Dein persönliches Reporting – Wichtige Kennzahlen für Selbstständige!

Dein persönliches Reporting - Diese Kennzahlen solltest du im Auge behalten!Wer sich für die Selbständigkeit entscheidet, kehrt bewusst den starren Prozessen von großen Unternehmen den Rücken und möchte somit mehr Freiheit gewinnen. Keine langen Entscheidungswege, keine Budgetfreigaben oder Power Point Massaker ohne Ergebnis– du bist dein eigener Chef. Aber nicht alles in der Unternehmenswelt ist schlecht. Es gibt einige Prozesse in Unternehmen, die du in dein eigenes Business übernehmen solltest.

Gerade zu Beginn der Selbständigkeit im Netz, agieren viele zu passiv. Man erstellt seinen Content, betreibt Marketing und versucht sein Ranking zu pushen. kontrolliert jedoch sein Vorgehen nicht systematisch.

Klar, man schaut regelmäßig in seinen Google Analytics Account oder seine Affiliate Konten, doch was bedeuten nun die 5% Steigerung im Umsatz? Gut? Nicht gut? Bin ich auf dem richtigen Weg?

Sei der Controller deines eigenen Erfolges! Ach Quatsch, sei der CFO deines eigenen Erfolges! (wieso kleine Brötchen backen?)

Eine strukturierte Planung deiner Ziele und damit einhergehende Überwachung dieser Ziele anhand eines aussagekräftigen Reportings, helfen dir dabei dein Business vorwärts zu bringen.

Deine Kennzahlen – Was ist dir wichtig?

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Womöglich der wichtigste Schritt in deinem ganzen Planungs – und Überwachungsprozess: Was ist dir wichtig? Wo liegt dein Fokus für dein Business? Das ist eine sehr individuelle Frage und hängt von vielen Faktoren:

  • Bist du gerade erst gestartet oder hast du schon ein reifes Business am laufen?
  • Wachstum oder Effizienz?
  • Weniger Arbeit, mehr Zeit für Familie?

Im ersten Schritt solltest du dir so richtig den Kopf zerbrechen, was DIR eigentlich wichtig ist. Denn die Auswahl deiner Kennzahlen kannst du nur richtig treffen, wenn du deine Ziele klar vor Augen hast. Die Auswahl fällt dir leichter, wenn du eine Gliederung mit Oberbegriffen erstellst und deine Kennzahlen diesen Bereichen zuordnest.

Um dir ein wenig Hilfestellung bei der Erstellung zu geben, bekommst du hier einen Einblick in meine aktuelle Kennzahlenliste:

Dein persönliches Reporting - diese Zahlen solltest du im Auge behalten

Wieso gerade diese Auswahl?
Da meine Seite noch in den Babyschuhen steckt, ist das übergeordnete Ziel mehr Reichweite / Traffic. Daher messe ich meinen Erfolg zum Jahresende vor allem an den Kennzahlen unter dem Oberbegriff „Analytics“. Hier habe ich meine Google Analytics Kennzahlen zusammengefasst, die für mich wichtig sind. Neben Seitenbesuchern/Seitenaufrufe zeigt mir die durchschnittliche Aufenthaltsdauer, ob die Besucher tatsächlich das gefunden haben, wonach sie gesucht haben.

Die Conversion steht bei mir für den Download einer kostenlosen Excel Vorlage und wird hier als prozentualer Wert ausgewiesen. Der Bereich Analytics lässt sich daher noch einmal in die Unterkategorien Quantität (Seitenbesucher, Seitenaufrufe) und Qualität (Aufenthaltsdauer, Conversion) einteilen.

Der Bereich „Finanzen“ ist bei mir (noch) nachrangig und dient vor allem zum Kostenmanagement. Hierbei plane und erfasse ich nur meine Ein-/Auszahlungen und errechne meinen Überschuss (inkl. Quote). Dies hilft mir dabei mein Budget nicht für unnötige Spielereien auszugeben, die keinerlei positiven Einfluss auf mein oberstes Ziel (mehr Traffic) haben.

Unter „Aktivität“ steht neben der Anzahl von Blog Posts auch die Größe der E-Mail Liste. Das regelmäßige Posten von Inhalten hat natürlich einen entscheidenden Einfluss auf das übergeordnete Trafficziel. Ein Planungsziel für Blog posts schafft Motivation auch am späten Abend noch seine Zielerreichung für den Monat zu steigern. Die Größe der E-Mail Liste wiederum spricht für die Qualität der Inhalte. Möchte der Besucher weiterhin Informationen von dir erhalten, weil dein Content so gut ist?

Der Letzte Punkt „Zeit“ wird womöglich von den meisten unberücksichtigt gelassen. Denn oft empfindet man seine Arbeit gar nicht als Arbeit. Wenn du deine Homepage auch nebenberuflich betreibst, besteht schnell die Gefahr andere Dinge zu vernachlässigen. Daher plane ich mir eine bestimmte Zeit für mein Nebengewerbe ein und versuche diese einzuhalten. Zusätzlich finde ich es interessant eine Art von Stundenlohn auszuweisen. Dies berechne ich durch den Überschuss aus „Finanzen“ geteilt durch die Anzahl von Arbeitsstunden.

Mit wachsendem Geschäft, steigt natürlich auch die Komplexität und es rücken immer mehr Kennzahlen in den Vordergrund, die bislang vielleicht noch nicht relevant für dich waren. Daher solltest du deine Kennzahlen-Liste immer an dein Geschäft anpassen und regelmäßig evaluieren. Jedoch Obacht! Hier besteht die Gefahr sich mit zu vielen Kennzahlen zu verzetteln und man sieht „den Wald vor Bäumen nicht mehr“. Daher lieber weniger Kennzahlen und dafür aber vollen Fokus auf deine Ziele!

Deine Planung – was willst du erreichen?

Eine gute Zeit zur Planung ist z.B. zwischen den Jahren. Der Christstollen vertrocknet langsam in der Küche und das neue Jahr nähert sich unaufhaltsam. Für viele beginnt nun die Zeit der guten Vorsätze für das nächste Jahr.

In dieser Woche zwischen Weihnachten und Silvester findet auch meine Planungsphase für das nächste Jahr statt. Jedoch liegt mein Fokus nicht auf Gewichtsabnahme oder Nikotinverzicht (obwohl das auch nicht schaden würde) sondern auf Finanzen, Analytics, Aktivität und Zeit.

Was will ich in den nächsten 12 Monaten erreichen?
Wenn du mal nach Planungsansätzen googelst, bekommst du zahlreiche Ansätze, wie du deine Planung systematisch erstellen kannst. Aus dem Markt berechnet über Marktanteile, demographische Faktoren, Zero Based Forecasting, Reference Class Forecasting und und und.

Aber sind wir mal ehrlich, egal wie wissenschaftlich du das Thema angreifst: Die Zukunft kann keiner vorhersagen. Daher löse dich komplett davon, was sein kann und was nicht und lege Zielwerte für jede Kennzahl fest, die du erreichen WILLST und für MACHBAR haltest.

Folge hierbei am besten dem SMART Ansatz, der Zielkriterien beschreibt:

  • Spezifisch: Formuliere deine Ziele so präzise wie möglich: z.B. 50.000 Seitenaufrufe
  • Messbar: Deine Ziele müssen klar messbar sein: z.B. Seitenaufrufe über Google Analytics
  • Ansprechend: Deine Ziele sollen für dich wichtig sein, setze keine Ziele, die dich nicht interessieren
  • Realistisch: Ambitionierte, aber machbare Ziele steigern deine Motiviation
  • Terminiert: Jedes Ziel muss einen fixen Datumswert haben: z.B. 50.000 Seitenaufrufe im August

Erfüllen deine Ziele alle Kriterien, musst du sie nur noch auf deinen gewünschten Berichtszyklus herunterbrechen. In welchem Turnus möchtest du deine Zielerreichung überprüfen?

Wöchenlich? Monatlich? Quartärlich?

Aus meiner Sicht, stellt die monatliche Erfassung der Zielerreichung den besten Turnus dar, damit das ganze Thema nicht überhandnimmt und du dein eigentliches Business nicht aus den Augen verlierst. Es bringt dir nämlich nix, wenn du nur noch reportest und keinen Content produzierst.

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Dein persönliches Reporting Dashboard – You can’t manage what you can’t measure!

Kennzahlen √
Planung √

Doch wie trackst du nun deine Erfolge? Wähle ein Tool, das du regelmäßig verwendest und mit dem du deine Daten schnell konsolidieren und aggregieren kannst. Bei mir fiel die Wahl des Tools nicht überraschend auf Microsoft Excel. Dies begründe ich vor allem damit, dass ich aus den meisten Datenquellen (Online Bankkonto, Affiliate Konten, Google Analytics usw.) einen Excel Export durchführen kann. Somit lassen sich die Daten schneller pflegen als über die manuelle Erfassung. Ein weiterer Grund, der für Excel spricht ist die Flexibilität, da mit relativ wenig Aufwand Kennzahlen und die Darstellungen angepasst werden können.

Damit die monatliche Analyse der Zielerreichung nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt, habe ich ein Reporting Dashboard erstellt, das mir alle benötigten Informationen aggregiert in interaktiven Diagrammen darstellt.

Dein persönliches Reporting - diese Zahlen solltest du im Auge behalten

Der Screenshot zeigt als Beispiel den Bereich „Analytics“ mit der Kennzahl „Besucher“. Folgende Fragen sollen mit dieser Darstellung beantwortet werden:

  • Wie ist die Zielerreichung im gewählten Monat?
  • Wie ist die Zielerreichung für das bisher vergangene Jahr?
  • Wie groß ist das Delta zu meinem Ziel?

Die Excel Vorlage hierzu kannst du kostenlos downloaden und nach deinen eigenen Vorstellungen anpassen. Vergebe eigene Bereichsnamen und ordne diese deine eigene Kennzahlenauswahl zu.

Die Auswertung der Kennzahlen ist jedoch nur der erste Schritt beim Controlling deines Erfolges. Viel wichtiger als die bloße Information, dass du die Ziele nicht erreicht hast, ist die Frage nach dem wieso?

Im obigen Beispiel kannst du sehen, dass die gewünschten Zielwerte für die Kennzahl „Besucher“ nicht erfüllt wurden. Aber vielleicht hast du trotzdem deine anderen Ziele erreicht: z.B. Einzahlungen, Seitenaufrufe oder Conversions. Dann ist vielleicht deine Zielgruppe kleiner als vermutet, jedoch mit einer höheren Kaufbereitschaft. Vielleicht hast du auch einfach zu wenige Blogposts erstellt, was unmittelbar Auswirkung auf deine Seitenbesucher Anzahl haben kann.

All diese Erkenntnisse lassen sich mit einer Analyse deines Datenbestandes relativ schnell ziehen und können dir dabei helfen, dein Business effektiv nach vorne zu bringen.

Ihr müsst natürlich nicht bis Weihnachten warten, startet sofort euren eigenen Controlling Prozess. Euer „Zukunfts-Ich“ wird euch zum Jahresende danken, wenn ihr bei einer Runde Lebkuchen eure diesjährige Zielerreichung betrachtet und euch nicht nur wegen dem Glühwein ein wohlig warmes Gefühl überkommt.

Über den Autor

Artur Exler ist überzeugter Number Cruncher und Excel Nerd. Neben seinem Job als Controller betreibt er den Excel König Blog, in dem Hilfesuchende passende Excel Tutorials und Vorlagen finden.

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5 Gedanken zu „Dein persönliches Reporting – Wichtige Kennzahlen für Selbstständige!“

  1. Klasse Blog und tolle Vorlagen, Artur. Habe sie mir gerade angesehen und finde die Aufmachung wirklich super! Für mich eine super Anregung, um mein selbst kreiertes Excel-Dashboard nochmal zu optimieren :-)

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  2. Danke für diesen Artikel! Das hat mir echt ein wenig die Augen geöffnet. Bis jetzt habe ich immer einfach nur ohne Plan und festes Ziel gearbeitet. Das werde ich jetzt ändern ;)!

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  3. Ich liebe Excel-Listen und -Tabellen. Es macht einfach nur Spaß mit diesen zu arbeiten und die Zahlen zu analysieren und zu planen. Wichtig dabei ist am Ende natürlich die Umsetzung. Ziele und Pläne sind zwar super schön und extrem wichtig, nur ohne die nötige Aktivität am Ende haben erste keine Gültigkeit. Ich schreibe das so explizit, weil ich in der Vergangenheit schon einige Menschen erlebt habe, die geplant und geplant haben, am Ende aber nicht ins Tun gekommen sind. Was nicht nur schade ist, sondern auch der Tot für jede Selbständigkeit.

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