9 bessere Evernote Alternativen für jede Nutzung

OneNote ist seit Jahren eine feste Größe im Microsoft-Universum und für viele die erste Wahl beim digitalen Anlegen und Verwaltung von Notizen. Aber das Tool hat seine Eigenheiten und ist nicht immer die beste Option. Welche OneNote Alternative besser zu dir passen könnte.

OneNote punktet mit seiner Verfügbarkeit auf nahezu allen Plattformen (inklusive Apple-Kosmos), der freien Anordnung von Inhalten auf der Seite und der nahtlosen Einbindung ins Microsoft-365-Ökosystem. Wenn du ohnehin viel mit Outlook, Teams und Word arbeitest, fühlt sich OneNote eher an wie ein Add On als wie ein eigenes Programm.

Aber der Nutzwert hat Grenzen. Die freie Notizfläche wird mit der Zeit unübersichtlich, die integrierte Suchfunktion hat Luft nach oben.

Für strukturiertes Wissensmanagement, Datenbanken oder echtes Projektmanagement ist OneNote schlicht nicht gemacht. Und das Thema Datenschutz plus enge Bindung an Microsoft ist für viele Interessierte ein Ausschlusskriterium.

Auf einen Blick: Die besten Alternativen zu OneNote

ClickUp – bestes Gesamtpaket. Die All-in-One-Plattform kombiniert Aufgaben, Dokumente, Whiteboards und Notizen und bietet einen sehr großzügigen Gratistarif.

Wenn du nicht nur Wissen sammeln, sondern auch Projekte steuern willst, ist ClickUp die beste Option. Und bietet unter der intuitiven Oberfläche noch viele weitere mächtige Funktionen.

Notion – beste Strukturierung. Notion hat im direkten Vergleich zu OneNote seine Stärke in der Strukturierung von Inhalten. Wo OneNote unübersichtlich wird, kann mit der leichtgewichtigen Plattform immer noch solide gearbeitet werden – auch kollaborativ in Teams.

Obsidian – beste On Premise Option. Wenn dich Datenschutz-Bedenken von OneNote fern halten, kommt Obsidian ins Spiel. Das Tool speichert deine Notizen lokal als Markdown-Dateien und bietet leistungsstarke Verlinkungen via Knowledge Graph.

Joplin – beste Open-Source-Alternative. Joplin speichert deine Notizen bei einem Cloud-Anbieter deiner Wahl und mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Die Flexibilität ist riesig, die Oberfläche aber nicht ganz so polished wie Anderswo.

Simplenote – beste minimalistische Alternative. Die komplett kostenlose und plattformübergreifende Notiz-App fokussiert sich ganz auf die Bearbeitung und Übertragung von reinem Text. Perfekt, wenn dir OneNote zu überladen ist.

Coda – beste Automatisierungen. Dokumente mit Datenbank-Power. Coda verbindet Text mit interaktiven Tabellen, Buttons und Automationen. Wenn du deine Notizen als Startpunkt für Workflows benutzen willst, lohnt ein genauerer Blick auf Coda.

Anytype – beste Privacy. Anytype geht beim Datenschutz besonders weit und verschlüsselt deine Dokumente auch auch lokal. Eine spannende Alternative, wenn dir Notion zu offen und OneNote zu unstrukturiert ist.

Apple Notes – beste Apple-Integration. Kostenlos vorinstalliert auf allen Apple-Geräten mit iCloud-Sync, Handschrift-Erkennung und einfacher Bedienung. Die perfekte Wahl, wenn du komplett im Apple-Kosmos lebst.

Google Keep – beste Google-Integration. Sehr schlanke Notiz-App mit Farbcodierung, Sprachnotizen und einer tiefen Integration in Gmail, Workspace & Co. Deutlich einfacher als OneNote, aber weniger geeignet für längere Texte.

Meine Erfahrungen und Empfehlungen

Johannes Haupt (Chefredakteur Selbständig im Netz, Dozent TH Köln)

Ich verbringe einen großen Teil des Tages vor Bildschirmen. Meine kleine Medienfirma hat eine Online Knowledge Base, dazu pflege ich unterschiedlichste digitale Listen und Notizbücher, privat wie geschäftlich.

Damit würde ich mich eigentlich für OneNote prädestinieren. Aber die App war mir dann doch immer zu limitiert und zu sehr auf die Microsoft-Welt zugeschnitten.

In der Praxis nutze ich für Notizen, Task Tracking und Projektmanagement im Wesentlichen eine Kombination aus Notion und ClickUp. Notion vor allem als digitales Notizbuch und für eher rudimentäre 2do-Listen – und ClickUp für alles, was darüber hinaus geht.

ClickUp schafft es nicht ganz so gut wie Notion, den Funktionsumfang in einem cleanen Interface zu „verstecken“. Die Orientierung gelingt aber recht schnell, und im Endeffekt wirst du ohnehin nur bestimmte Funktionen nutzen.

Beide Tools bieten herausragende Apps und Integrationen für alle Plattformen sowie sehr großzügige Gratis-Tarife. Um daraus heraus zu wachsen, müsstest du ClickUp und Notion schon für deutlich mehr als Nutzen denn als reine OnePage Alternative.

Was gegen OneNote spricht

So beliebt OneNote ist, so deutlich zeigen sich auch die Schwächen. Vor allem bei wachsenden Notizbeständen, im Datenschutz und beim modernen Wissensmanagement gerät das Tool ins Hintertreffen.

Schwache Suchfunktion

Je größer dein Notizbestand wird, desto unzuverlässiger arbeitet die Suche. Inhalte in Bildern, handschriftliche Notizen oder Anhänge werden nicht immer zuverlässig gefunden. Ein echtes Ärgernis bei umfangreichen Wissenssammlungen.

Keine echten Verlinkungen zwischen Notizen

OneNote denkt in Notizbüchern und Seiten, nicht in vernetztem Wissen. Wenn du nach dem Zettelkasten-Prinzip arbeiten willst, wirst du dich mit einigen der genannten Alternativen deutlich heimischer fühlen.

Bindung an Microsoft

Deine Notizen liegen in OneDrive und sind eng mit deinem Microsoft-Konto verknüpft. Ein Export in andere Tools ist umständlich, eine echte Datenhoheit hast du nicht.

Unübersichtlich bei großen Notizbüchern

Die freie Notizfläche, die anfangs charmant wirkt, wird mit der Zeit zur Stolperfalle. Inhalte verrutschen, Strukturen weichen auf und das Auffinden bestimmter Informationen wird zur Geduldsprobe.

Kein modernes Datenbank-Konzept

Wo Notion, Coda oder Anytype mit Datenbanken, Filtern und Ansichten punkten, bleibt OneNote bei klassischen Seiten stehen. Für strukturierte Inhalte wie Kontaktlisten, Projekttracking oder Wissensdatenbanken ist das ein echtes Manko.

Die besten Alternativen

Die folgenden OneNote Alternativen decken ein breites Spektrum ab, von der puristischen Text-App bis zur vollständigen Wissensmanagement-Plattform. Welche davon passt, hängt davon ab, wie du arbeitest.

ClickUp – bestes Gesamtpaket

DNA: Umfassende Produktivitätsplattform, die Notizen, Aufgabenmanagement, Projektplanung und Dokumentation in einem Tool vereint.

Besondere Merkmale: Docs (für Notizen und Wikis), Aufgaben mit Abhängigkeiten und Zeiterfassung, verschiedene Ansichten (Liste, Kanban, Gantt, Kalender), KI-Assistent, umfangreiche Automatisierungen, über 1.000 Integrationen.

Preis: Kostenlos mit großzügigem Funktionsumfang (60 MB Speicher, unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder). Bezahltarife beginnen bei 7 US-Dollar pro Mitglied und Monat (Unlimited-Plan).

Vorteile

ClickUp ist weit mehr als ein Notiz-Tool. Die Plattform aus San Diego will sämtliche Produktivitäts-Apps in einem Werkzeug ablösen, vom Notizbuch über das Projektmanagement bis zur Tabellenkalkulation.

Für dich ist ClickUp dann interessant, wenn du nicht nur Notizen sammeln, sondern auch Aufgaben, Projekte und Teamarbeit darin abbilden willst. Die Docs-Funktion ist mittlerweile auf Notion-Niveau und lässt sich nahtlos mit Aufgaben, Tabellen und Whiteboards verknüpfen.

Dadurch ist ClickUp relativ komplex, was durch die sehr cleane und moderne Oberfläche aber relativ gut kaschiert wird. Trotzdem ist ClickUp als OneNote-Alternative überdimensioniert, wenn es dir wirklich „nur“ um Notizen geht.

Willst du hingegen Notizen und Aufgabenverwaltung/Projektmanagement in einem intuitiven Tool, bietet ClickUp ein tolles Gesamtpaket. Und wächst mit deinen Anforderungen mit.

• Zu ClickUp

Notion – beste Strukturierung

DNA: Blockbasiertes Wissensmanagement-Tool mit integrierten Datenbanken, das Notizen, Wikis, Projektplanung und Dokumentation in einer flexiblen Oberfläche vereint.

Besondere Merkmale: Datenbanken mit verschiedenen Ansichten (Tabelle, Kanban, Kalender, Galerie), verlinkbare Seiten und Blöcke, Team-Wikis, KI-Assistent, umfangreiche Vorlagenbibliothek.

Preis: Großzügiger kostenloser Tarif für Einzelnutzer mit unbegrenzten Seiten und Blöcken. Bezahl-Tarife beginnen bei etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Erst 2016 gegründet, hat sich Notion innerhalb kurzer Zeit zu einem der meistgenutzten Produktivitätstools weltweit entwickelt ist. Offensichtlich nicht ohne Grund.

Im Vergleich zu OneNote bietet Notion eine deutlich klarere Struktur und vor allem die mächtigen Datenbanken, die OneNote komplett fehlen. Eine Kontaktliste, ein Redaktionsplan, eine Wissensdatenbank – alles lässt sich in Notion sauber abbilden.

Allerdings sitzt Notion bei vielen Anwendungsfällen als direkte OneNote-Alternative zwischen den Stühlen. Zu komplex für „Einfach nur Notizen“, zu wenig spezifische Funktionen für echtes Projektmanagement, zu viel Vendor Lock-In für Privacy-Fans (Daten auf US-Server, sehr reduzierte Offline-Nutzbarkeit).

• Zu Notion

Obsidian – beste On Premise Option

DNA: Lokale Wissensdatenbank auf Markdown-Basis mit mächtiger Verlinkungslogik und voller Datenkontrolle, kostenlos für Privatanwender.

Besondere Merkmale: Speicherung als lokale Markdown-Dateien, leistungsstarke Verlinkungen zwischen Notizen mit visueller Graph-Ansicht, über 1.500 Community-Plugins zur Erweiterung.

Preis: Für persönliche Nutzung komplett kostenlos. Kommerzielle Nutzung 50 US-Dollar pro Nutzer und Jahr, optionale Sync- und Publish-Dienste extra.

Vorteile

Obsidian verfolgt eine radikal andere Philosophie als OneNote. Statt deine Daten auf fremden Servern zu speichern, liegen alle Notizen als schlichte Markdown-Dateien auf deiner Festplatte. Du kannst sie mit jedem Texteditor öffnen, per Git versionieren oder in einen beliebigen Cloud-Speicher legen.

Das Besondere: Notizen werden über sogenannte Wiki-Links miteinander verbunden, und die Graph-Ansicht zeigt dir die Vernetzung visuell. So entsteht im Lauf der Zeit ein persönliches Wissensnetz – das digitale Pendant zum legendären Zettelkasten von Niklas Luhmann.

Im Gegensatz zu OneNote ist Obsidian textorientiert und verzichtet auf das freie Canvas. Dafür bekommst du ein Tool, das bei wachsendem Wissensbestand immer wertvoller wird, statt umgekehrt an Übersicht und damit Nutzbarkeit einzubüßen.

• Zu Obsidian

Joplin – beste Open-Source-Alternative

DNA: Open-Source-Notiz-App mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und freier Wahl des Cloud-Speichers.

Besondere Merkmale: Komplett quelloffen und kostenlos, Verschlüsselung der Notizen, Sync über Nextcloud, Dropbox, OneDrive oder eigenen Server, Markdown-Format.

Preis: Vollständig kostenlos und Open Source. Optional: Joplin Cloud ab 2,99 Euro pro Monat für komfortable Synchronisation und Kollaboration.

Vorteile

Joplin ist eine gute Wahl, wenn du die OneNote-Funktionalität ohne Microsoft-Bindung haben willst. Das Open-Source-Projekt aus Frankreich ist seit Jahren etabliert und bietet mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ein Datenschutz-Niveau, das proprietäre Tools selten erreichen.

Du entscheidest, wo deine Daten liegen. Auf deiner eigenen Nextcloud, in der Dropbox, in OneDrive oder im offiziellen Joplin Cloud. Notizen werden als Markdown gespeichert, lassen sich in Notizbüchern organisieren und mit Tags versehen.

Im Vergleich zu OneNote ist Joplin schlanker und textfokussierter. Wer freies Layout und multimediale Notizen liebt, wird aber etwas vermissen. Dazu sind Kollaborations-Funktionen eher rudimentär, und die Bedienoberfläche ist längst nicht so intuitiv und schick wie bei großen kommerziellen SaaS-Anbietern.

• Zu Joplin

Simplenote – beste minimalistische Alternative

DNA: Minimalistische Notiz-App mit Fokus auf reinen Text und blitzschnelle Synchronisation.

Besondere Merkmale: Komplett kostenlos und werbefrei, plattformübergreifender Sync zwischen allen Geräten, Versionsverlauf jeder Notiz und Markdown-Unterstützung.

Preis: Dauerhaft kostenlos und ohne Funktionsbeschränkungen.

Vorteile

Simplenote macht, was der Name verspricht: einfache Notizen, schnell synchronisiert, sonst nichts. Die App von Automattic (dem Unternehmen hinter WordPress) ist seit Jahren ein verlässlicher Begleiter für alle, denen OneNote zu überladen ist.

Du tippst einen Gedanken auf dem Smartphone, sekundenbruchteile später ist er auf dem Laptop verfügbar. Tags sorgen für Ordnung, die Suche ist schnell und zuverlässig..

Im Vergleich zu OneNote verzichtest du auf Multimedia, freies Layout und Strukturtiefe. Wenn du aber „nur“ deine Gedanken als Text festhalten will und das Drumherum als Ballast empfindet, ist Simplenote eine hervorragende Option für dich.

• Zu Simplenote

Coda – beste Automatisierungen

DNA: Hybrid aus Dokument und Datenbank: Notizen, Tabellen und Mini-Tools in einem Werkzeug vereint.

Besondere Merkmale: Mächtige Tabellen, die wie Mini-Datenbanken funktionieren, eingebaute Automationen, Formeln auf Excel-Niveau, vielfältige Integrationen externer Dienste.

Preis: Kostenlos für Einzelpersonen mit unbegrenzten Dokumenten und bis zu drei Editoren. Bezahltarife beginnen bei 10 US-Dollar pro Editor und Monat.

Vorteile

Coda positioniert sich zwischen Notion, Google Docs und Airtable. Jedes Dokument kann eine simple Notizsammlung sein – oder aber eine kleine eigenständige Anwendung mit Datenbanken, Buttons, Automationen und Formularen.

Im Vergleich zu OneNote bist du in einer komplett anderen Welt. Wo OneNote bei einfachen Seiten stehen bleibt, baust du in Coda interaktive Werkzeuge. Vom CRM über das Projekt-Tracker bis zum OKR-Dashboard.

Der Preis dafür ist Komplexität. Coda ist nichts für schnell angelegte Notizen, sondern für strukturierte Wissens- und Arbeitsumgebungen. Wenn du deine Notizen als Startpunkt für Workflows benutzen willst, lohnt ein genauerer Blick.

• Zu Coda

Anytype – beste Privacy

DNA: Offener Workspace mit lokaler Speicherung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und objektorientierter Notizenstruktur.

Besondere Merkmale: Lokal-erste Architektur mit Peer-to-Peer-Sync, Objekte statt klassischer Seiten und mächtige Verknüpfungen zwischen Inhalten.

Preis: Kostenloser Tarif für persönliche Nutzung mit 100 Mbyte Cloud-Speicher. Kostenpflichtige Pläne ab 99 US-Dollar pro Jahr für mehr Speicher und Funktionen.

Vorteile

Anytype ist der ambitionierteste Versuch, Notion-Funktionalität mit echter Datenhoheit zu kombinieren. Die Plattform setzt auf lokale Speicherung, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Peer-to-Peer-Sync – eine Architektur, die in der Notiz-Welt einzigartig ist.

Statt klassischer Seiten arbeitest du mit Objekten: Personen, Projekte, Aufgaben, Notizen – alles ist ein Objekt mit Eigenschaften und Beziehungen. Daraus baust du dir dein eigenes vernetztes Wissensnetz.

Im Vergleich zu OneNote ist Anytype ein radikal anderer Ansatz. Wo OneNote auf das Notizbuch-Modell setzt, denkt Anytype in vernetzten Objekten. Und liefert dabei den Datenschutz mit, den OneNote nicht bieten kann.

• Zu Anytype

Apple Notes – beste Apple-Integration

DNA: Vorinstallierte Notiz-App auf allen Apple-Geräten mit nahtlosem iCloud-Sync und solider Grundausstattung.

Besondere Merkmale: Handschrift-Erkennung mit Apple Pencil, gemeinsame Notizen, Scan-Funktion für Dokumente, Tags und Smart Folders sowie tiefe Integration ins Apple-Ökosystem.

Preis: Kostenlos auf allen Apple-Geräten, iCloud-Speicher ab 0,99 Euro pro Monat (50 GB) für mehr Synchronisationsvolumen.

Vorteile

Apple Notes (im deutschen Apple-Kosmos meist einfach nur „Notizen“) hat sich vom simplen Notizblock zu einer überraschend ausgereiften Notiz-App entwickelt. Wer ein iPhone, iPad oder Mac nutzt, hat die App ohnehin dabei. Du brauchst keinen extra Account, keine extra Installation und kein extra Abo.

Die Stärke liegt in der nahtlosen Integration: Du startest eine Notiz auf dem iPhone, ergänzt sie auf dem iPad mit dem Apple Pencil und liest sie auf dem Mac noch einmal durch. Das funktioniert so reibungslos, wie man es von Apple erwartet.

Im Vergleich zu OneNote ist Apple Notes weniger mächtig, aber im Apple-Universum oft die bessere Wahl. Wenn du etwa mit dem Apple Pencil auf deinem iPad arbeitest, ist die „integrierte“ Notiz-App aus dem gleichen Hause praktisch alternativlos gut.

• Zu Apple Notes

Google Keep – beste Google-Integration

DNA: Schlanke Notiz-App von Google mit Fokus auf schnelles Anlegen von Gedanken, Listen und Sprachnotizen.

Besondere Merkmale: Farbcodierung und Labels für Ordnung, Sprachnotizen mit automatischer Transkription, Bilder mit Texterkennung, tiefe Integration in Google Workspace.

Preis: Komplett kostenlos mit Google-Konto, Speicher zählt zum Google-Drive-Kontingent.

Vorteile

Google Keep ist das digitale Pendant zum Post-it: gelb, klein, schnell. Du tippst eine Idee ein, ergänzt eine Sprachnotiz oder fotografierst einen Zettel. Alles landet auf der Pinnwand und ist sofort auf allen Geräten verfügbar.

Die Integration in Google Workspace ist die größte Stärke. Notizen tauchen direkt in der Seitenleiste von Gmail, Docs und Kalender auf und sind per Drag-and-Drop verfügbar. Wenn sich dein digitales Leben im Google-Ökosystem abspielt, ist die Integration nicht zu schlagen.

Im Vergleich zu OneNote bist du auf einem völlig anderen – (noch) niedrigeren – Niveau bei Komplexität und Funktionsumfang. Keep ist nichts für lange Texte oder strukturierte Notizbücher. Beim schnellen Festhalten von Gedanken und Notizen aber vielleicht genau die richtige Lösung für deinen Anwendungsfall.

• Zu Google Keep

Welche OneNote-Alternative zu dir passt

Die richtige OneNote-Alternative hängt stark davon ab, was dich am „Original“ stört oder was du zusätzlich brauchst. Manche wollen mehr Struktur, andere mehr Datenschutz, wieder andere einfach weniger Ballast. Hier die wichtigsten Szenarien im Überblick.

Fokus auf Datenschutz

• Obsidian – lokale Speicherung als Markdown-Dateien
• Joplin – Open Source mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Anytype – lokale Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Peer-to-Peer-Sync

Strukturierte Wissens- und Projektarbeit

• ClickUp – kombiniert Notizen mit umfassendem Projektmanagement
• Notion – vielseitige Plattform für Notizen, Wikis und Projekte
• Coda – Dokumente mit Datenbank-Power und Automationen

Schnelles Erfassen ohne Ballast

• Simplenote – radikal reduziert auf reinen Text
• Google Keep – Pinnwand-Logik mit Sprachnotizen
• Apple Notes – schlank und tief im Apple-System verankert

(1 votes, average: 5,00 out of 5)
You need to be a registered member to rate this.

Loading...