So arbeitest du papierlos und von unterwegs – Tools, Services und Tipps für das Digitale Büro

Was gehört alles zu einem herkömmlichen Büro? Schreibtisch, Telefon, Drucker, Aktenordner und stapelweise Papierunterlagen.

Ich bin davon überzeugt, dass die meisten Selbständigen, die Dienstleistungen im Internet erbringen, kein festes Büro benötigen. Selbst Unternehmer, die mit physischen Produkten handeln, können durch Bestandteile des digitalen Büros nicht nur viel Papier, sondern vor allem Kosten einsparen.

Eine Vierteltonne Papier verbraucht der Durchschnittsdeutsche jährlich. Der Umweltaspekt sollte also schon Motivation genug sein, um das digitale Büro umzusetzen. Wenn das nicht reicht, dann halte dir die möglichen Kosteneinsparungen für Miete und Ausstattung sowie die erhöhte Flexibilität eines mobilen Büros vor Augen.

Mein Büro besteht seit drei Jahren aus Laptop und Smartphone. Das ist alles was ich brauche, um von jedem beliebigen Ort der Welt aus zu arbeiten. In diesem Artikel möchte ich dich dazu motivieren, selbst den Großteil deines Büros zu digitalisieren und die damit kommenden Vorteile zu nutzen.

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Dokumente digitalisieren

Ebook Schreiben und Verkaufen
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Wann hast du zum letzten mal ein Originaldokument für etwas benötigt? Flugtickets, Kontoauszüge, Rechnungen? Das alles wird nicht mehr in Papierform benötigt, sondern kann umweltschonend und platzsparend als digitale Version im Smartphone oder dem Laptop aufbewahrt werden.

Selbst habe ich noch einen dünnen Hefter mit Originalunterlagen, die ich ab und an mal brauche. Alles andere ist als digitale Version auf dem Laptop abgespeichert und in einem Online-Backup jederzeit von überall abrufbar.

Eine Ausnahme besteht lediglich für steuerlich und handelsrechtlich relevante Geschäftsunterlagen, die Gewerbetreibende mit Pflicht zur Buchführung zusätzlich zur digitalen Datei immer noch als Original archivieren müssen. Elektronisch eingegangene und versendete Rechnungen müssen jedoch nicht zwingend ausgedruckt werden.

Die Aufbewahrungsfristen nach §147 AO und §257 Abs. 1 HGB betragen sowohl für digitale als auch analoge Originale zwischen 6 bis 10 Jahren. Genauere Infos zu den Fristen nach für einzelne Dokumente findest du in dieser Auflistung.

Um deine restlichen Aktenordner gegen leichtgewichtige Dateien auf deinem Computer einzutauschen, kannst du dich der folgenden Tools bedienen:

  • DocScan / Scanbot: die Scanner-Apps für das Smartphone sind eine super Alternative für mobile Scanner, mit der Unterlagen in erstaunlich guter Qualität eingescannt werden können. Die direkte Weiterleitung an deinen Computer, Apps wie Evernote oder die Dropbox ist kein Problem.
  • Dropbox: eignet sich zum einen gut, um Dateien zwischen verschiedenen Geräten zu verschieben und zum anderen als Backup deiner Daten. Zur letztendlichen Organisation würde ich jedoch Ordner auf deinem Computer oder in Evernote empfehlen.
  • Evernote: dient als virtuelles Gedächtnis und zur Ablage von Dokumenten jeglicher Form. Du kannst in Evernote Ordner anlegen, Dateien taggen und sogar von deinem Smartphone darauf zugreifen. Damit organisierst du dein digitales Chaos.
  • Backblaze: ist einer von vielen Backup Services in der Cloud, der dafür sorgt, dass du selbst nach Verlust deines Computers noch an alle Daten kommst. In regelmäßigen Abständen synchronisiert Backblaze die von dir ausgewählten Ordner und lässt dich von überall aus darauf zugreifen. Kostenpunkt sind weniger als $5 im Monat.

Wer keine Lust oder Zeit hat, seine ganzen Dokumente selbst zu digitalisieren, der kann auch einen Service wie Dropscan nutzen und seinen ganzen Papierkram von Profis einscannen lassen.

P.S.: auch das sinnlose Ausdrucken, Unterschreiben und abermalige Einscannen von Dokumenten ist nicht mehr nötig. Über den Adobe Reader kannst du mittlerweile Verträge direkt in der PDF signieren.

Briefpost digitalisieren

Der gesamte Briefverkehr sorgt nicht nur für einen hohen Verbrauch an Papier, sondern auch für einen oft völlig unsinnigen logistischen Aufwand. Meiner Erfahrung nach stellen viele Anbieter den Briefverkehr ein, wenn du sie darauf aufmerksam machst. Bei mir hat es dazu geführt, dass ich maximal noch einen Brief pro Woche bekomme und mich auch nicht erinnern kann, wann ich das letzte mal zum Postamt gegangen bin.

Wenn du so wie ich viel unterwegs bist, hast du im Grunde zwei Möglichkeiten mit herkömmlicher Briefpost umzugehen. Entweder du findest jemanden, der regelmäßig deinen Briefkasten leert und dir die eingescannte Post hinterhersendet oder du nutzt einen Service, der eingehende Briefe über einen Nachsendeauftrag für dich empfängt und dir die Post bei Bedarf einscannt.
Für letztere Variante kannst du eine internetbasierte Scanbox nutzen.

  • Dropscan: eine kostenlose Scanbox bei dem Unternehmen mit Sitz in Berlin kostet entweder pauschal 24,90 Euro im Monat oder nach Einzelabrechnung für jede empfangene und digitalisierte Sendung.
  • E-Postscan der Deutschen Post: man mag es kaum glauben aber auch die Deutsche Post ist im digitalen Zeitalter angekommen und bietet einen Scan- und Zustellservice für einen Preis von 14,99 Euro an.

Was aber wenn du selbst mal einen Brief verschicken musst? Ja, es gibt immer noch Institutionen, die bestimmte Dokumente nur in Papierform akzeptieren.

Auch hier musst du nicht selbst zum Postamt, sondern kannst mit einem Service wie PixelLetter alles bequem vom Computer aus erledigen. Du lädst einfach ein PDF- oder Word-Dokument hoch, woraufhin PixelLetter dieses druckt, kuvertiert und innerhalb von 24 Stunden versendet. Je nach Anzahl der versendeten Briefe kostet der Service ab 0,90 Euro (inklusive Porto) pro Auftrag.

Da es immer noch Menschen geben soll, die ein Faxgerät verwenden, gibt es der Vollständigkeit halber auch hierfür noch eine digitale Alternative. Mit dem kostenlosen Dienst von PamFax kannst du bis zu drei eingescannte Dokumente sofort kostenlos faxen. Gegen eine geringe Gebühr kannst du Faxe sogar digital empfangen.

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Festnetztelefon digitalisieren

Dank VoIP Lösungen oder einem virtuellen Sekretariat kannst du weltweit unter einer ganz normalen deutschen Festnetznummer erreichbar bleiben. Das bietet sich dann an, wenn du zwar im Coworking Space oder einem Starbucks arbeitest, bei deinen Kunden aber trotzdem einen professionellen Eindruck erwecken willst.

Du kannst beispielsweise über Sipgate kostenlos eine deutsche Festnetznummer beantragen, die dann über eine VoIP App auf deinem Smartphone eingerichtet wird. Damit kannst du nun eingehende Anrufe an diese Festnetznummer immer dann über das Handy entgegennehmen, wenn du online bist.

Als Offline-Lösung ist eine Skype Nummer eine gute Option. Für $5 im Monat kannst du dir eine deutsche Festnetznummer einrichten, die dann auf dein Skype Konto weitergeleitet wird. Per erneuter Weiterleitung von Skype auf jede beliebige Handynummer kannst du die Anrufe auch offline entgegennehmen. Der Anrufer merkt nicht, dass du eigentlich gar nicht im Büro, geschweige denn in Deutschland bist und bezahlt nur die Gebühren für Ortsgespräche.

Als langfristige Lösung kommt auch die Buchung eines Telefonservices wie der von ebuero in Frage. Hier bekommst du ab 39 Euro im Monat ein eigenes Sekretariat, das Anrufe im Namen deines Unternehmens entgegennimmt und nach deinen Wünschen bearbeitet.

Eine andere Option für den nächsten Urlaub ist der Kauf von internationalen SIM Karten, auf dessen Nummer vor der Abreise weitergeleitet werden kann. Anbieter sind für spezielle Ländern beispielsweise HolidayPhone, KeepGo und Prepaid Global oder als weltweit funktionierende Lösungen Go SIM und World Sim.

Buchhaltung digitalisieren

Ein notwendiges Übel mit dem wir uns als Selbständige beschäftigen müssen. Aber zumindest die Organisation der Unterlagen kann deutlich freundlicher gestaltet werden. Anstatt Aktenordner voll mit Steuerunterlagen anzulegen, gibt es mittlerweile deutlich attraktivere Optionen – Cloud Accounting Tools.

Als führende Anbieter sind hier das deutsche Unternehmen Fastbill oder das mächtige Freshbooks als internationale Alternative zu nennen. Mit diesen und ähnlichen Tools kannst du Einnahmen und Aufwendungen über eine benutzerfreundliche Oberfläche einpflegen (z.B. immer am Monatsende) und am Jahresende automatisch eine Bilanz bzw. GuV-Rechung erstellen, welche dann direkt an deinen Buchhalter weitergeleitet wird.

Zusätzlich kannst du Belege, die nicht in digitaler Form vorhanden sind, mit einer Scanner-App digitalisieren und in das Accounting Tool hochladen. Die Originale solltest du natürlich trotzdem aufheben, kannst dies aber nun wortwörtlich in einem Schuhkarton machen, da die Buchhaltung online bestens organisiert ist.

Sicherheit des digitalen Büros

Genau so wie ein physisches Büro verschiedenen Risiken ausgesetzt ist, gilt dies auch für unser digitales Büro. Durch Diebstahl (online und offline), Beschädigung oder Verlust können wichtige Daten verloren gehen oder in die falschen Hände geraten. Davor solltest du dich so gut wie möglich absichern.

Generell solltest du bei der Nutzung von öffentlichen Netzwerken immer darauf achten, dass deine Geräte ausreichend geschützt sind. Dazu solltest du Freigaben für öffentliche Ordner auf deinem Laptop überprüfen und im besten Fall ein VPN-Netzwerk nutzen. Über Anbieter wie Strong VPN oder Private WiFi werden Daten dann verschlüsselt über einen Server in einem Land deiner Wahl gesendet.

Neben der Sicherheit beim Surfen solltest du selbstverständlich ein Backup-System für deinen Laptop installiert haben. Dafür können File-Sharing-Services wie Dropbox oder reine Backup-Services wie Backblaze genutzt werden. Achte dabei unbedingt darauf, dass der Anbieter eines solchen Services vertrauenswürdig ist, sichere SSL-Leitungen verwendet und die Daten ausreichend verschlüsselt.

Wer seine Daten lieber außerhalb der “Cloud” sichern möchte, kann natürlich auch auf eine externe Festplatte zurückgreifen. Der große Vorteil bei dem Backup in der Cloud ist jedoch, dass alle Daten auf dem Laptop in regelmäßigen Abständen synchronisiert werden und von jedem beliebigen Gerät aus erreicht werden können. Eine manuelle Sicherung auf dem externen Gerät wird schnell vergessen und auch das Risiko durch Diebstahl, Beschädigung oder technisches Versagen steigt.

Wenn dann doch einmal das große Unglück passiert und dein Laptop in die falschen Hände gerät, dann sollten sensible Daten gut gesichert sein. Zum einen mit einem Masterpasswort, das bei der Inbetriebnahme abgefragt wird, und zum anderen mit sicheren, variierenden Zugangsdaten für Online Dienste (z.B. Banking, Buchhaltung online, E-Mail oder soziale Netzwerke). Eine große Hilfe bei der Verwaltung von verschiedenen Passwörtern ist der kostenlose Passwort-Manager Lastpass.

Wer sich nicht nur digital, sondern auch physisch absichern möchte, der kann seinen Laptop mit einem Kabelschloss wie dem Kensington Ultra mit Kombinationsschloss am Schreibtisch oder Bettgestell festketten. Das kann besonders auf Reisen, wenn der Laptop mal in der Unterkunft bleibt oder im Coworking Space für ein paar Minuten unbeaufsichtigt ist, durchaus sinnvoll sein.

Das digitale Büro im Praxiseinsatz

Als Freelancer, Blogger oder Online Unternehmer brauchst du in der Regel kein festes Büro, sondern kannst als Alternative zum Home Office in Coworking Spaces, Shared Offices oder Cafés arbeiten.

Dein komplettes Büro befindet sich im Laptop und kann daher wunderbar überall hin mitgenommen werden. Zumindest eine Sache benötigt es aber (neben gutem Kaffee), um produktiv arbeiten zu können – stabiles Internet.

Wenn du viel an unterschiedlichen Orten und von unterwegs aus arbeitest, dann kennst du die Suche nach verfügbaren WiFi-Netzen sicher gut. Nicht immer gibt es zuverlässiges, drahtloses Internet, besonders wenn du dich im Ausland aufhältst.

Aber auch hier gibt es gute Lösungen für dein digitales Büro. Mit der kostenlosen App WI-FI Finder werden dir alle verfügbaren Netzwerke in deiner Nähe angezeigt, oft bereits mit Passwörtern für den Zugang.

Solltest du kein Netzwerk in der Nähe finden, dann kannst du dein Smartphone mit mobiler Datenflat auch als Hotspot nutzen. Alle neueren Handys sind Tethering-fähig und können damit als “mobile Router” einspringen. Die Luxusvariante ist der Surfstick oder WiFi Dongle, in den eine SIM Karte eingelegt werden kann.

Wenn du länger als nur ein paar Tage außerhalb von Deutschland unterwegs bist, dann solltest du dir eine lokale SIM Karte zulegen. In den meisten Ländern gibt es super günstige Datenpakete für das mobile Internet.

Sollte es einmal gar keine andere Option geben und du unbedingt online sein musst, dann gibt es da noch Skype WiFi mit über 2 Millionen Hotspots weltweit. Über dein Skype Konto kannst du es einschalten und bist an vielen Orten der Welt im Handumdrehen online. Der große Nachteil: die Minutenpreise richten sich je nach dem genutzten Netz und sind in der Regel relativ teuer.

Was sonst noch digitalisiert werden kann

Wenn du es wirklich auf die Spitze treiben willst, dann schaue dich doch einfach mal in deiner Wohnung um und überlege, welche physischen Dinge du digitalisieren könntest. Vielleicht fällt dein Blick auf das Bücherregal, die DVDs und CDs im Fernsehtisch oder das Andenken vom letzten Urlaub.

Für mich ist es ein sehr befreiendes Gefühl, mich so wenig wie möglich mit physischem Besitz zu belasten. Das mag bei dir anders sein. Wenn du jedoch noch etwas zuhause aufräumen willst, dann fange doch am besten mit den folgenden Sachen an:

  • Bücher & Zeitungsabos: natürlich ersetzen E-Book Reader und Smartphones nicht das Gefühl, durch ein echtes Buch zu blättern. Als leichtgewichtige Alternative sind Kindl und iPad für Bücher und Abos von Magazinen oder Tageszeitungen aber eine super Alternative.
  • Musik & Filme: CDs, DVDs und sogar alte Videokassetten können entweder selbst oder mit Hilfe eines Dienstleisters digitalisiert und somit zum einen für die Ewigkeit konserviert und zum anderen mobil gemacht werden.
  • Andenken: dieser letzte Punkt ist ganz sicher umstritten. Für extreme Minimalisten könnten aber selbst Andenken in Form von Fotos oder Videos digitalisiert und damit als Erinnerung bewahrt und überall hin mitgenommen werden.

Was denkst du über das digitale Büro? Überwiegt der praktische Nutzen oder ist es übertriebener digitaler Wahn? Ich würde mich freuen, deine Meinung zu dem Thema zu hören.

Über Sebastian

Sebastian ist ein 31-jähriger Blogger und Online Unternehmer, der seit 2012 zum größten Teil in Shanghai lebt. Auf seinem Blog wirelesslife.de schreibt er über das selbstbestimmte Leben als digitaler Nomade. Mit der Community mywirelesslife.de bietet er (angehenden) Bloggern, Unternehmern und Freiheitsliebenden eine Plattform zum Austausch, Netzwerken und gemeinsamen Lernen.

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17 Gedanken zu „So arbeitest du papierlos und von unterwegs – Tools, Services und Tipps für das Digitale Büro“

  1. Also Dropscan ist schon fast unverschämt. Für das Scannen so viel Geld zu verlangen. Oder wir machen mit 5 EUR pro angefangenen Ordner etwas falsch.

    Antworten
  2. Mich interessiert vor allem der Punkt mit der Skype-Weiterleitung.
    Welche Kosten fallen denn an, wenn jemand die Skype-Festnetznummer für 5 Dollar anruft und dann aufs Handy weitergeleitet wird?
    Dabei fallen doch bestimmt die Kosten an, die Skype für einen Anruf im Mobilfunk-Netz berechnet, oder?

    Ich tendiere eher wie Timothy Ferris in seiner “4-Stunden-Woche” dazu Telefonate in Emails umzuwandeln und Emails einmal am Tag zu beantworten. Letzteres erfordert genausoviel Disziplin wie Facebook nur einmal am Tag zu öffnen.

    Antworten
    • Hi Radek,

      wie Ralf es genau richtig geschrieben hat, entsprechen die Kosten dem jeweiligen Ortstarif für ein normales Gespräch an eine Festnetznummer. Die Preise unterscheiden sich als je nach Ortsvorwahl, die du selbst festlegen kannst. Für dich als Angerufener ist der Anruf neben der Grundgebühr für die Skype Nummer kostenlos, solange du online bist. Wenn du offline bist und eine Anrufweiterleitung von der Skype Nummer auf deine mobile Nummer im Ausland eingerichtet hast, dann fallen für dich Minutenpreise von ca. 1 Cent an.

      Gänzlich auf die telefonische Erreichbarkeit zu verzichten ist natürlich auch eine Lösung, die mir aber zu extrem wäre.

      Beste Grüße,
      Sebastian

      Antworten
  3. Super Liste, vielen Dank Sebastian! Habe mein Startup von unterwegs gegründet und war froh, dass es diese Hilfsmittel gab. Ich habe gerade aber auch wieder was dazu gelernt, PixelLetter kannte ich noch nicht. Beste Grüße Jan

    Antworten
  4. Ich sag ja …heutzutage kannst du dir dein Business aufsetzten und es 100% aussourcen …..
    Es gibt geniale Tools …ob es für die Buchhaltung ist …zum Surfen….zum arbeiten …
    Durch div. Freelancer Portale ist alles möglich.

    Danke für dein Informativen Beitrag …

    Antworten
  5. Hallo Sebastian,

    vielen Dank für die wirklich tollen Tipps. Dropscan kannte ich nicht und ebuero hört sich richtig toll an.

    Vielen Dank dafür.

    Gruß
    Matthias

    Antworten
  6. Tolle Tipps, vielen Dank!

    Ich arbeite hauptsächlich von unterwegs aus und daher ist dieses Wissen für mich besonders wertvoll. Die meisten Dinge kannte ich zwar schon, aber gerade das Thema Dropscan finde ich doch sehr interessant und war mir bis jetzt auch noch vollkommen unbekannt.

    Antworten
  7. Hallo ihr Lieben, vielen Dank für die tollen Tipps. Eine Bekannte von mir nutzt den Telefonservice von HBC in Hamburg (hbcgmbh.de) und ist super zufrieden damit. Ich finde das alle eine super Idee, was wird die Zukunft uns wohl noch alles bieten!?

    Lg,
    Maria

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  8. Hallo zusammen, für Handnotizen empfehle ich Onenote von Microsoft, wenig bekannt, aber sehr gut, erkennt Handschriften und ist als digitales Notizbuch super geeignet.

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