Zeitmanagement – Meine Tipps und Erfahrungen für den Arbeitstag

Zeitmanagement - Meine Tipps für den ArbeitstagIch betreibe mein Business noch immer ganz allein und dennoch schaffe ich eine Menge.

Da immer wieder Leser fragen, wie ich das alles hinbekomme, ohne 24 Stunden durchzuarbeiten, möchte ich in diesem Artikel ein paar Einblicke und Tipps geben.

Zudem gehe ich generell auf das Thema Zeitmanagement ein.

Zeitmanagement – Was ist das?

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Zu allererst stellt sich die Frage, was Zeitmanagement überhaupt ist.

Bei der klassischen Definition geht es im Grunde darum, in der zur Verfügung stehenden Zeit die anstehenden Aufgaben und Termine zu erledigen.

Diese Definition eignet sich für Selbständige aber nur bedingt, da sowohl die Aufgaben und Termine als auch die zur Verfügung stehende Zeit relativ flexibel sind.

Gerade das ist ja oft das Problem. Die Zahl der Aufgaben wächst und wächst und man investiert immer mehr Zeit in die Erledigung, wird aber irgendwie nicht fertig.

Meine Erfahrungen

Das ging mir auch schon so. Zu Beginn gab es noch relativ wenig zu tun. Ich war auf der Suche nach neuen Kunden und habe ein paar Kundenaufträge umgesetzt.

Nach kurzer Zeit stieg der Arbeitsaufwand und ich mache mehr Überstunden, um alle Kundenprojekte, aber auch andere Aufgaben, die ich mir vorgenommen habe, zu erledigen.

Das führte dazu, dass ich irgendwann fast nur noch gearbeitet habe. Jeden Tag bis in die Nacht und auch viel am Wochenende. Das hat mit der Zeit nicht nur an meiner Gesundheit gekratzt. Ich habe trotzdem nicht alles geschafft.

Ich habe versucht dem entgegenzusteuern und in mittlerweile 9 Jahren Selbständigkeit ganz gute Wege zum Zeitmanagement gefunden.

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Meine Zeitmanagement-Tipps

Die folgenden Tipps basieren auf meinen persönlichen Erfahrungen und sollen nur Einblicke geben. Jeder muss für sich den passenden Weg finden, kann sich aber natürlich Anregungen holen.

Ich nutze eine Vielzahl kleiner Methoden und Maßnahmen, die sich auch immer mal wieder ändern können:

  • ToDo-Liste
    Ein wichtiger Bestandteil ist meine ToDo-Liste für den Tag. Ich nutze gelbe PostIt-Zettel, um mir meine Aufgaben für den Tag zu notieren. Dabei versuche ich bereits Prioritäten zu setzen. Ganz nach oben kommen die wichtigsten Aufgaben, die ich unbedingt schaffen will. Nach unten nimmt die Wichtigkeit ab.

    Kleine Zettel sind gut, da ich dadurch schon vom Platz her gezwungen werde mir nicht zu viel vorzunehmen.

  • Kleine Aufgaben
    Ich versuche mir relativ kleine Aufgaben zu setzen. Also nicht “Website erstellen und fertig machen”, sondern “WordPres installieren”, “Layout anpassen”, “2 Texte schreiben” etc..

    Kleine Aufgaben sind viel einfacher zu erledigen und man hat auf diese Weise schneller Erfolgserlebnisse. Außerdem schrecken kleine Aufgaben nicht so ab.

  • Feste Arbeitszeiten
    Da ich Kinder habe muss ich früh sowieso pünktlich raus und nachmittags muss ich mich auch wieder um sie kümmern. Das sorgt für relativ feste Arbeitszeiten. Zudem hilft es dabei auch dann pünktlich auf Arbeit zu sein, wenn ich mal nicht so große Lust habe.

    Zudem sind feste Feierabendzeiten sehr wichtig, um Aufgaben schnell und effizient zu erledigen. Nichts sorgt mehr für Verzögerungen, als wenn man weiß, dass man bis in die Nacht arbeiten kann.

  • Eat that Frog
    Meine Methode für die erste Tagesaufgabe hat sich ebenfalls bewährt. Ich starte mit der Aufgabe, die am aufwändigsten erscheint oder die ich nicht gern mache.

    Hat man diesen “Frosch erstmal geschluckt”, dann arbeitet es sich den restlichen Tag deutlich entspannter und man hat den Kopf frei.

  • Telefon, Internet, Mails
    Ablenkung ist ein großer Feind im Zeitmanagement. Deshalb bevorzuge ich z.B. Mail gegenüber Telefon. Zudem schaue ich nicht ständig nach neuen Mails.

    Gleiches gilt für Social Media, RSS-Feeds und Co. So wenig wie möglich Ablenkung ist für mich wichtig.

  • Organisiert
    Früher war ich auch jemand, der recht locker mit organisatorischen Dingen umgegangen ist. Der Spruch “Wer Ordnung hält ist zu faul zum suchen” galt auch für mich.

    Aber die Zeiten ändern sich und man hat einfach nicht mehr die Zeit zum Suchen und zudem muss man sich um deutlich mehr Dinge kümmern.

    Mittlerweile notiere ich alles, was es zu tun gibt und führe einen Kalender mit allen anstehenden Terminen und Aufgaben.

    Zudem arbeite ich organisiert und mache nicht einfach irgendwas, was mir gerade einfällt. Priorität hat die ToDo-Liste.

  • 80:20 Regel
    Über die 80:20 Regel, bzw. das Pareto-Prinzip, habe ich bereits einiges geschrieben.

    Es geht dabei einfach darum, das wirklich Wichtige zu erledigen und das Unwichtige sein zu lassen. Leider ‘basteln’ viele Selbständige an Details, die nicht wirklich entscheidend sind. Das kostet Zeit.

  • Workflows
    Regelmäßige Workflows zu entwickeln spart Zeit. Es gibt in jedem Business wiederkehrende Aufgaben und je mehr man diese in einen bestimmten Workflow “pressen” kann, umso schneller kann man diese erledigen.

    Allerdings versuche ich an den Workflows immer mal wieder was zu verändern, damit keine Langeweile aufkommt.

  • Wochen-Rhythmus
    Ich versuche zudem die Wochentage mit Schwerpunkten zu versehen. So ist z.B. bei mir der Mittwoch der Tag, an dem ich meist an anderen Projekten arbeite.

    Zum einen sorgt so ein Tagesschwerpunkt dafür, dass man mehr schafft, aber es sorgt auch für eine angenehme Abwechslung, wenn man nicht jeden Tag dasselbe macht.

  • Anfangen
    Sehr wichtig ist es zudem einfach anzufangen. Viele schieben Aufgaben vor sich her und wundern sich am Ende, warum sie nicht fertig werden.

Zurückschalten

All diese kleinen täglichen Tipps und Kniffe helfen mir dabei meine Aufgaben zu schaffen und kaum noch Überstunden zu machen. Hin und wieder ist das natürlich Okay, aber eben nicht dauerhaft.

Doch um aus dem Teufelskreis von mehr Aufgaben und mehr investierter Zeit herauszukommen, sollte man eine generell andere Herangehensweise an die Arbeit wählen.

Viele versuchen noch mehr zu schaffen und noch besser jede Minute zu nutzen. Das ist aber unter dem Strich zumindest für mich die falsche Herangehensweise gewesen.

Apps, Smartphone, Tools und mehr haben zwar im ersten Moment geholfen und in Maßen sind diese auch sinnvoll, aber es ist ein Trugschluss, dass noch mehr Technik uns hilft weniger zu arbeiten. Stattdessen wird dadurch alles noch schneller und die Informationsüberflutung steigt. All dass sorgt meist dafür, dass man doch mehr arbeitet.

Deshalb sollte man eher versuchen zurückzuschalten und sich weniger vornehmen.

  • Fokussierung
    Nur eine Aufgabe und kein Multitasking. Zu letzterem sind wir nämlich gar nicht in der Lage.

    Und wie schon gesagt keine Ablenkung.

  • Prioritäten setzen
    Ganz wichtig ist es Prioritäten zu setzen. Was ist wirklich wichtig und was bringt mein Business wirklich voran?

    Es ist erstaunlich und befreiend wenn man feststellt, was alles eigentlich gar nicht notwendig ist.

  • Weniger planen, mehr freie Zeit nehmen
    Wer bereit ist den ganzen Tag bis in die Nacht zu arbeiten wird das auch tun.

    Das bekannteste Parkinsonsche Gesetz geht genau darauf ein. Die Arbeit wird sich genauso ausdehnen, wie man Zeit für ihre Erledigung hat. Deshalb sind feste Feierabendzeiten so wichtig.

  • Trennung Arbeit/Privat
    Ich habe viele Jahre im Heimbüro gearbeitet und da fiel es mir zu Anfang schwer Arbeit und Privatleben zu trennen.

    Mit der Zeit ging es besser, aber erst jetzt, da ich im externen Büro arbeite, kann ich wirklich abschalten und meine Freizeit genießen.

  • Selbstbestimmt
    Viele Selbständige begeben sich in gewisse Abhängigkeiten, weil sie große Kunden haben und diese nicht verlieren wollen. Also wird sofort alles fallen gelassen, wenn diese was wollen.

    Das ist nicht sehr hilfreich. Deutlich freier und zufriedener ist man, wenn man das Gefühl hat wirklich selbstbestimmt arbeiten zu können. Dann kann man seine Aufgaben und Termine auch viel besser planen.

Weitere Tipps

Wie schon am Anfang gesagt. Es muss jeder selbst austesten, was für ihn oder sie am besten funktioniert.

So hat ein Leser meines Forums ein paar Tipps zum Arbeiten in Intervallen gegeben. Ähnliches wird auf chetansurpur.com behandelt.

Für mich selbst ist das nichts, da ich viel Zeit ins Schreiben von Artikeln investiere und froh bin, wenn ich einmal im Schreibflow bin. Aber dem einen oder anderen hilft es vielleicht.

Ich probiere dennoch immer mal wieder neue Dinge aus und stelle andere Sachen auf den Prüfstand. Wirklich fertig ist man mit dem eigenen Zeitmanagement nie.

Was haltet ihr von Freizeit?

  • Freizeit ist mir sehr wichtig. Nur dann kann ich wieder richtig arbeiten. (57%, 221 Stimmen)
  • Je nach Auftragslage kann ich mir Freizeit leisten oder nicht. (27%, 105 Stimmen)
  • Freizeit für Selbständige? Das gibt es nicht! (16%, 60 Stimmen)

Teilnehmerzahl: 386 (1 Stimmen)

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Business Ideen
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17 Gedanken zu „Zeitmanagement – Meine Tipps und Erfahrungen für den Arbeitstag“

  1. Ich drucke mir jeden Freitag eine Art Stundenplan für die nächste Woche aus.

    Hier werden Pflichtaufgaben manuell eingetragen. Danach kommen meist Aufgaben für meine privaten Seiten. Ich trage immer lieber ein bisschen zu viel, als zu wenig ein, da ich mir sonst zu viel Zeit lasse oder mich ablenken lasse.

    Am Ende steht immer eine “Wochenaufgaben”, das heißt, wenn ich mit meinen Aufgaben des Tages durch bin, widme ich mich den Rest der Zeit mit dieser Aufgabe.

    Ist ein ganz gutes System finde ich. Allerdings finde ich die Idee mit den Post-It-Zetteln auch gut. So merkt man richtig, dass man was schafft, wenn man den Zettel wegwerfen kann. :)

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  2. Danke für die tollen Tipps. Werde versuchen es auch ähnlich zu gestalten.
    Im Moment ist es oft so, dass ich so viele verschiedene Dinge machen will (am besten zugleich^^) und am Ende schafft man dadurch viel weniger, da einem die vielen Dinge eher lähmen.
    Ist allerdings in letzter Zeit bei mir schon viel besser geworden, da ich mir genauere Aufgaben vorgebe und die seit kurzer Zeit die App “Get Shit Done!” verwende.

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  3. Gutes Timing für so einen Artikel, Peer.

    Für mich wird es auch langsam spannend auf LBN. Wir wollen super viel umsetzen und müssen uns wirklich zurückhalten und priorisieren, damit wir nicht 1000 Sachen so halbgar erledigen sondern lieber ein paar, aber dann RICHTIG.

    Zum Glück sind wir ein eingespieltes Team und können uns gegenseitig pushen und Arbeit abnehmen, wenn noch zu viel anderer Kram anliegt aber es ist auf jeden Fall ein dicker, fetter Punkt auf der To-Do-Liste, dass wir unsere Workflows effizient gestalten und den Fokus auf die wichtigen Dinge legen.

    Liebe Grüße von LBN
    Dennis

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  4. Die Idee mit den Post-Its ist super! Ich klebe sie mir immer an meinen Bildschirm und arbeite sie dann ab, so vergesse ich nie etwas.

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  5. Hallo Peer,

    danke für den informativen Artikel! Ich habe mich schon öfters in meinem Leben mit Zeitmanagement auseinandergesetzt und ich finde es sinnvoll, mein Wissen darüber alle paar Monate aufzufrischen. Da ich mich öfters dabei erwischt habe, wieder in alte Trotts zu verfallen, wie das Wichtigste nicht zuerst zu machen etc.
    Ich habe vor kurzem meine erste eigene Website ins Netz gestellt und musste dabei noch einmal feststellen wie wichtig Selbsdisziplin und Struktur ist.

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  6. Ohne GUTES Zeit Managment bleibt wohl jeder Freiberufler irgendwann hängen. Was mir besonders gut gefallen hat: das Privatleben nicht ausklammern.

    Nicht nur ein Freiberufler, sondern sogar Agenturen profitieren von Ausgeglichenheit. Das unterschätzen die meisten in dieser Branche. Zu leicht kann man mal am eigentlichen Feierabend, doch mal die emails checken.

    Gut wie du das hier nochmal betont hast!

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  7. @Fernandez
    Mit Agenturen stimme ich voll zu. Bei zum Teil sehr kurzen Entwicklungszeiten ist vor allem Priorisierung durch Pareto wichtig.

    @Peer
    Könntest du vielleicht deine Print-CSS anpassen? Markieren, kopieren und in Word einfügen kostet immer Zeit ;)

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  8. Hallo Peer,

    ziemlich beruhigend, dass bei dir Apps und Co auch nicht den Arbeitsalltag beherrschen, was dein Zeitmanagement betrifft. Hatte bisher das Gefühl, dass jeder damit Zeit “spart” und nur ich noch nicht die richtige App für mich gefunden habe oder ich einfach zu wenig “kompatibel” für sowas bin.
    Papier und Stift sind halt ab und an immernoch super:)

    Sonnige Grüße aus dem Süden:),

    Yvonne

    Antworten
    • Hallo Peer,

      obwohl ich mich persönlich sehr als “tool-gesteuert” bezeichnen würde (das ist auch mein aktuelles Business-Thema), finde ich Deine Tipps sehr pragmatisch und auch wohltuend. Gerade dieser Kontrast zur Total-Digitalisierung gibt mir Anregungen und macht mich auch ein Stück nachdenklich. Adjustierung ist ja auch manchmal empfehlenswert.

      Einen Tool-Tipp möchte ich aber trotzdem loswerden. Ich bin vor ein paar Monaten bei den To-DO’s von Omnifocus auf Wunderlist umgestiegen und kann konstatieren – das war eine gute Entscheidung.

      Gruß aus Hamburg

      Uwe

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  9. Kein Wunder, dass du so viel schaffst. Das ist ja wirklich perfekt organisiert!

    Sonnige Grüße aus dem Süden auch von mir :-)

    Sabine

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  10. Seit dem ich vor einem Jahr das erste Mal bei dir vom 80/20 Prinzip gelesen habe, habe ich danach mein Leben umgestellt. Es hat mein Leben so viel effizienter gemacht, dass ich nun auch das Pareto-Prinzip weiter empfehle.

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  11. Hi, klasse Artikel, gerade dein Synonym “Eat The Frog” sollte vielleicht ganz oben stehen. Unterbewusst (und genau dieses Bewusstsein sollt die Tagesordnung nur wenig Steuer) ist es nur all zu menschlich die Prioritäten zu den angenehmen Aufgaben zu legen. Also muss man bei der Periodisierung der Aufgaben sehr sachlich bleiben. Vielleicht sollte also auch noch ein Punkt beim Zeitmanagement heißen: Schau in den Spiegel und beurteile, ob du objektiv und sachlich Entscheidest. Ich werde mich nun vielleicht wieder besinnen wieder öfter (und von nun an zuerst) das glitschige Krötentier zu vertilgen. LG

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  12. Mir hat das Buch die 4 Stunden Woche von Tim Ferriss sehr geholfen. Er gibt sehr nützliche Tipps was das Zeitmanagement angeht. Die automatische Antwort auf E-mails mit dem Hinweis, dass man diese erst am Freitag alle beantwortet setze ich schon seit 3 Monaten bei manchen Personen ein.

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  13. Ich persönlich plane immer nur zwei Tage im Voraus. Dabei haben sich einige der Empfehlungen vollauf bewährt: planen, was man schaffen möchte und das Ganze in kleine Aufgabenblöcke unterteilen; Korrespondenz lieber per E-Mail als telefonisch und alle Anfragen gebündelt checken statt sich permanent ablenken zu lassen. Ich kalkuliere immer auch etwas Spielraum mit hinein, falls doch mal etwas länger dauert als vermutet. Und ich versuche, Sonntags nicht zu arbeiten und Samstag zumindest nur überschaubare, “leichte” Aufgaben zu erledigen.

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  14. Sehr guter Artikel!
    Bin gerade wieder daufgestoßen,hatte ihn während meiner letzten Prüfungsphase gelesen und er hat mir sehr geholfen!

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  15. Ich lese mir Deinen Beitrag schon zum zweiten Mal durch. Lange habe ich überlegt was zu mir passen kann, ich mache das mittlerweile so, dass ich mit dem Google Kalender arbeite.

    Ich trage jeden Abend den nächsten Arbeitstag ein, schätze ab wie lange eine Arbeit dauert. Meinetwegen 4 Stunden Beiträge schreiben, 2 Stunden E-Mails bearbeiten etc. und fülle mir so den Tag, meistens 10 bis 12 Stunden. (Ich fange Morgens um 6 an).

    Während des Tages schaffe ich manche Aufgaben schneller, manche brauchen mehr Zeit aber meistens bin ich mit dem, was ich mir vorgenommen habe nach 8 bis 9 Stunden fertig. Ich fighte sozusagen jeden Tag gegen die Uhr. Okay, gerade wenn man eine Nischenseite aufbaut klappt das nur bedingt :-)

    Post Its sind auch ne tolle Idee, aber ich bin so der aufgeräumte Schreibtisch Typ, ich hasse es, wenn hier was rumfliegt.

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