5 Praktische Tipps für die Kunden-, Auftrags- und Rechnungsverwaltung

Im Folgenden geht es um das Schreiben von Angeboten und Rechnungen und wie man z.B. durch Online-Rechnungen Geld und Zeit sparen kann. Software as a Service (SaaS) ist das Zauberwort und mittlerweile gibt es solche Anbieter in vielen Bereichen, eben auch für Rechnungslegung usw.

Über hilfreiche und webbasierte Tools für wiederkehrende Aufgaben wie die Kunden- und Rechnungsverwaltung wird viel geschrieben. Vor allem kleine Firmen und Selbstständige können vom Modell der Mietsoftware (software as a service) profitieren: Die Tools sind online sofort verfügbar und überwiegend sehr kostengünstig zu nutzen. Dabei erleichtern sie den Arbeitsalltag und helfen, den Überblick über Dokumente und Geschäftszahlen zu behalten.

Die folgenden Tipps zeigen, wie man Zeit, Kosten, und Nerven bei der Rechnungs- und Kundenverwaltung sparen kann, und was sie bei der Auswahl eines Produktes beachten sollten.

1. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben

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Sie erstellen Ihre Rechnungen per Word-Vorlage oder Excel? Sie drucken Angebote und Rechnungen und verschicken Briefe an Ihre Kunden? Sie schicken sämtliche Rechnungen und Kalkulationen per Papier an ihren Steuerberater?

Viele Selbstständige arbeiten genau nach diesem Schema. Diese Aufgaben sind gerade deshalb nervig, weil sie nicht das eigentliche Kerngeschäft betreffen und Zeit kosten. Diese Prozesse können automatisiert werden, d.h. Kunden und Leistungen müssen nur einmal angelegt werden. Rechnungen, Angebote, Mahnungen oder weitere Dokumente erstellen Sie auf dieser Basis einfach per Knopfdruck. Alle nötigen Daten werden dabei aus einer Datenbank geladen und zu dem Dokument zusammengeführt. Das spart nicht nur Aufwand, sondern liefert eine immer aktuelle Übersicht über ihre Aktivitäten (z.B. welche Rechnungen derzeit noch offen sind). Regelmäßig auftretende Rechnungen können sogar vollständig vom System erstellt und versandfertig gemacht werden.

2. Sparen Sie Geld durch online Rechnungsversand

Jeder Brief verursacht Portokosten, die am Monatsende einen spürbaren Betrag ausmachen können. Es ist heute nicht mehr ungewöhnlich, E-Mails als Kommunikationskanal, auch für Rechnungen und Angebote, zu verwenden. Erstellen Sie dafür eine PDF Datei auf Knopfdruck. Auch der E-Mail-Versand, bzw. der Text kann per Template einmal voreingestellt, und für künftige Mails schnell und einfach verwendet werden. Sie ersparen sich das Formulieren von Standardmails und vor allem die teuren Portokosten.

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3. Achtung – Online Rechnungen müssen digital signiert sein!

Was viele noch nicht wissen: Nach $14 UStG (Ausstellung von  Rechnungen) müssen digital versendete Rechnungen mit einer sog. qualifizierten elektronischen Signatur versehen werden. Hier ein Auszug aus dem Gesetzestext:

„Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876)“

Die Signatur selbst zu erstellen ist eher untypisch. Nutzen sie den integrierten Service der SaaS-Anbieter. Eine Signatur kostet bei günstigen Anbietern 0,10€, bei teureren Anbietern ca. 0,20€. Auch hier lohnt ein Kostenvergleich zwischen den Produkten!

4. Achten Sie auf ganzheitliche Prozessabbildung!

Häufig werden bei vielen Services Einzelaufgaben wie Rechnungserstellung oder Zeiterfassung als zentrale Aufgabe gesehen und die praktischen Zusammenhänge im Unternehmen nicht ausreichend verknüpft abgebildet. Es gibt beispielsweise nur wenige Lösungen, bei denen auch eingehende Belege verwaltet werden können, um Kostenstrukturen abzubilden. Dazu treten bei den meisten Anbietern Medienbrüche auf, sobald externe Dienste für elementare Aufgaben wie Zeiterfassung, digitale Signatur oder Postversand eingebunden werden. So zahlt der Kunde letztlich für die Abbildung eines simplen Prozesses Gebühren an mehrere Dienstleister.

5. Achten Sie auf die Kostenfalle!

Achten Sie bei der Auswahl von Produkten auf die Kostenfalle. Nicht alle Tools sind für ihr Geschäft kostengünstig skalierbar. Viele Anbieter bieten z.B. kostenfreie oder günstige Angebote, bei denen nur wenige Kunden (manchmal nur ein Kunde) oder auch eine beschränkte Anzahl von Rechnungen angelegt werden können. Was aber, wenn Ihr Kundenstamm oder die Anzahl ihrer monatlichen Rechnungen wächst? Das Modell der meisten Anbieter skaliert nur gegen deutlichen Aufpreis mit Ihrem Geschäft. Nur wenige bleiben kostenstabil. Nicht selten sind auch Zusatzkosten wie z.B. digitale Signaturen oder der Postversand einer Rechnung sehr unterschiedlich bei den Anbietern.

Fazit

Arbeitszeiten erfassen, Angebote und Rechnungen schreiben und verschicken, Zahlungseingänge und Mahnungen im Blick haben: Die Arbeit, die mit diesem “Papierkram” einhergeht, kennen viele Selbstständige, kleine Agenturen oder Freelancer zur Genüge.

Eine Übersicht über Funktionen und Preise der drei großen Anbieter im Deutschen Markt hat die Seite rechnungen-online-schreiben.de sehr schön zusammengefasst. So kann sich jeder ein Bild machen und selbst entscheiden.

René Maudrich, der Autor dieses Artikels, arbeitet mit seinem Team an FastBill.com. FastBill ist eine ganzheitliche webbasierte Lösung für Kunden-, Auftrags-, und Rechnungsverwaltung und ist speziell für die Bedürfnisse von Selbstständigen und kleinen Firmen konzipiert.

Wer möchte, kann auch ohne Registrierung und Anmeldung schnell und einfach unter fastbill.com/rechnungsvorlage eine einzelne Rechnung per online Formular erstellen und als PDF speichern oder drucken. Damit wird der Mehrwert im Alltag schnell spürbar.

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9 Gedanken zu „5 Praktische Tipps für die Kunden-, Auftrags- und Rechnungsverwaltung“

  1. Klasse, das ist mal Werbung die funktioniert :-) Zumindest bei mir!

    Kann es sein das das Gutscheinguthaben nicht übernommen wird? Ich habe zumindest den Code eingegeben und das Guthaben steht noch immer auf 0

    Antworten
  2. Das passt ja, habe gerade gestern eine Interview mit Herrn Maudrich veröffentlicht.
    Teste Fastbill selber gerdade und muß sagen, dass ich bisher sehr zufrieden bin. Wenn die in unserem Interview erwähnte Anbindung an andere Dienste noch kommt, dann fehlt eigentlich nichts mehr.

    Antworten
  3. da fällt mir gerade noch was auf. Herr Maudrich von Fastbill schreibt einen Gastartikel und daneben erscheint ein großes Banner von Billomat :wink:

    Antworten
  4. Man hat mir gesagt, dass man das noch im Nachhinein aktiviert. Du musst da also nichts machen.
    Wenn morgen das Guthaben nicht drauf ist, dann melde dich einfach nochmal.

    Für die anderen, die sich jetzt erst anmelden, sollte es jetzt direkt bei der Eingabe des Codes funktionieren.

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  5. Hallo zusammen,

    der Promocode ist nun aktiv. @joghurtKULTUR – dein Guthaben ist nun auch aufgeladen. Sorry, wir wussten nicht, wann es hier genau losgeht und haben die Creditvergabe nun aktiviert :)

    Ja, die Werbung passt nicht genau, aber ich denke, viele von euch kennen das Angebot der SaaS-Tools. Wir unterscheiden uns ja zu Glück voneinander.

    Viele Grüße,
    René

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  6. egal welche software man benutzt, man soltle auch ab und zu jemanden beschäftigen. sprich mehr aufträge holen und den lohn teilen.

    so verschafft man anderen arbeit und verdient mehr geld. sollte man bedenken bei der arbeitslosigkeit etc.. man kann es zu eigenem nutzen machen

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