Routinen & Workflows – Bedeutung für Selbständige und meine Erfahrungen

Routinen und Workflows - Bedeutung für Selbständige und meine ErfahrungenWenn man jung ist, dann sieht man Routinen und Workflows recht kritisch.

Als Selbständiger habe ich dagegen diese beiden Dinge sehr schätzen gelernt, da sie mir ermöglicht haben so erfolgreich zu werden, wie ich es heute bin.

In diesem Artikel gehe ich darauf ein, was Routinen und Workflows eigentlich sind, wie man diese als Selbständiger nutzt und auf was man dabei aufpassen muss.

Was sind Routinen und Workflows?

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Die Begriffe Routine und Workflow hat sicher jeder schon mal gehört. Doch was genau bedeuten sie?

Als Routine bezeichnet man in der Regel eine Tätigkeit, die man durch häufige Wiederholung schnell und zuverlässig ausführen kann. Häufig wird dabei aber auch ein negativer Aspekt mit genannt, der Routine als etwas bezeichnet, was man ohne große Leidenschaft macht.

Ein Workflow dagegen bezeichnet einen bestimmten und sich oft wiederholenden Arbeitsablauf aus der Aneinanderreihung zusammenhängender Aufgaben. Teilweise sind Routinen Teil eines Workflows.

Solche Routinen schleichen sich meist unbewusst ein, wenn man bestimme Aufgaben immer wieder macht. Dagegen sind Workflows oft bewusste Abläufe, die man festlegt, um komplexere Aufgaben zu meistern.

So viel Routine ist gut

Wie man an der Definition schon erkennen kann, hat die Routine positive wie negative Assoziationen.

Durch die ständige Wiederholung bringt die Routine einige Vorteile mit sich. So kann man bestimmte Aufgaben dadurch schneller, besser und mit weniger Anstrengung erledigen. Dadurch schafft man oft mehr und vergisst auch nichts.

Dagegen können Routinen dann auf der anderen Seite oft eingefahren und langweilig wirken. Da man immer dasselbe macht, geht teilweise die Motivation verloren oder man macht nichts mehr Besonderes.

Beispiele:

  • Viele setzen sich morgens erstmal an den Computer und arbeiten ihre Mails ab. Die Regelmäßigkeit sorgt dafür, dass man das meist schnell und effizient macht.
  • Bei der Grafikerstellung, z.B. für Blogs, kann sich ebenfalls Routine einstellen. Wenn man gewisse Vorlagen immer wieder nutzt, ist man schnell, aber es ist auch nicht unbedingt kreativ.
  • Dass auch große Künstler und andere bekannte Personen Routinen entwickeln haben, zeigt diese Infografik sehr schön.
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Workflows und deren Bedeutung

Workflows sind, wie oben in der Definition schon geschrieben, komplexere Abläufe, die man in der Regel bewusst festlegt. Aufwändigere Aufgaben werden durch Workflows strukturiert, um dadurch ein gutes Ergebnis sicherzustellen.

Das kann unter anderem auch eine Kombination von Routineaufgaben sein. Wichtig sind Workflows ganz besonders, wenn es um die Zusammenarbeit mit anderen geht. Dadurch kann man sicherstellen, dass der Ablauf funktioniert und klar ist, wer was wie macht und bis wann.

Beispiele:

  • Die Zuarbeit von Artikeln durch freie Autoren ist ein Beispiel für einen Workflow, der von der Abstimmung der Ideen, über Korrekturläufe, bis zur Veröffentlichung geht.
  • Das Schreiben von Artikel ist für Blogger an sich aber oft auch ein Workflow. Gerade erfolgreiche Blogger und Autoren haben bestimmte Workflows entwickelt, die es ihnen erlauben schnell Artikel mit hoher Qualität zu verfassen.

Meine Erfahrungen mit Routinen und Workflows

Ob man will oder nicht, mit der Zeit schleichen sich einfach Routinen in die eigene Arbeit ein. Es ist eher selten, dass man ständig etwas völlig anderes macht und selbst dann gibt es einzelne Teilaufgaben, die sich wiederholen.

Ich habe als Blogger mittlerweile tausende Artikel verfasst und da bleibt es natürlich nicht aus, dass gewisse Routinen entstehen. So habe ich z.B. lange Zeit einen recht ähnlichen Tagesablauf gehabt, der immer wiederkehrende Aufgaben enthielt. Diese Routinen haben dafür gesorgt, dass ich viel geschafft habe. Immer wieder fragen mich Leser, wie ich es schaffe so viele Artikel zu schreiben und noch andere Dinge zu erledigen. Routinen sind dafür ein wichtiger Grund.

Doch ich kenne auch die Schattenseiten von Routinen. Ich finde es zwar gut produktiv zu sein, aber immer wieder mal muss ich bewusst bestimmte Dinge ändern, um mich neu zu motivieren und nicht den Spaß zu verlieren. So hilfreich Routinen sein können, sie sind eben auch nicht gerade aufregend und deshalb ändere ich bewusst immer mal wieder bestimmte Vorgehensweisen.

Workflows gibt es bei mir ebenfalls, auch wenn diese in der Vergangenheit nicht so wirklich in Stein gemeißelt waren. Das lag vor allem daran, dass ich allein gearbeitet habe und deshalb gerade der Abstimmungs- und Organisations-Vorteil von Workflows für mich nicht so entscheident war. Das hat sich natürlich geändert, als ich eine Mitarbeiterin hatte. Ab diesem Zeitpunkt mussten bestimmte Workflows deutlich genauer formuliert werden, um besser zusammenarbeiten zu können.

Und auch wenn ich meine Mitarbeiterin nun nicht mehr habe, so konnte ich aus dieser Zeit doch eine Menge mitnehmen. Davon profitiere ich nun z.B. beim Umgang mit freien Autoren, die regelmäßig für mich schreiben. Zudem schreibe ich die Artikel meiner Blogs nun vor und nicht mehr wie früher am selben Tag der Veröffentlichung. Auch das bedeutet mehr Planung und bestimmte Workflows helfen dabei.

Ich sehe ganz klar die Vorteile von Routinen und Workflows, versuche aber auch durch Abwechslung immer wieder neue Impulse zu setzen und die Motivation hochzuhalten. Keinesfalls möchte ich in Routinen ersticken und irgendwann nur noch “Dienst nach Vorschrift” machen. Ich will Spaß bei der Arbeit haben.

Wie wichtig oder schädlich sind Routinen und Workflows?

Wie alles im Leben haben auch diese zwei Seiten.

Zu den Vorteilen gehören:

  • Zeitersparnis
  • Spezialisierung und bessere Ergebnisse
  • weniger Fehler
  • höhere Produktivität
  • kein schädliches Multitasking

Doch es gibt auch Nachteile:

  • wenig Spontanität
  • eingefahrene Abläufe
  • fehlende Weiterentwicklung
  • weniger Motivation und Spaß

Hier gilt es deshalb einen guten Zwischenweg zu finden und immer mal wieder was Neues aufzuprobieren und Strukturen zu verändern.

Ich selbst ändere immer wieder bewusst Abläufe und Workflows, um was Neues auszuprobieren und neue Erfahrungen zu sammen.

Dafür sollte man regelmäßig Pause machen und die eigene Selbständigkeit analysieren. Nur so sind bewusste Änderungen möglich, da man ansonsten im Arbeitsalltag versinkt.

Fazit

Man sollte als Selbständiger keine Angst vor Routinen und Workflows haben. Sie sind weder uncool, noch schaden sie pauschal der Kreativität.

Im Gegenteil. Wenn man diese in einem vernünftigen Maß einsetzt, schaffen sie sogar Freiräume für kreative Ansätze.

Wichtig ist dabei aber, dass man die eigene Situation analysiert und immer wieder Selbstreflexion betreibt, da jeder anders damit umgeht.

Wie wichtig sind euch Routinen und Workflows?

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5 Gedanken zu „Routinen & Workflows – Bedeutung für Selbständige und meine Erfahrungen“

  1. Haha, der Artikel trifft den Nagel auf den Kopf. Mein inneres Ego hat sich erst geweigert diesen Artikel zu lesen – “Routinen? – Sowas brauch ich nicht, das macht nur unflexibel!”. Bis mir aufgefallen ist, dass ich ja automatisch gewisse Routinen beim Arbeiten mitbringe und die ja eigentlich recht hilfreich sind.
    Du hast also absolut Recht mit deinem Artikel – Routinen klingen erstmal “Angst machend”. Aber wenn man sich bewusst macht, welche Routinen oder Workflows man sowieso schon nutzt, kann man sie zukünftig viel effizienter einsetzen.
    Die Routinen, zu denen ich mich selber überreden muss, werde ich aber auch zukünftig weglassen und flexibel bleiben ;)

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