Organisierte Selbstständigkeit – Tipps für tägliche, wöchentliche & monatliche Aufgaben

Organisierte Selbständigkeit - Tipps für tägliche, wöchentliche und monatliche AufgabenWer selbständig ist, hat viele Aufgaben zu erledigen. Die eine Aufgabe macht dabei mehr, die andere weniger Spaß, doch sie alle müssen regelmäßig und sorgfältig abgearbeitet werden, damit im Alltag alles reibungslos abläuft.

Oft ist das Ganze auch eine One-Man-Show, denn gerade in der digitalen Selbständigkeit, gibt es oftmals wenig Angestellte und wenn überhaupt eher einige freie Mitarbeiter oder Partner.

Was dabei so anfällt und wie ihr diese Aufgaben im Rhythmus abarbeiten könnt, möchte ich euch heute mal aufzeigen. Mit ein paar persönlichen Tipps und Tricks.

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Tägliche Aufgaben

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Zu den täglichen Aufgaben gehört es beispielsweise den E-Mail- und Postverkehr unter Kontrolle zu bringen. Allerdings ist es hier sehr wichtig, nicht zu viel Zeit zu investieren, weil das oft nur verschwendete Zeit ist, die einen von wichtigeren Dingen abhält. Arbeitet daher lieber zu festen Zeiten eure E-Mails ab, dann entgeht ihr der Gefahr ständig euren Posteingang zu durchstöbern. Das ist nämlich gar nicht notwendig und alles andere als effektiv. Arbeitet Mails lieber eine Stunde am Morgen und eine Stunde vor Feierabend ab. Dann stört dies nicht weiter und ist sogar ein guter Einstieg bzw. Ausklang der Arbeit.

Für die Arbeitsroutine gilt dasselbe. So hilft es enorm, wenn feste Pausen und Arbeitszeiten eingehalten werden. Damit ist natürlich nicht gemeint, dass ihr nicht mal etwas mehr oder weniger arbeiten könnt, sondern dass feste Zeiten einfach dabei helfen sich nicht unnötig in Projekte zu verstricken. Manche Dinge brauchen einfach ihre Zeit und sehr oft ist es so, dass auf Krampf weniger erreicht wird. Ich selbst merke immer wieder, dass Überstunden nicht zum Erfolg führen. Im Gegenteil sogar, oft muss ich die Arbeit, die so geleistet wird, später noch einmal überarbeiten oder sogar wiederholen. Eine Nacht Ruhe und am nächsten Tag mit neuer Power durchstarten, das bringt dagegen meist deutlich bessere Ergebnisse hervor. Festen Zeiten helfen außerdem dabei, einen eigenen Rhythmus für die anfallenden Aufgaben zu finden.

Kurz-Tipps

  • E-Mails sollten nicht mal eben zwischendurch, sondern zu festen Zeiten abgearbeitet werden. Am besten zum Beginn der Arbeit und kurz vor Feierabend.
  • Geregelte Arbeitszeiten helfen auch in der Selbständigkeit dabei, die Zeit effektiver zu nutzen und sich nicht zu überarbeiten.

Wöchentliche Aufgaben

Zu den wöchentlichen Aufgaben eines Selbständigen gehört es, sich um verwaltungstechnische Dinge zu kümmern. So bevorzuge ich es beispielsweise, nicht jede Rechnung einzeln einzuscannen oder abzuheften, sondern dies nur einmal wöchentlich zu absolvieren. Kurz vor dem freien Sonntag ist dies der perfekte Abschluss, um danach mit sauberer Buchhaltung in das Wochenende abzutauchen.

Ebenfalls zu den wöchentlichen Aufgaben, gehört es, Content Management Systeme wie WordPress zu pflegen. Häufig ist es nicht nötig, Kommentare täglich zu moderieren oder Updates zu installieren, Sicherheitsupdates einmal ausgenommen. Einmal die Woche nachschauen, das reicht in der Regel daher vollkommen aus. Auch hier gilt: Wer sich ständig einloggt, um immer auf dem Laufenden zu bleiben, verschwendet wie bei den E-Mails meist nur wichtige Zeit, die er anderswo besser nutzen könnte.

Kurz-Tipps

  • Die Buchhaltung am besten zum Wochenabschluss in Ordnung bringen. Das entspannt am darauffolgenden Wochenende.
  • Content Management Systeme wie WordPress nur einmal wöchentlich pflegen. Auch die Moderation von Kommentaren, sollte bei kleinen Websites im Wochentakt absolviert werden.

Monatliche Aufgaben

Die monatlichen Aufgaben sind da schon etwas komplexer. Hierzu gehört es beispielsweise, Backups der wichtigsten Daten anzulegen. Die Meisten erledigen dies inzwischen zwar automatisiert, dennoch sichere ich besonders wichtige Daten auch immer noch einmal händisch. Zu oft habe ich schon erlebt, wie ein System versagte und wichtige Daten abhanden einfach verschwunden sind. Außerdem lösche ich am Ende des Monats auch noch all das Überflüssige, räume meinen Rechner also mehr oder minder einmal gründlich auf, damit sich keine Altlasten anhäufen und das System keinen Ballast mit herumschleppt.

Ebenfalls monatlich sollten sich Selbständige um die Kundenakquise kümmern. Egal in welcher Form, investiert einmal im Monat ein paar Stunden, um neue Kunden anzusprechen oder zu erreichen. Öfter würde ich dies nicht erledigen, da die Kundenakquise oft sehr frustrierend ist und man hier häufig ein »Nein« hört, was im Alltag wohl eher demotivierend wirkt. Gleiches gilt übrigens für die Suchmaschinenoptimierung. Wer selbständig ist, sollte einmal im Monat die wichtigsten Daten checken und entsprechend agieren oder sogar investieren.

Zu guter Letzt gilt es einmal im Monat die Arbeit von freien Mitarbeitern zu koordinieren. Egal ob ihr einen Programmierer beschäftigt, einen Texter oder einen SEO-Spezialisten, sie alle brauchen eine klare Absprache. Um dieses Briefing, für die bevorstehenden Wochen, sollte man sich einmal im Monat kümmern, denn freie Mitarbeit funktioniert nur dann zufriedenstellend, wenn alles klar geregelt und abgesprochen wird. Damit das nicht ständig im Alltag nervt, erledige ich es lieber einmal pro Monat.

Kurz-Tipps

  • Auch wenn Backups inzwischen häufig automatisiert laufen, schadet es nicht, besonders wichtige Dateien einmal im Monat auch händisch zu sichern.
  • Kundenakquise ist Fleißarbeit. Nehmt euch einmal im Monat Zeit, um neue Kunden anzusprechen.
  • Die Suchmaschinenoptimierung ist wichtig. Einmal im Monat solltet ihr euch um Anpassungen und den so wichtigen Backlinkaufbau kümmern.
  • Wer mit freien Mitarbeitern zusammenarbeitet, sollte diese einmal pro Monat briefen, um die Zusammenarbeit so angenehm wie möglich verlaufen zu lassen.

Effektivität im Rhythmus

Das hier soll nun kein Leitfaden sein. Der Artikel ist für Selbständige gedacht, die sich vielleicht auch mal verzetteln oder dazu neigen alles auf einmal erledigen zu wollen. Tretet ruhig mal auf die Bremse.

Schon alleine das Thema E-Mails ist so eine Sache. Ich kenne viele Selbständige, die damit viel Zeit in den Sand setzten, weil sie versuchen immer erreichbar zu sein. Doch wer seine Mails sauber und im Rhythmus abarbeitet, ist oft viel effektiver. Wer alle fünf Minuten die Mails checkt, reißt sich nur aus den anderen Aufgaben heraus und verliert immer wieder den Fokus. Deshalb halte ich die Arbeit im Rhythmus als Selbständiger für so wichtig. Findet auch ihr euren Rhythmus. Arbeitet routiniert, dann bleibt auch immer wieder mal Zeit, um kreativ zu sein.

Wie ist das bei euch? Habt ihr euren Rhythmus schon gefunden oder habt ihr vielleicht noch ein paar eigene Hinweise für andere Selbständige, die ihren Arbeitsalltag effektiver gestalten möchten?

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10 Gedanken zu „Organisierte Selbstständigkeit – Tipps für tägliche, wöchentliche & monatliche Aufgaben“

  1. Was ich etwas befremdlich finde, ist der Tip zu Abrufzeiten von eMails. Als Digitalarbeiter ist eMail doch essentiell. Kunden erwarten sicher auch innerhalb von Minuten eine Antwort!

    Aus meiner Sicht ist es sinnvoll kleine Arbeitseinheiten zu organisieren. Nach z.b. 20min eine kurze Pause, Mails prüfen und die daraus sich ergebenden Aufgaben plenen, oder wenn Sie sich schneller als 3min erledigen lassen, direkt abarbeiten.

    Für den interessierten Leser lauten die Stichworte zur Recherche Pomodoro-Technik und Getting Thins done.

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    • Da könnte es helfen die Mail-Adressen zu trennen. Für Kundenanfragen oder wichtige Hosting Mitteilungen etc bekommt man eine direkte Benachrichtigung. Alles andere und damit unwichtige bleibt stumm.

      Sonst ist man ja ständig von allen anderen Mail-Eingängen abgelenkt.

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    • Für mich ist das ein Irrglaube. Die ständige Erreichbarkeit lenkt nur ab und kurze Pausen für E-Mails zu nutzen, ist aus meiner Sicht und Erfahrung auch nicht clever.

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  2. @Netztaucher
    Sicher, Kunden erwarten schnelle Antworten, aber die sollten auch qualifiziert sein – dazu braucht es meistens etwas Zeit.
    In meinem Tagesjob habe ich mir angewöhnt, mails nur 4 mal am Tag zu checken und dann zu priorisieren. Inzwischen wissen alle Kollegen und auch Außenkontakte, dass sie eine Antwort bekommen, aber nicht sofort.
    Wenn’s wirklich brennt, dann gibt es das Telefon – und dies ist ein guter Filter um wichtiges von unwichtigem zu trennen.
    Abr letztendlich muss hier jeder für sich und sein Umfeld selbst entscheiden.
    Guten Start ins neue Jahr!

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    • Wenn es nicht passt, drücke ich den Anruf weg. Dann gibt es entweder eine Voicemail oder ich rufe irgendwann zurück.

      Aber ich bin auch per iMessage und WhatsApp zu bekommen.

      Wenn ich mich ausklinke, dann alles aus. Ich arbeite sehr stark im Kontext und in Einheiten.

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  3. Gerade das mit den Emails ist nen guter Tipp (der Rest auf jeden Fall auch). Eine weitere Aktivität die Zeit frißt, und das oft ohne Nutzen, ist das CHecken der Statistiken, seien es die Einnahmen oder schlimmer nochd er Traffic! Nicht falsch verstehen, die Auswertung dieser Daten ist Gold wert (Sollte acuh 1 Mal im Monat geschen würde ich sagen), aber eben die Auswertung, nicht das regelmäßige Betrachten!

    Werde auf jeden Fall versuchen, die Tipps selber umzusetzen (Einige funktionieren bereits recht gut!)!

    Viel Erfolg an Jederman!

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  4. Disziplin ist für mich das wichtigste, auch in Phasen der Ruhe sollte man immer am Ball bleiben.
    Ich halte es bei jeder Aufgabe, wie ein Wellenreiter. Erst viel arbeiten um vor die Welle zu kommen und dann kann man sich konzentriert treiben lassen

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  5. Mit den E-mails verzettel ich mich auch ganz gerne, eigentlich wollte man nur kurz eine Antwort geben und schon ist wieder eine Stunde vorbei… Genauso Statistiken und Rankings checken, da ist eine Stunde gar nichts… Meistens passiert das dann, wenn ich keine richtige Motivation zum Arbeiten habe.

    Bei mir hilft am besten, wenn ich mir eine “to do Liste” für den nächsten Tag auf mein Whiteboard schreibe und dann eins nach dem anderen “weg arbeite”…

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