8 bessere Calendly Alternativen für jede Nutzung

Calendly hat das Online-Terminbuchen in vielen Büros zum Standard gemacht. Aber das Tool aus den USA ist längst nicht für jeden die beste Wahl. Die besten Alternativen – vom maximal reduzierten Interface bis zur All-In-One-Suite.

Calendly ist schnell eingerichtet, kommt mit einer aufgeräumten Oberfläche und funktioniert zuverlässig. Kein Wunder, dass das Tool seit Jahren zu den meistgenutzten Buchungslösungen weltweit zählt.

Doch der Funktionsumfang im kostenlosen Tarif ist mager, der Datenschutz aus europäischer Sicht heikel und die Preise ziehen schnell an, sobald du mehrere Termintypen oder Team-Funktionen brauchst.

Bist du auf der Suche nach einer günstigeren, datenschutzfreundlicheren oder besser integrierten Lösung bist, lohnt sich der Blick über den Tellerrand. Wir haben Alternativen unter die Lupe genommen, die in unterschiedlichen Szenarien die Nase vorn haben.

Auf einen Blick: Die besten Alternativen zu calendly

ClickUp – beste All-In-One-Alternative. Die Plattform kombiniert eine Kalender-Funktion mit Buchungs-Links mit einer leistungsfähigen Projektmanagement-Suite – und mit einem sehr großzügigen Gratistarif. Spannend für dich, wenn du Termine, Aufgaben und Projekte nicht in getrennten Tools verwalten willst.

TidyCal – bestes Preis-Leistungsverhältnis. Das Tool der bekannten Software-Plattform AppSumo fokussiert sich genauso wie Calendly ganz auf Terminbuchung. Neben einem großen Gratis-Tarif gibt es Lifetime-Lizenzen schon ab 25 Euro.

Brevo – beste europäische All-In-One-Alternative. Die französische Online-Marketing-Suite kombiniert Terminbuchung mit E-Mail-Marketing, CRM und Automatisierung. Besonders attraktiv, wenn du Termine und Kundenkommunikation aus einer Hand willst und Datenschutz/DSGVO-Konformität ein Kriterium ist.

HubSpot Meetings – beste CRM-Integration.  Das Buchungstool steckt im kostenlosen HubSpot CRM und verknüpft jede Buchung direkt mit dem Lead-Datensatz. Erste Wahl für Vertriebsteams.

Cal.com – beste direkte Alternative. Terminbuchungen über eigene Domains inklusive White Labeling, dynamische Gruppenlinks, rollenbasierende Berechtigungen: Cal.com geht funktional auch in den kleineren Tarifen ein gutes Stück weiter als Calendly. Die Software ist Open Source.

Microsoft Bookings – beste Microsoft-Integration. Die Buchungslösung integriert sich nahtlos in Outlook, Teams und das Microsoft-Ökosystem. Spart dir ein zusätzliches Abo, wenn du ohnehin einen Microsoft-365-Vertrag hast und viel im Mocrosoft-Kosmos unterwegs ist.

Google Appointment Schedule – beste Google-Integration. Über „Terminreservierung in Google Kalender“ kannst du eine (kostenpflichtig: mehrere) Reservierungsseiten mit deinen Verfügbarkeiten erstellen und freigeben. Eine schlanke Lösung, wenn dein Unternehmen mit Google Workspace arbeitet und die Anforderungen an ein Buchungs-Tool überschaubar sind.

zeeg – beste deutsche Alternative. Der Berliner Anbieter punktet mit deutschem Serverstandort + Kundensupport und einem soliden Funktionsumfang. Schon der Gratis-Tarif kommt mit integriertem Video-Konferenz-Tool.

Meine Erfahrungen und Empfehlungen

Johannes Haupt (Chefredakteur Selbständig im Netz, Dozent TH Köln)

Ich habe Calendly selbst viele Jahre in meiner kleinen Medienfirma genutzt, vor allem zur Vereinbarung von Terminen mit Werbekunden, Podcast-Gästen und Bewerbern. Die Simplizität in der Bedienung war vor allem in der Vergangenheit praktisch konkurrenzlos und die Nutzung des Tools aufgrund seiner großen Verbreitung auch auf der „Gegenseite“ gelernt.

Selbst bei diesem limitierten Einsatz und externen Calls brauchte es aber schon Workarounds, um noch den Gratis-Tarif verwenden zu können. Denn Calendly erlaubt darin nur einen einzigen Termin-Typ mit fixer Länge und einen einzigen Kalender.

In der Zwischenzeit haben andere Plattformen funktional deutlich aufgeholt. Dazu bringen praktisch alle namhaften CRM- und Projektmanagement-Tools eigene Buchungsfunktionen mit.

Nur wenn du eine wirklich einfache Buchungs-Funktion – ein Typ, ein Kalender – brauchst, ist der Gratis-Tarif von Calendly in meinen Augen heute noch eine Empfehlung. Und auch im Premium-Bereich kriegst du anderswo deutlich mehr (funktionale Breite, funktionale Tiefe, Datenschutz fürs Geld. Meine Empfehlungen:

• ClickUp für eine sehr flexible Buchungsfunktion mit Anbindung an eine intuitive Projektmanagement-Suite – sehr weitgehend gratis
• TidyCal für den besten Gratis-Tarif unter den reinen Buchungs-Tools und einen sehr attraktiven Lifetime-Deal
• Cal.com für ein Calendly mit deutlich besserem Preis-Leistungs-Verhältnis – gratis wie Premium
• Zeeg (hauptsächlich Buchungstool) oder Brevo (Buchungstool plus CRM/Kundenkommunikation) für DSGVO-Konformität und Datenschutz

Was gegen calendly spricht

Calendly hat sich nicht ohne Grund zum Quasi-Standard für Terminbuchungen entwickelt. Aber wie jedes Tool hat auch Calendly Schwächen – gerade auch aus deutscher Perspektive. Die Nachteile im Überblick.

beliebt Calendly auch ist, das Tool hat Schwächen, die du je nach Anwendungsfall ernst nehmen solltest. Vor allem aus deutscher und europäischer Perspektive gibt es einige rote Flaggen. Diese Punkte sprechen gegen die Lösung aus den USA.

Magerer Gratis-Tarif

Im kostenlosen Plan kannst du nur einen einzigen Termintyp anlegen. Brauchst du verschiedene Buchungsarten (etwa 30-Minuten-Erstgespräch und 60-Minuten-Beratung), musst du sofort upgraden. Andere Anbieter sind hier deutlich großzügiger.

Preise ziehen schnell an

Der Standard-Tarif kostet 12 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Der Teams-Tarif, den du bereits bei Formular-Integrationen von Standard-Tools wie Hubspot brauchst, schlägt mit 20 US-Dollar zu Buche.

Bei mehreren Nutzern bist du relativ schnell dreistellig pro Monat dabei. Für ein simples Terminbuchungs-Tool, zusätzlich zu deinem bestehenden Software Stack.

Datenschutz aus EU-Sicht heikel

Calendly ist ein US-Unternehmen mit US-Servern und unterliegt dem CLOUD Act (voller Zugriff aller Kundendaten durch US-Behörden). Wenn du in einer sensiblen Branche arbeitest – Anwälte, Ärzte, öffentliche Hand, … – oder Datenschutz eine persönliche Priorität für dich ist, kann das ein KO-Kriterium sein.

Keine deutsche Rechnung, kein deutscher Support

Du erhältst eine US-Rechnung mit Reverse-Charge-Vermerk, der Support antwortet ausschließlich auf Englisch. Das ist im Alltag verschmerzbar, aber für viele kleine Unternehmen ein Ärgernis.

Eingeschränkte Anpassbarkeit

Wenn du die Buchungsseite stark an dein Branding anpassen oder eigene Felder mit komplexen Logiken hinzufügen willst, stößt du an Grenzen. Hier sind anderre spezialisierte Tools wie Cal.com flexibler.

Die besten Alternativen

Die folgenden Calendly Alternativen decken ein breites Spektrum ab, von der puristischen Buchungs-App bis zur mächtigen Projektmanagement-Suite. Welche davon passt, hängt davon ab, wie du arbeitest.

ClickUp – beste All-In-One-Alternative

DNA: Umfassende Projektmanagement-Plattform mit integriertem Kalender und Buchungsfunktion.

Besondere Merkmale: Kombiniert Aufgaben, Dokumente, Ziele und Termine in einem Tool. Buchungslinks lassen sich direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpfen.

Preis: Kostenlos mit großzügigem Funktionsumfang. Bezahltarife beginnen bei 7 US-Dollar pro Mitglied und Monat..

Vorteile

Nachteile

ClickUp ist weit mehr als ein Buchungs-Tool. Die Plattform aus San Diego will sämtliche Produktivitäts-Apps in einem Werkzeug ablösen, vom Notizbuch über das Projektmanagement bis zur Tabellenkalkulation.

Wenn du Termine nicht isoliert betrachten willst, sondern als Teil deines Projektablaufs, spart dir ClickUp viel Zeit und Arbeit. Eine Kundenanfrage wird zum Termin, der Termin zur Aufgabe, die Aufgabe zum Projekt. Alles in einem Tool, ohne dass Daten zwischen Systemen hin- und hergeschoben werden müssen.

• Zu ClickUp

TidyCal – bestes Preis-Leistungsverhältnis

DNA: Schlankes Buchungstool mit attraktivem Lifetime-Lizenzmodell.

Besondere Merkmale: Unbegrenzte Termintypen, Kalender-Integrationen und Zahlungsabwicklung über Stripe und PayPal auch für wiederkehrende Abbuchungen.

Preis: Kostenloser Tarif mit Basisfunktionen, Lifetime-Deal ab 29 US-Dollar einmalig.

Vorteile

Nachteile

Die beliebte Software-Plattform AppSumo hat sich mit dem Verkauf von Lifetime-Lizenzen einen Namen gemacht – und wendet dieses Preismodell natürlich auch auf ihr eigenes Tool TidyCal an.

Schon für einmalig 29 US-Dollar (27 Euro) bekommst du ein schlankes Tool mit einem Funktionsumfang, das die Gratis-Pläne der großen Player meilenweit hinter sich lässt. Dazu gibt es einen üppigen Gratis-Tarif, der unter anderem unterschiedliche Buchungstypen beinhaltet (bei Calendly nur kostenpflichtig).

In der Spitze bieten Calendly & Cal.com allerdings noch etwas mehr Funktionsumfang (Team-Funktionen, Routing-Logiken, erweiterte Integrationen). Wird das nicht benötigt, sparen Solopreneure und kleine Teams mit TidyCal massiv gegenüber der Abo-Konkurrenz.

• Zu TidyCal

Brevo – beste europäische All-In-One-Alternative

DNA: Französische All-in-One-Marketing-Plattform mit integriertem Buchungstool und CRM.

Besondere Merkmale: Kombiniert Terminbuchung mit E-Mail-Marketing, Marketing-Automation, CRM und Transaktions-E-Mails. Server in der EU mit DSGVO-konformer Datenverarbeitung.

Preis: Dauerhaft kostenloser Tarif mit allen Terminbuchungs-Funktionen, Bezahlpläne ab 9 Euro pro Monat.

Vorteile

Nachteile

Brevo (bis 2023 Sendinblue) wurde 2012 in Paris gegründet und hat seinen Fokus von Anfang an auf den europäischen Markt mit seinen strengen Datenschutzanforderungen ausgerichtet.

Als E-Mail-Marketing-Spezialist gestartet, bietet Brevo seinen 500.000 Kunden inzwischen eine komplette Marketing- und Sales-Suite inklusive CRM – und natürlich auch Buchungsfunktion. Die hier wesentlichen Funktionen sind bereits im Gratis-Tarif inkludiert.

Bei Nutzung von Brevo brauchst du keine Insellösung mehr. Newsletter, Transaktions-Mails, CRM und Terminbuchung kommen aus einem Tool und sprechen dieselbe Datenbank. Wenn jemand einen Termin bucht, landet die Person automatisch in deinem CRM und kann in Marketing-Workflows einbezogen werden.

• Zu Brevo

HubSpot Meetings – beste CRM-Integration

DNA: Buchungstool als Teil des kostenlosen HubSpot-CRMs mit nahtloser Vertriebs-Anbindung.

Besondere Merkmale: Termine werden automatisch mit Kontaktdaten und Deal-Pipelines im CRM verknüpft. Inkludiert Round-Robin-Routing und personalisierte Buchungsseiten.

Preis: Im kostenlosen HubSpot-CRM enthalten, erweiterte Funktionen ab 18 Euro pro Monat (Sales Hub Starter).

Vorteile

Nachteile

HubSpot Meetings ist die Buchungsfunktion im CRM-System des der beliebten Mittelstands-CRM-Software HubSpot. Das Tool ist im kostenlosen HubSpot-Plan enthalten und richtet sich klar an Vertriebsteams, die jeden Termin als potenziellen Lead-Kontakt verstehen.

Wenn jemand einen Termin bucht, landet die Person sofort als Kontakt in deinem CRM. Du siehst die komplette Historie, kannst Deals zuordnen und Vertriebs-Workflows automatisieren. Das spart etwa eine Zapier-Brücke zwischen Calendly und CRM.

Wenn du HubSpot nicht ohnehin schon nutzt und auch keine Verwendung für ein CRM hast, ist das Tool naturgemäß ein massiver Overkill als reine Terminverwaltung. Lebst du aber schon im HubSpot-Universum oder planst die Anschaffung/den Umstieg deines CRMs, sparst du dir mit der integrierten Buchungsfunktion Komplexität, Verwaltungsaufwand und ein zusätzliches Abo..

• Zu HubSpot Meetings

Cal.com – beste direkte Alternative

DNA: Leistungsstarke Open-Source-Buchungsplattform mit Self-Hosting-Option und voller Datenkontrolle.

Besondere Merkmale: Terminbuchungen über eigene Domains inklusive White Labeling, dynamische Gruppenlinks, rollenbasierende Berechtigungen.

Preis: Gratis-Tarif mit unbegrenzten Termin-Typen & 100+ Integrationen, Premium ab 10 Euro/Monat. Self Hosted komplett kostenlos.

Vorteile

Nachteile

Cal.com steht bei der Funktionalität und Zielgruppe in direkter Konkurrenz zu Calendly, macht aber einiges anders. So ist die Software komplett quelloffen und kann theoretisch auch dauerhaft kostenlos selbst gehostet werden (was allerdings sehr gehobene IT-Kenntnisse voraussetzt).

Bei Cal.com gibt es deutlich mehr fürs Geld als bei Calendly. Der Gratis-Tarif fällt viel großzügiger aus und inkludiert unter anderem Payments und unbegrenzte Termin-Typen). Und Funktionen wie API-Zugriff und eigene Domains (buchung.deindomainname.de), die bei Calendly nicht oder nur im extrem teuren Enterprise-Tarif verfügbar sind, gibt es bei Cal.com bereits für kleines Geld.

• Zu Cal.com

Microsoft Bookings – beste Microsoft-Integration

DNA: Buchungstool als Teil von Microsoft 365 mit nahtloser Outlook- und Teams-Integration.

Besondere Merkmale: Direkt in Outlook und Teams eingebunden, gemeinsame Postfächer, Personalverwaltung mit Kapazitätsplanung.

Preis: In allen Microsoft 365 Business-Plänen enthalten (ab etwa 5 Euro pro Nutzer und Monat)

Vorteile

Nachteile

Microsoft Bookings ist Teil der Microsoft-365-Welt und damit für viele Unternehmen ein Tool, das sie längst bezahlen, ohne es zu nutzen. Wer mit Outlook, Teams und SharePoint arbeitet, bekommt hier eine Buchungslösung praktisch geschenkt.

Die enge Verzahnung mit dem Microsoft-Stack ist Bookings größte Stärke. Kalender werden in Echtzeit synchronisiert, Teams-Meetings automatisch erstellt, Outlook-Termine inklusive Erinnerungen verschickt. Ganz ohne dass du zusätzliche Tools abonnieren und verbinden muss´t.

Außerhalb des Microsoft-Ökosystems wirkt Bookings allerdings eher altbacken. Die Buchungsseite kommt deutlich weniger schick und modern daher als Calendly & Co, die Konfiguration fühlt sich vergleichsweise sperrig an. Wenn du tief im Microsoft-Kosmos verankert bist, ist dieser Nachteil gleichwohl absolut verschmerzbar.

• Zu Microsoft Bookings

Google Appointment Schedule – beste Google-Integration

DNA: Buchungsfunktion direkt im Google Kalender für Workspace-Nutzer.

Besondere Merkmale: Native Integration in Google Kalender, automatische Meet-Verknüpfung, ohne Drittanbieter-Datenfluss.

Preis: Vollversion in Google Workspace ab Business Standard enthalten (ab 12 Euro pro Nutzer und Monat). Eingeschränkte Version für persönliche Google-Konten kostenlos.

Vorteile

Nachteile

Google Appointment Schedule (auf deutsch noch ein bisschen sperriger „Terminreservierung in Google Kalender“) ist die Antwort des Suchmaschinenkonzerns auf den Buchungstool-Trend. Statt eines separaten Produkts hat Google die Funktion direkt in den Google Kalender eingebaut. Wenn du Google Workspace nutzt und hier nicht den allerkleinsten Tarif, hast du die Vollversion des Buchungstools bereits in deinem Tech Stack.

Der Charme liegt in der Schlichtheit. Du legst Verfügbarkeitsfenster im Kalender fest, generierst einen Buchungslink und bist fertig. Keine separate App, keine zusätzlichen Datenflüsse zu Drittanbietern, keine neue Oberfläche zum Lernen.

Funktional bleibt Google deutlich hinter Calendly zurück. Round-Robin, ausgefeilte Workflows oder umfangreiche Integrationen wirst du vergeblich suchen. Für Solopreneure mit einfachen Anforderungen oder klar fokussierte Teams reicht das aber oft komplett aus.

• Zu Google Appointment Schedule

zeeg – beste deutsche Alternative

DNA: Deutsche Buchungssoftware mit Fokus auf DSGVO-Konformität und Hosting in Deutschland.

Besondere Merkmale: Server-Standort Deutschland, deutschsprachige Oberfläche und Support, KI-Funktionen für Terminvorschläge, faire Team-Tarife.

Preis: Kostenloser Tarif inklusive Video-Konferenz-Tool, Bezahlpläne ab etwa 9 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

Willst du auf jeden Fall ein deutsches Terminbuchungs-Tool, ist zeeg praktisch alternativlos. Neben den offensichtlichen Vorzügen Datenschutz, Support und einer Website in nativer deutscher Sprache (statt holprig KI-übersetzt) kann sich auch der Funktionsumfang gegenüber der US-Konkurrenz dabei durchaus sehen lassen.

Was zeeg gleichwohl fehlt, ist die schiere Breite an Integrationen und die Reife von Tools, die bereits 10 Jahre und mehr am Markt sind. Hast du keinen wirklich exotischen Anwendungsfall und suchst wirklich „nur“ ein Terminbuchungstool, musst du bei Zeeg gleichwohl keine Kompromisse für „made in germany“ machen.

• Zu zeeg

Welche Calendly-Alternative zu dir passt

Die Wahl der passenden Calendly-Alternative hängt vor allem davon ab, in welchem Ökosystem du arbeitest und welche Anforderungen du an Datenschutz, Funktionsumfang und Preis stellst. Hier eine Orientierungshilfe nach Anwendungsfall.

Fokus auf Datenschutz und DSGVO

• zeeg – deutscher Anbieter mit Server-Standort Deutschland
• Cal.com – Open Source mit Self-Hosting-Option
• Brevo – Volle DSGVO-Konformität (Frankreich = EU) in ausgereiftem CRM

Maximale Kostenersparnis

• ClickUp – volle Funktionalität in Gratis-Plan von leistungsstarker All-in-One-Suite
• TidyCal – großzügiger Gratis-Tarif, sehr attraktive Lifetime-Angebote
• HubSpot Meetings – inkludiert in Gratis-Tarif von mächtigem CRM

Tiefe Integration in bestehendes Ökosystem

• Microsoft Bookings – für Microsoft-365-Nutzer
• Google Appointment Schedule – für Google-Workspace-Nutzer
• HubSpot Meetings – für HubSpot-CRM-Nutzer

Vertrieb und Lead-Management

• HubSpot Meetings – direkte CRM-Anbindung
• Brevo – Verbindung zu E-Mail-Marketing und CRM

All-in-One-Plattform statt Spezial-Tool

• ClickUp – Projektmanagement plus Buchung
• Brevo – Marketing-Suite mit Buchungsfunktion
• HubSpot Meetings – CRM mit eingebautem Buchungstool

(144 votes, average: 4,80 out of 5)
You need to be a registered member to rate this.

Loading...