E-Mail Newsletter – 2. Auswahl des E-Mail Marketing Tools und die Umsetzung

Dieser zweiteilige Gastartikel von Robert Brandl (EmailToolTester.com) widmet sich dem Thema E-Mail Marketing.

Heute geht es in Teil 2 um die Auswahl eines E-Mail Marketing Tools und die konkrete Umsetzung eines Newsletters.

Technische Voraussetzungen für den Versand eines Newsletters

Grundsätzlich kann man einen Newsletter auf ganz einfache Weise versenden, z.B. per Microsoft Outlook. Das hat sogar einen Vorteil: es kostet nichts.

Allerdings muss man dann auf diese wichtigen Funktionen verzichten:

• Automatisierte Anmelde- und Abmeldeformulare
• Möglichkeiten der Personalisierung und persönlichen Zustellung (gegenüber senden im CC oder BCC)
• Ordentlicher Editor für HTML-E-Mails
• Automatisches Handling der Rückläufer (Bounces)
• Gewährleistung einer guten Zustellbarkeit bei großen Aussendungen
• Berichte und Analysen

Diese Liste könnte man noch fortführen, aber bereits jetzt sollte klar sein, dass Outlook auf keinen Fall das richtige Tool für ersthaftes E-Mail Marketing ist.

Eine andere Möglichkeit sind eigen-gehostete E-Mail Tools wie SuperWebMailer oder OpenEMM. Auch hier steht auf der Pro-Seite, dass sie häufig nichts kosten. Des Weiteren haben sie beinahe alle anderen oben angesprochenen Funktionen auf der Feature-Liste stehen.

Eine wesentliche Einschränkung besteht aber auch hier: um das äußerst wichtige Thema Zustellbarkeit muss man sich leider selbst kümmern. Und dieses ist eng an die Reputation des E-Mail Servers geknüpft, von dem aus man seine Newsletter versendet. Eine gute Reputation bekommt dieser leider nicht über Nacht, dahinter stecken langwierige Prozesse.

Genau aus diesem und weiteren Gründen, die hier näher beleuchtet werden, ist es sinnvoll auf Anbieter zurückzugreifen, die ihre E-Mail Server mitsamt entsprechender Whitelistings und Blacklist Monitoring für Sie nutzbar machen.

Preiswerte Newsletter Tools für kleinere Unternehmen

Für Blogger wie auch für kleine und mittelgroße Firmen sind in fast allen Fällen die vom jeweiligen Anbieter gehosteten Newsletter Tools die beste Lösung.

Nicht nur, weil man weniger Probleme mit Spamfiltern hat: den Setup führt man menüsteuernd durch und kann mit recht komfortablen Editoren Anmeldeformulare erstellen und den dazugehörigen Doppel-Opt-in Prozess aufsetzen.

Doppel-Opt in bedeutet, dass der Abonnent seine E-Mail Adresse durch Klick auf einen Link in einer Bestätigungsmail erst bestätigen muss, bevor er aktiv geschalten wird.

Auch HTML-Newsletter sind dank vorgegebener Template-Layouts und WYSIWYG (What you see is what you get)-Editoren für den erfahrenen Internet-Anwender relativ einfach umzusetzen. Diese Dienste bieten in der Regel Standard-Templates, die man entsprechend anpassen kann. Ganz eigenen HTML-Code kann man damit auch versenden, dabei sollte man aber den Punkt „Besonderheiten bei der Darstellung von HTML-E-Mails“ weiter unten beachten.

Zwei Newsletter Tools, die sich sehr gut für kleinere Firmen eigenen:
CleverReach bietet neben Laufzeittarifen auch eine Prepaid-Option ohne vertragliche Verpflichtung.

Die für den deutschsprachigen Raum relevanten Whitelistings und Zertifizierungen bestehen.

Der Editor folgt einer Bausteinlogik und macht es mit seinem Design-Editor einfach Newsletter an das Branding seiner Firma anzupassen.

Negativ fällt auf, dass standardmäßig nur 0,5 MB Speicherplatz für Grafiken zur Verfügung steht, was viel zu wenig ist.

MailChimp hingegen kann mit einem Freemium Tarif punkten, der den monatlichen Versand von 12.000 kostenlosen E-Mails möglich macht (finanziert durch einen kleinen Werbebutton).

Die Bandbreite an Funktionen ist riesig und zeigt seine Stärke vor allem in der Integration mit Twitter und Facebook.

Dem gegenüber steht, dass der Anbieter in den USA sitzt und leider weder eine deutschsprachige Benutzeroberfläche noch Support auf deutsch, bietet.

Erwähnenswert sind des Weiteren noch die beiden kleineren deutschen Anbieter Flatrate Newsletter und Clever Elements.

Hier finden Sie ausführliche Testberichte zu den genannten E-Mail Marketing Anbietern.

Besonderheiten: was man beim E-Mail Marketing beachten muss

Diese folgenden beiden Themenfelder sind äußerst wichtig, vor allem für Neulinge des E-Mail Marketings.

Spamproblematik
Aufgrund der strengen Anti-Spam-Gesetze sollte man unbedingt darauf verzichten Empfänger anzuschreiben, von denen man keine eindeutige Zustimmung (Opt-in) erhalten hat. Dazu gehört auch der Kauf von E-Mail Adressen, die (angeblich) ein Opt-in besitzen. Es gibt kaum jemanden, der E-Mails in seinem Postfach für gut heißt, die von einer Firma kommen, von der er noch nie etwas gehört hat. Darüber hinaus verbieten die meisten E-Mail Marketing Tools ausdrücklich die Verwendung von Kaufadressen.

Gleiches gilt für sehr alte Kontakte oder auf Messen eingesammelten Visitenkarten – oft ist ein gültiges Opt-in nur schwer nachweisbar. Der sicherste Beweis für das erlaubte Versenden von Massen-E-Mails ist die positive Bestätigung eines Doppel-Opt-Ins, das in Ihrem Newsletter Tool dokumentiert ist.

Klar ist auch, dass der Abmeldeprozess sauber funktionieren muss. Glücklicherweise haben die guten Newsletter Tools einen Sicherheitsmechanismus, der prüft, ob damit alles in Ordnung ist. Denn kann ein Empfänger nachweisen, dass er sich abgemeldet hat und wird im Anschluss weiter angeschrieben, dann kann es teuer für Sie werden – sehr teuer.

Laut Mediengesetz ist des weiteren direkt im Newsletter ein Impressum anzugeben, genauere Informationen dazu finden Sie hier.

Besonderheiten bei der Darstellung von HTML E-Mails
Eine zweite Besonderheit beim E-Mail Marketing sind die Macken der E-Mail Clients, wie z.B. Outlook oder Lotus Notes. Wie bei Webseiten und Internet-Browsern gilt auch hier, dass ein Newsletter in verschiedenen E-Mail-Clients recht unterschiedlich dargestellt werden kann. Beispielsweise lässt der eine Client Hintergrundbilder zu, der nächste hingegen wiederum nicht.

Aus diesem Grunde bleiben die meisten netten Style Sheet-Effekte (CSS), die wir täglich auf Websites sehen, für das Medium E-Mail leider ein Traum. E-Mail-HTML basiert übrigens nach wie vor auf Tabellenstrukturen, die auf Webseiten bekanntermaßen langsam aussterben. Eine recht ausführliche Übersicht, welche Styles von welchem E-Mail Client unterstützt werden, bietet übrigens Campaignmonitor.

Zwar sind die vorgegebenen Layouts der Anbieter optimiert für die richtige Darstellung, aber 100%ig sicher sein kann man nie. Aus diesem Grunde kann man mit den beiden erwähnten Newsletter Tools einen (kostenpflichtigen) Designtest für die wichtigsten E-Mail Clients durchführen. Durch Screenshots sieht man, wie der Newsletter tatsächlich dargestellt wurde.

Tipps zur HTML Newsletter Gestaltung

Die grundsätzlichen Empfehlungen, die es auf normalen Websites zu beachten gilt, sollten besonders auch beim einem Newsletter eingehalten werden:

• Die Nachrichten scanbar machen, d.h. viel mit (Zwischen-)Überschriften und Aufzählungen arbeiten
• Zum Inhalt passende Bilder benutzen, die den Text auflockern
• Auf unseriös wirkende, blinkende Banner, GROSSBUCHSTABEN, Rechtschreibfehler und Neonfarben verzichten (einfach dem gesunden Menschenverstand folgen)

Dazu kommen aber auch Newsletter-spezifische Thematiken, die beachtet werden müssen:

• Breite nicht mehr als 620px: die Vorschaufenster der meisten E-Mail Clients sind immer noch sehr schmal und niedrig. Aus diesem Grunde gehört auch die wichtigste Aussage auch ganz nach oben.
• Text-Version nicht vergessen: insbesondere mobile Endgeräte können HTML oft nicht vernünftig darstellen
• Wahl eines sinnvollen Sendernamens (i.d.R. der Firmenname) und einer aussagekräftigen nicht zu werbelastigen Betreffzeile.
• Wenn möglich sollte das „An:“ Feld sowie die Anrede personalisiert sein
• Keine zu großen Bilder (im Sinne Breite x Höhe) verwenden: diese werden in der Regel geblockt und erst nach manueller Bestätigung im E-Mail Programm angezeigt.
• Vergeben Sie Alternativtexte für Bilder, ansonsten wird häufig nur ein hässliches rotes X angezeigt, solange der Empfänger die Bilder nicht heruntergeladen hat.
• Dateien (wie z.B. PDFs) werden in E-Mail Newslettern nicht angehängt sondern verlinkt – das mindert die Wahrscheinlichkeit der Spam-Filterung

Fazit

Sich als Einsteiger in die Eigenarten des E-Mail Marketings einzuarbeiten erfordert sicherlich einiges an Muße und Motivation. Doch die Möglichkeiten eines gut aufgesetzten E-Mail Marketing Programms sind riesig. Besonders wenn dieses klug in die bereits bestehende Online-Landschaft (Website und Social Media-Kanäle) integriert wird.

Die für kleinere Firmen verfügbaren E-Mail Marketing Tools sind inzwischen sehr erschwinglich geworden und bieten Funktionen, mit denen noch vor kurzer Zeit ausschließlich Profi Tools bestückt waren.

Idealerweise bauen Sie irgendwann einen großen Newsletter-Verteiler auf, mit Empfängern, die so zufrieden über die gesendeten Informationen oder Angebote sind, dass sie den Firmenumsatz langfristig erheblich steigern.

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Peer Wandiger

Studium der BWL und langjährige Arbeit in einem mittelständischen Unternehmen. Seit 2006 selbständig als Webentwickler und Website-Betreiber, 2007 Gründung von Selbständig im Netz.

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