Die 5 populärsten Projektmanagement-Methoden – Vorteile, Nachteile und Beispiele

Projekte stellen an Selbständige hohe Anforderungen. Ein einmaliges Ziel, wie beispielsweise die Einrichtung eines Arbeitsplatzes, die Erstellung einer Website, eines Werbe-Flyers oder vergleichbare Vorhaben, müssen innerhalb einer vorgegebenen Zeit mit den verfügbaren personellen und finanziellen Mitteln realisiert werden.

Dabei findet man sich selbst plötzlich in der Rolle eines Projektmanagers wieder, eine Rolle, auf die man in den seltensten Fällen vorbereitet ist. Und wenn man als Ein-Mann-Unternehmen noch viele Aufgaben selbst bewältigen konnte, stellt sich spätestens bei der Einstellung der ersten Mitarbeiter die Frage, wie diese koordiniert werden können.

Dieser Artikel gibt nützliche Informationen und Tipps an die Hand, um Projekte sicher umzusetzen.

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Auswahl der Projektmanagement-Methode

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Unter dem Begriff Projektmanagement (PM) fasst man alle nötigen Handlungen zum Initiieren, Planen, Steuern, Kontrollieren und Abschließen von Projekten zusammen.

In der Praxis haben sich verschiedene Methoden etabliert, die üblicherweise gut dokumentiert und oft von passender Software unterstützt werden.

Die Wahl der zum eigenen Projekt passenden Projektmanagement-Methode hängt von zahlreichen Parametern ab. Methoden können je nach Projektphase, Projektgröße, Projektart, Branche und weiteren Parametern unterschiedlich sein.

Bei Selbstständigen kommt der Projektkultur eine besondere Rolle zu: Nicht jede Methode eignet sich am Beginn einer Tätigkeit, wenn es darum geht ein systematisches Projektmanagement aufzubauen.

5 beliebte Projektmanagement-Methoden

Erfahrungsgemäß erfreuen sich gerade bei den ersten umzusetzenden Projekten Methoden mit visueller Darstellung, bei denen die Projektzusammenhänge schnell deutlich werden und die intuitiv geplant werden können, großer Beliebtheit.

Im Folgenden werden fünf allgemein einsetzbare Methoden vorgestellt, die gerade bei Jungunternehmern populär und einfach umzusetzen sind:

Projektstrukturplanung
Im Projektstrukturplan (PSP) wird der gesamte Liefer- und Leistungsumfang eines Projektes hierarchisch in operationalisierbare Einheiten aufgegliedert.

Hilfreich ist eine Projektplanung mit visuellen PSP. Sie erstellen lediglich die Aufgaben und Aktivitäten und ziehen sie an den richtigen Platz im Projektplan.

Pro: Vorteilhaft ist die sehr bildliche Darstellung des Projektes, die allen Beteiligten einfach zu erklären ist. Auch können Projekte nach und nach wie ein Puzzle aus einzelnen Bausteinen zusammengesetzt werden.

Kontra: Andererseits ist die Darstellung gewöhnungsbedürftig für Nutzer, die es gewohnt sind, mit Aufgabenlisten und Meilensteinen zu arbeiten. Mitunter ist es bei komplexen Projektstrukturplänen auch schwierig, den Projektablauf und vor allem den kritischen Weg zu erkennen.

Netzplantechnik
Mit der Hilfe der Netzplantechnik wird der hierarchische, statische Aufbau des Projektstrukturplanes in eine dynamische Struktur überführt.

Während der Strukturplan den Aufbau eines Projekts abbildet, zeigt der Netzplan den Ablauf eines Projekts.

Pro: Warnmeldungen zur Aufgabenfälligkeit informieren umgehend, falls Aufgaben in Verzug geraten und Handlungsbedarf entsteht. Überfällige Aufgaben werden außerdem im Gantt-Diagramm hervorgehoben. Die Netzplanung ist eine vorteilhafte Methode, um Termine bei mittleren und größeren Projekten auf Grundlage der Dauer von Teilaufgaben zu berechnen. Außerdem lassen sich durch die Verwendung der elementaren Anordnungsbeziehungen Optimierungen im Ablauf leicht ermitteln.

Kontra: Jedoch ist zu beachten, dass sich der Aufwand für Erstellung und Pflege eines Netzplanes erhöht, je detaillierter das Projekt geplant wird.

Meilensteintrendanalyse
Während beim Netzplan Abhängigkeiten zwischen den Meilensteinen berücksichtigt werden, handelt es sich bei der Meilensteintrendanalyse um eine sehr einfache Methode ohne Abhängigkeiten zwischen den Meilensteinen.

Dabei erfolgt ein Soll-Ist-Vergleich zwischen geplanten und tatsächlichen Endterminen für die einzelnen Meilensteine.

Pro: Dieses Verfahren realisiert eine einfache und übersichtliche Darstellung und Visualisierung der Ergebnisse. Trends können leicht erkannt und interpretiert werden, Abweichungen vom Plan sind früh erkennbar.

Kontra: Nachteilig kann sich aber der Verzicht auswirken, die Abhängigkeiten von Meilensteinen untereinander zu berücksichtigen. Damit entfällt auch die Sichtbarkeit der Meilensteine, die den kritischen Pfad bilden und daher direkten Einfluss auf die Einhaltung des Endtermins haben. Durch die getrennte Betrachtung ist es außerdem problematisch, aus den historischen Daten die zukünftige Entwicklung zu extrapolieren und die Auswirkung von Verschiebungen auf das Projektziel vorherzusagen.

Lean Project Management
Lean Project Management bedeutet nach allgemeiner Auffassung, Werte für alle Personen zu schaffen, die ein Interesse am Projekt haben oder von ihm in irgendeiner Weise betroffen sind, und dabei Verschwendung so gut wie möglich zu vermeiden.

Es werden also alle Aktivitäten immer wieder daran gemessen, ob das erwartete Ergebnis tatsächlich auf Wertschöpfung für den Kunden gerichtet ist. Anderenfalls wird die Aktivität zurückgestellt oder ganz gestrichen.

Pro: Die Vorteile dieser Methode liegen in der Konzentration auf den Kunden und dessen Anforderungen, in der Fokussierung auf Ergebnisse statt auf Aufgaben, in der Ausrichtung der Mitarbeiter auf das Projekt und vor allem in der Eliminierung von nicht-wertschöpfenden Tätigkeiten.

Kontra: Andererseits stellt diese Methode hohe Anforderungen an die Konsequenz und Durchsetzungskraft des Projektleiters und an das Projektteam.

Kanban
Auch wenn es sich bei Kanban im engeren Sinne um eine Prozessmethode handelt, wird Kanban wegen der übersichtlichen und klaren Darstellung (u.a. Karteikarten) gerne in Projekten verwendet.

Diese Karten sind Basiselement Projektplanung und Projektsteuerung und dienen der einfachen Informationsweiterleitung.

Pro: Die Karten sind eine Darstellungsform, die jeder versteht und die leicht auch “Offline” aktualisiert werden können. Mit dieser Methode lassen sich einfache Abläufe übersichtlich darstellen.

Kontra: Damit wird auch die Grenze der Methode deutlich: Sie ist eher geeignet für einfache Prozesse (oder auch Projekte). Eine umfangreiche Planung mit vielen Karteikarten wird schnell unübersichtlich.

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Beispiel: Projektplanung in einer kleinen Werbeagentur

Eine kleine Werbeagentur mit 5 Mitarbeitern, die mehrere Kunden betreut, möchte die Zahl ihrer Aufträge durch bessere Sichtbarkeit im Markt steigern und Kosten sparen, um weiter zu wachsen und mehr Mitarbeiter einzustellen.

In einem Meeting werden die Ideen der Mitarbeiter in Projekte zum Relaunch der Website, eines Tages der offenen Tür und zur Reduzierung des Lagerbestandes an Verbrauchsmaterialien umgesetzt. Anschließend wird überlegt, welche Projektmethoden für die jeweiligen Projekte angewendet werden können.

Für den Relaunch der Webseite diskutiert das Team den Einsatz des Projektstrukturplans und die Netzplantechnik. Der PSP würde sich vor allem für eine einfache Webseite eigenen und eine Aufgabenplanung aufnehmen, wer was macht, z.B. Erstellung Navigationsstruktur, Website Design, CMS-Setup und -Integration, Einpflegen der Inhalte, etc.

Da das Webseitenprojekt aber sehr komplex wurde und Zwischentermine sowie externe Zuarbeiten erforderte, entschied sich das Team für die Netzplantechnik. Das ist die bessere Wahl bei größeren Projekten, an denen mehrere Mitarbeiter arbeiten, um Projekt, Ressourcen und Termine genau zu planen wie eben bei der Erstellung einer komplexen Website, bei der auch Zwischenschritte zeitlich geplant werden müssen.

Für die Vorbereitung des Tages der offenen Tür soll die Meilensteintrendanalyse zum Einsatz kommen. Diese ist für Projekte geeignet, bei denen der Soll-Ist-Zustand immer abgefragt werden soll.

So kann bei der Vorbereitung des Tages der offenen Tür sofort erkannt werden, welche Aufgaben erledigt sind und welche zeitlich kritisch werden. Schließlich kann der Termin nicht verschoben werden, der Erfolg hängt letztendlich davon ab, dass die Vorbereitungen punktgenau abgeschlossen werden.

Während der Diskussion kam auch das Lean Project Management zu Sprache. Diese Methode wurde jedoch für die anstehenden eigenen Projekte verworfen, da sie eher für Projekte für den Kunden geeignet ist.

Dazu müssen sich aber auch die Kunden der Werbeagentur auf diese Methode einlassen, d.h. für zeitnahes Feedback zur Verfügung stehen und Änderungen am Projekt akzeptieren, wenn diese zu einem besseren Ergebnis führen.

Für die Verringerung des Lagerbestands an Verbrauchsmaterialien schlug der dafür Verantwortliche die Methode Kanban vor, die mithilfe von Materialverbrauchskarten umgesetzt werden soll. Kanban ist für solche Projekte gut geeignet, aber auch für Prozesse die einen klaren, evtl. wiederkehrenden Ablauf haben.

Weitere Informationen

Insgesamt ist das Projektmanagement gut erforscht, die oben aufgeführten Methoden bilden nur die symbolische „Spitze eines Eisbergs“. So können beispielsweise in Abhängigkeit von Projektphase und Prozessgruppe passende Methoden mit Hilfe des Methodenwürfels ermittelt werden.

Übersichtlich gegliedert gibt Projektmanagement kompakt einen schnellen Überblick über die wesentlichen Inhalte des Projektmanagements. Die kostenfreie Publikation gibt Orientierung, um welche Themen es im Projektmanagement geht, was die wesentlichen Institutionen sind, welche Standards es gibt und wie Sie sich ausführlicher informieren können.

Fazit

Selbstständige und Jungunternehmer können durch bewusstes Projektmanagement Aufgaben besser koordinieren, gleichzeitig die Qualität der Ergebnisse steigern und Fehler vermeiden, um so die Weichen für weitere Mitarbeiter und Wachstum zu legen.

Bei ersten Projekten als Ein-Mann-Unternehmen wird eine beispielsweise mit Excel geführte Liste ausreichen. Bei Mehr-Personen-Projekten sollte eine passende Software-Lösung wie Basecamp, Comindware Project oder Wunderlist zum Einsatz kommen.

Damit bleiben die Teammitglieder alle auf dem gleichen Stand. Außerdem gibt es damit einen zentralen Ort für alle Projekte und die dazugehörigen Dokumente. Damit wird auch vermieden, dass Wissen verloren geht, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet oder eine andere Aufgabe übernimmt.

Eine solche Software-Lösung sollte ein Web-Interface bieten, damit die Projektbeteiligten von zahlreichen Geräten aus (PC, Mac, Smartphone) und ortsunabhängig (Büro, Außer-Haus-Kundentermine, Home-Office) auf die Projekte zugreifen können.

Passende Anwendungen sind preiswert und rentieren sich schon nach kurzer Zeit. Damit sind zwar noch nicht alle möglichen Probleme gelöst, das Team aber ist von monotonen Standardaufgaben entlastet und kann die Anstrengungen auf die Erreichung der Projektziele richten.

Autorin

Claudia Ketzer verantwortet das Marketing für DACH bei Comindware GmbH, die Software der neuen Generation für adaptive Geschäftsprozessverwaltung, Workflow-Automatisierung und prädiktives Projektmanagement entwickelt. Durch die langjährige Tätigkeit im Marketing weiß sie um die zentrale Bedeutung sauber gemanagter Prozesse und Projekte und die damit möglichen Ressourceneinsparungen.

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6 Gedanken zu „Die 5 populärsten Projektmanagement-Methoden – Vorteile, Nachteile und Beispiele“

  1. Sehr schöne Zusammenstellung mit verständlichen Beispielen. In letzter Zeit lese ich häufiger von “agilen” PM.
    Ist das agile Projektmanagement (z.B. SCRUM) nur für Softwareprojekte geeignet oder ließen sich die Beispiele auch agil erledigen?

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  2. Hier fehlt mir als wichtige Projektmanagement-Methode noch das moderne Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM), das sich gerade für Multiprojekt-Umgebungen gut eignet.

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  3. Vielen Dank für das Feedback!

    @Winfried Eitel: Scrum ist mittlerweile auch außerhalb der Start-Up-Szene sehr beliebt geworden. Es kann für Nicht-IT-Projekte angewendet werden. Wenn man nicht haargenau die Scrum-Regeln befolgt, kann man auch eine klassische Projektmanagement-Software benutzen, indem man z.B. einfach eine Aufgabenkategorie in Backlog umbenennt. Ich hatte vor einigen Monaten einen Beitrag dazu geschrieben: http://elearning.hwr-berlin.de/blog/2014/06/30/modernes-projektmanagement-mit-der-scrum-methode/

    @Thomas Schlesinger: Der Beitrag gibt in erster Linie einen Überblick über leicht verständliche PM-Methoden mit denen Selbstständige ohne Erfahrung sofort loslegen können. Die Critical-Chain-Projektmanagement-Methode ist durchaus interessant, aber eher für einen Fortgeschrittenen-Beitrag geeignet ;-)

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  4. Sehr gut geschriebener Artikel. Es ist auf jeden Fall wichtig, sich mit einigen der gängigsten Methoden und Strukturen für das agile Projektmanagement vertraut zu machen. Die meisten Unternehmen nutzen auch nicht nur eine Methode. Im Einklang mit dem flexibleren Ansatz agiler Workflows werden sie in der Regel mehrere davon verwenden, was am besten für ihre Teams funktioniert.

    ProofHub bietet ein flexibleres Tool, das sich hervorragend für agiles Projektmanagement eignet. Es hat auch einige Funktionen, die Sie in den anderen Plattformen nicht finden werden

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