Unterstützung für das eigene Business finden

Im heutigen Gastartikel gibt Bernhard Heß von seografie.de – Agentur für SEO-Beratung Tipps, wie man sich Unterstützung für das eigenes Business besorgen kann.

Viele Unternehmer gründen im ersten Schritt ein Einzelunternehmen, um die finanziellen Risiken zu begrenzen und zu testen, wie die eigene Unternehmensidee ankommt. Nach einem erfolgreichen Start kann es innerhalb kurzer Zeitspannen zu Situationen kommen, die wohl jeder Unternehmer kennt.

Die Marketing-Strategie geht auf und die Auftragsbücher füllen sich, neben dem Abarbeiten der angenommen Aufträge muss allerdings noch ein großer Berg an organisatorischen Tätigkeiten wie Terminabsprache, Rechnungslegung und Mahnwesen und natürlich die Akquise für neue Aufträge gemacht werden.

Natürlich sollte der zeitliche Aufwand in der gesamten Kalkulation der geforderten Stundensätze berücksichtigt und an den Kunden weitergeleitet werden, jedoch ist man mit der Erstellung von Rechnungen, der Buchführung und der Akquise oftmals mehr eingebunden, als man im vorhinein kalkuliert hat. Speziell bei erfolgreich im Internet agierenden Unternehmen muss viel Zeit für die Bereitstellung aktueller Inhalte und Linkbuilding eingeplant werden, damit die Seiten eine Relevanz für Suchmaschinen darstellen.

An dieser Stelle hat man die Entscheidung, an der Selbständige wohl so oft stehen: Ist es (auf Dauer) durch einen erhöhten zeitlichen Einsatz möglich, diese Aufgaben abzuarbeiten oder leidet die Qualität der ausgeführten Aufträge an der zusätzlichen Belastung? Ist mir das Geschäft die permanente Arbeit an Wochenenden und Feiertagen wert oder ist die Zeit mit der Familie der Ausgleich und in der Wichtigkeit genau so hoch anzusetzen?

Viele selbständige Einzelkämpfer trösten sich mit der Aussicht, dass jemand eingestellt wird, “wenn es läuft”, vergessen allerdings, dass es aufgrund des Preiskampfes des Wettbewerbes und der Grenzen der Leistungsfähigkeit eines Einzelnen unendlich schwer ist, soviel Geld einzuarbeiten, dass die Vollzeit-Beschäftigung eines Einzelnen für einen gewissen Zeitraum trotz aller Eventualitäten abgesichert ist.

Daher ist es in solchen Phasen wichtig zu erkennen, dass viele anfallende Arbeiten durch externe oder interne Unterstützung übernommen werden können und dem Unternehmer die Zeit und Ruhe für die Abwicklung der wirklich wichtigen Arbeiten übernehmen können.

Im folgenden Beitrag sollen einige Möglichkeiten genannt werden, wie man an Unterstützung für das eigene Business kommt, dazu sollen die Vor- und Nachteile beschrieben und eine mögliche Herangehensweise aufgezeigt werden.

1. Studenten

Viele Studenten müssen im Rahmen Ihres Studiums ein betriebliches Praktikum absolvieren, quasi um den Kontakt zur Basis aufzubauen und praktische Erfahrungen zu sammeln. Auf der Suche nach Praxispartnern orientieren sich die meisten Studenten an Aushängen in Ihren Fakultäten, reagieren auf Einträge in der Stellenbörse des Studentenwerkes oder schreiben im Optimalfall die Firmen Ihrer Wahl direkt an – allerdings sind das in den meisten Fällen die bekannten Firmen und nicht das Einzelunternehmen des selbständigen Gründers.

Diese Praktika werden meist mit einer Dauer von 240 Stunden (6 Wochen) abgewickelt, in besonderen Fällen können aber auch langfristige Praktika bis zu einem Jahr Dauer abgeschlossen werden. Eine Vergütung ist nicht zwingen vorgeschrieben, als Motivationsanreiz könnte hier eine Vergütung, beispielsweise auf Provisionsbasis ausgehandelt werden.

Um den passenden Studenten als Ergänzung und Unterstützung für das eigene Geschäft zu finden, sollte man sich zunächst überlegen, welche Aufgabenfelder man durch ihn abdecken möchte und wie man die zur Verfügung stehenden Stunden bestmöglich für das eigene Geschäftsmodell nutzen und dem Studenten noch praktisches Wissen vermitteln kann.

Sucht man beispielsweise jemanden, der beim Vertrieb hilft, sollte man sich einen Studenten aus dem Bereich Marketing suchen, idealerweise also mit Universitäten und Fachhochschulen aus der Region Kontakt aufnehmen, die betriebswirtschaftliche Studiengänge anbieten. Soll ein Internetportal mit Content aufgebaut werden, könnte man sich beispielsweise Studenten aus der Richtung Germanistik/Journalismus als tatkräftige Unterstützung holen. Und will der Elektriker einen Helfer für die 6-wöchige Großbaustelle, wäre natürlich der Studiengang Elektrotechnik hervorragend geeignet.

Als betrieblicher Partner benötigt man keine besonderen Voraussetzungen, lediglich sollten die Inhalte und Zielstellungen eines Praktikums festgelegt und beim Fachschaftsrat zur Prüfung eingereicht werden. Nach der Genehmigung des Praktikums wird eine Ausschreibung des Praktikumsplatzes am Aushang in der Fakultät platziert und eventuell auch über den Verteiler an geeignete Studenten weitergereicht. Nach kurzer Zeit sollten die ersten Bewerbungen kommen und man wählt sich den passenden Bewerber aus.

2. Fachoberschüler

Auch an Fachoberschulen wird im dualen System ausgebildet, d.h. es wechseln sich die theoretischen Phasen der schulischen Ausbildung mit praktischen Phasen ab, die in einem Partnerbetrieb abzuleisten sind. Hier ist es möglich, dass die Fachoberschüler mehrere praktische Phasen in einem Betrieb ableisten, d.h. die Mühe einer gründlichen Einweisung kann sich lohnen, indem der Praktikant regelmäßig wiederkehrt und für die Firma tätig wird.

Gegenüber Studenten ist es oftmals so, dass mit Fachoberschülern wesentlich jüngere Jahrgänge kommen, die mitunter noch in einer Orientierungsphase stecken und daher weniger motiviert sind, die ihnen übertragenen Aufgaben zur vollsten Zufriedenheit zu lösen. Gleichzeitig sollte man darauf achten, dass viele Fachoberschüler noch nicht über die eventuell notwendige Mobilität verfügen, um im eigenen Betrieb tätig zu werden.

Die Vorgehensweise bei der Suche nach einem geeigneten Fachoberschüler ist ähnlich wie bei der Suche nach einem Studenten – zunächst sollte die Überlegung vorangestellt werden, welche Aufgabenfelder der Praktikant übernehmen kann, dementsprechend sollte dann der möglichst telefonische Kontakt zu regional ansässigen Fachoberschulen gesucht werden, die Einzelheiten und Formalitäten dann direkt abklären. Im Regelfall wird hier ein Aushang am schwarzen Brett platziert, im Optimalfall wird das Angebot des Praktikumsplatzes direkt im Jahrgang vorgestellt oder an Fachoberschüler gereicht, die bisher noch keinen Praktikumsplatz gefunden haben.

In der Regel ist eine Vergütung nicht zwangsläufig vorgesehen, natürlich kann man auch Fachoberschüler mit der Aussicht auf eine Entlohnung für geleistete Arbeit motivieren.

3. Auszubildende

Meiner Ansicht nach kommt der Auszubildende nicht als Unterstützung für einen Einzelunternehmer in Frage, zu viele Formalitäten, zu hohe Kosten und viele Ausfallzeiten sind hier zu berücksichtigen.

Aber der Reihe nach:

Um einen Lehrling ausbilden zu können, benötigt man zunächst eine Ausbildereignung. Einem 115 Stunden umfassenden Lehrgang für die Ausbilderberechtigung (450,00 Euro Gebühr), der mit einer Prüfung (Prüfungsgebühr 155,00 Euro) abgeschlossen werden muss, geht eine Betriebsbesichtigung und der Nachweis der langjährigen Berufserfahrung voraus. Während die Berufserfahrung in der Regel bei Selbständigen vorhanden ist, sollte schon bei der Betriebsbesichtigung der separate Arbeitsplatz für den Auszubildenden vorhanden sein und je nach Ausbildungsgang das entsprechende Equipment. So sollten beispielsweise für einen Mediendesigner, verschiedene Druckmaschinen & Plotter sowie unterschiedliche Software zur Verfügung stehen, was in der Praxis meist in Einzelunternehmen aufgrund hoher Anschaffungs- und Investitionskosten nicht machbar ist.

Mit der Ausbildereignung darf man dann Lehrlinge für einen Bereich ausbilden, sollte aber berücksichtigen, dass für die Auszubildenden neben der monatlichen Ausbildungsvergütung auch Arbeitgeberanteile für Versicherungen entrichtet werden müssen. Weiterhin muss in Betracht gezogen werden, dass der Lehrling entweder für ein oder zwei Tage wöchentlich oder wochenweise für die theoretischen Ausbildung freigestellt werden muss, dazu kommen überbetriebliche Ausbildungsgänge und Urlaube und Fehlzeiten durch Krankheit, in denen die regelmäßige Ausbildungsvergütung samt Arbeitgeberanteilen weitergezahlt werden muss. Dementsprechend muss man die vermeintlich geringen monatlichen Kosten mit einem Faktor für die Fehlzeiten multiplizieren.

Unter Umständen gibt es Förderungen für die Ausbildung, diese ist im Einzelfall mit den zuständigen Behörden (IHK, HWK) abzuklären.

4. Teilzeitkräfte

Um Entlastung in das eigene Business zu bringen, sich permanent wiederholende Fleißarbeiten auszulagern oder um Tätigkeiten geringerer Priorität zu übergeben, die nicht die vollen kreativen und unternehmerischen Fähigkeiten erfordern, aber dennoch für die Existenz der Unternehmung von Wichtigkeit sind, ist die Beschäftigung einer Teilzeitkraft ein überschaubares Risiko.

Neben dem Schalten von Annoncen, Inseraten in Stellenbörsen oder dem Veröffentlichen von Stellenbeschreibungen auf der eigenen Internetseite ist es eine praktikable Vorgehensweise, für die Suche nach den geeigneten Kandidaten Kontakt mit dem Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit aufzunehmen. Während man als Arbeitsloser meist lange auf Termine warten muss, ist der Arbeitgeberservice in Deutschland froh über jede Stelle, die geschaffen werden soll und steht mit Rat und Tat zur Seite.

Um herauszufinden, unter welcher Berufsbezeichnung die gewünschte Fachkraft zu finden sein soll, empfiehlt sich ein Besuch bei BERUFENET.

Hier kann man mit Stichwörtern der zu erledigenden Tätigkeiten nach den entsprechenden Berufsbezeichnungen suchen und die Berufsbezeichnung auswählen, die am besten auf das zu erfüllende Stellenprofil passen soll.

Mit der Berufsbezeichnung wird über den Arbeitgeberservice ein sogenannter “Vermittlungauftrag” gestartet – dazu wird der entsprechende Vordruck ausgefüllt, in dem Informationen wie die Stellenbeschreibung, gewünschte Kenntnisse, der Ausbildungsgrad, die wöchentliche Arbeitszeit, der Stundenlohn und weitere Pflichtfelder hinterlegt werden.

Der Vermittlungsauftrag ist die Grundlage für ein Stellenangebot, welches auf dem Portal der Arbeitsagentur – anonym, wenn gewünscht – veröffentlich wird. Gleichzeitig werden über die Kartei geeignete Kandidaten aus der Region gesucht und direkt angeschrieben.

Nach kurzer Zeit kommen Bewerbungen auf den gewünschten Kanälen herein, aus denen sich man den geeigneten Kandidaten aussuchen kann. Um diesen auf Herz und Nieren zu prüfen, ist es möglich, eine “Trainingsmaßnahme zur Eignungsfeststellung” durchzuführen, die von einer Woche bis zu 6 Wochen dauern kann. Von einer Arbeitslosigkeit des Kandidaten ausgehend, werden die Kosten für diese Eignungsfeststellung von der Arbeitsagentur getragen, es ist sogar möglich, den Bewerber bei Eignung im Rahmen seiner Arbeitslosigkeit noch zu Schulungen zu schicken, die ihm die das Antreten an der Stelle erlauben.

Bei Nichteignung ist es möglich, den Bewerber abzulehnen und weitere Kandidaten zu prüfen. Neben möglichen Zuschüssen für die Beschäftigung eines Arbeitslosen, die im Einzelfall überprüft und mit der Arbeitsagentur abgestimmt werden müssen, empfiehlt sich zu prüfen, ob Bewerber über 50 Jahre für die Tätigkeiten in Frage kommen – hier wird speziell gefördert.

Die Beschäftigung von Teilzeitkräften ist zu empfehlen, wenn längerfristig Aufgaben auszulagern sind, bei denen die Kosten für die Übernahme für externe Dienstleister vergleichsweise viel höher sind oder bei denen der Umgang mit sensiblen Firmeninterna, die das eigene Haus nicht verlassen sollen, gefragt ist.

5. Vollzeitbeschäftigung

Der Ablauf bei der Suche nach Vollzeitkräften entspricht der Suche nach Teilzeitkräften. Wenngleich im Ausbau des Business wie anfangs beschrieben eher selten der Sprung von einem Einzelkämpfer ohne größere finanzielle Reserven oder Kredite gelingt, so kann manchmal auch eine Vollzeitkraft mit Arbeit und Aufträgen ausgelastet und damit das Geschäft zügig vorangetrieben werden.

Genau wie bei der Beschäftigung von Teilzeitkräften geht hier der Weg über Stellenanzeigen, Inserate und den Arbeitgeberservice, hier sollte genau wie bei der Beschäftigung von Teilzeitkräften von vornherein Hilfe bei der Kalkulation der gesamten Betriebskosten durch den Arbeitnehmer in Anspruch genommen werden.

Neben Versicherungen, Steuern, Urlaubstagen und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall müssen bei der Erstbeschäftigung von Arbeitnehmern viele Details geklärt werden. Für Fragen steht der Arbeitgeberservice der Agentur für Arbeit auf jeden Fall gern zur Verfügung.

6. Arbeitnehmerüberlassung / Zeitarbeit

Auch die Zeitarbeit kann eine Möglichkeit der Entlastung für das eigene Geschäft und die eigene Zeit bringen. Hier handelt es sich um “eine Form des drittbezogenen Personaleinsatzes“, bei der ein festes Stundenkontingent an Personal zu bestimmten Zeiten gebucht wird – es wird hier nur die Leistung abgerechnet, die tatsächlich gearbeitet wurde. Als Unternehmer hat man fallen hier nur die Kosten, meist Stundensätze für die ihm überlassenen Arbeitnehmer an.

In den wenigsten Fällen hat man Einfluss auf die Auswahl der Arbeitnehmer, man kann hier nur die notwendigen Kenntnisse und Qualifikationen angeben, die Arbeitskräfte werden gestellt. Zwar entfallen hier die Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall und für Urlaub; es wird Ersatz gestellt, jedoch kann man durch wechselnde Arbeitskräfte auch Unruhe in die eigenen Reihen bringen und sollte keine Leistungen auslagern, für die lange Einarbeitungszeit und viele Stunden der Kenntnisvermittlung aufgewendet werden müssen.

Durch relativ niedrige ausbezahlte Stundenlöhne der Leiharbeiter wird Personalleasing meist nur bei handwerklichen, industriellen und Montagetätigkeiten umgesetzt, oft sind die Leiharbeiter deshalb unzufrieden und dementsprechend unmotiviert.

7. Callcenter / Virtuelle Assistenten

Das Auslagern von Tätigkeiten an externe Dienstleister ist die einfachste Art, sich Freiraum zu schaffen.

Getreu dem Sprichwort: “Wer alles selber machen will, muss bald alles selber machen” ist es nicht nur die Kunst des Leben, sondern auch die Kunst des Arbeitens, Loslassen zu können.

Das Beauftragen von Callcentern, anderen Firmen und Dienstleistern und die Arbeit mit virtuellen Assistenten, die in diesem Blog schon oft beschrieben wurde, ist die gängigste Methode, um temporäre Auftragsspitzen abzudecken und birgt das wenigste Risiko.

Fazit

Gemessen an der eigenen Zielstellung sollte man sich fragen, wo man steht und wo man hin will und sich dementsprechend an den Möglichkeiten für die sinnvolle Ergänzung der Arbeitskraft des eigenen Unternehmens orientieren.

Natürlich sind die persönlichen Fähigkeiten und der Einsatzwille des Praktikanten/Arbeitnehmers in allen Fällen von entscheidender Bedeutung. Oftmals leistet ein hoch motivierter und gut eingearbeiteter Student einen entscheidenden Beitrag für den Ausbau des Unternehmens.

Man sollte sich also hinreichend über die Möglichkeiten informieren und gegebenenfalls mehrere Bewerber mit Ruhe testen, als sich von vorneherein auf die falsche Lösung festzulegen.

Über den Autor

Bernhard Heß ist selbständiger SEO-Berater und Dienstleister im Bereich der Suchmaschinenoptimierung aus Thüringen. Neben der Tätigkeit als Berater widmet er sich dem Aufbau und der Pflege eigener Internetprojekte, um in permanentem Kontakt mit dem Ranking-Algorithmus und dessen Veränderungen zu stehen.

Sein Unternehmen “Seografie” ist das Ergebnis des Wunsches, die Grenzen der Festanstellung als Inhouse-SEO eines Versandhauses zu verlassen, um eigene Ideen umsetzen zu können.

Besondere Herausforderungen sind die die täglichen Veränderungen in einer immer noch neuen Branche und der damit verknüpfte Aufbau von Kontakten und Netzwerken.

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Peer Wandiger

Studium der BWL und langjährige Arbeit in einem mittelständischen Unternehmen. Seit 2006 selbständig als Webentwickler und Website-Betreiber, 2007 Gründung von Selbständig im Netz.

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