10 Tipps für überlastete Selbständige – Getting Things Done

Mit der aktuellen Blogparade „Getting Things Done“ habe ich anscheinend einen Nerv getroffen.

Es haben schon sehr viele Selbständige mit eigenen Artikeln daran teilgenommen und täglich kommen neue hinzu.

Auch ich halte das für ein sehr wichtiges Thema. Seit mehr als 5 Jahren bin ich selbständig und in dieser Zeit habe ich mit den Themen Arbeitsorganisation, Aufgabenerledigung, Überstunden etc. zu kämpfen gehabt.

In meinem Beitrag zur Blogparade möchte ich 10 Tipps für überlastete Selbständige vorstellen. Diese Tipps habe ich in den vergangenen Jahren kennengelernt und sie haben mir dabei geholfen, meine anstehenden Arbeiten besser zu bewältigen.

zu viele Aufgaben

Die Situation kennt sicher fast jeder Selbständige. Sie Zahl der zu erledigenden Aufgaben schwankt und immer wieder gibt es Phasen, wo sich Aufgaben anhäufen.

Das ist ganz normal und wird bei vielen Selbständigen im Netz auch noch dadurch verschärft, dass man eigene Projekte hat, die ebenfalls wachsen und mehr Arbeit verursachen.

Von den vielen Ideen, die einem im Kopf herumschwirren und die man auch noch umsetzen möchte, ganz zu schweigen.

Irgendwann kommt man an einen Punkt, wo man nicht mehr weiß, was man zuerst machen und wie man das alles schaffen soll.

Die folgenden Tipps können dabei helfen.

10 Tipps für überlastete Selbständige

1. langfristige Planung
   Es ist immer eine gute Idee, den großen Überblick zu behalten. Was will ich am Ende des Monats, in 3 Monaten und in 6 Monaten umgesetzt haben?

   Ich notiere mir grundsätzlich alle meine Ideen in einer Excel-Datei. Davon ausgehend pflege ich regelmäßig ein A4 Blatt, auf dem ich mir alle Projekte und große Aufgaben notiere, die ich in den nächsten 6 Monaten angehen und erledigen will.

   Aktuell stehen dort ein paar größere Kundenprojekte, aber auch eigene Projekte drauf. Diese Liste hilft mir das „große Ganze“ nicht aus den Augen zu verlieren, was leicht passieren kann, wenn man in der täglichen Arbeit versinkt.

   Man muss selber ein Gefühl dafür entwickeln, wie viele Projekte auf dieser Liste Sinn machen. Es sollten nicht zu viele, aber auch nicht zu wenige sein. Diese Erfahrung sammelt man einfach mit der Zeit.

2. kurzfristige Planung
   Die kurzfristige Planung ist bei mir in Wochen und Tage aufgeteilt.

   So plane ich z.B. die Inhalte für meine Blogs für 1 Woche im voraus. Dass hat den Vorteil, dass ich den Zeitaufwand an dieser Stelle schon gut einschätzen kann und andere Projekte und Kundenaufträge dort mit eintakte.

   Für den jeweiligen Arbeitstag habe ich schon einiges ausprobiert. Kalender-Bücher, ToDo-Apps, webbasierte Kalender etc.

   Derzeit komme ich sehr gut mit einer altmodischen Methode klar. Ich nutze kleine Post-It-Zettel. Jeden Tag schnappe ich mir so einen Zettel und schreibe drauf, was ich an diesem Tag erledigen will.

   Das hat mehrere Vorteile. Es passt nur eine begrenzte Zahl an Aufgaben auf diesen Zettel. Man bürdet sich also nicht zu viel Arbeit auf, wobei man hier natürlich auch gut darin sein muss, Teilaufgaben zu definieren. Aber dazu später mehr.

   Ein zweiter wichtiger Vorteil für mich ist, dass ich die erledigten Aufgaben abhake und die noch offenen auf einen neuen Zettel für den kommenden Tag übertrage.

   Und dann schmeiße ich den Zettel vom Vortag weg. Auf diese Weise sammle ich nicht lange Listen mit abgehakten und offenen Aufgaben an, sondern habe jeden Tag eine neue kleine ToDo-Liste.

   Das ist aber nur meine Methode, mit der ich aktuell am besten klar komme. Jeder muss für sich selber einen ToDo-Workflow finden.

3. kleine Ziele setzen
   Wie eben schon erwähnt, notiere ich mir kleine Teilaufgaben für den Tag. Das kann ein Artikel sein, den ich schreiben will oder auch die Erstellung einer bestimmten Grafik für ein Kundenprojekt.

   Wichtig ist nach meiner Erfahrung, dass man große Projekte in kleine, handliche Teilaufgaben runter bricht.

   Es bringt natürlich überhaupt nichts, wenn man auf seinen Tages-ToDo-Zettel so etwas drauf schreibt wie „Kunden-Website erstellen“. Das ist die Gesamtaufgabe und das schafft man sicherlich nicht an einem Tag.

   Deshalb sollte man sich kleine Teilaufgaben überlegen, die maximal 1-2 Stunden dauern. Diese sind dann relativ genau und leicht abarbeitbar.

   Zudem motiviert es einfach mehr, wenn man diverse kleine Teilaufgaben abhaken kann. :-)

4. Priorisieren
   Wie schon gesagt, habe ich eine Menge Ideen für neue Projekte und für Erweiterungen meiner Blogs.

   Ich habe in der Vergangenheit aber auch die Erfahrung gemacht, dass zu viele Projekte lähmen können. Statt zu arbeiten überlegt man ständig, welches Projekt man nun als erstes angehen will.

   Hier sollte man kategorisch Priorisieren. Man sollte nur max. 3 Projekte parallel laufen haben und sich diesen dann aber mit voller Kraft widmen.

   Ich priorisiere meine vielen Projekte nach unterschiedlichen Kriterien. Unter anderem natürlich nach einem Fertigstellungstermin, wenn dieser, wie z.B. bei Kundenprojekten, vorliegt. Bei eigenen Projekten versuche ich diese zu identifizieren, die am erfolgversprechendsten sind.

5. Zeitlimit setzen
   In meinem Artikel „Sie wollen nicht mehr 14 Stunden am Tag arbeiten? 25 Tipps für normale Arbeitszeiten!“ habe ich bereits über das faszinierende Parkinsonsche Gesetz berichtet.

   Dieses besagt folgendes: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.“

   Das ist aus meiner eigenen Erfahrung nur allzu war. In meinem „13 Wochen Projekt“ habe ich genau an dieser Stelle versucht anzusetzen. Ich habe mir für insgesamt 13 Aufgaben, die ich schon mehr oder weniger lange vor mir hergeschoben hatte, immer genau 1 Woche zur Erledigung gegeben.

   Und es hat bis auf eine Ausnahme auch geklappt.

   Man sollte sich also ein Zeitlimit setzen, in dem man eine Aufgabe abschließen will. Das funktioniert dann auch meistens. ;-)

6. Pareto
   Sehr interessant und nützlich ist auch das Pareto-Prinzip. Es ist auch als 80/20 Prinzip bekannt und darüber habe ich hier im Blog auch schon öfter geschrieben. Unter anderem im Artikel „Die 80/20 Regel in der Praxis„.

   Dabei geht es darum, dass man immer ein optimales Aufwand/Nutzen-Verhältnis wahren sollte.

   Man sollte Details zwar nicht ignorieren und dieses Prinzip ruft auch nicht zur Schlampigkeit auf, aber es ist eine Tatsache, dass manche Teilaufgaben viel mehr zum Endergebnis beitragen als andere. Das Prinzip empfiehlt nun, dass man sich auf die Teilaufgaben beschränkt, die den meisten Nutzen bringen.

   Teilaufgaben, die dagegen das Endergebnis kaum beeinflussen, sollte man dagegen nicht als erstes oder überhaupt nicht machen. Leider tendieren viele Selbständige dazu, genau solche Teilaufgaben am liebsten zu machen.

7. Monotasking
   Ein interessante Infografik hat mir erst letztens erst wieder deutlich gemacht, wie wichtig es ist fokussiert zu arbeiten.

   Die heutigen Möglichkeiten gerade im Web verleiten dazu, immer mehrere Dinge parallel zu machen. eMails checken und beantworten, Teilnahme am Social Web, Kommentieren usw.

   Ich versuche mich nur auf eine Aufgabe zu konzentrieren und diese ohne Ablenkung umzusetzen. Da bin ich viel effektiver.

   Deshalb arbeite ich auch gern früh morgens und spät abends. Da schreibt niemand Mails, da ruft keiner an und im Social Web ist auch kaum was los. :-)

8. kleine Sachen sofort
   Nun kommt noch eine kleine Ausnahme zu dieser Regel. Statt diverse Mini-Aufgaben anzuhäufen, erledigen ich Mini-Aufgaben sofort.

   Das müssen aber wirklich Aufgaben sein, die in wenigen Minuten erledigt sind.

9. ähnliche Arbeiten hintereinander erledigen
   Was mir auch sehr hilft ist die Sammlung ähnlicher Aufgaben.

   So beantworte ich früh und am Abend meine Mails in einem Rutsch. Das geht viel schneller, als wenn ich tagsüber immer wieder meine Arbeit unterbreche.

   Oder auch andere Dinge, wie etwas Kommentare moderieren, Rechnungen schreiben, Recherche, Angebote schreiben, Gastautoren verwalten etc. versuche ich in einem „Abwasch“ zu erledigen.

   Dazu sammle ich in einem gewissen Zeitraum (das kann ein Tag sein, aber auch eine Woche) gleichartige Arbeiten und erledige diese dann hintereinander weg.

10. Sich anpassen
    Zu guter Letzt noch mein Tipp, dass man flexibel sein sollte. In den letzten mehr als 5 Jahren meiner Selbständigkeit habe ich vieles versucht, um meinen Arbeitsablauf zu organisieren und meine Aufgaben zu erledigen.

    Und eines ist dabei immer gleich geblieben: Viele der Workflows und Routinen haben eine Zeitlang funktioniert, aber irgendwann musste ich was ändern. Zumindest mir geht es so, dass ich immer mal wieder etwas an meiner Arbeitsorganisation ändere.

    Das liegt natürlich zum einen daran, dass ich neue Methoden kennenlerne und diese ausprobieren will. Es ist aber auch viel Kopfsache dabei, da man als Selbständiger nicht zu sehr in Routinen „versteinern“, sondern immer auch mal was neues probieren sollte, um motiviert und flexibel zu bleiben.

Fazit

Da ich die allermeiste Zeit im Büro arbeite, kann ich mir relativ gut meine Tage einteilen und vorausplanen.

Wessen Tage allerdings unterschiedlich sind, der muss bestimmte Dinge sicher anders planen und für so jemanden eigenen sich z.B. Web- oder Smartphone-basierte ToDo-Tools wahrscheinlich besser.

Ganz wichtig finde ich aber, dass man solche Tipps wie hier im Artikel nicht einfach blind umsetzt, sondern diese testet und man dann seine eigenen Weg findet.