Der Weg zur Inbox Zero – Schritt für Schritt zum leeren Postfach

Der Weg zur Inbox Zero - Schritt für Schritt zum leeren PostfachKennst Du das auch? Der Mail-Posteingang quillt über und Du weißt nicht mehr, wo Du mit der Bearbeitung Deiner Mails anfangen sollst.

Da ruft auch schon ein Kunde an, der fragt, ob Du seine Mail bekommen hast und warum Du noch nicht geantwortet hast. Die musst Du im Eifer des Gefechts völlig übersehen haben.

Im Folgenden möchte ich Dir ein System vorstellen, welches es Dir ermöglicht, die eigenen Mails im Griff zu haben: Inbox Zero.

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Was ist Inbox Zero?

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Merlin Mann, Autor, Speaker, Blogger und Podcaster aus San Francisco hat das Konzept der Inbox Zero entwickelt. Bekannt wurde das System, als er es 2007 in einem Vortrag vor Mitarbeitern von Google vorgestellt hat.

Doch was ist Inbox Zero? Ganz kurz gesagt handelt es sich dabei um ein System, welches es Dir ermöglicht, dauerhaft einen leeren Mail-Posteingang zu haben. Zero Inbox bietet Dir einen roten Faden, an dem Du Dich bei der Bearbeitung Deiner Mails orientieren kannst.

Doch bevor wir einsteigen, lass mich Dir von einem Bekannten erzählen: Er arbeitet im Home-Office. Alle 10 Minuten geht er aus seiner Wohnung zu seinem Briefkasten, um nachzuschauen, ob der Zeitungsbote, die Post oder ein privater Zusteller etwas hineingeworfen hat. Wenn er dort etwas vorfindet, öffnet er kurz den Brief und liest ihn durch oder er überfliegt die Zeitung. Danach legt er das gute Stück zurück in den Briefkasten. Schließlich arbeitet er gerade und hat jetzt keine Zeit, sich um die Post zu kümmern.

Diese Geschichte klingt ziemlich absurd, oder? Beim Briefkasten erscheint uns ein solches Vorgehen völlig unsinnig und ineffektiv. Viele Menschen haben allerdings einen ähnlichen Bearbeitungsmodus für ihren Mail-Posteingang.

Was ist der Vorteil von Inbox Zero?

Inbox Zero hat zahlreiche Vorteile. Die vier wichtigsten sind:

  1. Du arbeitest Deine Mails sehr viel schneller ab und sparst damit eine Menge Zeit.
  2. Du bist konzentrierter und fokussierter bei Deiner eigentlichen Arbeit
  3. Du hast ein sicheres System, welches sicherstellt, dass Dir keine Mails „durch die Lappen gehen“.
  4. Du hast wieder das Gefühl, dass Du Deine Mails und nicht Deine Mails Dich im Griff haben.
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Prinzipien für ein Gelingen

Inbox Zero liegen drei Grundprinzipien zugrunde:

  1. Die Inbox ist ein Durchgangsort für Deine Mails. Dort landen alle ankommenden Mails. Das ist die einzige Aufgabe der Inbox. Hier wird nichts aufbewahrt.
  2. Jede Mail wird in der Inbox nur einmal angefasst. Wenn Du Deine Mails bearbeitest entscheidest Du direkt, was mit jeder einzelnen Mail geschieht – Wie das geht werden wir uns gleich ansehen.
  3. Das Mailprogramm wird erst geschlossen, wenn der Posteingang komplett leer ist.

Die Ordnerstruktur

Bevor Du mit Inbox Zero starten kannst, benötigst Du folgende fünf Ordner.

  1. Posteingang:
    Der ist ja ohnehin vorhanden?
  2. Archiv:
    Hier landet alles, was keine Handlung mehr von Dir verlangt, aber Informationen enthält, auf die Du später noch einmal zurückgreifen möchtest.?
  3. Warten auf:
    In diesen Ordner werden alle Mails aus dem Posteingang verschoben, bei denen ein anderer etwas tun muss. Du wartest also darauf, dass eine bestimmte Handlung ausgeführt wird. Wenn Du z.B. eine Mail an Deinen Büroservice weitergeleitet hast, damit er sich um eine bestimmte Sache kümmert, verlierst Du auf diese Weise nicht aus den Augen, dass hier noch etwas offen ist. Wenn Du in Deiner Aufgabenverwaltung oder ToDo-Liste – falls Du so etwas benutzt – eine Kategorie „Warten auf“ hast, kannst Du in Deinem Mailprogramm darauf verzichten.
  4. Lesen:
    Hierher werden alle Mails verschoben, die keine Handlung von Dir verlangen, die Du aber noch lesen möchtest. Im Regelfall sind dies Newsletter* oder Mails, bei denen Du ins cc gesetzt bist.
  5. Bearbeiten:
    Dieser Ordner ist für die Mails bestimmt, die eine ganz konkrete Handlung von Dir erfordern.

Extra-Tipp: Hilfreich ist es, wenn Du einen Ort hast, an dem alle Deine Mails auflaufen, auch wenn Du mehrere Mailadressen hast.

Immer schön im Rhythmus

Das Beispiel des Umgangs mit dem Briefkasten legt es bereits nahe. Es ist notwendig, einen effektiven Rhythmus für die Bearbeitung der Mails in Deiner Inbox zu finden. Auch wenn dies häufig anders dargestellt wird: es gibt hier kein richtig oder falsch. Das Motto für einen guten Rhythmus lautet:

So selten wie möglich, so häufig wie nötig!

Ich persönliche rufe meine Mails dreimal am Tag ab. Einmal morgens als allererstes, dann am Nachmittag und noch einmal bevor ich Feierabend mache und meinen Computer herunterfahre. So weiß ich direkt morgens, ob es wichtige und dringende Mails gibt und am Abend habe ich das gute Gefühl, alles abgearbeitet zu haben.

Tipp: Starte mit einer Häufigkeit, mit der Du Dich wohlfühlst. Wenn Du Dein Mailprogramm bisher dauerhaft geöffnet hast, versuche zunächst nur stündlich Deine Mails abzurufen. So machst Du die Erfahrung, wie produktiv und störungsfrei Du auf einmal arbeiten kannst. Teste dann, wie es sich auf Deinen Workflow auswirkt wenn Du weiter reduzierst. Irgendwann hast Du mit diesem Vorgehen den für Dich optimalen Rhythmus gefunden.

Neben einem hilfreichen Tagesrhythmus im Umgang mit Deinen Mails ist aus meiner Sicht ein Wochenrückblick unersetzlich. Da ich bekennender GTD(Getting things done)-Anhänger bin, kann ich mir ein Leben ohne einen Wochenrückblick nicht mehr vorstellen. Zum Ablauf dieses Wochenrückblicks später mehr.

Wie sieht der erste Schritt konkret aus, wenn Du Dein MailProgramm öffnest?

Du fängst oben bei der ersten Mail an und entscheidest welche der folgenden Aktionen Du durchführst. Der Fokus ist also: Was ist mein nächster Schritt in Bezug auf diese Mail? Wichtig hierbei ist: Du entscheidest sofort. Jede Mail wird nur einmal im Posteingang betrachtet. Es existieren fünf Möglichkeiten, was Du mit einer Mail machen kannst.

  1. Löschen
    Viele Mails haben keinerlei Bedeutung. Das sind z.B. Werbemails, die der Spamfilter nicht erkannt hat oder Mails, die für Dich keine Bedeutung haben und unrelevant sind.

    Diese Mails können sofort gelöscht werden.

  2. In den Ordner Archiv verschieben
    Alles, was Du nicht löschen kannst oder möchtest, was aber keine weitere Aktion von Dir verlangt, verschiebst Du sofort in den Ordner Archiv, wo die Mail verbleiben kann. Es gibt Mails, die zwar wichtige Informationen enthalten, die Du aber sehr schnell überfliegen oder lesen kannst, lies sie durch und verschiebe sie dann sofort ins Archiv.

    Am Anfang der Beschäftigung mit Inbox Zero neigen viele Menschen dazu, Mails in den Ordner Archiv zu verschieben, die eigentlich gelöscht werden könnten. Das ist aus meiner Sicht überhaupt nicht schlimm. Vielmehr wirst Du merken, wie es Dir im Laufe der Zeit immer leichter fällt, Mails, die keine relevanten Inhalten haben zu löschen.

  3. In den Ordner Lesen verschieben
    Einige Mails enthalten interessante Informationen, hierzu zählen Newsletter oder Mails, bei denen Du ins CC gesetzt bist, damit Du den Verlauf einer Korrespondenz verfolgen kannst.

    Bei all diesen Mails muss Du nicht handeln. Du verschiebst diese Mails in den Ordner Lesen, wenn das Lesen mehr als eine bis zwei Minuten dauert.

  4. Direkt bearbeiten
    Es gibt einige Mails, die Du relativ schnell bearbeiten kannst. Vielleicht möchtest Du nur eine kurze Antwort schreiben oder den vorgeschlagenen Termin bestätigen. Als hilfreich hat sich auch hier die Ein- bzw. Zwei-Minuten-Regel erwiesen. Wenn etwas kürzer als ein bzw. zwei Minuten dauert, dann bearbeite die Mail sofort. Wenn Du die Mail bearbeitet hast gibt es mehrere Möglichkeiten.

    1. Du löscht sie, weil sie keine weitere Relevanz hat.
    2. Du verschiebst sie ins Archiv sie, weil Du auch weiterhin Zugriff auf die Informationen aus der Mail haben möchtest.
    3. Du verschiebst sie in den Ordner Warten auf. Das ist immer dann sinnvoll, wenn Du auf eine Reaktion desjenigen wartest, dem Du geantwortet hast. Es kann sein, dass Du z.B. eine Aufgabe delegiert hast oder auf eine Antwort wartest.

    Alternative: Ich handhabe es so, dass ich auch Mails, bei denen ich auf eine Reaktion warte ins Archiv verschiebe. Dafür mache ich mir in meiner Aufgabenverwaltung im Ordner Warten auf eine Notiz, z.B. „Warten auf Rückmeldung von Firma XY bzgl. Angebot“ oder „Warten auf Erledigung der Buchführung durch Steuerberater“.

  5. In den Ordner Bearbeiten verschieben
    Die meisten Mails werden länger in der Bearbeitung dauern als zwei Minuten. Diese verschiebst Du in diesem ersten Schritt in den Ordner Bearbeiten.

Nach diesem Schema gehst Du nun Mail für Mail durch und entscheidest innerhalb weniger Sekunden. Löschen, archivieren, später lesen, direkt bearbeiten, später bearbeiten.

Selbst wenn Du zahlreiche Mails in Deiner Inbox hast, sollte es nicht allzu lange dauern bis sich alle dort befinden, wo sie hingehören. Deine Inbox ist leer.

Rechtlicher Tipp:
(an dieser Stelle der Hinweis, dass ich kein Rechtsanwalt bin und dieser Artikel keine Rechtsberatung ersetzt)
Es sei kurz erwähnt, dass es gesetzliche Vorgaben dafür gibt, wie lange geschäftliche Mails aufbewahrt werden müssen. Dies gilt allerdings nur für Mails, die ein Handelsgeschäft umfassen, also alles, was zu einem Vertragsabschluss geführt hat. Diese Mails müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. Die Sechsjahresfrist beginnt mit dem Schluss des jeweiligen Kalenderjahres.

Der zweite Schritt

Das Archiv und der Ordner Warten auf bedürfen in diesem zweiten Schritt keiner Beachtung. Für den Ordner Lesen reserviere ich mir eine bestimmte Zeit in der Woche oder nutze Zeiten, die ich für das Lesen von Newsletter, usw. gut eignen, z.B. Zugfahrten.

Der zweite Schritt für Deinen Ordner Bearbeiten ist spannend. Sinnvoll ist es, sich auch hierfür eine gewisse Zeit am Tag zu reservieren, um die dort befindlichen Mails am Stück abzuarbeiten. Bei der Bearbeitung dieser Mails gelten dieselben Regeln wie bei den Mails, die Du direkt bearbeitest. Entweder löscht Du sie nach der Bearbeitung, die verschiebst sie ins Archiv oder in den Ordner Warten auf.

Der Wochenrückblick

Mit den bisher genannten Schritten bist Du bereits einen entscheidenden Schritt gegangen auf dem Weg zu einem souveränen Umgang mit Deinen Mails. Zusätzlich empfiehlt sich allerdings ein Wochenrückblick. Hierbei durchforstet Du die folgenden Ordner:

Warten auf: Der Fokus liegt hier auf der Frage: Was hat sich erledigt, wo muss ich noch einmal hinterher? Alle Mails, die sich mittlerweile erledigt haben kannst Du löschen oder ins Archiv verschieben. Mails, bei denen Du noch keine Reaktion desjenigen erhalten hast, der etwas tun sollte können Dich dazu veranlassen, nochmals tätig zu werden.

Bearbeiten: Im Regelfall arbeitest Du Deine Mails täglich komplett ab, d.h. dieser Ordner ist abends leer. Manchmal gelingt dies allerdings nicht. Für diesen Fall ist es gut, beim Wochenrückblick alle noch nicht bearbeiteten Mails nun zu erledigen. Sollte es Dir dauerhaft nicht möglich sein, die Mails in diesem Ordner täglich abzuarbeiten, empfiehlt sich die Kombination mit einer Aufgabenverwaltung bzw. ToDo-Liste.

Tipp: Ich führe meinen Rückblick immer freitags durch. So kann ich mit einem guten Gefühl ins Wochenende starten.

Die Kombination mit einer ToDo-Liste

Wenn Du relativ viele Mails bekommst und es regelmäßig nicht schaffst, täglich alle Deine Mails zu bearbeiten, die Du in den Ordner Bearbeiten verschiebst, empfehle ich Dir die Kombination mit einer ToDo-Liste. Wie genau machst Du das?

Wenn eine Mail von Dir eine Handlung erfordert, die länger als eine Minute dauert, verschiebst Du sie in den Ordner Bearbeiten und legst zeitgleich eine Aufgabe in Deiner ToDo-Liste an. Das bedeutet, Du stellst Dir bei jeder Mail die Frage: Welche konkrete Handlung von mir ist erforderlich? und trägst dann diese konkrete Handlung in die ToDo-Liste ein. Das hat mehrere Vorteile:

  1. Du musst nicht noch einmal bei jeder Mail überlegen muss, was genau zu tun ist. Du gehst vielmehr Deine ToDo-Liste durch und siehst auf den ersten Blick, was Du machen musst. Das spart dadurch Zeit, dass Du das Denken vom Handeln trennst.
  2. Aus den Mails ergeben sich ja durchaus unterschiedliche Aktionen, die Du zu erledigen hast. Teilweise sind es Telefonate, die geführt werden, teilweise eine Rückantwort per Mail und in einem anderen Fall musst Du etwas recherchieren. Wenn Du mit einer entsprechend strukturierten ToDo-Liste arbeitest, kannst Du wiederum ähnliche Aufgaben zusammenfassen, sprich: alle Telefonate am Stück erledigen, alle Rechercheaufgaben am Block abarbeiten.

So sieht Inbox Zero bei mir ganz konkret aus

Um das Ganze etwas plastischer zu machen, lass mich Dir veranschaulichen, wie Inbox Zero bei mir aussieht: Ich starte meinen Computer und öffne mein Mailprogramm. 40 Mails flattern in den Posteingang. Ich starte oben bei der ersten.

  • erste Mail: ViagraWerbung -> löschen
  • zweite Mail: Newsletter -> die letzten Ausgaben dieses Newsletters waren ziemlich uninteressant. Ich scrolle nach unten und klicke auf den Abbestellen-Link.
  • dritte Mail: anderer Newsletter -> den möchte ich auf alle Fälle lesen, weil dieser Newsletter nahezu immer gute Artikel beinhaltet. Ich verschiebe ihn in den Ordner Lesen (wohlgemerkt: ich habe ihn zu diesem Zeitpunkt noch nicht einmal überflogen)
  • vierte Mail: Anfrage für eine Fortbildung „… möchten wir Sie bitten, uns Preise für die Fortbildung XY und die maximale Teilnehmerzahl zu nennen“. -> Das dauert länger. Außerdem beantworte ich solche Anfragen nicht per Mail, sondern rufe den Absender zurück. Ich verschiebe es in den Ordner Bearbeiten und lege eine Aufgabe in meiner ToDo-Liste an „Fa. YZ anrufen wg. Anfrage Fortbildung“
  • fünfte Mail: Der Steuerberater. Er hat die Steuererklärung zurückerhalten und prüft sie. -> Ich beantworte die Mail direkt und danke ihm für die Info. „Sehr geehrter Herr …, vielen Dank für die Info. Mit freundlichen Grüßen, Stefan Mantel“. Ich verschiebe die Mail ins Archiv. Eine Notiz im Ordner Warten auf benötige ich nicht. Der Steuerberater meldet sich zuverlässig, wenn er die Steuererklärung geprüft hat.
  • sechste Mail: Mail vom Kitavorstand, in dem ich Mitglied bin. Ich bin lediglich ins cc gesetzt, da eine Kollegin den Schriftverkehr mit der Reinigungsfirma führt. Da diese Korrespondenz keine weitere Relevanz für mich hat lösche ich die Mail.
  • siebte Mail: Ein Kunde schreibt mir, dass die Fortbildung letzte Woche aus seiner Sicht super gelaufen ist und bedankt sich für die gute Zusammenarbeit. -> Nach solchen Mails rufe ich ebenfalls immer an, da ich das persönlicher finde. Das dauert allerdings länger als zwei Minuten, also ab in den Ordner Bearbeiten und eine Aufgabe erstellt in meiner ToDo-Liste „Kunde XY anrufen und für seine Mail bedanken“
  • achte Mail: Der Heizungsinstallateur möchte wissen, ob die defekte Heizung bereits repariert wurde. Wurde sie nicht. Ich maile ihm direkt den aktuellen Stand mit der Bitte um schnelle Erledigung. Die Mail verschiebe ich in den Ordner Warten auf.

Auf diese Weise gehe ich alle Mails durch.

Wie kannst Du starten, wenn Dein Posteingang voll ist?

Wenn Dein Posteingang zur Zeit überquillt, dann starte damit, dass Du „Tabula Rasa“ machst. Du legst Dir einen neuen Ordner an mit dem Namen „alte Mails“ und verschiebst alle Mails dorthin, die sich im Posteingang befinden. Für die Bearbeitung dieser Mails planst Du Dir in den nächsten Tagen ein Zeitfenster ein, während dessen Du sie alle nach den oben beschriebenen Schritten abarbeitest. Dann kannst Du diesen Ordner wieder löschen. Dieses Vorgehen kann auch nach einem längeren Urlaub hilfreich sein.

Ich hoffe, ich konnte Dir das Konzept der Inbox Zero näherbringen und wünsche Dir viel Erfolg damit. Wenn bei der Umsetzung Fragen auftauchen, schreibe sie in den Kommentaren. Ich helfe gerne bei der Klärung.

Über den Autor

Stefan Mantel ist systemisch-lösungsorientierter Coach und Führungskräftetrainer. Er ist spezialisiert auf wertschätzende Kommunikation, souveräne Gesprächsführung und Selbstmanagement. Er podcastet zu diesen Themen unter kommunikationsverbesserer.com.

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15 Gedanken zu „Der Weg zur Inbox Zero – Schritt für Schritt zum leeren Postfach“

  1. Wirklich sehr interessanter Ansatz, danke für den Artikel. So ähnlich versuche ich es schon umzusetzen, aber da ist noch Luft nach oben…;-)

    Antworten
  2. Ich versuche da auch konsequent zu sein. In den meisten Posteingangsfächern habe ich es geschafft.

    Ich verfahre auch gerne so dass ich mir eine Mail die einer weiteren Bearbeitung bedarf und es länger dauern könnte ich mir diese ausdrucke, zumindest die Seite 1.

    Da ich mit einer Tagesmappe arbeite komme ich damit ganz gut zurecht.

    Antworten
    • Hallo Roland,

      das mit dem Ausdrucken der Mails, die länger in der Bearbeitung dauern, ist eine gute Idee, wenn man ohnehin mit einer Tagesmappe arbeitet. Kannte ich bisher noch gar nicht. Vielen Dank für die Ergänzung.

      Antworten
  3. Hey Stefan,

    vielen Dank für die Vorstellung dieses Systems.
    Habe schon länger nach einer Methode gesucht, meine Mails besser zu strukturieren.
    Das war momentan der einzige Knackpunkt bei meiner Organisation.
    So habe ich auch schon selber an einer Methode gesessen, diese hier ist jedoch deutlich einfacher :)

    Danke dafür.

    Bwste Grüße aus Köln,

    Kai

    Antworten
  4. Eine super Sache lieber Pierre. Ich verwende so ein ähnliches System schon seit Jahren, aber es bleiben immer wieder ein paar E-Mails im Posteingang. Den Ordner “Bearbeitet” habe ich noch nie verwendet, werde ich aber jetzt einführen.

    Alles Liebe aus Wien,
    Sebastian

    Antworten
  5. Dieses Prinzip der Zero-Inbox praktiziere ich seit Jahren und mit inzwischen immer weiter perfektionierten Filtern, bewegen sich Mails je nach Absender, Inhalt und diverser Keywords automatisch in die richtigen Kategorien. Erfolg fängt bei der eigenen Organisation an!

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