Zeit ist Geld – Wann lohnt sich die Zeiterfassung für Selbstständige?

Zeit ist Geld - Wann lohnt sich die Zeiterfassung für Selbstständige?Zeit ist für viele Selbstständige die knappste Ressource, denn oft gibt es einfach so viel zu tun. Eine Zeiterfassung kann dabei helfen herauszufinden, wie effizient man bestimmte Aufgaben erledigt und welche Tätigkeiten sich wirklich lohnen.

In diesem Artikel schildere ich meine Erfahrungen und gehe darauf ein, wann sich eine Zeiterfassung für Selbstständige lohnt.

Zudem stelle ich das Tool timeBuzzer* vor und gehe darauf ein, was daran besonders ist.

timeBuzzer wurde mir kostenlos vom Hersteller zum Testen zur Verfügung gestellt.

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Zeit ist Geld

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Als ich mich selbstständig gemacht habe vor mehr als 15 Jahren, da konnte ich meine Zeit frei einteilen und hatte für alles Zeit, was ich geplant habe. Als Webdesigner hatte ich zu Beginn nur wenige Kunden und so war Zeitmanagement erstmal kein Thema.

Mit den Jahren änderte sich das aber nach und nach. Mein Kundenstamm wuchs und ich startete eigene Websites und Blogs, die mehr und mehr Zeit in Anspruch nahmen. Das war alles noch okay, aber ich merkte schon, dass die Zeit knapper wurde.

Nach ein paar Jahren war ich an dem Punkt, dass ich mich entscheiden musste, was ich mache und was ich aufschiebe. Die Zeit hat einfach nicht mehr für alle Ideen, Pläne und Aufgaben gereicht. Deshalb entschied ich mich zu analysieren, welche Tätigkeiten wie effizient waren und was sich finanziell gelohnt hat und was nicht.

Ich habe damit begonnen eine Zeiterfassung umzusetzen, denn Zeit ist Geld. Nicht umsonst habe ich hier im Blog schon Tipps für Blogger gegeben, die wenig Zeit haben.

Manuelle Zeiterfassung

Ich habe damals in eine Exceltabelle ganz einfach eingetragen, was ich gemacht habe und wie viel Zeit dies in Anspruch genommen hat. Zu Beginn habe ich das einen Monat lang gemacht, um überhaupt erstmal ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel Zeit ich in die verschiedenen Tätigkeiten stecke.

Das bedurfte natürlich einiger Disziplin und es kam immer wieder vor, dass mir zum Feierabend einfiel, dass ich ja gar nicht die Zeiten aufgeschrieben hatte. Dann muss ich aus dem Gedächtnis heraus schätzen, was wie lange gedauert hat. Das war sicher nicht ideal, aber es hat mir dabei geholfen Prioritäten zu setzen und bestimmten Tätigkeiten ganz von meinem ToDo-Plan zu streichen.

Mit den Jahren hat mir die Zeiterfassung zudem dabei geholfen eine Entscheidung bzgl. meiner Tätigkeit als Webdesigner zu treffen. Ich kann mich von Dingen nicht so einfach trennen und reiße ungern von heute auf morgen Brücken ab. Die Zeiterfassung war dabei vor allem nützlich, um herauszufinden, wie viel Arbeit und Zeit in komplette Kunden-Projekte geflossen sind. Ohne eine Zeiterfassung war das immer nur eine ungefähre Schätzung und darauf basierend habe ich neue Angebote erstellt.

Durch diese Analyse merkte ich, dass die Kundenaufträge zur Erstellung von Websites einfach nicht lukrativ waren. Ich verbrachte damit zu viel Zeit gemessen an den Einnahmen.

Meine eigenen Websites waren dagegen lukrativer und ehrlich gesagt haben sie mir auch mehr Spaß gemacht. :-)

Also habe ich mich entschlossen das Kunden-Business komplett einzustellen und mich nur noch auf die eigenen Blogs, Nischenwebsites und andere Projekte zu konzentrieren.

Nutzt du eine Zeiterfassung für deine Tätigkeiten?

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Einfachere Zeiterfassung

Ich habe nie dauerhaft eine Zeiterfassung durchgeführt, was unter anderem daran lag, dass es mittels der Excel-Tabelle doch recht aufwändig ist. Dennoch finde ich es spannend zu analysieren, wie viel Zeit ich mit einzelnen Tätigkeiten verbringe.

Ich ertappe mich immer wieder dabei, dass es auf einmal schon fast Feierabend ist, wenn ich etwas tue, was mir Spaß macht. Das ist auch gut so, aber dennoch wollte ich wissen, was wie lange dauert.

Also habe ich mich nach Tools umgeschaut, die eine etwas komfortablere und einfachere Zeiterfassung erlauben. Ich habe ein paar Smartphone-Apps ausprobiert, was auch nicht schlecht war, aber die Daten hatte ich halt nicht auf meinem PC.

Für Windows gibt es ebenfalls einige Tools, die ich ausprobiert habe, aber am Ende musste man da auch manuell die Daten eintragen und das war nicht viel besser, als die Excel-Tabelle.

timeBuzzer Zeiterfassung

Zeiterfassung mit timeBuzzer ButtonVor einer Weile stieß ich dann auf das Startup timeBuzzer*, welches in Saarbrücken ansässig ist. Dabei handelt es sich ebenfalls um eine Windows-Software für die Zeiterfassung, allerdings mit einem interessante Kniff.

Statt mit der Tastatur die Daten einzugeben, gibt es hier ein externes Eingabegerät. Eine Art Knopf ermöglicht es schnell und einfach den Start und das Ende von einzelnen Tätigkeiten festzuhalten.

Dazu legt man ganz einfach ein neues Projekt an und weißt diesem neben einer Beschreibung eine Farbe zu. Und schon kann man durch einen einfachen Druck auf den Button (der per USB an den PC angeschlossen wird) das Projekt auswählen (die Oberfläche öffnet sich automatisch und schließt sich auch wieder) und dann läuft schon die Zeiterfassung. Dabei leuchtet der Button in der Farbe des gewählten Projektes.

Ist man mit der Tätigkeit fertig, dann einfach wieder auf den Button drücken und die Zeiterfassung für das Projekt beenden. Zudem kann man Notizen eintippen, wenn nötig.

Zeit ist Geld - Wann lohnt sich Zeiterfassung für Selbstständige? - timeBuzzer

Meine Erfahrungen mit timeBuzzer

Ich fand diese Technik mal wirklich was anderes und habe die Software gleich installiert. Die ersten Tage musste ich mich an diese Art der Zeiterfassung allerdings erstmal gewöhnen und daran denken, immer den Button zu nutzen, wenn ich mit einer Aufgabe fertig war.

Das ist zugegeben eine Gewöhnungssache, ging mir aber recht schnell in Fleisch und Blut über. Dann konnte ich schnell und einfach die Zeit für verschiedene Aufgaben erfassen und in einem übersichtlichen Dashboard genau sehen, was wie lange gedauert hat.

Auch timeBuzzer nutze ich persönlich nicht durchgehend, weil ich keine Kunden mehr habe und dementsprechend keine Abrechnungen mehr durchführe bzw. Angebote abgebe. Allerdings nutze ich diese Software immer mal wieder, um festzustellen, was ich so mache und wie lange einzelne Tätigkeiten dauern. Auch heute habe ich eine lange ToDo-Liste und viele Ideen, die ich gern umsetzen würde. Da lohnt es sich hin und wieder mal zu analysieren, wie viel Zeit bestimmte Dinge in Anspruch nehmen und was diese am Ende bringen.

Viel wichtiger ist so eine Zeiterfassung aber natürlich bei der Arbeit für Kunden bzw. wenn man Mitarbeiter hat, deren Arbeit und Produktivität man gern beurteilen möchte.

Auswertung und App

Die Auswertung der erfassten Zeit findet sehr bequem im Dashboard von timeBuzzer statt. Das sieht dann beispielsweise so aus.

Timebuzzer Zeiterfassung Auswertung

Die Desktop-Software gibt es neben Windows übrigens auch für MacOS.

Diese Daten kann man in der Pro-Version exportieren und auswerten, aber auch in der Software selbst bekommt man schon eine gute Übersicht.

Zudem gibt es eine App für iOS und Android, mit der man die Software ebenfalls nutzen kann, allerdings ohne den Hardware-Button. Wer aber hin und wieder unterwegs ist, kann auf diese Weise timeBuzzer immer nutzen.

Was kostet timeBuzzer?

Durch die Hardware-Komponente kostet timeBuzzer allerdings etwas. Man muss erstmal 89 Euro (zzgl. MwSt.) ausgeben, um sich diesen Button samt der Software zu kaufen. Dann aber kann man dieses Tool unbeschränkt nutzen. Durch eine 30 Tage Geld-zurück-Garantie kann man timeBuzzer risikolos testen.

Für größere Firmen gibt es Pakete, die günstiger sind. So bezahlt man für 10 Geräte aktuell 749 Euro. Je nach Zahl der Angestellten bekommt man also einen Rabatt.

Die meisten Nutzer upgraden früher oder später auf die Pro-Version, die pro Nutzer 5 Euro pro Monat (wenn man jährlich zahlt, oder 7 Euro, wenn man monatlich zahlt) kostet. Dann ist es auch möglich die Daten zu exportieren, andere Tools über Schnittstellen einzubinden, weitere Ebeneneinstellungen bei den Projekten vorzunehmen, transparente Zeitberichte erstellen, Schnittstellen nutzen, Analysen durchzuführen und Teamfunktionen zu nutzen.

Auch kurze Tätigkeiten, wie Mailverkehr oder Telefonate mit Kunden können dadurch einfach und schnell erfasst und abgerechnet werden.

Selbstständige können ohne Abo erstmal reinschnuppern und dann ggf. später das Abo hinzunehmen.

Wann lohnt sich die Zeiterfassung für Selbstständige?

Wer nur an eigenen Projekten arbeitet, der muss nicht unbedingt eine Zeiterfassung durchführen, auch wenn das oft sehr spannend ist und die Ergebnisse überraschen können.

Selbstständige, die für Kunden arbeiten, sollten aber auf jeden Fall eine Zeiterfassung nutzen, um genau zu wissen, wie viel Zeit sie für einzelne Aufgaben bzw. Projekte aufgewendet haben. Langfristig kann man nur so feststellen, welche Preise und Stundensätze gerechtfertigt und lukrativ sind.

Für Mitarbeiter könnte eine Pflicht zur Zeiterfassung bald Wirklichkeit werden. Eine entsprechende EU-Verordnung gab es schon vor Jahren und aktuell wird an einer Umsetzung in deutsches Recht gearbeitet. Wann genau die Pflicht dazu kommt, ist allerdings noch nicht klar. Wer Mitarbeiter beschäftigt, sollte das Thema aber im Auge behalten. Wobei es hier erstmal nur darum geht den Beginn und das Ende des Arbeitstages elektronisch zu erfassen und nicht die einzelnen Tätigkeiten.

Interview mit timeBuzzer

Ich habe ein Interview mit Patrick von timeBuzzer geführt, in dem er über die Entstehung des Startups spricht. Dabei geht er auf typische Probleme bei der Zeiterfassung ein, wie timeBuzzer entwickelt wurde und mehr.

Hallo Patrick. Bitte stell dich kurz vor.
timeBuzzer Gründer Patrick RuhHallo Peer, mein Name ist Patrick Ruh, ich habe Produkt- und Start-up Management studiert und baue derzeit als Mitgründer von timeBuzzer, die einfachste und genaueste Zeiterfassung mit auf. Dabei bin ich vor allem für Marketing, Produkt und Geschäftsführung verantwortlich.

Deinen Blog kenne ich schon seit meinen Anfängen vor ein paar Jahren, als ich mit Webentwicklung und Online Marketing begonnen habe. Umso mehr freue ich mich, heute selbst Gast auf deinem Blog zu sein!

Welche Erfahrungen hast du mit Zeiterfassung am Arbeitsplatz gemacht und wo liegen die häufigsten Probleme?
Für viele Berufe ist es notwendig, die Arbeitszeit nach Projekten, Kunden oder Tätigkeiten zu erfassen, damit diese später einfach und genau abgerechnet werden kann und die Profitabilität von Projekten gewährleistet ist. Man denke beispielsweise an Freelancer, Agenturen, Ingenieurbüros oder auch Anwälte und Steuerberater.

Aus meiner eigenen Erfahrung als Freelancer kann ich sagen, dass besonders das nachträgliche Erfassen am Ende der Woche lästig und zeitaufwändig ist. Dazu kommt, dass die geschätzten Daten schlichtweg ungenau sind, da man sich nach wenigen Tagen nur noch an ein Bruchteil erinnern kann.

Eine Dokumentation in Echtzeit während der Arbeit würde zwar vieles einfacher und genauer machen, ist aber mit herkömmlichen Lösungen im Alltag nicht praktikabel. Ständig daran zu denken, die Zeiten in selbstgebastelte Excelsheets einzutragen oder sich durch einen Dschungel von Fenstern zu klicken, um die Zeit in eine Web-Zeiterfassungssoftware einzugeben, funktioniert im Alltag einfach nicht. Mit timeBuzzer gehen wir genau dieses Problem an.

Wie hilft eine detaillierte Zeiterfassung Selbstständigen?
Eine detaillierte Zeiterfassung hilft Selbstständigen vor allem effizienter zu arbeiten und mehr zu verdienen, indem sie ihren Kunden genauere Rechnungen stellen, nicht abrechenbare Zeitfresser identifizieren oder zukünftige Projekte besser kalkulieren können. Darüber hinaus erhöhen transparente Zeitberichte, die den Rechnungen beigefügt werden, die Kundenzufriedenheit und Annahmewahrscheinlichkeit.

Wie ist timeBuzzer entstanden und was genau ist das?
timeBuzzer ist durch ein Gespräch mit einem befreundeten Agenturinhaber entstanden. Dieser beklagte sich, dass er täglich mit dem Thema Zeiterfassung zu kämpfen hat, da diese einfach nicht gemacht wird, er die Daten aber unbedingt für eine korrekte Abrechnung benötigt. Unser Mitgründer Felix Bopp hatte die Idee, dass wenn Zeiterfassung Spaß machen würde, die Menschen es von selbst tun. Er dachte dabei direkt an die Buzzer, die man aus unzähligen TV-Quizsendungen kennt und die wohl jeder gerne einmal drücken würde. Nachdem der erste Prototyp bereits sehr gut ankam, haben wir die Hardware und die passende Software Schritt für Schritt weiterentwickelt und beides optimal auf den Use Case “kategorische Zeiterfassung” abgestimmt. Mit unserer Lösung können Arbeitszeiten jetzt also ganz einfach gebuzzert werden!

Wie funktioniert timeBuzzer und was sind die Besonderheiten daran?
Wir fokussieren uns darauf den Erfassungsprozess für die Anwender so einfach und reibungslos wie möglich zu machen. Wissensarbeiter verbringen die meiste Zeit am Schreibtisch. Deshalb haben wir besonderen Wert auf die Desktop App gelegt, welche unglaublich intuitiv gestaltet ist. Per Touch auf den Buzzer legt sich die App in den Vordergrund, durch Drehen wählt man seine Tätigkeit aus und durch Drücken startet man die Zeit. Anschließend verschwindet die App automatisch in den Hintergrund und LEDs am Buzzer zeigen dem Anwender, ob die Zeit auf das richtige Projekt erfasst wird. Man kann jederzeit durch Berührung des Buzzers die App in den Vordergrund holen, um Notizen hinzuzufügen und wenn man die Arbeit beendet hat, stoppt man die Zeit ganz einfach durch erneutes Drücken. Wir legen großen Wert auf solche Details, weil wir glauben, dass genau diese entscheidend sind, ob Zeiterfassung am Ende tatsächlich gemacht wird oder nicht.

Was sind typische Use Cases für timeBuzzer?
Mit timeBuzzer kann man ein, zwei oder drei individuelle Ebenen definieren, welche man untereinander verknüpfen kann. Aus diesem Grund sind die Use Cases sehr flexibel und unsere Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Selbstständige mit wenigen Kundenprojekte können so zum Beispiel nur eine Ebene „Projekte“ mit den verschiedenen Projekten verwenden, während eine Agentur oder ein Ingenieurbüro ihre vielen Projekte in Kunden unterteilt. Zusätzlich wäre denkbar noch eine dritte Ebene „Tätigkeiten“ oder „Kostenstellen“ zu definieren, um weitere Erkenntnisse oder Daten für Buchhaltung oder Controlling zu erhalten.

Generell kann man aber sagen, dass unsere Lösung vor allem dann eingesetzt wird, wenn mit vielen Projekten jongliert wird und die Zeit dafür erfasst werden muss.

Wie viel Entwicklung steckt in eurer Software und auf welchen Plattformen kann man diese nutzen?
Wir bieten eine Desktop App für Mac, Windows, Linux, eine mobile App für iOS, Android sowie eine cloudbasierte Webanwendung, in der alle Daten gespeichert, verwaltet und analysiert werden können. Eine Software für so viele Plattformen zu entwickeln und diese zu pflegen, erfordert viel Aufwand, ist in der heutigen Zeit aber absolut notwendig. Leute haben unterschiedliche Geräte, arbeiten im Wechsel zwischen Home Office und Büro oder wollen auch unterwegs beim Kunden schnell mal eine Zeit erfassen.

Wie sieht es mit den Kosten für timeBuzzer aus?
Unsere Software in der Pro Version ist ab 5€ netto pro Monat, pro Nutzer erhältlich. Die Hardware kann optional für 89€ netto pro Gerät dazu erworben werden. Für Teams bieten wir Mengenrabatte auf die Hardware.

Gibt es Schnittstellen zu anderen Programmen, um die Zeitdaten weiterzuverwenden?
Wir bieten Schnittstellen zu bekanntesten Integrationsplattformen wie Zapier oder Make (ehemals Integromat). Darüber hinaus bieten wir eine umfangreiche Open API an. Seit kurzem gibt es auch die Möglichkeit unsere intuitive timeBuzzer App samt Hardware direkt an bestehende Systeme anzukoppeln, ohne das Daten über unsere Cloud fließen. Das wird vor allem für größere Unternehmen oder Partnerschaften interessant sein.

In wie weit ist der Datenschutz betroffen und welche Maßnahmen habt ihr da vorgenommen?
Da wir eine cloudbasierte Lösung anbieten, ist das Thema Datenschutz für uns natürlich absolut relevant. Wir sind uns der Verantwortung für sensible Unternehmensdaten bewusst und haben eine Vielzahl an technischen und organisatorischen Maßnahmen ergriffen, um die Daten unserer Kunden zu schützen und entwickeln diese ständig weiter. Da wir sämtliche Maßnahmen sorgsam dokumentieren können diese von Kunden auch gerne angefragt werden. Zum Beispiel hosten wir ausschließlich bei zertifizierten Rechenzentren in Deutschland, setzen viel auf selbstgehostete Open Source Systeme, bieten Vereinbarungen zu Datenverarbeitung und haben eine Vielzahl an Sicherheits- und Backupvorkehrungen getroffen.

Ihr selbst habt als Startup 2016 losgelegt. Wie lief das und welche Herausforderungen gab es?
Wir haben timeBuzzer bis heute „gebootstrapped“, also aus eigenen Umsätzen und Mitteln finanziert. Als Bootstrap Startup eine Hardware- und Softwareentwicklung für so viele verschiedene Plattformen zu stemmen ist ohne große Finanzierung nicht immer ganz einfach gewesen und erforderte viel Durchhaltevermögen. Der große Vorteil den wir haben ist, dass unser Team so vielseitig aufgestellt ist und wir uns hervorragend ergänzen.

Welche Pläne habt ihr mit timeBuzzer für die Zukunft?
Wir glauben, dass Zeit unsere wertvollste Ressource ist, doch kaum jemand ein genaues Bild darüber hat. Deshalb wollen wir die einfachste und genaueste Zeiterfassung bauen, die den Menschen ihre Zeit sichtbar macht und ihnen Zugang zu akkuraten und wertvollen Zeitdaten gibt.

Bei allem was wir tun, fragen wir uns, wie wir unseren Nutzern noch bessere Einblicke in ihre Zeit geben können und wie wir die Erfassung von Zeit noch einfacher gestalten können. Mit unserer Hardware-App-Kombination haben wir eine Möglichkeit gefunden, die Reibung von Zeiterfassung deutlich zu verringern und dadurch die Genauigkeit der Daten erheblich zu erhöhen. Wir sehen aber auch noch sehr viele Möglichkeiten auf der Softwareseite, um unsere Anwender zu unterstützen. Deshalb wird in Zukunft unser Fokus noch mehr auf der Software liegen.

Als nächstes steht eine Überarbeitung der Webanwendung an und auch hier werden wir wieder höchsten Wert auf Einfachheit, Praktikabilität und Genauigkeit legen. Wir wollen die einfachste Lösung sein, die die genauesten Daten liefert und nicht die mit den meisten Funktionen.

Danke für das Interview

Mich würde nun am Schluss interessieren, ob ihr mit einer Zeiterfassung arbeitet und wie eure Erfahrungen damit sind.

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