Ohne Buchhaltung geht es in der Selbstständigkeit nicht. Ich nutze mit lexoffice seit vielen Jahren eine Online-Buchhaltungssoftware, die meinen Anforderungen am besten entspricht.
In diesem Test-Artikel stelle ich die Online-Buchhaltung lexoffice genauer vor, gehe auf besondere Funktionen für Selbstständige ein, schaue mir neue Features an und berichte über meine eigenen Erfahrungen damit.
Zudem gibt es für euch ein kostenloses Test-Abo für 6 Monate, damit ihr euch ein eigenes Bild von lexoffice machen könnt.
Was ist die lexoffice Online-Buchhaltung?
Die Online-Buchhaltungssoftware lexoffice* stammt von Lexware, einen etablierten Anbieter in der Branche. Schon früher habe ich mal eine Desktop-Software von Lexware genutzt, aber mittlerweile ist die Cloud auch in diesem Bereich angekommen und bietet viele Vorteile.
lexoffice richtet sich sowohl an Selbstständige und Freiberufler, als auch an kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Die Funktionen sind dabei in mehreren Tarifen gestaffelt, um den Anforderungen der Nutzer entgegenzukommen. Auf diese Weise bezahlt man nur für die Features, die man wirklich braucht.
Die meisten Selbstständigen machen ihren Jahresabschluss nicht selbst, sondern haben dafür einen Steuerberater. Genau an diese richtet sich lexoffice.
Welche lexoffice-Tarife gibt es?
lexoffice steht in 4 Tarifen zur Verfügung.
Diese sind unterschiedlich teuer und bieten entsprechend auch unterschiedliche Funktionen an.
Die günstigste Version ist er Tarif S, welcher einen Überblick über Belege und die Möglichkeit des Scannens von Belegen mit der lexoffice App erlaubt. Allerdings fehlen mir hier die wichtigsten Funktionen.
Die gibt es ab Tarif M, den ich nutze. Dieser ist vor allem für Selbstständige/Einzelunternehmer gedacht, die sich mit dem Schreiben von Angeboten und Rechnungen beschäftigen, aber die eigentliche Buchhaltung und den Jahresabschluss an ein Buchhaltungsbüro bzw. Steuerbüro rausgeben.
Hier gibt es unter anderem ein GoBD Langzeitarchiv, eine Offene Posten Übersicht, die Möglichkeit Angebote und Rechnungen zu verfassen, eine Möglichkeit für Mahnungen und mehr.
In allen Tarifen gibt es übrigens die Möglichkeit dem Steuerberater Zugang zu geben und der direkte Anschluss an das eigene Bankkonto.
Die beiden anderen Tarife L und XL bieten weitere Zusatzfunktionen, die vor allem in größeren Unternehmen wichtig sind, wie ein elektronisches Kassenbuch, bzw. für jene gedacht sind, die die Buchhaltung komplett selber machen wollen. Zudem kann der Jahresabschluss schon vorbereitet werden und der Steuerberater hat dann nur noch relativ wenig zu tun.
Ich finde es grundsätzlich sehr gut, dass es solche unterschiedlichen Pakete für die verschiedenen Anforderungen gibt.
Die wichtigsten lexoffice Funktionen
lexoffice bringt eine Menge Funktionen mit, die allerdings nicht in allen Tarifen enthalten sind.
Zu den Grundfunktionen gehören (alphabetisch):
| Angebote schreiben | Hiermit kann man schnell und einfach Angebote schreiben und verwalten. |
| Apps | Auf dem Smartphone oder dem Tablet kann man mit den lexoffice Apps sehr gut arbeiten. |
| Auftragsbestätigung | Aus den Angeboten kann man sehr einfach eine Auftragsbestätigung generieren. |
| Belegerfassung | Eingangsbelege kann man mit Hilfe der App scannen und so sehr schnell erfassen. |
| Buchen | Belege auf passende Konten buchen. |
| Dashboard | Übersicht zu den wichtigsten Eckdaten. |
| Flexibles Rechnungs-Layout | Man kann sein eigenes Layout für Rechnungen etc. erstellen. |
| Kontaktmanagement | Natürlich gibt es auch eine Kundenverwaltung, die gut zu bedienen und zu verwalten ist. |
| Mahnung | Leider geht es nicht ohne Mahnungen. lexoffice ermöglicht diese mit einem Mausklick. |
| Online Banking | Ein integriertes Online-Banking ermöglicht die Zahlung von Eingangsrechnungen direkt aus lexoffice. |
| Rechnungen schreiben | Das ist natürlich das Herzstück von lexoffice. Rechnungen kann man damit sehr einfach und GoBD-konform schreiben. |
| Serienrechnungen | Der eine oder andere stellt immer wiederkehrende Rechnung und dabei hilft diese Funktion. |
| Steuerberater-Schnittstelle | Der Steuerberater kann auf die Daten aus lexoffice zugreifen, per Datev Export und Schnittstelle. |
Hinzu kommen natürlich noch weitere Funktionen, die in den beiden teureren Tarifen enthalten sind. Dazu gehören z.B. Abschreibungen, Anlagenverwaltung, Gewinn-und-Verlust-Rechnung, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Offene Posten Verwaltung, Zusammenfassende Meldung über ELSTER, Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER und ein Kassenbuch.
Die meisten Selbstständigen im Netz werden diese Funktionen nicht benötigen, aber sie sind möglich und kosten nur wenig mehr pro Monat.
Meine Erfahrungen mit lexoffice
Ich habe lange Zeit eine Desktop-Software für Windows genutzt, um Angebote und Rechnungen zu schreiben und ggf. Mahnungen zu erstellen. Doch die von mir genutzte Software war schon etwas alt und erfüllte nicht die GoBD Anforderungen bzgl. digitaler Belege.
Da die Zahl der Selbstständigen, die eine Cloud-Software nutzen, stetig ansteigt, habe ich mich vor einer ganzen Weile nun auch entschlossen auf eine Online Buchhaltung umzusteigen. Wobei ich ja eigentlich keine komplette Buchhaltung mache, sondern lediglich Rechnungen schreibe und verwalte.
Neben viele anderen Anbietern habe ich mir damals auch lexoffice genauer angeschaut. Bei anderen Anbietern hatte ich immer mal wieder Probleme gehabt oder bestimmte Funktionen oder Möglichkeiten haben mir gefehlt.
Bei lexoffice* stieß ich aber auf keine Probleme und vermisste auch heute nichts. Natürlich war es erstmal eine Umgewöhnung von der alten Software und deshalb dauerte es ein wenig, bis es wieder reibungslos lief, aber mittlerweile bin ich mit meiner Entscheidung sehr zufrieden und vor allem für die Zukunft gerüstet.
Ich brauche ehrlich gesagt nicht viel, denn neben dem Schreiben von Rechnungen und der Verfolgung, welche Rechnungen noch offen sind und gemahnt werden müssen, mache ich nicht viel mehr damit. Aber wie gesagt, würde man mehr benötigen, wäre das möglich.
Und so kann ich Selbstständigen, die ihre Buchhaltung nicht selbst machen, den Tarif M nur wärmstens empfehlen.
Aber auch für jene Nutzer, die ihre Buchhaltung bis hin zu den Abschluss-Vorbereitungen selbst machen (wollen), ist lexoffice auf jeden Fall einen Blick wert.
lexoffice Apps
Die Apps von lexoffice hatte ich schon angesprochen. Für Android und iOS gibt es diese in den jeweiligen Stores.
Die komplette lexoffice-App mit allen Funktionen ist auf beiden Plattformen verfügbar.
Für die ortsunabhängige Nutzung ist die App-Version von lexoffice also sehr gut nutzbar oder man kann einfach auf dem Notebook die Browser-Version zu nutzen. Das ist ja dank Cloud immer möglich.
Tarife und Preise
Wie schon oben geschrieben, gibt es bei lexoffice 4 Tarife, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen. Gleich ist allerdings, dass alle 4 Tarife nur für jeweils für 1 Gewerbe/Unternehmen sind. Der Support und die Apps sind in alle Tarifen enthalten.
Sehr gut finde ich, dass es keine Mindestlaufzeit gibt, da monatlich abgerechnet wird. Die Tarife sind also monatlich kündbar und inkl. Hosting, Datensicherung, Updates und Support.
Tarif S
Enthalten ist hier die App, um Eingangsbelege zu scannen und zu prüfen. Damit ihr hier bereits eine Buchhaltung möglich. Zudem gibt es eine Offene Posten Übersicht, Online-Banking und man kann Kunden und Lieferanten verwalten.
Das ist der ideale Tarif für alle, die keine eigenen Rechnungen schreiben, sondern nur Eingangsrechnungen verwalten und buchen wollen. Ein Steuerberater-Zugang ist hier ebenfalls enthalten, wie in allen Tarifen.
5,90 zzgl. MwSt / Monat
Tarif M
Enthalten sind hier Angebote und Rechnungen, Eingangsbelege scannen, erfassen und bezahlen, automatische Texterkennung (OCR), automatische Umsatzsteuerprognose, Online-Banking und der Layout-Designer für Rechnungen & Belege.
Das ist der ideale Tarif für alle, die ihre Buchhaltung nicht selbst machen und mit einem Steuerbüro zusammenarbeiten. Eine DATEV Export Funktion und die DATEVconnect online Schnittstelle sind ebenfalls enthalten.
Diesen Tarif nutze ich.
9,90 zzgl. MwSt / Monat
Tarif L
Dieser Tarif enthält dieselben Funktion wie „M“ und zusätzlich können hier mehrere Benutzer damit arbeiten. Zudem gibt es ein elektronisches Kassenbuch, die Möglichkeit zur Umsatzsteuer-Voranmeldung und Zusammenfassende Meldung, sowie GuV & EÜR-Berichte.
Hier braucht man den Steuerberater schon deutlich seltener, da man die Buchhaltung komplett selbst machen kann. Für den Jahresabschluss kann man die Daten ganz einfach exportieren.
16,90 zzgl. MwSt / Monat
Tarif XL
Das größte Paket enthält alles, was auch die anderen Tarife enthalten. Zudem ist es möglich Abschreibungen vorzunehmen, Umsatzprognosen vorzunehmen, Serienrechnungen zu erstellen und mehr.
Der Steuerberater muss dann eigentlich nur noch die Bilanz für den Jahresabschluss machen.
24,90 zzgl. MwSt / Monat
Immer wieder gibt es Angebote, wie aktuell gerade 50% auf alle Tarife.
Vorteile und Nachteile
lexoffice gefällt mir sehr gut, so dass ich eine Menge Vorteile darin sehe.
Die Online-Software hat eine einfache Bedienung und ist sehr übersichtlich. Man kann alle möglichen Belege damit erstellen, auch Abschlagrechnungen und Rechnungskorrekturen. Auf Knopfdruck kann man z.B. eine Rechnung auf englisch erstellen. Und auch eine Integration mit verschiedenen anderen Online-Tools, z.B. zur Zeiterfassung, wird angeboten.
Der Steuerberater-Export ist sehr gut gelöst und man kann selbst entscheiden, wie viel Arbeit man selbst macht und was man dem Steuerberater überlässt. Zudem ist die App für ortsunabhängige Selbstständige sehr interessant.
Wer die Lohnabrechnungen selber machen möchte, kann ab 9,90 Euro pro Monat lexoffice Lohn & Gehalt dazu buchen.
Nachteile sehe ich kaum. Dass keine internationalen Währungen unterstützt werden, hat mich am Anfang etwas gestört, aber damit kann man leben. Und der eine oder andere würde vielleicht auch gleich den Jahresabschluss in lexoffice erstellen, aber das ist nicht möglich.
Ansonsten kann ich persönlich nichts an lexoffice aussetzen. Es ist für mich auf jeden Fall die fast perfekte Lösung.
Fazit
Ich bin mit lexoffice* sehr zufrieden.
Die verschiedenen Tarife sollten für fast jeden Selbstständigen und auch kleine Unternehmen die Anforderungen erfüllen.
Zudem ist es ein etabliertes deutsches Unternehmen, welches viel Know How und Erfahrung mitbringt, einen hohen Datenschutz bietet und immer wieder neue Funktionen einführt.
Deshalb fühle ich mich auch langfristig sehr gut bei lexoffice aufgehoben.