Neue Funktionen für lexoffice, Vorteile einer Online-Buchhaltung, typische Fehler und mehr

Neue Funktionen für lexoffice, Vorteile einer Online-Buchhaltung, typische Fehler und mehrIch nutze die Online-Buchhaltung lexoffice seit vielen Jahren für das Schreiben von Rechnungen und mehr. Ich bin damit sehr zufrieden.

Deshalb ist es mal wieder Zeit auf neue Funktionen und hilfreiche Features von lexoffice* zu schauen und aus diesem Grund habe ich ein Interview mit lexoffice dazu geführt. Unter anderem geht es darin um typische Fehler, die von Selbstständigen in der Buchhaltung gemacht werden.

Zudem gibt es ein exklusives Test-Angebot für Leser von Selbstständig im Netz.

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lexoffice Funktionen, typische Fehler und mehr

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Ich nutze lexoffice mehrmals in der Woche, um z.B. Angebote zu schreiben, Rechnungen auszustellen, Zahlungseingänge zu verfolgen und auch meine monatliche Buchhaltung abzuarbeiten.

Dabei war ich vor ein paar Jahren noch skeptisch, ob ein Online-Service dafür geeignet ist, denn vorher habe ich klassische Windows-Software für das Schreiben von Angeboten und und Rechnungen genutzt.

Doch ich konnte mich sehr schnell von den Vorteilen von lexoffice überzeugen und auch von der Handhabung und der Usability hatte ich sehr schnell einen positiven Eindruck. Heute kann ich mir gar nicht mehr vorstellen ein lokal installiertes Tool zu nutzen, denn die Updates, die Einschränkungen auf einen PC und die dann zusätzliche Datensicherung haben früher doch genervt. All das ist bei einem Online-Service nicht notwendig und das habe ich zu schätzen gelernt.

Im folgenden Interview mit lexoffice geht es um die grundlegenden Funktionen, für wen lexoffice eine gute Lösung ist und unter anderem auch welche Fehler viele Selbstständige bei der Buchhaltung machen.

Was ist lexoffice und seit wann gibt es den Service?

lexoffice* ist eine Online Software aus dem Hause Lexware.

Gestartet als Cloud-Buchhaltungslösung, mit der Anwender ihre Buchhaltung erledigen, hat sich lexoffice zur offenen Unternehmensplattform entwickelt, auf der immer mehr Geschäftsbeziehungen zusammenlaufen:

  • Über Softwareanbindungen von Partner und die Public API ist der Funktionsumfang flexibel und individuell erweiterbar.
  • Über den Zugang für Steuerkanzleien arbeiten heute schon über 50.000 Steuerberater über lexoffice mit ihren Mandanten zusammen.
  • Durch Kooperationen mit wichtigen Banken regelt lexoffice auch die Beziehungen zu Zahlungsdiensten.

An der mehrfach zertifizierten Software lexoffice schätzen die Anwender die klare Benutzerführung, die Vorzüge der Automatisierung und die mobile, geräteunabhängige Anwendung. Das bedeutet für sie, komfortabel die komplizierten Behörden-Vorgaben zu erfüllen, Durchblick bei den Finanzen zu behalten und mehr Zeit für das eigene Kerngeschäft zu haben.

Welche Funktionen bietet lexoffice für Selbstständige und Unternehmen?

Alle unternehmerisch kaufmännischen Prozesse werden durch lexoffice unterstützt. Dies reicht von der Erstellung von Angeboten, über die mobile Belegerfassung per Foto mit dem Smartphone, die einfache Kontakdatenverwaltung, eine Rechnung per One-Klick oder als automatisierte Serienrechnung, bis hin zur Mahnung, der Lohnabrechnung oder steuerlichen Elster-Meldungen und Auswertungen wie EÜR und GuV.

Und wenn eine Funktion fehlt, so kann es über die vielen Partner-Anbindungen und die API-Schnittstelle einfach ergänzt werden, z.B. Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Projektverwaltung und viele Themen mehr.

Alle Funktionen finden sie in der Übersicht.

lexoffice Online Buchhaltung im Test

Wie unterscheidet sich lexoffice von anderen Buchhaltungssoftware-Tools?

Dadurch, dass lexoffice mittlerweile weit mehr ist als eine “Buchhaltungssoftware”.

Zum einen ist das Thema “Lohn & Gehalt” integriert und zum anderen ist der Fokus viel mehr auf dem Motto “Das Büro für die Hostentasche”. Also alle Prozesse eines Unternehmers so vollständig, aber gleichzeitig mobil flexibel abzubilden, dass es immer auch vom Smartphone oder sogar der Smartwatch bedienbar wird. Und mit den über 100 Partner-Anbindungen und der offenen API-Schnittstelle, ist es eben extrem anpassbar.

Ein weiterer Unterschied liegt preislich auch in den Vertragskonditionen. Bei lexoffice gibt es KEINE Mindestvertragslaufzeiten, sondern fair monatlich kündbar. Auch ein Wechsel zwischen den Version S bis XL ist immer monatlich möglich. Also man muss sich nicht für 24 Monate binden, um einen guten Preis zu erhalten, sondern lexoffice bietet immer direkt pro Monat faire Preisaktionen an.

Wie nutzen Selbstständige lexoffice und welche Vorteile bietet das Tool für diese?

Selbstständige bilden in lexoffice ihre komplette unternehmerische Tätigkeiten ab, die sie gegenüber dem Finanzamt darstellen müssen. Das ist GoBD-konform und datensicher möglich und unterstützt mit einem hohen Maß an Flexibilität durch die mobile Verfügbarkeit von nahezu jedem internetfähigen Endgerät via Browser.

So kann ein Selbstständiger direkt nach einem Kundengespräch bereits bei der Heimfahrt vom Smartphone aus sein Angebot an den Kunden senden und ist damit schnell am Markt bzw. sichert sich Vorteile durch eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit.

Welche Fehler machen Selbstständige oft bei der Buchhaltung und wie hilft lexoffice dabei, diese zu verhindern?

Mangelnde Ordnung, fehlende Belege, keine Übersicht und viele Verstöße gegen die GoBD Richtlinien der Finanzämter. All das sind einige der Fehlerquellen die Selbstständigen gerade in den Anfangsphasen oft passieren. Meist stehen dann empfindlich hohe Strafzahlungen an und erst in Folge dessen, suchen die Betroffenen dann nach einer strukturierten Software-Lösung.

Mit lexoffice wird genau dies verhindert. Viele der notwendigen Prozesse für die GoBD und die Finanzämter werden automatisiert von lexoffice im Hintergrund erledigt, so dass dies bei Bedarf zur Verfügung steht, sich der Nutzer aber darüber keinen Kopf machen muss in seiner täglichen Arbeit. Er kann sich voll auf sein Kerngeschäft konzentrieren und lexoffice unterstützt ihn effektiv.

Wie können Selbstständige mit lexoffice Angebote und Rechnungen schreiben?

Angebote werden “per Klick” erstellt. Einfach aus den Services und Produkten die passenden auswählen, dann den Kunden auswählen, der das Angebot erhalten soll und auf “fertigstellen” klicken.

Anschließend kann es gedruckt, per E-Mail versendet oder gespeichert werden. Auch kann der Kunde einen Link auf ein digitales Angebot zur Freigabe erhalten, also ähnlich einem eigenen “Mein Konto Bereich” für jeden der eigenen Kunden.

Und noch einfacher geht es eine Rechnung zu schreiben. Denn aus dem “Angebot” kann mit nur 1-Klick dieses in eine “Rechnung” umgewandelt werden.

Kann man auch Lohnabrechnung damit machen?

Ja, lexoffice unterstützt vollumfänglich eine Lohnabrechnung, die sehr sehr einfach zu bedienen ist.

Dabei übernimmt lexoffice automatisiert im Hintergrund alle notwendigen Meldungen an z.B. die Sozialversicherungsträger immer pünktlich zu den jeweiligen Stichtagen je Monat. Alle Infos dazu.

Gibt es Erfahrungen, wie viel Zeit man mit der Nutzung von lexoffice sparen kann?

Mit lexoffice sparen Selbstständige ca. 3,4 h Stunden Büroarbeit – jede Woche!

Auch verringert lexoffice den Verwaltungsaufwand durchschnittlich um 40%. Also bleibt viel mehr Zeit für das eigentliche Business.

Mahnungen und Zahlungsausfälle gibt es leider häufig. Wie kann lexoffice hierbei helfen?

Die automatische Zahlungsüberwachung sorgt dafür, dass bei fehlenden Zahlungen eine automatische Warnung erfolgt und dann direkt mit lexoffice eine Mahnung erstellt und gesendet werden kann. Dies sorgt früh für die Vermeidung von Zahlungsausfällen.

lexoffice Online Buchhaltung im Test

Welche neue Funktionen sind in letzter Zeit hinzugekommen und was ist geplant?

Neu dabei ist das eigene lexoffice Geschäftskonto. Das bedeutet den Zahlungsverkehr abwickeln und direkt in die Buchhaltung übernehmen – dank nahtloser Integration des Geschäftskontos in lexoffice haben die Anwender ihre Bank immer dabei und sind flexibel, wann und wo sie ihre Buchhaltung machen.

Das umfasst den Abgleich der Transaktionen und Umsätze in Echtzeit, die automatische Verknüpfung von Buchhaltung und Banktransaktionen, ein Girokonto inkl. Deutsche IBAN, einer lexoffice Bankkarte (VISA Business Debitkarte) für kontaktloses bezahlen und Bargeld abheben, unbegrenzten SEPA- & Terminüberweisungen, sowie unbegrenzt Daueraufträgen.

Daneben kommen ständig Verbesserungen in lexoffice dazu und neue Partner werden angebunden. Alle Infos zur Entwicklung gibt es in unserer Timeline.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus und der Sicherheit der eigenen Informationen in lexoffice?

lexoffice verlässt sich nicht auf die üblichen Sicherheitskonzepte, sondern erreicht ein Sicherheitsniveau einer Bank. Die Daten werden in Hochsicherheitsrechenzentren im Großraum Frankfurt am Main, welche nach ISO 27001 und PCI DSS zertifiziert sind, gesichert.

Zusätzlich wird die Software- und Datensicherheit regelmäßig von einer unabhängigen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß IDW PS 880, IDW RS FAIT 1 und GoBD überprüft und bestätigt.

Was kostet lexoffice und kann man das Tool kostenlos testen?

lexoffice lässt sich 30 Tage kostenlos testen. Danach stehen 4 Versionen von S bis XL zur Auswahl. Damit ist eine Nutzung ab 5,90 EUR pro Monat möglich oder in der größten Version für nur 24,90 EUR pro Monat. Bei einem normalen “Stundensatz”, sind diese Kosten schnell wieder eingeholt, denn lexoffice spart viele Stunden Zeit pro Monat.

Leserinnen und Leser von Selbstständig im Netz bekommen ein ganz besonderes Angebot. Ihr könnt die lexoffice Online-Buchhaltung einfach und bequem testen und im Browser Angebote und Rechnungen schreiben, Einnahmen und Ausgaben sehen, Lohnabrechnung machen lassen und mehr.

Leser von Selbstständig im Netz können lexoffice ganze 6 Monate kostenlos testen* und herausfinden, ob es für euch die beste Online-Buchhaltung ist.

Welche Art Rechnungs- bzw. Buchhaltungs-Software nutzt ihr?

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Wahl eines Buchhaltungs-Programms

Die Wahl eines Buchhaltungs-Programms ist eine wichtige Entscheidung in der Selbstständigkeit, denn ein späterer Wechsel auf ein anderes Tools ist meist kompliziert und aufwändig. Ich weiß, wovon ist rede, denn ich habe das vor vielen Jahren selbst durchgemacht.

Ich hatte vorher ein Windows-Tool genutzt, welches aber nicht mehr aktualisiert wurde und als neue Vorschriften bzgl. der Buchhaltung eingeführt wurden, musste ich zwangsläufig wechseln. Ich habe mir viele Buchhaltungstools angeschaut und es gibt schon einige gute. Am Ende habe ich mich dann für lexoffice entschieden, weil Umfang und Bedienung meinen Wünschen und Bedürfnissen am besten entsprochen hat.

David hat vor einer Weile mal einen kleinen Überblick über verschiedene Buchhaltungstools veröffentlicht und ist darin auf die wesentlichen Unterschiede und Besonderheiten eingegangen. Dabei hat er einen besonderen Blick auf die Features für Freelancer gelegt, aber auch für Selbstständige ist dieser Vergleich sehr interessant.

Ich selber habe, wie schon geschrieben, ebenfalls viele Erfahrungen mit Online Rechnung Software in meiner Selbstständigkeit gemacht und probiere immer mal wieder neue Tools aus, um einen Vergleich zu haben und Erfahrungen zu sammeln. Dazu werde ich bald auch wieder mal den einen oder anderen Artikel veröffentlichen, denn das ist etwas, was viele meiner Leser (gerade Existenzgründer) interessiert.

Mich würde nun natürlich sehr interessieren, welche Erfahrungen ihr mit Buchhaltungsprogrammen sammeln konntet. Hinterlasst gern einen Kommentar.

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