Rechnungen schreiben, typische Fehler und praktische Tipps – invoiz im Interview

Rechnungen schreiben, typische Fehler und praktische Tipps - invoiz im InterviewDie Rechnungslegung und die Buchhaltung bieten viele Herausforderungen und ist nicht gerade das Lieblingsthema vieler Selbstständiger.

Im heutigen Interview mit invoiz geht es um das Online-Tool selbst, aber auch z.B. um typische Fehler von Selbstständigen und praktische Tipps.

Hier geht es übrigens zu einer aktuellen Umfrage von invoiz.

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Hallo Herr Buhl. Bitte stellen Sie sich kurz vor.

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Mein Name ist Moritz Buhl, ich bin 31 Jahre alt, verheiratet und habe eine mittlerweile eine 10 Monate alte Tochter. Ich komme ursprünglich aus dem schönen Siegerland, in das ich nach einigen Auslandsstationen zurückgekehrt bin. Seit Mitte 2017 bin ich verantwortlich für invoiz, unser Cloud-basiertes Finanz- und Rechnungsprogramm für Selbstständige.

Wie sind Sie zum Thema Buchhaltung gekommen? Macht Ihnen das etwa Spaß?

Ich habe anscheinend ein Faible für etwas trockene Themen – vor allen Dingen aber für Software Vorher war ich schon im CRM- und ERP-Umfeld unterwegs. Die Herausforderung ist, dass wir Selbstständigen mit invoiz Unterstützung an die Hand geben, die ihnen beim Thema Buchhaltung Sicherheit gibt, Arbeit abnimmt und vielleicht noch sogar ein paar gute Ratschläge gibt. Wir wollen das Übel also ein kleines bisschen verkleinern.

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In den letzten Jahren hat sich der Bereich der digitalen Buchhaltung stark entwickelt. Wie ist da der aktuelle Stand?

Wir sind gerade in einer extrem spannenden Phase, in der Automatisierung und Künstliche Intelligenz langsam in die Software Einzug halten. Das fängt bei einem intelligenten Mahnwesen an und geht weiter bis zu präzisen Liquiditätsforecasts. Ich bin mir sicher, dass diese Großtrends den Nutzern in Zukunft noch Mehrwerte bringen, die wir uns heute kaum vorstellen können.

Sie haben mit invoiz einen neuen Service gestartet. Bitte stellen Sie diesen vor.

invoiz ist ein besonders einfach zu bedienendes Cloud-basiertes Finanz- und Rechnungsprogramm für Selbstständige und kleine Unternehmen. Nutzer erstellen per Knopfdruck Rechnungen, Angebote, Mahnungen und viel mehr, bekommen juristisch immer 100% korrekte Dokumente bei schwierigen Themen wie z.B. Abschlagsrechnungen und machen sogar ihren Kunden das Leben leichter.

Was sind die Besonderheiten von invoiz gegenüber anderen Wettbewerbern?

Wir verstehen uns explizit auch als Finanzprogramm. Das bedeutet, wir möchten unseren Nutzern Transparenz bieten und Optimierungspotenziale finanzieller Art aufzeigen. In diesem Bereich haben wir mit innovativen Funktionen erste Schritte gemacht. Dazu gehört z.B. invoizPAY, wo wir Online-Zahlungsmittel wie Kreditkarte mit der analogen Welt der Papierrechnung verheiratet haben. Das bedeutet, dass unsere Nutzer ihren Kunden Online-Zahlmethoden auf ausgedruckten Rechnungen anbieten können.

Ein großer weiterer Punkt ist unser Echtzeit-Steuerschätzer, der live zeigt, wieviel des abgerechneten Umsatzes tatsächlich am Ende beim Nutzer bleibt. Langfristig ist unser Ziel, herannahende Liquiditätsengpässe, z.B. Steuernachzahlungen, zu prognostizieren und dem Nutzer rechtzeitig Gelegenheit zu geben, vorzusorgen.

An wen richtet sich invoiz und welche Vorteile bietet es?

invoiz richtet sich an Selbstständige und kleine Unternehmen. Das ist eine Zielgruppe, die jahrzehntelang vernachlässigt wurde und auch heute für viele Softwarehersteller nur als Sprungbrett in den Mittelstand dient. Wir dagegen fühlen uns mit unseren Nutzern pudelwohl und gestalten Software für genau diese Zielgruppe: einfach zu bedienen, bodenständig, aber effektiv und hochmodern.

Was kostet invoiz und ist es für Gründer erschwinglich?

Es ist uns ein wichtiges Anliegen, dass invoiz tatsächlich auch für die Kleinen erschwinglich ist und bleibt. Aus diesem Grund haben wir vor Kurzem unser Preismodell umgestaltet: Wir haben vier Pakete, angefangen bei € 6,99/Monat, die sich nach dem mit invoiz in Rechnung gestelltem Umsatzvolumen richten.

Wo mit invoiz mehr Umsatz erzielt wird, steigt auch der Preis (bis zu einem vernünftigen Rahmen) und umgekehrt. Ich hoffe, dass wir damit ein sehr faires Modell gefunden haben.

Die neue Datenschutzgrundverordnung kommt in Kürze. In wie weit erfüllt diese invoiz?

Wir haben das große Glück, mit der Buhl Data Service einen Partner zu haben, der die Themen Datenschutz und Datensicherheit schon lange verinnerlicht hat, bevor von der DS-GVO die Rede war. Dazu gehören beispielsweise Rechenzentren in Deutschland, vielseitige Redudanzen und ein großes Know-How.

Unser Ziel geht aber noch einen Schritt weiter: Wir wollen nicht nur selbst alle rechtlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch unsere Kunden bei der Umsetzung der DSGVO unterstützen. Dazu gehört z.B. der einfache Abschluss der Auftragsdatenverarbeitung mit invoiz.

Welche Fehler werden bei der Buchhaltung häufig gemacht und wie kann man diese verhindern?

Gerade am Anfang wird das Thema Liquidität gerne unterschätzt. Ich mache Umsatz, Umsatz, Umsatz und erhalte auf einmal im zweiten Jahr vom Finanzamt eine Aufforderung zur Nachzahlung und Vorauszahlung gleichzeitig. Das sind Punkte, die Gründern das Genick brechen können.

Generell ist unser Eindruck, dass für viele Selbstständige in Deutschland die Wirtschaftslage eigentlich gut, finanzielle Transparenz aber schwierig ist. Da wollen wir mit invoiz gegensteuern.

Was erwarten Sie für die Zukunft der digitalen Buchhaltung?

Wie schon vorne erläutert glaube ich, dass Schlagworte wie „Automatisierung“, „Maschinelles Lernen“ und „Künstliche Intelligenz“ jetzt endlich mit Leben gefüllt werden. Der Steuerberater wird sicher nicht aussterben, sondern noch mehr zu einem Partner werden, der fachliche Beratung und Unterstützung liefert. Einfache Handarbeiten, z.B. zur Vorbereitung der Steuererklärung, werden automatisiert.

Ein Traum ist natürlich die komplette Digitalisierung des Fakturaprozesses für alle Teilnehmer. Aber davon sind wir leider noch ein Stück entfernt. Heute kommen nach wie vor die meisten Rechnungen in Papierform.

Zum Schluss würde ich mich über Ihre wichtigsten Tipps für die eigene Buchhaltung freuen.

Gerade für junge Gründer mit noch wenig Umsatz bietet der Gesetzgeber viele Möglichkeiten, die das Leben leichter machen: Dauerfristverlängerung für die Abgabe der Umsatzsteuer, IST-Versteuerung und vieles mehr.

Ansonsten gerade für die Liquiditätsoptimierung die einfachen Sachen machen: Kurzfristige Zahlungsziele vereinbaren, mit Vorauszahlungen, Teilzahlungen oder Abschlagszahlungen arbeiten und: Immer ein Rechnungsprogramm verwenden – egal, ob invoiz oder ein anderes Programm. Die Übersicht, das formaljuristisch korrekte Arbeiten, die einfache Übergabe an den Steuerberater – all das macht sich sofort bezahlt. Mit Word und Excel läuft man mittelfristig in Probleme.

Danke für das Interview

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5 Gedanken zu „Rechnungen schreiben, typische Fehler und praktische Tipps – invoiz im Interview“

  1. Und was hat dieses 100% werbliche Pseudo-Interview mit dem Titel “Rechnungen schreiben, typische Fehler und praktische Tipps ” zu tun? Auch interessant wäre in diesem Zusammenhang die Frage, ob diese offensichtliche Produktwerbung entlohnt wurde und falls ja, ob Du das kenntlich machen müsstest.

    Antworten
    • Ich führe immer wieder Interview mit Anbietern von Software, die für Selbstständige interessant sind. Schade, dass dir das Interview nicht gefällt, aber es ging darin ja eben auch um die Software und nicht nur um generelle Tipps.

      Ich bekomme für Interviews generell kein Geld. Wenn es mal bezahlte Artikel gibt, was schon lange nicht mehr der Fall war, dann kennzeichne ich das natürlich.

      Antworten
  2. Hallo,

    ich finde die Tipps am Ende sehr interessant. Wie der Autor von “Rich Dad Poor Dad” auch schrieb, ist Buchhaltung extrem wichtig, wenn es auch um größere Unternehmen geht. Man müsse nicht nur die Zahlen lesen können, sondern auch wissen, was die Zahlen bedeuten. Deswegen finde ich es interessant, dass es nun auch solche Tools gibt.
    Gibt es dort auch Auswertungen und Reportings?

    Beste Grüße
    Oliver von Firmenpartnerschaft

    Antworten
  3. Ich finde die Überschrift auch irreführend, habe Praxistipps und Fehlerquellen erwartet und eine Produktvorstellung bekommen. Schade.

    (Das Interview selbst war natürlich gut gemacht, aber ein Titel wie “Vorstellung von invoiz – Buchhaltung in der Cloud für Selbständige” wäre aus meiner Sicht besser gewesen.

    Antworten
  4. Hallo Peer und danke für das interessante Interview!
    Ich arbeite bei der Firma Invoice Simple, die eine Rechnungssoftware für Kleinunternehmer und Freiberufler anbietet. Wie wären auch offen für ein Interview!

    Mit besten Grüßen
    Flavia

    Antworten

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