Elektronische Rechnungen: Neues Rechnungsformat ZUGFeRD

Papierrechnungen sollen bald ausgedient haben. Um die elektronische Rechnung populärer zu machen, hat sich das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gemeinsam mit Verbänden und Unternehmen auf einen gemeinsamen Standard für die E-Rechnung verständigt.

Dieser Standard trägt den sprechenden Namen ZUGFeRD. Um was es sich dabei handelt und was das für den Unternehmensalltag bedeutet, erläutert folgender Beitrag.

Zugpferd für die Digitalisierung

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Rechnungen auf Papier sind weiterhin Gang und Gäbe in deutschen Firmen. Doch elektronische Rechnungen sind auf dem Vormarsch. In einer Studie von IBI Research geben 35 Prozent der Rechnungsversender und 40 Prozent der Rechnungsempfänger an, dass sie die digitale gegenüber der Papier-Rechnung bevorzugen.

Das ist nicht verwunderlich – wenn man bedenkt, wie viel Zeit und Geld sich dadurch sparen lässt. Allerdings sind die Anforderungen an Fälschungssicherheit und Authentizität bei elektronischen Rechnungen hoch. Das neue Standardformat ZUGFeRD erfüllt sie.

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Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht als Abkürzung oder genauer gesagt als Akronym für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“.

Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus einer bildlichen, „menschenlesbaren“ Darstellung (PDF/A-3) und einem maschinenlesbaren, strukturierten Datenpaket (XML-Format). Das PDF fungiert sozusagen als Container, in dem die XML-Daten eingebettet sind.

Bei den XML-Daten handelt es sich um relevante Informationen des Belegs wie etwa Rechnungssteller, Rechnungsdatum oder Betrag. Diese hinterlegten Daten können automatisch in die Buchhaltung* einfließen. Erkennungsfehler, wie sie sich zum Beispiel bisher aus schlecht gescannten PDFs ergaben, sind folglich ausgeschlossen.

ZUGFeRD bietet also beste Voraussetzungen für eine automatisierte Bearbeitung und rein elektronische Archivierung. ZUGFeRD-Rechnungen können nämlich ohne weitere Schritte wie etwa Scannen oder manuelle Eingaben ausgelesen und verarbeitet werden.

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Vorteile elektronischer Rechnungen

  • Elektronische Rechnungen sparen Zeit und Geld. Ausdrucken und Eintüten, Versand und Porto entfallen. Ablagen, Aktenordner und Archivregale werden weitgehend überflüssig.
  • Wo Rechnungen digital kursieren, werden Abläufe in der Rechnungsbearbeitung und in der Buchhaltung effizienter. Der Zeitaufwand wird verringert und Fehlerquellen eliminiert, weil Daten nicht manuell erfasst werden müssen.
  • Digital archivierte Dokumente können auf Knopfdruck blitzschnell gefunden werden. Mittels Volltextsuche findet sich auch eine falsch abgelegte Datei wieder.
  • Durch elektronische Rechnungen werden Bezahlprozesse beschleunigt, weil Rechnungen schneller verschickt und schneller beglichen werden. Lieferanten stärken dadurch ihre Liquidität. Kunden können auch einmal Skonto in Anspruch nehmen.

Entwicklung der elektronischen Rechnung

Die Diskussion um die elektronische Rechnung ist nicht neu. In der Vergangenheit waren allerdings eine qualifizierte elektronische Signatur oder bestimmte Übermittlungsverfahren (EDI) vorgeschrieben. All dies bedeutete für kleine und mittelständische Unternehmen einen enormen Aufwand.

2011 wurden dann im Zuge des Steuervereinfachungsgesetzes bürokratische Hürden abgebaut und die elektronische Signatur abgeschafft, was besonders den kleinen und mittelständischen Unternehmen entgegenkam. Die elektronische Rechnung ist inzwischen der papiergebundenen gleichgestellt.

Voraussetzung ist jedoch, dass Unternehmer durch innerbetriebliche Verfahren die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleisten. Dafür muss es im Unternehmen ein betriebliches Kontrollverfahren (eine sog. „verlässlichen Prüfpfad“) geben. ZUGFeRD soll jetzt vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen den Weg zur papierlosen Rechnungsstellung ebnen.

Noch in den Kinderschuhen

Gegen ZUGFeRD spricht die noch geringe Verbreitung. So gibt es nach Aussagen der zuständigen Organisation FeRD derzeit noch kein Unternehmen, das das Format komplett und in Reinform umsetzt. Tatsächlich ist ZUGFeRD nur eine von mehreren Optionen für die elektronische Rechnung – und könnte es auch bleiben.

Kritiker bemängeln, dass ZUGFeRD auf Deutschland bezogen sei und eine „deutsche Sonderlösung“ bleiben könnte, obwohl man versuche, ZUGFeRD auch anderen Nationen in Europa nahezubringen. Dagegen betont FeRD, dass das Format den Anforderungen der internationalen Standardisierung genüge und es auch im „grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr aufgenommen und angewendet werden“ kann.

Tatsache ist, dass derzeit im European Multi Stakeholder Forum on Electronic Invoicing an einer Empfehlung eines europaweiten Ansatzes gearbeitet wird. Ob aber ZUGFeRD zum Standard in der Europäischen Union werden wird, ist offen. Selbst bei FeRD spricht man davon, dass nicht ein einziges Format zu erwarten ist, sondern dass es mehrere, auch branchenspezifische Optionen geben wird.

Vorteile von ZUGFeRD

Ein Vorteil von ZUGFeRD gegenüber anderen Verfahren (z.B. EDI) für elektronische Rechnungen ist der Austausch von Rechnungen ohne vorherige Absprache über das Datenformat. Gerade für Selbständige und Freiberufler bietet sich ZUGFeRD als einfaches und bequemes Verfahren für den elektronischen Rechnungsversand an –sofern die eingesetzte Rechnungssoftware ZUFeRD unterstützt.

Dabei ist zu beachten, dass es hier nicht nur schwarz und weiß gibt, denn Programme, die ZUGFeRD unterstützen, können dies in unterschiedlichem Umfang (Basic-Comfort-Extended-Profil) tun. Dies wiederum kann zur Folge haben, dass die versprochene Automatisierung nicht in der Weise gegeben ist, wie der Anwender es erwartet und Daten eventuell manuell nachgepflegt werden müssen, was wiederum zu Mehraufwand führt. Dies muss man individuell mit seinem Softwareanbieter klären.

Wie steigt man auf ZUGFeRD um?

Viele Freiberufler und Selbständige nutzen bereits ein Rechnungsprogramm. Wer Standardsoftware verwendet, hat gute Chancen, dass diese bereits das ZUGFeRD-Format unterstützt. Auf der Website des Forums elektronische Rechnung (FeRD) findet sich eine Liste der Anbieter kompatibler Software (PDF). In den Stammdaten, Abrechnungseinstellungen oder Einstellungen zur Belegerstellung findet sich bei diesen Herstellern häufig ein Kontrollkästchen oder Auswahlfeld für das neue Format.

Wer eine eigens entwickelte, spezielle Software-Lösung verwendet, kann seinen Entwickler oder Hersteller bitten, die ZUGFeRD-Funktionen zu integrieren. Die finale Version 1.0 des ZUGFeRD-Datenformats Extended steht auf der Website von FeRD zum Download bereit.

ZUGFeRD-Eingangsrechnungen

ZUGFeRD-Dateien sind wie dafür geschaffen, in einer Buchhaltungssoftware automatisiert weiterverarbeitet zu werden. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob und wie ihre Software das ZUGFeRD-Format unterstützt. Häufig sind nämlich noch nicht alle Rationalisierungspotentiale ausgeschöpft und längst nicht alle Funktionen rund um Rechnungsprüfung und -freigabe, Buchung und Datenabgleich in der Software bekannt und genutzt.

Wie sind die bisherigen Erfahrungen?

Mit ZUGFeRD wird der digitale Rechnungsaustausch gerade für kleinere Unternehmen ohne vorherige Abstimmung des Datenformats möglich.

Erste Erfahrungen aus der Praxis zeigen: Wer das ZUGFeRD-Datenmodell beim Rechnungsausgang nutzt, spart laut FeRD – auch durch die damit verbundene Prozessoptimierung – durchschnittlich 60 Prozent der Kosten. Darüber hinaus würden Rechnungen im Mittel 5,3 Tage früher bezahlt als sonst. Auf der Eingangsseite lassen sich laut FeRD Kosten mindestens in gleicher Höhe wie beim Rechnungsausgang sparen, tendenziell jedoch noch mehr.

Wie werden elektronische Rechnungen archiviert?

Elektronische Rechnungen müssen in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurden (z.B. PDF > Archivierung als PDF, Rechnung als Text in E-Mail > Archivierung E-Mail). Elektronische Rechnungen als ZUGFeRD-XML-Datei müssen als solche für die Dauer von zehn Jahren archiviert werden.

Nicht zulässig ist die Aufbewahrung als Papierausdruck. Zudem muss sichergestellt werden, dass die Rechnung während der zehn Jahre Aufbewahrungszeit auch maschinell auswertbar bleibt.

Ziele von ZUGFeRD

Ziel des Bundeswirtschaftsministeriums ist es, einen übergreifenden Standard für elektronische Rechnungen für kleine und mittlere Unternehmen zu etablieren, wie es ihn für die Großindustrie etwa beim elektronischen Datenaustausch (EDI) oder beim elektronischen Banking bereits gibt.

Gerade letzteres Beispiel zeigt, dass es möglich ist, einen solchen Standard gemeinsam zu beschließen, und dass der Markt dann mit entsprechender Software darauf reagiert. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat sich als nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen im November 2012 die Aufgabe gestellt, ein übergreifendes Format für elektronische Rechnungen zu erarbeiten. Ende Juni 2014 wurde die finale Version von ZUGFeRD veröffentlicht.

Über die Autorin

Sabine Jung-Elsen ist beim Software-Hersteller Scopevisio für die Unternehmenskommunikation zuständig. Das Bonner Unternehmen entwickelt und vertreibt eine Finanzbuchhaltungs-und Abrechnungssoftware aus der Cloud, die übrigens ZUGFeRD-kompatibel ist.

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12 Gedanken zu „Elektronische Rechnungen: Neues Rechnungsformat ZUGFeRD“

  1. Hört sich gut an. Aber bitte, was soll diese ewig lange Endung? Ich hätte es noch länger gemacht. Hat die Bundesregierung nichts anderes zu tun als sich irgendwelche Endungen einfallen zu lassen. Und was soll dieses Denglisch? Unglaublich. :)

    L.G. Alex

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  2. Ich wollte grad mal nachsehen, welche Programme alles in dem PDF aufgelistet sind. Leider findet er die Datei nicht, wenn ich den Link klicke. Könnt ihr den Fehler beheben?

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  3. Ich finde, der Staat will uns nur noch bevormunden und die absolute Kontrolle. Warum wird wohl diese Rechnungsstellung eingeführt? Mit Rechnungsstellung wird dann sofort die MwSt abgeführt werden. Sie können dann statt einmal im Monat dann täglich an das Finanzamt überweisen. Wenn dies eingeführt wird sollte die Unternehmensverlagerung in EU Osteuropa sein. Da wird übrigens die Mehrwertsteuer und Steuerschulden kaum betrieben. Auch andere Kosten entstehen dort nicht. Die EDV und das gesamte Web raubt die Privatsphäre und Jobs, auch wenn gegenteiliges behauptet wird. Es ist nicht immer alles machbare super.

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    • wir sollten wieder zu Pferden als Transportmittel zurück und Hütten bauen, das ist doch Ihre Aussage.
      Sie vergessen jedoch, dass in vielen Branchen die es vorher nicht gab, Arbeitsplätze geschaffen wurde, dh. es ist eine Verlagerung. (SAP/Microsoft, div. App-Entwickler für iOS usw. um nur eine klitzekleine Auswahl zu nehmen, denn die ganze Vorort-Beratungen/-Fachleute sind hier unberücksichtigt ua.)

      Eine automatische Rechnungsverarbeitung ändert erstmal grundsätzlich nichts, denn ein Friseur, Metzger, Bäcker wird Ihnen keine Rechnung zusenden. Jedoch ist das vorgenannte Verfahren sinnvoll, denn wieso soll es einen Medienbruch geben? Der bisherige Aufwand, Post bspw. im Postfach abholen, öffnen, sichten, sortieren, Eingangsbuch, verteilen in die Abteilungen, verarbeiten, ablegen, archivieren – all das wird auf ein Minimum reduziert.

      Antworten
    • Du hast anscheinend nicht verstanden was ZugFerd ist.

      Da werden doch nur meta Daten in der PDF mitgegeben, damit das lesen und weiterverarbeiten der Daten später einfacher geht.

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  4. Herbert, genau das war auch mein erster Gedanke. Für mich ist das der nächste Schritt zum Überwachungsstaat. Ich meine die ganzen alten Aktenordner die gefühlte 95 % der Firmen irgendwo lagern ist auch alles Mist und kostet unnötige Bäume – nur mit einer digitalen Überwachung möchte ich auch nicht unbedingt tauschen. Auf Konten & Co. haben sie ja auch schon einfach Zugriff.

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    • warum soll der Staat bspw. automatisch Zugriff haben, zuerst mal handelt es sich lediglich um eine PDF mit einer eingebetteten .xml-Datei, mehr nicht.

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  5. Hallo Marc,

    mit mxl ist die Schnittstelle zu Elster und Co schon vorhanden. Ein Zwang kann das Finanzamt dann auch ausüben so wie mit der Elster-Einführung. Ich hatte vor zirka 20 Jahren in einen Rüstungsunternehmen in der IT gearbeitet und auch Systeme entwickelt. Ich bin mir sicher das ich (auch andere) 95% aller Systeme in Deutschland knacken könnte, wenn ich mir die Zeit nehmen wollte. Jedes System ist offen und angreifbar. Alle Ideen einfach alles wird gespeichert. Da kann man ganz leicht Ideen klauen, auch die Buchhaltung gibt Aufschluss über Strategien im Unternehmen. Analysen über Planungen und so weiter. Und der Staat kann diese Informationen an Konzerne weiter geben. Ich vertraue dem nicht, er hat schon viele Geheimnisse veruntreut. NSA und so weiter. Und diese Geschichten gibt es auch schon seit 1993. Ich war öfter in Cali. Ich vertraue keinen System mehr.

    Genau Panda Update, da will der Staat hin. Er will genau wissen was du gerade vorhast, nicht was du machst. Das viele neue Jobs entstanden sind stimme ich gerne zu, aber zu welchen Lohn arbeiten jetzt diese Leute? Seitdem alle dem Internet verfallen sind steigen komischerweise die Arbeitslosenzahlen, die wahren. Ich finde es nicht so gut, das alle jetzt nur noch am Computer arbeiten möchten. Da erhält doch kaum noch einer Lob und Anerkennung, aus mal kurz per E-Mail. Unpersönliche, weil dies auch nur Datenmüll ist. Ein Handschlag und ein gemeinsames Erlebnis ist meiner Meinung nach viel mehr wert als ein digitaler Schrott der schon einen Minute später wieder seinen Sinn und Wert verloren.

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  6. Das es einen Standard für digitale Rechnungen geben soll halte ich für eine sehr sinnvolle Sache. Das man heutztage alles mögliche digital speichert und clever wie wir alle sind(?) dann auch noch an das Internet anbindet, das ist eine ganz andere Sache.

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  7. Ich arbeite gerne mit elektronischen Rechnungen, da es mir die Buchhaltung sehr erleichtert. Und es stimmt, dass man die archivierten Dokumente sehr schnell finden kann. Es ist aber ratsam, gute Software zu verwenden.

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