14 Tipps für einen produktiven Arbeitstag

14 Tipps für einen produktiven ArbeitstagDu hast das Gefühl, heute mal wieder überhaupt nicht produktiv gewesen zu sein? Das muss nicht sein. Es gibt viele Möglichkeiten die eigene Produktivität zu erhöhen und damit an einem Arbeitstag mehr zu schaffen.

Gerade Selbstständige, die im Heimbüro arbeiten, sollten sich die Tipps für einen produktiven Arbeitstag zu Herzen nehmen, denn wer produktiver arbeitet verdient nicht nur mehr Geld, er hat hat auch mehr Freizeit.

Der richtige Start in den Arbeitstag

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Zum richtigen Start in den Arbeitstag habe ich bereits vor einer Weile einen Artikel geschrieben. Darin findet ihr eine Reihe von Tipps, wie man möglichst optimal den Arbeitstag beginnen kann.

Ein guter Start in den Tag ist eine wichtige Grundlage für einen produktiven Arbeitstag und danach habe ich auch mein Morgenritual ausgerichtet.

Bevor ich mit den Tipps für einen produktiven Arbeitstag loslege, noch 2 Hinweise:

  • Es handelt sich hier größtenteils um meine subjektiven Erfahrungen auf meiner Selbstständigkeit, aber ich glaube, dass diese auch bei vielen anderen funktionieren. Allerdings eben nicht bei jedem und das ist auch Okay so. Jeder hat seinen eigenen Rhythmus und sollte die Tipps umsetzen, die funktionieren und die Dinge ignorieren, die für ihn (oder sie) nicht funktionieren.
  • Produktivität ist laut Wikipedia “die Summe von produktiven Maßnahmen und Verhaltensweisen”. Neben dieser nüchternen und sicher richtigen Definition, ist Produktivität in meinen Augen aber auch etwas psychologisches. Wer sich z.B. immer zu viele Aufgaben vornimmt, wird selber nie das Gefühl haben, produktiv zu sein. Deshalb ist der ein oder andere Tipp auch genau auf diesen psychologischen Effekt abgestimmt.

Nun geht es aber los.

14 Tipps für einen produktiven Arbeitstag

  1. Kleine Aufgaben

    Es ist deutlich produktiver, wenn man sich kleine Teilaufgaben vornimmt. Man kommt mit der Arbeit einfach besser voran, wenn man 10 kleine Teilaufgaben hat, als wenn man sich nur die eine große Gesamtaufgabe immer vor Augen hält.

    Die eigene ToDo-Liste sollte deshalb möglichst kleine Teilaufgaben enthalten. Aber nicht übertreiben und immer nur soviel planen, wie man schaffen kann (nicht zu viel und nicht zu wenig).

  2. Wichtiges von Unwichtigem trennen

    Das ist bei vielen Selbstständigen ein großes Problem. Da wird viel Arbeit in Dinge investiert, die nicht so wichtig sind. In der Software-Entwicklung nennt man das “Gold-Plating”. Da werden nicht so wichtige Arbeiten so genau und ausführlich umgesetzt, dass man im übertragenen Sinne “eine Goldschicht aufträgt”, die eigentlich unnötig ist.

    Produktive Selbstständige investieren ihre Zeit in die wichtigen Aufgaben. Unwichtige Aufgaben werden entweder gar nicht oder zumindest mit möglichst wenig Aufwand erledigt. Stichwort: 80/20 Prinzip.

  3. Arbeitszeit begrenzen

    Der vorhergehende Punkt ist oft schwer umzusetzen. Irgendwie ist alles wichtig. Ein guter Trick, die wichtigen Dinge zu finden, ist es, die eigene Arbeitszeit zu begrenzen. Es ist ein Effekt der Selbstständigkeit, dass sich zusätzliche Arbeitsstunden wie von Zauberhand mit Arbeit füllen.

    Wenn man aber seinen Arbeitstag begrenzt (auf 8 Stunden z.B.), dann wird das eigene Gehirn automatisch nach wichtigen und unwichtigen Aufgaben selektieren.

  4. Nichts aufschieben

    Gerade die kleinen Dinge (ob wichtig oder weniger wichtig) machen einem das Leben schwer. Immer wieder kommen kleine Arbeiten und Aufgaben und man sammelt diese erstmal an.

    Irgendwann liegt dann ein relativ großer Haufen kleiner Aufgaben vor einem und das belastet. Deshalb sollte man, wenn möglich, sofort die Sachen erledigen, die man erledigen kann und nichts aufschieben.

  5. Klare Termine für Aufgaben setzen

    Es hilft ebenfalls sehr, wenn man sich selber klare Termine setzt. Ansonsten werden bestimmte Arbeiten immer weiter nach hinten geschoben, es häuft sich wieder ein Berg Arbeit an und der Arbeitstag wird länger, als er sein müsste.

    Deadlines sorgen dagegen für den “Einfach machen”-Effekt.

  6. Ablenkungen vermeiden

    Gerade wenn man zu Hause arbeitet, kann es viel Ablenkung geben. Deshalb sollte man möglichst die Dinge vermeiden, die einen ablenken können. TV und Spielekonsole haben im Arbeitszimmer nichts zu suchen. Facebook und Instant Messenger müssen nicht immer offen sein.

    Um der Versuchung einer Ablenkung zu widerstehen, sollte man so wenige Versuchungen wie möglich übrig lassen.

  7. Alles aufschreiben

    Viele Selbstständige versuchen sich alles zu merken. Mal abgesehen davon, dass man dann wahrscheinlich auch hin und wieder etwas vergisst, belastet dies auch relativ stark die eigene Arbeit.

    Deshalb hilft es sehr, wenn man alles in einer ordentlichen Art und Weise (also nicht dutzende gelbe Zettel) niederschreibt. Das verhindert, dass man etwas vergisst und man sitzt auch nicht mehr da und grübelt, ob man etwas vergessen haben könnte.

    So kann man sich besser auf die eine anstehende Aufgabe konzentrieren.

  8. Informationsflut eindämmen

    Die eigene Produktivität leidet häufig unter der Informationsflut heutzutage. Gerade Webworker werden oft unter Bergen von Informationen und News begraben.

    Deshalb sollte man dafür sorgen, dass man den “eMail-SPAM” verringert, weniger Websites täglich checkt, immer mal wieder RSS-Feeds aus dem Feedreader schmeißt, sich von nicht mehr benötigten Newslettern abmeldet usw.. Weniger konsumieren führt automatisch zu mehr produzieren.

    Abgesehen davon, dass man dadurch mehr Zeit für die wichtigen Arbeiten hat, ermöglicht dies auch, dass man die restlichen Informationen besser aufnehmen und verarbeiten kann. Weniger ist halt doch oft mehr.

  9. Delegieren

    Produktive Selbstständige machen nicht alles selber. Bestimmte Aufgaben können delegiert werden und so kann man sich auf die wichtigen Dinge konzentrieren. Outsourcing ist auch für Einzel-Selbstständige eine gute Möglichkeit sich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren.

  10. Termine clever koordinieren

    Ich habe immer dann Probleme wieder produktiv am Schreibtisch zu arbeiten, wenn ich einen Termin auswärts hatte. Deshalb versuche ich immer mehrere Termine auf einen Tag oder an das Ende eines Arbeitstages zu legen.

  11. Ordnung

    Es gibt kreative Köpfe, für die ist Ordnung halten ein Graus. Die meisten Selbstständigen werden aber davon profitieren, wenn sie ihr eMail-Postfach, ihren Schreibtisch, die Projekt-Ordner etc. in Ordnung halten.

    Man glaubt gar nicht, wie viel Zeit manche Leute mit Suchen verbingen. Deshalb sollte man nur die Arbeit auf dem Schreibtisch liegen haben, die gerade gemacht werden muss.

  12. Motivation

    Motivation ist ebenfalls sehr wichtig für einen produktiven Arbeitstag. Deshalb sollte man immer etwas für die eigene Motivation tun. Ein passender Bildschirmhintergrund kann ein Mittel sein. Eine belohnende Aktivität am Abend ist für viele ebenfalls eine sehr gute Motivationshilfe, ebenso wie passende Musik.

    Man sollte herausfinden, was einen am meisten motiviert und dies gezielt einsetzen. Am besten ist es natürlich, wenn einen die Arbeit selbst motiviert.

  13. Technik erneuern

    Zu guter Letzt sollte man auch nicht bei den Arbeitsmitteln sparen. Ein aktueller PC kann einem viel Zeit sparen. Ich sehe dies immer wieder bei anderen Selbstständigen. Dort will man nicht ein paar hundert Euro für einen neuen Rechner in die Hand nehmen.

    Das Resultat ist, dass diese Personen länger mit dem Warten auf den PC verbringen, als mit der eigentlichen Arbeit. Hier sollte man nicht an der falschen Stelle sparen und halbwegs aktuelle Technik nutzen.

  14. Nicht so viel nachdenken, sondern einfach machen!

    Das Wichtigste zum Schluss. Planung ist gut und wichtig, aber man sollte es nicht übertreiben. Oft ist es der kleine innerer Schweinehund, der einfach mal überwunden werden muss.

    Deshalb sollte man möglichst schnell dazu kommen, etwas umzusetzen und nicht zu viel grübeln. Nur wenn man loslegt, kann daraus etwas werden.

  15. Nun geht es in den Feierabend

    Aber einen Moment! Auch hier gibt es einige Dinge, die man beachten sollte.

    Ich habe vor nicht allzu langer Zeit ein paar Tipps zusammengetragen, wie man optimal in den Feierabend starten kann.

    Damit kann man den Arbeitstag sehr gut beenden, um am nächsten Morgen wieder mit Energie loszulegen.

    Ich bin dann mal weg. ;-)

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4 Gedanken zu „14 Tipps für einen produktiven Arbeitstag“

  1. … Klar, in der Theorie weiß ich das alles. Trotzdem gut, es noch mal übersichtlich zu haben. Vor allem der Punkt Ordnung ist bei mir noch ein Thema…

    Zur Aufgabenverwaltung kann ich übrigens todoist empfehlen. Da landet bei mir alles drin, damit der Kopf zum Schreiben frei ist.

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  2. Danke Peer für diese wertvollen Tipps.
    Besonder #8 finde ich gut. Ich selbst habe mich schon von diversen Newslettern abgemeldet, die ich nicht mehr lese (oder sammle für’s später lesen). Es war nervig, diese dann imme rtäglich oder wöchentlich zu löschen. So ist jetzt ruhe im Kasten.

    Tipp #10 werde ich bei meiner Terminplanung einführen. Tolle Idee

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  3. Super Tipps und sehr gut zusammengefasst.
    Sicherlich wird man nicht direkt alles gleich perfekt umsetzen können und auch die Prioritäten werden vermutlich bei den Punkten etwas anders gesetzt werden, dennoch ist das Gerüst durch die Punkte gut gegeben.
    Besonders der Punkt 11 ist mir besonders wichtig, denn hier möchte ich selbstverständlich immer den Überblick behalten und somit stehts im Zeitplan bleiben.

    Vielleicht könnte bei einem Punkt noch ein Thema zum Arbeitsplatz aufgenommen werden.

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