Google Docs – Funktionen, Vorteile, Kompatibilität, Addons und mehr

Google Docs - Funktionen, Vorteile, Kompatibilität, Addons und mehrEs gibt viele kostenlose Alternativen für Microsoft Office, aber in den letzten Jahren ist vor allem Google Docs als Textverarbeitung sehr beliebt geworden.

Welche Funktionen Google Docs bietet und worauf man achten muss, erkläre ich im Folgenden.

Zudem gehe ich auf die Vorteile und Nachteile ein und unter anderem auch auf den Datenschutz.

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Was ist Google Docs?

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Google Docs ist Teil vom Google Office Paket und dort die Textverarbeitung. Neben Google Docs gibt es noch Google Sheets (Tabellenkalkulation), Google Slides (Präsentation), Google Forms (Online-Formulare) und ein paar kleinere Anwendungen.

Es ist ein Software-as-a-Service, der über den Browser genutzt wird und keine Installation auf dem eigenen Rechner erfordert. Damit liegen die Daten auch nicht lokal, sondern in der Cloud bei Google. Google Docs läuft auf allen modernen Browsern.

Für Chrome ist Google Docs zudem als Addon verfügbar und damit auch offline nutzbar, was ein großer Vorteil für alle ist, die z.B. unterwegs damit arbeiten wollen.

Google Docs Funktionsumfang

Bei Google Docs handelt es sich mittlerweile um eine vollwertige Textverarbeitung, die den Desktop-Lösungen kaum nachsteht. Mit diversen Bearbeitungs- und Design-Tools kann man die Dokumente vielfältig gestalten und formatieren. Man kann unter anderem Links, Bilder und Zeichnungen einfügen.

Google Docs - Funktionen, Vorteile, Kompatibilität, Addons und mehr

Die Oberfläche erinnert natürlich an bekannte Programme und bietet direkten Zugriff auf die wichtigsten Funktionen.

Interessant ist auch die automatische Speicherung, die sogar einen Änderungslog hat, so dass man genau nachvollziehen kann, was wann geändert wurde.

Ein weiterer Vorteil so eines Online-Tools ist außerdem, dass parallel mehrere Nutzer am einem Dokument arbeiten können und man sieht, wer was geändert hat. Zudem gibt es die Möglichkeit zu chatten und Kommentare zu hinterlassen.

Und man hat direkt in Docs auch Zugriff auf ein Recherche-Tool, mit dem man in den eigenen Dokumenten und der Google Suche nach Informationen und Daten suchen kann.

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Kompatibilität

Es gibt immer noch sehr viele, die Desktop-Software wie Microsoft Word oder z.B. Libre Office nutzen. Doch das ist (fast) kein Problem mit Google Docs. Man kann verschiedene Formate in Docs importieren, auch wenn dabei die Resultate nicht immer perfekt sind.

Bei etwas ausgefalleneren Gestaltungen hat der Importer manchmal Probleme, so dass das importierte Dokument ein wenig anders aussehen kann als das Original. Doch in den meisten Fällen hatte ich damit keine Probleme.

Google Docs ermöglicht aber auch den Export in diverse Formate, was die Kommunikation mit anderen auf jeden Fall erleichtert, auch wenn es natürlich einfacher ist, wenn alle Google Docs nutzen.

Google Docs erweitern

Der Funktionsumfang ist standardmäßig schon gut, so dass man die meist genutzten Funktionen zur Verfügung hat.

Wer speziellere Funktionen benötigt, findet eine Vielzahl von Addons im offiziellen Verzeichnis. So kann man mit dem Addon “Translate” z.B. automatisch Übersetzungen ganzer Dokumente vornehmen, auch wenn die Qualität der Übersetzung noch immer nicht überragend ist.

Mit dem Addon “Table of Contents” kann man automatische Inhaltsverzeichnisse erzeugen lassen, was auch sehr interessant ist.

Des Weiteren gibt es Addons für Charts, Mindmaps, besondere Tabellen und vieles mehr. Im offiziellen Verzeichnis sind sehr viele Addons vorhanden, allerdings vor allem in englisch.

Google Docs Addons

Sicherheit der Daten

Eine Frage, die bei der Nutzung von Google Services immer aufkommt, ist die nach der Datensicherheit bzw. dem Datenschutz. Ich habe mich mit der Thematik schon mal vor einiger Zeit beschäftigt und seitdem ist doch einiges passiert.

Grundsätzlich ist es erstmal so, dass man bei der Nutzung so eines Online-Service seine Daten in die Hände Dritter legt. Natürlich sind diese auf dem heimischen Computer nicht pauschal sicherer (Hacks, Viren, Ransomware …), aber man hat zumindest die volle Kontrolle über die eigenen Daten.

Nutzt man Google Docs oder einen anderen Google Service, dann muss man auf die Sicherheit und den Datenschutz von Google vertrauen. Bedenken gibt es seitens Datenschützern schon lange gegenüber US-Cloud-Diensten und bei Google Docs war das nicht anders.

Doch Google gehört zumindest zu den Unternehmen, die noch am ehesten entgegenkommend sind. So gibt Google z.B. selbst an, dass die G Suite, zu der Google Docs gehört, die EU-Datenschutzanforderungen und die Datenschutzempfehlungen der Artikel-29-Datenschutzgruppe erfüllt.

Für einen Laien ist das dennoch nicht hundertprozentig zu durchschauen, was nun genau erlaubt ist und was nicht. Deshalb würde ich z.B. Kundendaten nicht mit Google Docs und Co. verwalten/speichern.

Und der aktuelle Datenschutz-Gau bei Microsoft, wo die Suchfunktion von Docs.com alle möglichen sensiblen Daten zum Vorschein gebracht hat, zeigt, dass es hier immer noch Risiken gibt. Das sollte man bei der Wahl so eines Tools auch bedenken.

Die G Suite

Google Docs ist Teil der G Suite. Mit diesem etwas merkwürdigen Namen bezeichnet Google die Sammlung diverser Online-Tools, die zu Business-Zwecken eingesetzt werden können und untereinander verzahnt sind.

Neben GMail und den genannten Google Office Tools bekommt man unter anderem auch einen Kalender, Videokonferenzen, eine eigene eMail, 30 GB Cloudspeicher und mehr. Die Suite bietet zudem zusätzliche Sicherheitseinstellungen.

Die G Suite ist allerdings kostenpflichtig, wobei die 4 Euro (Basic-Tarif) pro Nutzer und Monat wirklich nicht die Welt sind. Dafaür bekommt man ein komplettes Office-Paket, viel Online-Speicher und einiges mehr.

Die G Suite werde ich in Zukunft sicher nochmal ausführlicher vorstellen und darauf eingehen, welche Vorteile und ggf. Nachteile diese mit sich bringt.

Nutzt ihr Google-Tools oder lieber Alternativen?

Ergebnis anschauen

Fazit

Google Docs ist mittlerweile eine vollwertige Textverarbeitung, welche die meisten Anforderungen von Selbstständigen, Existenzgründern und anderen Nutzern erfüllt. Natürlich gibt es manche Spezialfeatures nicht, aber was man tagtäglich so braucht ist vorhanden.

Google Docs ist schnell, problemlos und immer auf dem aktuellen Stand. Besonders beeindruckt hat mich, dass das Schreiben und Formatieren mittlerweile so gut funktioniert wie bei Desktop Software. Vor ein paar Jahren war das noch anders.

Und dass die Daten relativ sicher in der Cloud liegen und daher von überall aus nutzbar sind, ist ebenfalls ein Vorteil. Gerade für alle, die mobil Texte verfassen wollen ist das eine sehr gute Lösung, da ja mit der Android App auch offline damit gearbeitet werden kann.

Nutzt ihr mittlerweile ein Online-Office oder setzt ihr lieber auf klassische Desktop-Software. Eure Erfahrungen dazu würden mich sehr interessieren.

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3 Gedanken zu „Google Docs – Funktionen, Vorteile, Kompatibilität, Addons und mehr“

  1. Ich bin seit einiger Zeit auf die Cloud umgestiegen. Was ich am besten finde ist, dass man von jedem Ort drauf zugreifen und mit mehreren Personen an einem Dokument arbeiten kann. Mittlerweile erldige ich fast alles im Drive, was die meisten Word-Programme schon fast überflüssig macht.

    Antworten
  2. Bisher habe ich mit Google Docs noch nicht gearbeitet. Schätze aber die Möglichkeit, über die Cloud zu arbeiten. Es ist praktisch von allen Geräten aus auf ein Dokument zugeifen zu können und es zu bearbeiten. Gerade fürs Bloggen oder fürs Schreiben am Manuskript eignet sich das, wenn man am Entwurf sitzt oder eine Idee aufschreiben möchte.

    Antworten
  3. Hi Peer,
    ich finde es persönlich sehr cool, was Google jedem User kostenlos anbietet und nutze selbst seit kurzem die Google Doc Tools.

    Ich persönlich mag es, da man hierbei auch die Dokumente mit anderen bequem live bearbeiten und sharen kann. Das erleichtert und steigert besonders die Effizienz bei Gruppenprojekte.

    Als zweites nutze ich nebenbei auch die iCloud von Apple. Da finde ich es sehr praktisch, dass ich von allen Geräten aus zu jederzeit Zugriff auf meine Dokumente erhalte.

    Beste Grüße
    Tobi

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