbstständige, weil der billige Softwaretipp aus dem Web einen Virus oder einen Trojaner enthielt.

Backups machen!

Backups sind sehr, sehr wichtig. Selbstständige im Netz, seien es Blogger, Online-Shop-Betreiber, Webdesigner usw., haben viele immaterielle Werte auf ihren Festplatten liegen. Diese sollte man unbedingt schützen, in dem man regelmäßig Backups durchführt.

Kostengünstige und kostenlose Software-Lösungen habe ich im Artikel “Sicher gegen den Datencrash! Datensicherung für Selbstständige” bereits vorgestellt.

Das ist in vielen Formen möglich. Nicht immer muss es ein NAS (Network Attached Storage) sein, welches mit RAID und automatischen Backups aufwartet. Für den Anfang ist auch eine externe Festplatte, USB Sticks oder DVDs ausreichend. Wobei diese lokalen Lösungen bei Einbruch oder Brand auch nicht helfen.

Da bieten sich Online-Lösungen an, um zumindest die wichtigsten Daten außerhalb der eigenen vier Wände zu sichern.

Standort der eigenen Büroräume

Zu guter Letzt noch ein paar Worte zum Standort der eigenen Büroräume.

Eigentlich sollte man dieses Thema zu diesem Zeitpunkt der Existenzgründung bereits abgearbeitet haben, denn die Standort-Analyse ist Teil des Businessplans und sollte genau analysiert werden.

Für Selbstständige im Netz ist der Standort allerdings oft bei weitem nicht so wichtig, wie für klassische Dienstleistungen, Ladengeschäfte, Gaststätten etc.. Da große Teile des eigenen Geschäfts im Internet abgewickelt werden, inklusive der Kundengewinnung, ist es nicht sehr relevant, wo man physisch arbeitet.

Man sollte allerdings bedenken, dass viele Kunden auch heute noch Wert auf den persönlichen Kontakt legen. Ich kenne Selbstständige, die sich irgendwo im Ausland niedergelassen haben und von dort ihre Websites betreuen. Auch das kann große Vorteile haben, vor allem finanzielle.

Wer allerdings seinen Sitz im Ausland hat, wird evtl. bei einem Teil der potentiellen Kunden einen Vertrauensproblem haben. Wer bestellt schon gern teure Dinge in einem Online-Shop, dessen Inhaber außerhalb von Deutschland sitzt?

Das wird zumindest teilweise einen negativen Einfluss haben und man muss abwägen, ob dann die positiven Auswirkungen überwiegen.

Mann sollte auch bei der Standort-Wahl langfristig denken. Kontakte zu anderen Selbstständigen oder die direkte Zusammenarbeit mit Freelancern und freien Mitarbeitern wird durchaus erschwert, wenn man irgendwo auf dem Lande lebt.

Und da gibt es oft noch für Selbstständige das Problem, dass der DSL-Ausbau bei weitem nicht so gut ist, wie er sein sollte.

Ich habe erst vor kurzem bei einem Freund erlebt, dass er keinen DSL-Anschluss in seinem neuen Haus bekommen hat, weil laut Telekom alles ausgelastet ist. Darüber habe ich vor ein paar Jahren, als wir ein Büro-Haus gebaut haben, gar nicht nachgedacht. Da läuft mir jetzt noch ein kalter Schauer über den Rücken, wenn ich daran denke, kein DSL zu haben.

Insgesamt kann man aber sagen, dass Selbstständige im Netz bei der Standort-Wahl wesentlich flexibler sind und der eigene physikalische Standort bei weitem nicht so große Auswirkungen auf den Erfolg hat (positiv wie negativ), wie das bei klassischen Selbstständigen der Fall ist.


So geht es weiter

Im nächsten der Artikelserie Selbstständig machen geht es um das Thema Steuern.

Ich gebe einen Überblick über die für Existenzgründer relevanten Steuern und versuche mögliche Fallstricke aufzuzeigen.

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4 Gedanken zu „Büroräume, Technik, Hardware, Software und mehr – Selbstständig machen Schritt 10“

  1. Ein schöner Artikel. Ich kann nur sagen: Gerade beim Thema Backups sollte man nicht sparen. Ich nutze hierfür ein NAS das wiederum täglich Backups auf eine externe Festplatte sowie eine Cloud ablegt und war schon des öfteren froh das System so zu haben. Wird nun seit 10 Jahren so betrieben. Relativ einfache Einrichtung, top in der Handhabung und alles automatisiert.

    Für mich auch wichtig: Eine USV sollte in keinem Böro fehlen!

    LG aus Augsburg

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  2. Hallo Peer, super Artikel und danke für die Hilfe. Ich und mein Gründerpartner bereiten gerade unser Büro (wir arbeiten schon dort seit 3 Monaten) aber müssen noch alles vorbereiten und deine Berichte sind sehr hilfreich. Eine Frage hätte ich noch, wo deine Hilfe sehr hilfreich sein würde. Und zwar, wir haben eine Art Konferenzraum, wo wir interne Meetings haben und alles Ähnliche besprechen und ich habe Folgendes gefunden, dass sehr hilfreich sein könnte: weyel.de/clickshare.html
    Glaubst du es würde für uns hilfreich sein?

    LG,
    Adrian

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    • Schwer zu sagen, ob das sinnvoll ist. Ich kenne es selbst nicht und zudem hängt es sicher sehr davon ab, welche Dinge man in Meetings teilen will.

      Für große Firmen mag das aber eine interessante, wenn auch teure, Lösung sein.

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  3. Aus persönlicher Erfahrung muss ich sagen, dass ein Stehschreibtisch in irgendeiner Form nicht fehlen sollte. Das hilft ungemein gegen Rückenprobleme, aber auch gegen das Einschlafen des Stoffwechsels. Natürlich trotzdem noch Bewegungspausen machen. Ach ja, und als Gelegenheitslösung geht auch mal Stuhl auf Tisch = Stehschreibtisch ;-)

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