Deine Kontakte verteilen sich auf drei Excel-Tabellen, zwei Postfächer und dein Gedächtnis? Ein CRM schafft Struktur. Welche Tools bei den wichtigsten Anwendungsfällen den besten Job machen – und wie weit du mit Gratis-Software kommst.
Auf einen Blick: Die besten CRM-Systeme
ClickUp – bestes All-in-One-CRM (kostenlos + Einstieg). ClickUp kombiniert Projektmanagement, Aufgaben und ein anpassbares CRM in einem Tool. Wenn du Vertrieb, Projekte und interne Prozesse zusammen abbilden willst, statt drei separate Plattformen zu betreiben, ist ClickUp die deutlich pragmatischere und günstigere Wahl als eine klassische CRM-Suite.
HubSpot CRM – bestes All-in-One-CRM (Skalierung). HubSpot bietet vor allem kleinen und mittelgroßen Unternehmen ein sehr zugängliches CRM mit integriertem Marketing, Sales und Service. Der Einstieg ist kostenlos. Bei Skalierung steigen funktionale Tiefe und Kosten exponentiell.
Brevo – bestes europäisches All-in-One-CRM. Der französische Anbieter vereint seine Kernkompetenz E-Mail-Marketing mit einem CRM, Transaktionsmails und umfangreicher Automatisierung. Und das Ganze zu einem Bruchteil der Kosten großer Suiten, mit voller DSGVO-Konformität.
Pipedrive – bester Sales-Fokus. Pipedrive konzentriert sich auf den Sales-Prozess: visuelle Pipelines, schnelle Einarbeitung, klare Aufgabenführung. Wenn du ein reines Vertriebs-CRM ohne Marketing- und Service-Ballast suchst, bekommst du mit Pipedrive ein sehr rundes Gesamtpaket.
monday CRM – intuitivste Bedienung. Visuelles Work-OS mit CRM-Modul. Das Tool glänzt mit bunten und extrem flexiblen Boards und bringt ein inzwischen sehr ausgereiftes eigenständiges CRM mit. Die richtige Wahl, wenn dein Sales-Team stark mit anderen Abteilungen verzahnt arbeitet.
Zoho One – beste All-in-One-Software für kleine Budgets. Zoho One bündelt über 40 Business-Apps inklusive CRM in einem Abo. Wenn du eine große Funktionsbreite willst und der Kostenpunkt eine wesentliche Priorität für dich ist, ist die indische Plattform kaum zu schlagen.
Notion – flexibelster CRM-Baukasten. Notion ersetzt kein Enterprise-CRM, ist aber für kleine Teams und Solopreneure eine charmante Lösung, um Kontakte, Deals und Notizen in einem Workspace zu bündeln. Im Wortsinne naheliegend, wenn du Notion ohnehin schon in deinem Tech Stack hast.
Salesforce – bestes Enterprise CRM. Salesforce bietet mit der Starter Suite inzwischen auch einen Einstieg für kleine Teams und setzt bei Anpassbarkeit und App-Ökosystem weiterhin die Maßstäbe. Wenn du schon groß bist oder langfristig werden willst.
CentralStationCRM – bestes deutsches CRM. Der CRM-Anbieter aus Köln setzt auf Reduktion. Statt hochgradig anpassbarer Funnels und Automatisierungen gibt es eine aufgeräumte Oberfläche, faire Preise (inklusive Gratis-Tarif) und deutschen Support. Die passende Wahl für kleine Agenturen und Dienstleister mit einfachen CRM-Anforderungen.
Close – bestes Inside-Sales-CRM. Close ist auf Vertriebsteams mit hohem Outbound-Anteil zugeschnitten. Dich erwarten integriertes Calling, SMS und E-Mail in einer Oberfläche. Damit sparst du dir eine aufwändige Implementierung und bist in wenigen Tagen einsatzbereit.
Keap – beste Automatisierungen für kleine Teams. Vollwertige (aber teure) CRM- und Automatisierungs-Funktionalität für Kleinunternehmen. Keap richtet sich gezielt an kleine Teams. Du bekommst CRM, E-Mail-Marketing und Automatisierungen in einem Tool, zugeschnitten auf KMU-Workflows.
Attio – bestes No Frills CRM. Attio fühlt sich an wie Notion und Airtable in CRM-Form. Das CRM ist hochanpassbar und schnell, auf der Oberfläche wirst du dich sofort zurechtfinden. Die zeitgemäße Wahl für Tech-Startups und digitalaffine Teams.
Was ein CRM eigentlich ist (und wann du es brauchst)
Ein CRM-System (Customer Relationship Management) sammelt – mehr oder weniger automatisiert – alle Informationen zu deinen Kontakten an einem Ort. Wer hat wann worüber mit dir gesprochen, welche Angebote laufen gerade, wo hakt ein Verkaufsprozess. Statt verteilt auf E-Mail-Postfach, Tabellen und Notizzettel findet sich alles in einer Datenbank wieder.
Ein CRM erinnert dich an Follow-ups, zeigt den Status jedes Deals auf einen Blick und verhindert, dass dein Team zweimal dieselbe Frage stellt. Der Preis: Ein im Vergleich etwa zu SEO Tools eher kleiner Monatsbeitrag und zusätzicher
Für Selbständige lohnt sich das oft früher als gedacht. Betreust du mehr als eine Handvoll aktive Kontakte gleichzeitig, wird die Nachverfolgung per Gedächtnis oder Tabelle fehleranfällig. Ein CRM erinnert dich an Follow-ups, zeigt den Status jedes Deals auf einen Blick und verhindert, dass dein Team zweimal dieselbe Frage stellt.
Bei der Auswahl zählt weniger der Funktionsumfang als Kompatibilität mit deinem Anwendungsfall und vor allem auch mit deinem Alltag. Ein Tool mit hundert Funktionen bringt wenig, wenn es dir oder deinem Team zu pflegebedürftig ist. Das beste CRM ist das, was auch genutzt wird.
Als Inhaber einer kleinen Medienfirma dachte ich lange Zeit, ich brauche kein CRM für meine Anwendungsfälle (hauptsächlich die Kommunikation mit Werbekunden, wobei ich bei 90 Prozent der Accounts der einzige Ansprechpartner war).
Aber „brauchen“ ist relativ. Als ich dann doch ein paarmal zu oft das Nachfassen bei einem Lead vergaß und testweise ein CRM einführte (Base, inzwischen Zendesk Sell und als Teil der Suite nicht mehr wirklich eine Empfehlung), gingen meine Werbeumsätze innerhalb kürzester Zeit sprunghaft nach oben. Kein Witz.
Was für einen Impact die Einführung eines CRM hat, ist natürlich individuell. Bei mir führte es zu deutlich mehr Kunden-Kommunikation und auch -Akquise, weil ich endlich alles auf einen Blick hatte und mich auch von schicken Dashboards motivieren lasse.
Meine persönlichen Empfehlungen für die besten CRMs findest du im Folgenden.
- Attio für den Sweet Spot aus maximaler Flexibilität a là Notion plus CRM-Grundgerüst inklusive Pipelines mit angenehm aufgeräumtem Erscheinungsbild.
- ClickUp als beste Kombination aus vollwertigem Projektmanagement/Workspace Management plus Do it Yourself CRM. Mit einem gratis Tarif, der mit großer Wahrscheinlichkeit völlig ausreichend für dich ist.
- Pipedrive oder Close (nur bei Schwerpunkt Telefon-Akquise), wenn du „nur“ klassisch verkaufen willst
- HubSpot oder Brevo für mehr Funktionalität bei großzügigen Gratis-Tarifen
Wie ich schon weiter oben schrieb: Das beste CRM ist das, was auch genutzt wird. Entsprechend würde ich dir auf jeden Fall empfehlen, dir eine Handvoll passende Anbieter herauszusuchen und dann jeweils 1-2 Wochen zu testen (überall kostenlos möglich). Dann wirst du sehr schnell für dich feststellen, welche Software du tatsächlich auch produktiv im Alltag nutzt und was sich eher nach lästigem Ballast anfühlt und schnell verdrängt wird.
Verschiedene Arten von CRM-Software
CRM ist nicht gleich CRM. Vier Grundtypen prägen den Markt, und die Wahl des richtigen Typs entscheidet oft mehr über deinen Erfolg als die Wahl des einzelnen Anbieters.
All in One CRM. Anbieter wie HubSpot, Zoho One und Salesforce bündeln Vertrieb, Marketing und oft auch Kundenservice in einer Plattform. Brevo bewegt sich in eine ähnliche Richtung, allerdings mit Fokus auf E-Mail-Marketing plus einem schlankeren CRM-Baustein. Du jonglierst nicht mit mehreren Tools und getrennten Datenbanken, zahlst dafür aber oft für Funktionen, die du nie anfasst.
Sales CRM. Pipedrive, Close, Keap und monday CRM konzentrieren sich aufs Verkaufen. Die visuelle Pipeline steht im Mittelpunkt, drumherum gruppieren sich Anruf-Funktionen, Automatisierungen oder E-Mail-Sequenzen. Für Teams mit klarem Vertriebsprozess sind diese Tools meist schneller startklar als eine große Suite.
Do it Yourself CRM. Notion und ClickUp verzichten auf ein starres CRM-Schema, auch Attio geht in diese Richtung. Du baust deine eigene Datenbank aus Kontakten, Deals und Notizen und verknüpfst sie nach eigenem Geschmack. Das bringt maximale Flexibilität, kostet aber Zeit beim Aufbau und du musst bisweilen auf die weitgehenden Automatisierungen und Integrationen der Spezialisten verzichten.
Kontaktverwaltung als CRM. CentralStationCRM verzichtet bewusst auf Dashboards, Analytics und Automatisierungs-Extras. Übrig bleibt eine etwas aufgebohrte Kontaktverwaltung, deren Pflege problemlos in den geschäftlichen Alltag integriert werden kann. Für sehr kleine Teams mit einfachen Abläufen eine pragmatischste Wahl.
Die besten CRM-Systeme
Der Markt für CRM-Systeme ist hart umkämpft, jeder Anbieter setzt seine eigenen Schwerpunkte. Welche Software für dich und deine Anforderungen am besten geeignet ist, erfährst du im Folgenden.
ClickUp – bestes All-in-One-CRM (kostenlos + Einstieg)
DNA: All-in-One-Workspace, der Projektmanagement, Aufgaben, Dokumente und ein anpassbares CRM unter einem Dach vereint.
Besondere Merkmale: Über 15 Ansichtsoptionen (Liste, Board, Gantt, Kalender, Mindmap), native Dokumenten-Funktion, Whiteboards und ein flexibles CRM-Template mit Pipeline-, Kontakt- und Deal-Management. Dazu KI-Assistent, Zeiterfassung und Automatisierungen.
Preis: Kostenlos mit großzügigem Funktionsumfang, 60 MB Speicher, unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder. Bezahltarife beginnen bei 7 Euro pro Mitglied und Monat (Unlimited-Plan).
Vorteile
- Mächtiger, dauerhaft kostenloser Tarif mit fairen Preisen darüber hinaus
- CRM, Projektmanagement und Dokumentation in einem Tool
- Hochgradig anpassbar durch Custom Fields, Views und Automationen
- Über 1.000 Integrationen, darunter Slack, GitHub und Google Workspace
- Moderne und intuitive Bedienoberfläche
Nachteile
- Kein dediziertes CRM
- Steile Lernkurve durch enormen Funktionsumfang
- Kein nativer E-Mail-Marketing-Versand
- Performance-Probleme bei sehr großen Workspaces
ClickUp ist kein klassisches CRM, sondern ein Workspace, in dem du dir dein CRM selbst zusammenbaust. Genau das macht das Tool für kleine Teams interessant: Du sparst dir die Lizenzen für separate Sales-, Projekt- und Dokumentations-Tools bei voller Flexibilität.
Eine Pipeline ist bei ClickUp eine Liste mit eigenen Status-Einträgen, Kontakte sind Datenbank-Einträge mit individuellen Feldern. Hast du das Konzept einmal verstanden, baust du dir ein Tool, das exakt zu deinem Prozess passt. Und hast Projektmanagement, Zeiterfassung und vieles mehr an derselben Stelle.
Ähnlich wie Notion kannst du ClickUp so weitgehend kostenlos nutzen, dass für 90 Prozent der Anwendungsfälle der Free-Tarif völlig ausreicht. Falls nicht, liegt der Premium-Plan für 7 Euro monatlich ein Vielfaches unter typischen CRM-Lizenzen.
HubSpot CRM – bestes All-in-One-CRM (Skalierung)
DNA: Sehr nutzerfreundliches Mittelstands-CRM mit integrierten Marketing-, Sales- und Service-Funktionen.
Besondere Merkmale: Visuelle Workflows, integrierte E-Mail-Marketing-Tools, Landing Pages, Live-Chat und umfangreiche Reportings. Im Marketing Hub kommen zusätzlich SEO-, Social-Media- und Content-Marketing-Tools dazu.
Preis: Stark eingeschränkte Gratis-Version. Der Starter-Plan kostet 7 Euro pro Nutzer und Monat, der Pro-Plan mit Lead Scoring und weiteren Funktionen 790 Euro pro Monat inklusive drei Lizenzen.
Vorteile
- Rudimentäre CRM-Funktionen bereits im dauerhaft kostenlosen Tarif
- Sehr intuitive Bedienoberfläche
- Marketing, Sales und Service nahtlos integriert
- Deutsche Oberfläche und deutscher Support
Nachteile
- Wird schon bei moderatem Wachstum schnell teuer
- Weniger anpassbar als große Enterprise-Suiten bei komplexen Prozessen
HubSpot hat sich vom reinen Inbound-Marketing-Tool zur kompletten Customer-Plattform entwickelt. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist HubSpot eine attraktive Wahl, weil die Plattform mit dem Unternehmen mitwächst.
Beim Preis-Wachstum gibt es allerdings einen gewaltigen Sprung zwischen Starter- und Professional-Tarif, der in der SaaS-Landschaft seinesgleichen sucht. Die Funktionen im Professional-Tarif finden sich bei anderen Anbietern allerdings ohnehin nur in Enterprise-Tarifen mit „Auf Anfrage“ Preisen oder gehen deutlich über CRM hinaus (wie Social Media Management).
Die Bedienung von HubSpot ist deutlich aufgeräumter als bei Enterprise Suites wie Salesforce. Wo du dort oft Berater brauchst, kommst du bei HubSpot häufig mit der internen Academy weiter. Das macht die Plattform besonders spannend für Teams, die viel Funktionstiefe ohne administrativen Overhead wollen.
Brevo – bestes europäisches All-in-One-CRM
DNA: Europäische All-in-One-Plattform für E-Mail-Marketing, Automatisierung, CRM und Transaktionsmails mit starkem DSGVO-Fokus.
Besondere Merkmale: Abrechnung nach gesendeten Mails statt nach Kontakten, integrierte Transaktions-Mail-API, SMS- und WhatsApp-Marketing, ein Conversations-Modul für Live-Chat. Dazu Server in der EU und ein eigener Datenschutz-Hub.
Preis: Gratis-Tarif mit 300 Mails pro Tag und unbegrenzten Kontakten. Kostenpflichtige Pläne ab 7 Euro pro Monat.
Vorteile
- Kontakte sind kostenlos, bezahlt wird nur nach versendeten E-Mails
- Sehr starker Gratis-Tarif für echte Produktiv-Nutzung
- Serverstandort EU (Frankreich und Deutschland), volle DSGVO-Konformität
- Solide Marketing-Automation und CRM in einer Oberfläche
- Deutsche Oberfläche und deutschsprachiger Support
- Transaktionsmails und Marketing in einer Plattform
Nachteile
- CRM-Funktionen insgesamt dünner als bei spezialisierten Vertriebs-CRMs
- Weniger ausgereifte Landingpage- und Content-Tools
- Reporting- und Analyse-Funktionen eher grundlegend
Der französische Anbieter Brevo (in Deutschland bis 2023 als Sendinblue bekannt) hat sich in den letzten Jahren vom reinen E-Mail-Versender zur breiten Marketing-Plattform mit vollwertigem integrierten CRM entwickelt.
Das spannendste Alleinstellungsmerkmal: Brevo rechnet nach versendeten Mails ab, nicht nach Kontakten. Hast du also eine große Liste, sendest aber nur gelegentlich, sparst du dadurch viel Geld.
Eine Liste mit 50.000 Kontakten kostet bei Brevo denselben Grundbetrag wie eine mit 5.000. Für kleine Unternehmen und Online-Shops, bei denen E-Mail-Marketing ein wesentlicher Kanal ist, ist Brevo eine preislich und funktional hervorragende Wahl.
Pipedrive – bester Sales-Fokus
DNA: Schlankes, vertriebsorientiertes CRM mit klarer visueller Pipeline und Fokus auf den Sales-Prozess.
Besondere Merkmale: Drag-and-Drop-Pipeline, Activity-basiertes Selling, automatisierte Workflows, integriertes E-Mail-Tracking und ein Smart-Docs-Add-on für Angebote. Die mobile App gehört zu den besten im CRM-Markt.
Preis: Gratis-Testphase, danach ab 14 Euro pro Nutzer und Monat.
Vorteile
- Sehr schnelle Einarbeitung – komplettes Setup oft an einem Tag
- Klare visuelle Pipeline ohne Ablenkung
- Faire Preisstruktur ohne Kontakt-Limits
- Hervorragende mobile App für den Außendienst
- Deutsche Oberfläche und solider Support
Nachteile
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif
- Marketing-Funktionen bleiben deutlich hinter größeren All-in-One-Suiten zurück
- Reporting weniger tiefgehend als bei umfangreicheren CRM-Systemen
- Bei sehr komplexen Prozessen limitiert
Pipedrive ist das beliebteste radikal auf den Sales-Prozess zugeschnittene CRM am Markt. Das Tool konzentriert sich konsequent auf den Verkaufsprozess und lässt alles weg, was davon ablenkt.
Die visuelle Pipeline ist das Herzstück. Du siehst auf einen Blick, in welcher Phase deine Deals stecken und wo du nachfassen musst.
Für Freelancer, kleine Agenturen und Mittelständler mit Fokus auf Outbound-Vertrieb ist Pipedrive eine preislich und funktional vernünftige Wahl. Brauchst du Marketing-Automation, musst du allerdings Add-ons kaufen oder ein zweites Tool integrieren.
monday CRM – intuitivste Bedienung
DNA: Visuelles Produktivitäts-Tool mit farbcodierter Board-Oberfläche, das Teams vor allem bei der Steuerung von Projekten, Prozessen und Alltagsaufgaben unterstützt.
Besondere Merkmale: Hochgradig konfigurierbare Boards mit über 30 Spaltentypen, eine native Automations-Engine mit Hunderten vorgefertigten Workflows, Dashboards zur übergreifenden Auswertung mehrerer Boards. Dazu integrierte Zeiterfassung, eine Workload-Ansicht und ein eigenes CRM.
Preis: Kostenloser Tarif für bis zu 2 Nutzer mit 3 Boards und eingeschränkten Funktionen. Premium-Pläne ab 9 Euro pro Nutzer und Monat.
Vorteile
- Schicke visuelle Oberfläche sorgt für maximale Übersicht
- Nahtloser Übergang zwischen Sales-Pipeline und operativer Projektumsetzung
- Starke Automationen zwischen verschiedenen Boards und Teams
- Eigenständiges CRM-Produkt ergänzt das Work-OS sinnvoll
- Gratis-Tarif für Mini-Teams oft ausreichend
Nachteile
- CRM-Funktionen & Reports deutlich eingeschränkter als bei spezialisierten Vertriebs-CRMs
- Wird bei großen Teams schnell teuer
monday.com hat in den letzten Jahren einen beachtlichen Sprung vom Task-Management-Tool zur Multi-Produkt-Plattform gemacht. Neben dem klassischen Work Management gibt es heute monday CRM, monday Dev und monday Service – alle mit eigener Lizenz, aber gleicher Grundlogik.
Interessant ist vor allem die Kombination aus CRM und Work Management. Der Sales-Prozess fließt nahtlos in die operative Projektumsetzung. Ein Vorteil, den reine CRM-Anbieter so nicht bieten und der vor allem bei After-Sales-Prozessen zum tragen kommt (Onboarding, Kundenprojekte, …).
Die Oberfläche ist dabei bewusst farbig, fast verspielt gestaltet. Manche Teams lieben das, andere empfinden es als unruhig. Für kreative und marketinglastige Unternehmen spricht monday gleichwohl oft genau die richtige visuelle Sprache.
Zoho One – beste All-in-One-Software für kleine Budgets
DNA: Komplettpaket aus über 40 Business-Apps inklusive vollwertigem CRM zu einem im Vergleich zu Enterprise-Suits kleinen Preis.
Besondere Merkmale: Zoho CRM mit Pipelines, Automatisierungen und eigener KI. Dazu Mail, Projects, Books für die Buchhaltung, Desk für den Support, Kampagnen fürs E-Mail-Marketing und vieles mehr.
Preis: Ab 37 Euro pro Nutzer und Monat für alle Apps beziehungsweise 14 Euro pro Nutzer und Monat, wenn du nur das CRM nutzt. Für Zoho CRM allein gibt es eine stark eingeschränkte Gratis-Version.
Vorteile
- Enormer Funktionsumfang zum kleinen Preis
- Alle Apps tief integriert und aus einer Hand
- Deutsche Oberfläche und Rechenzentren in der EU verfügbar
- Eigene KI-Engine inklusive
Nachteile
- Funktionsfülle wirkt anfangs erschlagend
- Einzelne Apps sind weniger ausgereift als Spezialisten
- Support-Qualität schwankt je nach Region
- Apps wirken nicht komplett wie aus einem Guss
Zoho One ist die wohl pragmatischste Antwort auf die Frage, wie du eine große Funktionsbreite für relativ kleines Geld bekommst. Zoho packt CRM, Marketing, Buchhaltung und Support in ein einziges Abo ab 37 Euro pro Nutzer. Diesen Preis bekommst du allerdings nur, wenn du für alle Mitarbeiter im Unternehmen eine Lizenz kaufst.
Das Tool aus Indien bietet nicht unbedingt die besten Einzel-Apps in jeder Kategorie, aber eine gut integrierte Suite mit einem unschlagbaren Preis-Leistungs-Verhältnis. Das dauerhaft kostenlose CRM-Modul deckt zumindest die Basis-Funktionen ab, falls dir die volle Suite zu groß ist.
Notion – flexibelster CRM-Baukasten
DNA: Blockbasiertes Wissensmanagement-Tool mit integrierten Datenbanken, das Notizen, Wikis, Projektplanung und Dokumentation in einer flexiblen Oberfläche vereint und sich zu einem leichtgewichtigen CRM ausbauen lässt.
Besondere Merkmale: Datenbanken mit verschiedenen Ansichten (Tabelle, Kanban, Kalender, Galerie), verlinkbare Seiten und Blöcke, Team-Wikis, ein KI-Assistent und eine umfangreiche Vorlagenbibliothek.
Preis: Großzügiger kostenloser Tarif für Einzelnutzer mit unbegrenzten Seiten und Blöcken. Bezahl-Tarife beginnen bei etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat.
Vorteile
- CRM, Wissensmanagement und mehr in einem Tool
- Sehr großzügiger Gratis-Tarif
- Aufgeräumte Oberfläche
- Mächtige Datenbanken mit Tabellen-, Board-, Kalender- und Galerie-Ansicht
- Riesige Vorlagen-Bibliothek aus der Community
Nachteile
- Keine native Sales-Logik wie Pipelines, Forecasting oder Lead-Scoring
- Performance bei sehr großen Datenbanken eingeschränkt
- Automatisierungen weniger mächtig als bei klassischen CRMs
Notion ist kein CRM, sondern ein Workspace, in dem du dir eines bauen kannst. Für die vermutlich mehrere Millionen Solo-Selbständigen und kleinen Teams, die ihre Kontakte, Deals und Projektnotizen ohnehin schon in Notion verwalten, ist das eine pragmatische Lösung.
Die Stärke liegt dann in der Verzahnung. Ein Lead ist kein isolierter Datensatz, sondern du kannst ihn mit Meeting-Notizen, Angeboten und einer Projektdokumentation verknüpfen. Diese Tiefe bekommst du bei dedizierten CRMs meist nur über aufwändige Integrationen und/oder zu einem deutlich höheren Preis.
Salesforce – bestes Enterprise CRM
DNA: Der Enterprise-Standard im CRM-Bereich mit einem der größten App-Ökosysteme der Software-Welt.
Besondere Merkmale: Starter Suite für kleinere Teams, Sales Cloud für ausgewachsene Vertriebsorganisationen, Marketing Cloud und Service Cloud als separate Module. Dazu Einstein AI, AppExchange mit über 7.000 Apps und tiefgreifende Customizing-Möglichkeiten.
Preis: Dauerhaft kostenloser Tarif (Free Suite). Starter Suite für 25 Euro pro Nutzer und Monat, Pro Suite für 100 Euro pro Nutzer und Monat.
Vorteile
- Riesiges App-Ökosystem mit über 7.000 Integrationen
- Nahezu unbegrenzt anpassbar über Custom Objects, Flows und Apex
- Starker Enterprise-Support mit dedizierten Customer Success Managern
- Große Entwickler-Community und umfangreiches Zertifizierungs-Programm
- Einstein AI mit ausgereiften Prognose- und Scoring-Funktionen
Nachteile
- Steile Lernkurve, langwierige Implementierung
- Viele Funktionen hinter zusätzlichen Lizenzkosten (Marketing Cloud, CPQ, Pardot)
- Bedienoberfläche wirkt vergleichsweise wenig intuitiv
- Anpassungen erfordern häufig Entwickler oder externe Berater
Salesforce gehört zu den etabliertesten Systemen im CRM-Markt. Historisch war der US-Anbieter klar auf mittelständische und große Unternehmen ausgerichtet. Die Plattform bedient heute aber ebenso kleinere Teams mit einer eigenen Starter Suite.
Für kleine Teams ab drei bis fünf Personen ist Salesforce heute eine ernstzunehmende Option, vor allem wenn du langfristig planst. Die Plattform wächst mit dir mit und deckt selbst komplexe Enterprise-Anforderungen ab.
Der Preis dafür ist Komplexität. Wenn du Salesforce einführst, brauchst du entweder erhebliche interne Ressourcen oder einen zertifizierten Partner. Die sind weltweit flächendeckend verfügbar – aber eben eine Investition, die bei schlankeren CRMs längst nicht in vergleichbarem Maße anfällt.
CentralStationCRM – bestes deutsches CRM
DNA: Auf das Wesentliche reduziertes CRM aus Köln mit Fokus auf einfacher Bedienung und fairem Preis.
Besondere Merkmale: Kontakt-fokussiertes CRM ohne Feature-Overload, E-Mail-Integration, Aufgaben- und Termin-Management, ein einfaches Projekt-Modul. Volle DSGVO-Konformität mit Serverstandort Deutschland.
Preis: Der Starter-Tarif für 3 Nutzer ist kostenlos, der Team-Tarif kostet 24 Euro für 3 Nutzer pro Monat, danach gestaffelt nach Teamgröße.
Vorteile
- Echter kostenloser Starter-Tarif für 3 Nutzer mit ordentlichem Umfang
- Serverstandort Deutschland, 100 Prozent DSGVO-konform
- Sehr schnelle Einarbeitung, aufgeräumte Oberfläche
- Deutscher Anbieter, deutscher Telefon-Support
- Faire Preise, die auch bei wachsenden Teams planbar bleiben
- Fokus auf Kernfunktionen ohne Feature-Überflutung
Nachteile
- Keine Marketing-Automation, kein Funnel-Builder
- Kein E-Mail-Marketing-Versand, nur E-Mail-Integration
- Reportings eher rudimentär
- Kleineres Integrations-Angebot als bei internationalen Anbietern
CentralStationCRM setzt bewusst auf Reduktion statt Feature-Breite. Was du beim Kölner Anbieter bekommst: Kontakte, Notizen, Aufgaben, Termine, Projekte – mehr nicht.
Für viele deutsche Selbständige und kleine Agenturen ist genau das die richtige Flughöhe. Brauchst du einen strukturierten Überblick über Kundengespräche, Angebote und Follow-ups, findest du hier ein Tool, das nicht vom eigentlichen Job ablenkt.
CentralStationCRM will kein Marketing-Automation-Powerhouse sein und tritt auch nicht in Konkurrenz zu den großen Enterprise-Suiten am Markt an. Die Stärke liegt in der Einfachheit und Verlässlichkeit für kleine Teams mit überschaubaren Anforderungen.
Close – bestes Inside-Sales-CRM
DNA: Sales-CRM mit integriertem Calling, SMS und E-Mail, schnell einsatzbereit ohne aufwändige Implementierung.
Besondere Merkmale: Native Telefonie, integriertes SMS-Marketing, E-Mail-Sequenzen, Reportings und vielfältige Integrationen.
Preis: Single-Tarif für 8 Euro pro Monat, Teams ab 30 Euro pro Nutzer und Monat.
Vorteile
- Telefonie und SMS direkt im CRM, kein Drittanbieter nötig
- Sehr schnelle Einrichtung für Remote-Teams
- Power Dialer und Predictive Dialer inklusive
- Klar auf Outbound-Vertrieb zugeschnitten
- Saubere API für eigene Integrationen
- Günstiger Einstiegspreis
Nachteile
- Funktionsumfang durch die Fokussierung sehr beschränkt
- Kleineres Partner-Ökosystem als die großen CRMs
- Keine deutsche Oberfläche
Close ist ein CRM für Teams, die den ganzen Tag am Hörer hängen. Statt Telefonie über Twilio, Aircall oder Dialpad anzubinden, bekommst du sie hier direkt eingebaut, inklusive Recording, Transkription und Coaching-Funktionen.
Die US-Software richtet sich klar an Inside-Sales-Profis. Arbeitest du mit hoher Aktivitätsfrequenz und siehst Cold Calling als Kerndisziplin, bekommst du mit Close ein CRM, das dich ohne Umwege zur Sache kommen lässt.
Keap – beste Automatisierungen für kleine Teams
DNA: All-in-One-Lösung aus CRM, E-Mail-Marketing und Automatisierung speziell für kleine Unternehmen.
Besondere Merkmale: Visueller Automation Builder, integriertes E-Mail-Marketing, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung, Landing Pages, Terminbuchung und Textnachrichten in einer Plattform.
Preis: 270 Euro pro Monat inklusive zwei Lizenzen.
Vorteile
- CRM, E-Mail-Marketing und Automation in einem Tool
- Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung direkt integriert
- Visuelle Workflows mit klarer Logik
Nachteile
- Hoher Einstiegspreis
- Keine deutsche Oberfläche
- Reporting und Analytics begrenzt
- Skalierbarkeit über 10 Nutzer hinaus eingeschränkt
Keap, früher Infusionsoft, ist eines der ältesten All-in-One-Tools für Kleinunternehmer im US-Markt. Statt CRM, Mailchimp, Stripe und Calendly einzeln zu betreiben, bekommst du hier alles in einer Plattform.
Der Fokus liegt klar auf kleinen Dienstleistern. Willst du nicht viele verschiedene Tools parallel jonglieren, bist du bei Keap an der richtigen Adresse. Suchst du dagegen nur ein schlankes CRM und hast keine Verwendung für die Marketing- und Sales-Integrationen, kommt Keap schon preisbedingt nicht infrage.
Attio – bestes No Frills CRM
DNA: Modernes, datenbankbasiertes CRM ohne Schnickschnack, mit hochflexibler Struktur und tech-affiner Optik.
Besondere Merkmale: Echtzeit-Kollaboration, Custom Objects als Standard, automatische Anreicherung von Kontaktdaten, KI-gestützte Workflows, native Integrationen mit Slack, Gmail und Linear.
Preis: Gratis-Tarif für bis zu 3 Nutzer, Pro-Pläne ab 29 Euro pro Nutzer und Monat.
Vorteile
- Relativ leistungsfähiger Gratis-Tarif
- Sehr schöne und schnelle Oberfläche
- Hochflexibles Datenmodell ohne Entwicklungsaufwand
- Automatische Anreicherung von Firmen- und Kontaktdaten
- Schlanke Integrationen in moderne Tool-Stacks
Nachteile
- An einigen Ecken noch nicht ausgereift
- Keine deutsche Oberfläche
- Kleines Partner-Ökosystem
- Wenige native Telefonie- oder Marketing-Funktionen
Attio setzt auf eine datenbankähnliche Struktur, klare Tech-Optik und Geschwindigkeit, wie du sie eher von Notion oder Linear kennst. Im Vergleich bietet Attio etwas mehr funktionale Leitplanken, erfordert bei der Einrichtung aber mehr „Handarbeit“ als bei klassischen CRMs.
Für Tech-Unternehmen, Venture-Studios und moderne SaaS-Teams ist Attio mittlerweile fast schon Standard. Suchst du ein modernes, datenbankbasiertes CRM mit viel Flexibilität, findest du hier eine zeitgemäße Option. Der Gratis-Tarif deckt für kleine Teams oft schon den Bedarf ab, ohne dass du zwingend upgraden musst.
Welches CRM zu dir passt
Nicht jedes CRM passt zu jedem Anwendungsfall. Hier eine Orientierung, welches Tool in welcher Situation die beste Wahl für dich ist.
Preisbewusste Einsteiger
- ClickUp – Gratis-Tarif in den meisten Fällen dauerhaft ausreichend
- HubSpot CRM – dauerhaft kostenlos, ohne Nutzerlimit
- CentralStationCRM – voller Funktionsumfang bereits im Gratis-Tarif
Maximaler Fokus auf Vertrieb
- Pipedrive – visuelle Pipeline als Herzstück
- Close – eingebauter Power-Dialer fürs Kaltakquise-Team
- Salesforce – Standard-Software im Enterprise-Segment
- monday CRM – visuelle Boards für kleine Vertriebsteams
Marketing und Vertrieb aus einer Hand
- Brevo – E-Mail-Marketing und CRM perfekt verwoben
- HubSpot CRM – einfacher Einstieg mit viel Potenzial zur Skalierung
Individuelle Workflows statt starrem Schema
- Attio – große Flexibilität plus stabiles CRM-Grundgerüst
- Notion – Do it Yourself CRM neben Projekten und Notizen
- ClickUp – CRM als Teil einer kompletten Projektmanagement-Suite
Große Teams und automatisierte Kundenbindung
- Salesforce – große Anpassbarkeit für komplexe Prozesse
- Zoho One – CRM plus über 50 weitere Business-Apps
- Keap – automatisierte E-Mail- und SMS-Sequenzen inklusive Rechnungsstellung
Versteckte Kosten bei CRMs
Der Preis auf der Startseite ist selten der Preis, den du am Ende zahlst. Fünf Kostenpunkte tauchen bei CRM-Einführungen besonders häufig auf, unabhängig vom gewählten Anbieter.
Onboarding-Gebühren. Bei größeren Suiten wie HubSpot wird ab dem Professional-Tarif eine verpflichtende Einrichtungsgebühr fällig, je nach Modul zwischen 1.500 und 7.000 Euro. Auch bei Salesforce liegen realistische Implementierungskosten für kleine Unternehmen mindestens im gehobenen vierstelligen Bereich, sobald mehr als die reine Grundfunktion gebraucht wird.
Lizenz-Fallen. Manche Tarife klingen günstig, bis auffällt, dass jede Person mit Schreibrechten eine eigene, kostenpflichtige Lizenz braucht. Bei HubSpot etwa kosten zusätzliche Basislizenzen 20 Euro pro Nutzer und Monat, während reine Lesezugriffe kostenlos bleiben. Rechne genau nach, wer in deinem Team wirklich schreiben muss und wer nur mitlesen soll.
Add-ons für Kernfunktionen. Was bei einem Anbieter im Grundpreis steckt, kostet beim nächsten extra. Pipedrive verlangt für weitgehende Marketing Automation (Modul LeadBooster) zusätzlich rund 30 Euro monatlich. Close berechnet zusätzliche Telefonnummern und den KI-Anrufassistenten separat. Und Attio arbeitet mit einem Credit-System, bei dem intensive Automatisierungs-Nutzung schnell zusätzliche Credit-Pakete nötig macht.
Datenmigration und Schulung. Der Umzug von einer Tabelle oder einem anderen CRM kostet Zeit, selbst wenn ein Anbieter den Import technisch anbietet. Bereinigte, korrekt formatierte Daten sind die Ausnahme, nicht die Regel. Plane für Migration und Team-Einarbeitung realistisch mehrere Tage ein.
Tools für zusätzliche Integrationen. Fehlt eine native Verbindung zu deinem Buchhaltungs- oder E-Mail-Tool, brauchst du Zapier, Make oder n8n als verbindende Plattform. Diese Dienste rechnen nach Anzahl der genutzten Automatisierungen ab und kommen als eigener Posten zu deiner monatlichen CRM-Rechnung dazu.
CRM und dein bestehender Tech Stack: So gelingt die Integration
Ein CRM ist in aller Regel kein Silo. Es tauscht Daten mit deiner Buchhaltung, deinem Kalender, deinem E-Mail-Marketing-Tool und gegebenenfalls mit deinem Online Shop. Wie gut diese Verbindungen funktionieren, entscheidet mit darüber, ob du das Tool täglich nutzt oder es nach drei Wochen wieder links liegen lässt.
Native Integrationen zuerst prüfen. Liste vor der Entscheidung deine wichtigsten bestehenden Tools auf: Gmail oder Outlook, Lexoffice oder sevDesk, Shopify oder WooCommerce, Slack oder Microsoft Teams. Prüfe für jedes Tool, ob eine native Verbindung existiert. Pipedrive etwa hat 500 Integrationen, monday CRM synchronisiert Gmail und Outlook direkt in beide Richtungen.
API-Zugang…? Bei „zweckentfremdeten“ CRMs wie Notion oder Einsteiger-Tarifen kannst du hier eine böse Überraschung erleben. Salesforce Starter Suite kommt komplett ohne API-Zugang und ohne Anbindung an Drittanbieter-Tools jenseits der eingebauten Funktionen. Brauchst du eine individuelle Anbindung an dein ERP-System oder eine selbst gebaute Website, lohnt sich ein genauer Blick in die Tarif-Details, bevor du unterschreibst.
Middleware als Notlösung. Fehlt eine native Verbindung, springen Zapier, Make oder das günstigere Pabbly Connect ein. Für einfache Automatisierungen wie „neuer Lead im Formular erzeugt neuen Kontakt im CRM“ funktioniert das gut. Bei komplexen, mehrstufigen Prozessen wird es schnell unübersichtlich und kostet zusätzlich.
Datenschutz bei nicht-europäischen Tools. Verbindest du ein deutsches Buchhaltungstool mit einem CRM, dessen Server in den USA stehen, wandern deine Kundendaten mit. Für viele Branchen ist das unproblematisch, für andere – etwa im Gesundheits- oder Finanzbereich – lohnt sich vorher ein Blick auf den Serverstandort. CentralStationCRM und Brevo bieten mit ihren EU-Servern hier eine Alternative zu den überwiegend US-basierten Anbietern in diesem Vergleich.
Welches CRM zu dir passt
Die Wahl hängt weniger von der Feature-Liste ab als von deinem Vertriebsprozess und deiner Teamgröße. Diese Gruppierung ordnet die zwölf CRMs nach typischen Anwendungsfällen.
Einsteiger ohne Budget
- HubSpot CRM – dauerhaft kostenlos, ohne Nutzerlimit
- CentralStationCRM – voller Funktionsumfang bereits im Gratis-Tarif
Reiner Vertriebsfokus mit Pipeline
- Pipedrive – visuelle Pipeline als Herzstück
- Close – eingebauter Power-Dialer fürs Kaltakquise-Team
- monday CRM – visuelle Boards für kleine Vertriebsteams
Marketing und Vertrieb aus einer Hand
- Brevo – E-Mail-Marketing und CRM im selben Tarif
- HubSpot CRM – kostenloser Einstieg mit Wachstumspfad zur vollen Suite
Individuelle Workflows statt starrem Schema
- Attio – flexible Datenmodelle für Startups
- Notion – CRM-Datenbank neben Projekten und Notizen
- ClickUp – CRM als Teil der kompletten Arbeitsumgebung
Große Teams und automatisierte Kundenbindung
- Salesforce – maximale Anpassbarkeit für komplexe Prozesse
- Zoho One – CRM plus über 50 weitere Business-Apps
- Keap – automatisierte E-Mail- und SMS-Sequenzen inklusive Rechnungsstellung
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