Gründer-Erfahrungen, Tipps für die Buchhaltung, Software-Einblicke und mehr

Mit einem ehemaligen Startup-Gründer spreche ich heute über seine Erfahrungen und welche Tipps er anderen Gründern geben kann.

Zudem geht es um die Buchhaltungssoftware, die seine Firma anbietet. Des Weiteren gibt es praktische Tipps für die Buchhaltung und die Arbeit mit einem Steuerberater.

Bitte stellen Sie sich meinen Lesern kurz vor.

Ich bin Fabian Silberer. Im Jahr 2013 gründete ich zusammen mit meinem damaligen Studienkollegen Marco Reinbold die SEVENIT GmbH und bin seither Geschäftsführer des Offenburger Softwareunternehmens.

Unser Produkt sevDesk ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen.

Sie sind Experte zum Thema Buchhaltung. Wie sind sie zu diesem Thema gekommen?

Als Marco und ich während des Studiums begannen kleinere Softwareprojekte für verschiedene Kunden umzusetzen, hatten wir ursprünglich nicht geplant, irgendwann beim Thema Buchhaltung zu landen. Im Gegenteil, für uns als nebenberufliche Selbstständige war das Ganze eigentlich ein relativ nerviges Thema.

Die Idee zu sevDesk, und damit der Berührungspunkt mit der Buchhaltungsproblematik, ist vor einigen Jahren durch einen damaligen Kunden entstanden. Dieser wünschte sich ein Programm, mit dem er Rechnungen schreiben und seine Kunden verwalten kann.

Da wir uns dadurch intensiver mit der Thematik auseinandersetzen mussten, ist uns aufgefallen, dass die Prozesse in der Buchhaltung für kleine Unternehmen die letzten 20-30 Jahre einfach stehen geblieben sind. Keine Spur von Digitalisierung, keine Automation. Dafür viel zu viel Papierkram und ein massiver Zeitaufwand.

Darin haben wir eine Chance gesehen und uns als Ziel gesetzt: Buchhaltung muss auch einfacher gehen! Mittlerweile haben wir mit sevDesk einen Buchhaltungsassistenten geschaffen, auf den über 65.000 Kunden vertrauen. Digital und automatisiert können kleine Unternehmen mit sevDesk dank modernster Technologie (AI) und modernen Arbeitsweisen (von unterwegs mit dem Smartphone und einer Internetverbindung) ihre Buchhaltung bewältigen.

Warum ist die Buchhaltung so wichtig für Selbstständige?

Auf diese Frage möchte ich mit einer Gegenfrage antworten. Was ist wohl einer der häufigsten Gründe für das Scheitern in der Selbstständigkeit? Richtig, den Selbstständigen geht das Geld aus.
Und genau darum ist Buchhaltung so wichtig.

Gerade als Selbstständiger muss man einen Überblick über seine Finanzen haben. Da reicht es eben nicht aus, wenn man erst im April weiß, ob der Januar gut gelaufen ist, weil der Buchhalter den verstaubten Pendelordner erst zum Quartalsende im März erhalten hat und deswegen nun erst die Auswertung vornehmen kann.

Ich bin davon überzeugt, dass jeder gute Unternehmer die wichtigsten Zahlen seines Unternehmens möglichst in Echtzeit kennen muss. Und zu diesen wichtigen Zahlen gehören zweifelsohne die Finanzen.

Viele scheuen sich davor, die Buchhaltung selbst zu machen. Was können Sie diesen Selbstständigen raten?

Die Buchhaltung wird vielerorts als notwendiges Übel empfunden. Und die negative Einstellung von Selbstständigen zur Thematik kann ich durchaus nachvollziehen. Auch Marco und ich hatten am Anfang unserer Selbstständigkeit unsere liebe Mühe mit dem Thema.

Mein Tipp ist: Von Beginn an einen sauberen Buchhaltungsprozess aufbauen! Für mich heißt das im Detail:

• Belege immer sofort digitalisieren
• Buchhaltungsaufgaben nicht zu lange aufschieben
• gute Buchhaltungssoftware wählen (dadurch wird einem ein Großteil der Arbeit abgenommen)
• guten Steuerberater suchen (ggf. den Steuerberater wechseln)

Welche Fehler passieren bei der Buchhaltung am häufigsten und wie vermeidet man sie?

Spontan fallen mir vier Fehler, die in der Realität leider nach wie vor viel zu oft passieren.

1. Rechnungen werde nicht richtig abgelegt, falsch sortiert oder nicht korrekt aufbewahrt.
   Gerade bei Selbstständige, die ihre Buchhaltung nicht digitalisiert haben, kommt es immer wieder vor, dass Belege verloren gehen oder falsch verbucht werden. Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware kann dir das nicht passieren.
2. Offene Forderungen werden vernachlässigt.
   Bei vielen Selbstständigen endet mit dem Versand der Rechnung an den Kunden der Abwicklungsprozess – „Der wird schon bezahlen“. Bei offenen Rechnungen darf man sich nicht auf die Ehrlichkeit seiner Kunden verlassen, sondern muss überprüfen, ob das geforderte Geld auch wirklich auf dem Geschäftskonto ankommt. Ein funktionierendes Mahnwesen ist hilfreich.
3. Alles selber machen wollen.
   Als Selbstständiger möchte man am liebsten ohne fremde Hilfe alles selbst tun. Ich kann das sehr gut nachvollziehen. Bei mir war das zu Beginn nicht anders.
   Gerade Buchhaltung benötigt allerdings Expertise, deswegen empfiehlt es sich hier Arbeit abzugeben. Und mit Arbeit abgeben, meine ich nicht zwangsläufig die Anstellung eines Buchhalters. Digitale Buchhaltung mit einer passenden Software erlaubt es heutzutage mit geringem Zeitaufwand und ohne tiefergehendes Know-How viel selbst zu erledigen. Sobald man nicht mehr weiterweiß, holt man sich seinen Steuerberater zur Hilfe.
4. Private und geschäftliche Ausgaben werden nicht getrennt.
   Das Geschäftsessen mit der privaten Kreditkarte bezahlen oder die Tankrechnung mit der EC-Karte des Geschäftskontos begleichen. In der Selbstständigkeit geschieht es häufig, dass private und geschäftliche Ausgaben vermischt werden. Das sollte nicht passieren. Deswegen rate ich jedem, sich neben dem Privatkonto ein getrenntes Betriebskonto anzuschaffen und im Anschluss darauf zu achten, dass die Konten immer richtig verwendet werden.

Welche praktischen Buchhaltungs-Tipps können Sie Gründern geben?

Mein Tipp aus der Praxis klingt erstmal ziemlich banal: Erledige die Buchhaltung sauber und fehlerfrei!

Ist bei der Buchhaltung alles korrekt dokumentiert, spart man im Anschluss in jedem Fall Zeit und Geld. Zunächst wird dein Steuerberater weniger Arbeit damit haben, deine Daten aufzubereiten und an das Finanzamt weiterzuleiten. Gleichzeitig kommt es bei einer fehlerfreien Buchhaltung zu keinen Nachzahlungen an das Finanzamt, da die saubere Dokumentation keinen Spielraum für etwaige Hinzuschätzungen des Umsatzes erlaubt.

Was kann man tun, um die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater möglichst reibungslos zu gestalten?

Vorneweg: Steuerberater ist nicht gleich Steuerberater! Ich rate einen Steuerfachmann mit ins Boot zu holen, der digital denkt und dementsprechend handelt. Beharrt der Steuerberater auf veraltete Systeme und hält beispielsweise den Pendelordner am praktischsten für den Datenaustausch, wäre ich persönlich skeptisch.

Die Digitalisierung bietet auf so vielschichtige Weise Chancen und sollte deshalb auf der Buchhaltungsebene und insbesondere bei der Kommunikation mit dem Steuerberater genutzt werden.
Für den reibungslosen Ablauf empfehle ich die Prozesse mit dem Steuerberater zum frühestmöglichen Zeitpunkt genau abzustimmen. Wann erhält der Steuerberater meine Daten? Wie erhält er die Daten? Was kann ich tun, um seine Arbeit zu erleichtern und Kosten zu sparen? Das sind alles Fragestellungen, die man vorab klären sollte.

Eine gute Buchhaltungssoftware erlaubt es den Steuerberater direkt im System mitarbeiten zu lassen oder stellt ihm einen branchenüblichen DATEV-Export mit den wichtigsten Daten zusammen (sevDesk kann beides).

Es gibt viele Online-Buchhaltungs-Tools. Was sollten Selbstständige bei der Auswahl beachten?

Ohne im Detail auf die notwendigen Funktionen einer Buchhaltungssoftware einzugehen, empfehle ich bei der Auswahl eines Tools zwei Dinge.

Zum einen sollte hinter einem Buchhaltungstool für Selbstständige in Deutschland ein deutscher Anbieter mit deutschem Serverstandort stehen. In jedem Land gibt es beim Thema Buchhaltung andere gesetzliche Bestimmungen, deshalb liegt es auf der Hand, dass ein deutscher Anbieter am besten auf die „Buchhaltungs-Bedürfnisse“ von deutschen Selbstständigen eingehen kann. Der deutsche Serverstandort garantiert darüber hinaus das Datenschutzrichtlinien eingehalten werden.

Daran knüpft eine GoBD-Zertfizierung des Buchhaltungs-Tool an, was als zweiten Punkt unbedingt bei der Auswahl beachtet werden sollte. Die GoBD definieren im digitalen Zeitalter die Anforderungen an eine korrekte Buchführung. Ein besonderes Augenmerk wird auf die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form gelegt. Durch ein GoBD-Zertifikat der Buchhaltungssoftware ist man als Selbstständiger auf der sicheren Seite, dass die Daten gesetzeskonform gespeichert und auf Abruf verfügbar gemacht werden können.

Was macht sevDesk anders als die Wettbewerber? Warum sollte man sich das Tool anschauen?

sevDesk erlaubt es Selbstständigen ihre Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen, d.h. auch ohne tiefergehende Buchhaltungskenntnisse kann man mit unserem Buchhaltungsassistenten seine Buchhaltungsaufgaben erledigen.

Damit das gewährleistet ist, haben wir schon immer großen Wert auf eine einfache und intuitive Benutzeroberfläche gelegt. In sevDesk findet man sich in der Regel auf Anhieb zurecht. Bestes Beispiel hierfür ist sicherlich die unkomplizierte Angebots- und Rechnungserstellung, die in sevDesk mit etwas Routine in unter einer Minute von Statten gehen kann.

Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal ist unsere zuverlässige Belegerkennung. Belege, die man per Drag & Drop ins System zieht oder die man per sevScan in der Mobile App abfotografiert, werden automatisch und korrekt verbucht – das spart Zeit!

Stolz bin ich zu guter Letzt über die vielen Schnittstellen zu unseren Partnern. Und nein, damit meine ich nicht nur die über 3000 Banken, deren Geschäftskonten sich mittlerweile mit sevDesk verbinden lassen. Unzählige weitere Kooperationen sind mittlerweile zustande gekommen und sorgen gerade bei Selbständigen im Netz für den bestmöglichen Service:

• billbee (Multi-Channel Komplettlösung für kleine und mittlere Online-Händler)
• invoicefetcher (Cloud-Software für Rechnungsmanagement aus Online-Portalen)
• Shopify (E-Commerce Plattform)
• Paypal (Zahlungsdienstleister)
• Papershift und mite (Zeiterfassungs-Tools)
• Bilendo (Tool für digitales Mahnwesen)
• …

Welche besonderen Funktionen gibt es gerade für Selbstständige im Netz und wie sieht es mit einer Testmöglichkeit aus?

sevDesk wurde für kleine Unternehmen konzipiert. Der Funktionsumfang ist entsprechend an die Bedürfnisse von Selbstständigen (im Netz) angepasst und wird von uns sukzessive erweitert.

Aktuell bietet sevDesk für Selbständige und Freiberufler folgende Funktionen:

• intuitive Angebots- und Rechnungserstellung mit Mahnwesen
• integriertes Online Banking
• tagesaktuelle Auswertungen (EÜR und GuV)
• Umsatzsteuervoranmeldungen direkt an das Finanzamt
• Schnittstelle zum Steuerberater
• automatische Belegerkennung

Unter sevdesk kann man die Software 14 Tage kostenlos testen und bekommt im Anschluss den Basistarif sevDesk Rechnung aktuell bereits ab 4,55 € im Monat.

Datenschutz ist heute ein großes Thema. Wie sieht es bei sevDesk damit aus?

Wer als Softwareunternehmen das Thema Datenschutz im digitalen Zeitalter nicht ernst nimmt, handelt nicht im Sinne seiner Kunden. Seit sevDesk im Jahr 2014 an den Markt gekommen ist, setzen wir uns intensiv mit der Thematik auseinander. Da die Buchhaltungsdaten unserer Kunden sensible Daten sind, ist es für uns eine Selbstverständlichkeit mit besonderer Sorgfalt an die Sache heranzugehen.

Innerhalb unseres Unternehmens gibt es deshalb auch genaue Richtlinien und Zugriffsrechte in Bezug auf die Kundendaten. Wir lassen uns in regelmäßigen Abständen von einer externen Firma und durch einen Rechtsanwalt beraten. Zusätzlich gibt es einen externen Datenschutzbeauftragten, sowie einen internen IT-Sicherheitsbeauftragten.

Die Spielregeln bezüglich der neuen Datenschutz-Grundverordnung, die 2016 bereits in Kraft getreten ist und die ab Mai 2018 verbindlich angewendet werden muss, hat sevDesk in großen Teil bereits vergangenes Jahr umgesetzt. Auch hier müssen sich unsere Kunden also keine Sorgen machen.

Zum Schluss würde ich mich über ihre wichtigsten Tipps für Gründer freuen.

Aus meiner Erfahrung heraus ist der wertvollste Tipp, den ich an Gründer weitergeben kann, Mut zu zeigen. Existenzgründung erfordert nämlich Mut. Nachdem man mutig war und sich getraut hat zu gründen, muss man die Fähigkeit besitzen zuzuhören. Zuhören, was (potenzielle) Kunden benötigen und das Produkt oder die Dienstleistung dementsprechend (weiter-)entwickeln.

Mit dieser Strategie ist sevDesk bisher erfolgreich gewesen und damit werden wir auch zukünftig erfolgreich sein – mutig und an die Bedürfnisse von Selbstständigen (im Netz) angepasst.

Danke für das Interview

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Peer Wandiger

Studium der BWL und langjährige Arbeit in einem mittelständischen Unternehmen. Seit 2006 selbständig als Webentwickler und Website-Betreiber, 2007 Gründung von Selbständig im Netz.

Wer wir sind und wie wir arbeiten. In unserem Büro im Zentrum von Köln arbeiten ausgebildete Redakteur/innen an der Ausarbeitung erstklassiger Inhalte, auf die du dich verlassen kannst. Sämtliche Artikel werden nach dem Vier-Augen-Prinzip publiziert: Nach Fertigstellung der Rohfassung werden die Texte von (mindestens) einem/r anderen Redakteur/in auf orthografische und inhaltliche Richtigkeit hin überprüft.

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