8 bessere Salesforce Alternativen für jede Nutzung

Salesforce ist das CRM-Schwergewicht schlechthin: mächtig, skalierbar, allgegenwärtig (zumindest in Konzernen). Dabei ist Salesforce längst nicht für jedes Setup die beste Wahl, sowohl funktional als auch preislich. Die besten Alternativen.

Salesforce ist nicht ohne Grund Marktführer und fast schon ein Synonym für CRM. Das Tool deckt praktisch jeden denkbaren Vertriebs-, Marketing- und Service-Prozess ab, lässt sich beliebig anpassen und hat ein gigantisches Ökosystem aus Beratern, Apps und Schulungen.

Wenn du in einem 500-Personen-Vertriebsteam sitzt, wird Salesforce mit größer Wahrscheinlichkeit auf deinem Desktop sein. Einige Hausnummern kleiner ist die Komplexität allerdings nicht wirklich geringer. Und der Preis ist für den tatsächlich genutzten Leistungsumfang oftmals unverhältnismäßig hoch.

Hinzu kommt: Die Oberfläche wirkt an vielen Stellen wie aus einer anderen Software-Ära. Es gibt also gute Gründe, sich nach schlankeren, moderneren oder spezialisierteren Lösungen umzusehen.

Auf einen Blick: Die besten Alternativen zu Salesforce

ClickUp – beste All-In-One-Alternative (kostenlos + Einstieg). ClickUp kombiniert Projektmanagement, Aufgaben und ein anpassbares CRM in einem Tool. Wenn du Vertrieb, Projekte und interne Prozesse zusammen abbilden willst, statt drei separate Plattformen zu betreiben, ist ClickUp die deutlich pragmatischere Wahl als Salesforce.

HubSpot – beste All-In-One-Alternative (Skalierung). Einstieg. HubSpot bietet vor allem kleinen und mittelgroßen Unternehmen ein gegenüber Salesforce deutlich zugänglicheres CRM mit integriertem Marketing, Sales und Service. Im Vergleich zu ClickUp ist der Einstieg ebenfalls kostenlos, allerdings wird es schnell deutlich teurer (bei allerdings auch deutlich größerer Funktionstiefe).

Pipedrive – bester Sales-Fokus. Pipedrive konzentriert sich auf den Sales-Prozess: visuelle Pipelines, schnelle Einarbeitung, klare Aufgabenführung. Wenn du ein reines Vertriebs-CRM ohne Marketing- und Service-Ballast suchst, gelingt dir mit Pipedrive ein deutlich schnellerer und günstigerer Einstieg als bei Salesforce.

Notion – flexibelste Alternative. Notion ersetzt kein Enterprise-CRM, ist aber für kleine Teams und Solopreneure eine charmante Lösung, um Kontakte, Deals und Notizen in einem Workspace zu bündeln. Im Wortsinne naheliegend, wenn du Notion ohnehin schon in deinem Tech Stack hast.

Zoho One – beste Low-Budget-Alternative. Zoho One bündelt über 40 Business-Apps inklusive CRM in einem Abo. Wenn du eine ähnliche Funktionsbreite wie Salesforce willst und der Kostenpunkt eine wesentliche Priorität von dir ist, ist die indische Plattform kaum zu schlagen.

Close – beste Inside-Sales-Alternative. Close ist auf Vertriebsteams mit hohem Outbound-Anteil zugeschnitten, dich erwarten integriertes Calling, SMS und E-Mail in einer Oberfläche. Damit sparst du dir die aufwändige Salesforce-Implementierung und bist in wenigen Tagen einsatzbereit.

Attio – beste No-Frills-CRM-Alternative. Attio fühlt sich an wie Notion und Airtable in CRM-Form: hochanpassbar und schnell mit einer frischen Oberfläche, auf der du dich sofort zurechtfinden wirst. Die zeitgemäße Alternative für Tech-Startups und digitalaffine Teams.

Keap – beste Alternative für kleine Teams.  Vollwertige (aber teure) CRM- und Automatisierungs-Funktionalität für Kleinunternehmen. Keap richtet sich gezielt an kleine Teams. Du bekommst CRM, E-Mail-Marketing und Automatisierungen in einem Tool und zugeschnitten auf KMU-Workflows.

Meine Erfahrungen und Empfehlungen

Johannes Haupt (Chefredakteur Selbständig im Netz, Dozent TH Köln)

Von befreundeten Unternehmern höre ich regelmäßig die immer gleichen Klagen über Salesforce. Die Einarbeitung sei aufwändig, die Lizenzkosten klettern schnell in den dreistelligen Bereich pro Nutzer, und für viele Funktionen benötigt man Add-Ons oder externe Implementierungspartner.

Trotzdem hatte und habe ich das Tool natürlich auch für den produktiven Einsatz in meiner kleinen Medienfirma (die auch Selbständig im Netz betreibt) auf meinem Radar. Mit einem kostenlosen CRM-Tarif und einem Premium-Pakete ab 25 Euro pro Monat macht Salesforce immerhin klar, dass es Kleinunternehmen als Zielgruppe durchaus ernst nimmt.

Aber nach der Anmeldung wird doch sehr schnell klar, dass 20 Jahre funktionaler Wildwuchs und klarer Enterprise-Fokus seine Spuren hinterlassen haben. Für mich fühlt sich Salesforce einfach an wie eine überladene Microsoft-Outlook-Installation auf einem langsamen PC.

Meine persönlichen Empfehlungen für Salesforce-Alternativen sind

• ClickUp (mehr integrierte Funktionen) oder Notion (mehr Flexibilität), wenn du alles in einem Workspace willst und ohne Pipelines, Predictions & Co auskommst
• Pipedrive, wenn du nicht ohne Pipelines, Predictions & Co auskommst ;-)
• Hubspot (zugänglicher) oder Zoho One (günstiger), wenn du einen großen Leistungsumfang an einem Ort willst

Was gegen Salesforce spricht

Salesforce hat sich nicht zufällig zur Nummer eins im CRM-Markt entwickelt. Das Tool aus San Francisco setzt seit über 20 Jahren Standards und bietet eine Funktionstiefe, die kaum ein anderer Anbieter erreicht.

Gerade mit dieser Funktionstiefe und dem zunehmenden Fokus auf (besonders lukrative) Großkonzerne sind aber auch die Schattenseite von Salesforce. Die Plattform ist für sehr viele Anwendungsfälle überdimensioniert, funktional und preislich. Die Nachteile im Überblick.

Hohe Kosten

Das Einstiegs-CRM liegt bei Salesforce bei 25 Euro pro Benutzer pro Monat. Aber schon wenn du Angebote erstellen und relativ rudimentäre Automatisierungen und Integrationen brauchst, schnellt der Preis auf 100 Euro je Lizenz (Pro Suite).

Dazu kommen Add-ons, Implementierungskosten und oft externe Beratung. Selbst bei kleinen Teams ist Salesforce oftmals ein fünfstelliger Posten im Jahresabschluss.

Komplexität und Einarbeitung

Salesforce ist kein Tool, das du an einem Nachmittag aufsetzt. Eine saubere Integration in deine Prozess dauert Wochen bis Monate und erfordert oft externe Implementierungspartner. Wenn du schnell loslegen willst, kannst du Salesforce praktisch gleich von deiner Liste streichen.

Veraltete Bedienoberfläche an vielen Stellen

Trotz laufenden Modernisierungen wirkt Salesforce an vielen Ecken sperrig und überladen. Moderne Tools wie Attio oder Pipedrive zeigen, wie viel moderner und zugänglicher ein CRM-Frontend heute sein kann.

Administrationsaufwand

Salesforce ist mächtig, aber wartungsintensiv. Du brauchst in der Regel einen dedizierten Admin oder externe Unterstützung, um die Plattform sauber am Laufen zu halten. Ein Posten, den kleinere Unternehmen oft unterschätzen.

Lizenzmodell und Vertragsbindung

Salesforce verkauft typischerweise Jahresverträge mit Vorauszahlung. Flexibles monatliches Skalieren wie bei vielen Wettbewerbern ist nicht vorgesehen. Wer schrumpft oder pivotiert, bleibt auf seinen Lizenzen sitzen

Die besten Alternativen

Die folgenden Salesforce Alternativen decken ein breites Spektrum ab, vom Generalisten bis zum Spezial-Anbieter. Welche davon passt, hängt davon ab, wie du arbeitest – und in was für eine Richtung du Prioritäten setzt.

ClickUp – beste All-In-One-Alternative (kostenlos + Einstieg)

DNA: All-in-One-Workspace, der Projektmanagement, Aufgaben, Dokumente und ein anpassbares CRM unter einem Dach vereint.

Besondere Merkmale: Hochflexible Datenbanken mit Custom Fields, über 15 Ansichten (Liste, Board, Gantt, Kalender), integrierte Whiteboards, Docs und ein KI-Assistent. Vertriebs-Pipelines lassen sich über Custom Statuses und Automatisierungen abbilden.

Preis: Kostenlos mit großzügigem Funktionsumfang (60 MB Speicher, unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder). Bezahltarife beginnen bei 7 US-Dollar pro Mitglied und Monat (Unlimited-Plan).

Vorteile

Nachteile

ClickUp ist kein klassisches CRM, sondern ein Workspace, in dem du dir dein CRM selbst zusammenbaust. Genau das macht das Tool für kleine Teams interessant: Du sparst dir die Lizenzen für separate Sales-, Projekt- und Dokumentations-Tools bei voller Flexibilität.

Eine Pipeline ist bei ClickUp eine Liste mit eigenen Status-Einträgen, Kontakte sind Datenbank-Einträge mit individuellen Feldern. Wer das Konzept einmal verstanden hat, baut sich ein Tool, das exakt zum eigenen Prozess passt. Und hat Projektmanagement, Zeiterfassung und vieles mehr an gleicher Stelle.

• Zu ClickUp

HubSpot – beste All-In-One-Alternative (Skalierung)

DNA: Sehr nutzerfreundliches Mittelstands-CRM mit integrierten Marketing-, Sales- und Service-Funktionen.

Besondere Merkmale: Visuelle Workflows, integrierte E-Mail-Marketing-Tools, Landing Pages, Live Chat, umfangreiche Reportings. Im Marketing Hub zusätzlich SEO, Social Media und Content Marketing Tools. .

Preis: stark eingeschränkte Gratis-Version. Starter-Plan für 10 Euro pro Nutzer pro Monat. Pro-Plan (unter anderem mit Lead Scoring) für 880 Euro/Monat inklusive 3 Lizenzen

Vorteile

Nachteile

HubSpot hat sich vom reinen Inbound-Marketing-Tool zur kompletten Customer-Plattform entwickelt. Für viele KMU ist Hubspot eine attraktive Wahl, weil die Plattform mit dem Unternehmen mitwächst. Beim Preis-Wachstum gibt es allerdings einen gewaltigen Sprung zwischen Starter- und Professional-Tarif, der in der SaaS-Landschaft wohl seinesgleichen sucht.

Die Bedienung von Hubspot ist deutlich aufgeräumter als bei Salesforce. Wo du dort Berater brauchst, kommst du bei HubSpot oft mit der internen Academy weiter. Das macht die Plattform besonders spannend für Teams, die eine große Funktionstiefe ohne administrativen Overhead wünschen.

• Zu HubSpot

Pipedrive – bester Sales-Fokus

DNA: Schlankes, vertriebsorientiertes CRM mit klarer visueller Pipeline und Fokus auf den Sales-Prozess.

Besondere Merkmale: Drag-and-Drop-Pipeline, Activity-basiertes Selling, automatisierte Workflows, integriertes E-Mail-Tracking und ein Smart Docs Add-on für Angebote. Die mobile App ist eine der besten im CRM-Markt.

Preis: Gratis Testphase, danach ab 14 Euro pro Nutzer & Monat

Vorteile

Nachteile

Pipedrive ist das CRM für Vertriebsteams, die einfach verkaufen wollen. Das Tool aus Estland (mittlerweile mit Hauptsitz in New York) konzentriert sich konsequent auf den Sales-Prozess und lässt alles weg, was davon ablenkt.

Die visuelle Pipeline ist das Herzstück. Du siehst auf einen Blick, in welcher Phase deine Deals stecken und wo du nachfassen musst. Wer aus Salesforce kommt, empfindet Pipedrive oft als Befreiung von Komplexität.

• Zu Pipedrive

Notion – flexibelste Alternative

DNA: Blockbasiertes Wissensmanagement-Tool mit integrierten Datenbanken, das Notizen, Wikis, Projektplanung und Dokumentation in einer flexiblen Oberfläche vereint und sich zu einem leichtgewichtigen CRM ausbauen lässt.

Besondere Merkmale: Datenbanken mit verschiedenen Ansichten (Tabelle, Kanban, Kalender, Galerie), verlinkbare Seiten und Blöcke, Team-Wikis, KI-Assistent, umfangreiche Vorlagenbibliothek.

Preis: Großzügiger kostenloser Tarif für Einzelnutzer mit unbegrenzten Seiten und Blöcken. Bezahl-Tarife beginnen bei etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

Notion ist kein CRM, sondern ein Workspace, in dem du dir eines bauen kannst. Für Solopreneure und kleine Teams, die ihre Kontakte, Deals und Projektnotizen ohnehin schon in Notion verwalten, ist das eine im Wortsinne naheliegende Lösung.

Die Stärke liegt dann in der Verzahnung. Ein Lead ist kein isolierter Datensatz, sondern du kannst ihn verknüpfen mit Meeting-Notizen, Angeboten und einer Projektdokumentation. Diese Tiefe bekommst du in Salesforce nur über aufwändige Integrationen – und zum zehnfachen Preis.

• Zu Notion

Zoho One – beste Low-Budget-Alternative

DNA: Komplettpaket aus über 40 Business-Apps inklusive vollwertigem CRM zu einem Bruchteil der Salesforce-Kosten.

Besondere Merkmale: Zoho CRM mit Pipelines, Automatisierungen und eigener KI. Dazu Mail, Projects, Books (Buchhaltung), Desk (Support), Campaigns (E-Mail-Marketing) und vieles mehr.

Preis: Ab 37 Euro pro Nutzer und Monat (alle Apps) bzw.14 Euro pro Nutzer und Monat (nur CRM). Stark eingeschränkte Gratis-Version für Zoho CRM.

Vorteile

Nachteile

Zoho One ist die wohl pragmatischste Antwort auf die Frage „Wie bekomme ich eine Funktionsbreite wie bei Salesforce für deutlcih kleineres Geld?“

Der indische Anbieter packt CRM, Marketing, Buchhaltung und Support in ein einziges Abo ab 37 Euro pro Nutzer. Achtung: Diesen Preis kriegst du nur, wenn für alle Mitarbeiter des Unternehmens eine Lizenz gekauft wird.

Zoho bietet nicht unbedingt die besten Einzel-Apps in jeder Kategorie, aber eine gut (nicht sehr gut) integrierte Suite mit unschlagbarem Preis-Leistungs-Verhältnis. Und über das dauerhaft kostenlose CRM-Modul eine gute Möglichkeit zum Reinschnuppern.

• Zu Zoho One

Close – beste Inside-Sales-Alternative

DNA: Sales CRM mit integriertem Calling, SMS und E-Mail, schnell einsatzbereit ohne aufwändige Implementierung.

Besondere Merkmale: Native Telefonie, integriertes SMS-Marketing, E-Mail-Sequenzen, Reportings, vielfältige Integrationen

Preis: Single-Tarif für 8 Euro/Monat, Teams ab 30 Euro pro Nutzer pro Monat

Vorteile

Nachteile

Close ist das CRM für Teams, die den ganzen Tag am Hörer hängen. Statt Telefonie über Twilio, Aircall oder Dialpad anzubinden, bekommst du sie hier direkt eingebaut. Inklusive Recording, Transkription und Coaching-Funktionen.

Die Software aus San Francisco richtet sich klar an Inside-Sales-Profis. Wer mit hoher Aktivitätsfrequenz arbeitet und Cold Calling als Kerndisziplin sieht, kriegt mit Close ein Werkzeug, um ohne Umwege zur Sache zu kommen.

• Zu Close

Attio – beste No-Frills-CRM-Alternative

DNA: Modernes datenbankbasiertes CRM ohne Schnickschnack mit hochflexibler Struktur und tech-affiner Optik.

Besondere Merkmale: Echtzeit-Kollaboration, Custom Objects als Standard, automatische Anreicherung von Kontaktdaten, KI-gestützte Workflows, native Integrationen mit Slack, Gmail und Linear.

Preis: Gratis-Tarif für bis zu 3 Nutzer, Pro-Pläne ab 29 Euro pro Nutzer und Monat

Vorteile

Nachteile

Wenn Salesforce heute bei Null anfangen würde, sähe eine frühe Version wohl so aus wie Attio. Die Plattform aus London setzt auf eine datenbankähnliche Struktur, klare Tech-Optik und Geschwindigkeit, wie man sie eher von Notion oder Linear kennt.

Für Tech-Unternehmen, Venture-Studios und moderne SaaS-Teams ist Attio mittlerweile fast schon Standard. Wer Salesforce als zu schwerfällig empfindet, findet hier eine zeitgemäße Alternative. Und einen Gratis-Tarif, der für deinen Anwendungsfall vielleicht bereits dauerhaft ausreicht.

• Zu Attio

Keap – beste Alternative für kleine Teams

DNA: All-in-One-Lösung aus CRM, E-Mail-Marketing und Automatisierung speziell für kleine Unternehmen.

Besondere Merkmale: Visueller Automation Builder, integriertes E-Mail-Marketing, Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung, Landing Pages, Terminbuchung und Textnachrichten in einer Plattform.

Preis: 270 Euro pro Monat inklusive zwei Lizenzen

Vorteile

Nachteile

Keap (früher Infusionsoft) ist eines der ältesten All-in-One-Tools für Kleinunternehmer im US-Markt. Statt CRM, Mailchimp, Stripe und Calendly einzeln zu betreiben, bekommst du hier alles in einer Plattform.

Der Fokus liegt klar auf kleinen Dienstleistern. Wer Salesforce zu komplex findet und gleichzeitig nicht etliche verschiedene Tools parallel jonglieren will, ist bei Keap an der richtigen Adresse. Suchst du hingegen „nur“ ein schlankes CRM und hast keine Verwendung für die Marketing- und Sales-Integrationen, wird Keap schon preisbedingt nicht in Frage kommen.

• Zu Keap

Welche Salesforce-Alternative zu dir passt

Die richtige Alternative hängt stark davon ab, wo du heute stehst und was du vom CRM erwartest. Salesforce ist ein Schweizer Taschenmesser für Konzerne´. Die meisten Teams brauchen aber kein Schweizer Taschenmesser, sondern ein scharfes Küchenmesser für einen bestimmten Zweck.

Für Solopreneure und kleine Teams

• ClickUp – flexibles Workspace-CRM mit sehr großzügigem Gratis-Tarif
• Pipedrive– zugängliches CRM mit großem Leistungsumfang für 14 Euro/Monat
• HubSpot – mächtige All-In-One-Suite mit relativ günstigem Einstieg
• Keap – volle CRM- und Automatisierungs-Power für Teams < 10 Mitarbeiter

Für klassische B2B-Vertriebsteams

• Pipedrive – visuelle Pipeline und schnelle Einarbeitung
• Close – eingebaute Telefonie für Inside Sales
• HubSpot – umfangreiche Marketing- und Service-Anbindung

Für preisbewusste KMUs mit Tool-Wildwuchs

• Zoho One – 40 Apps zum Kampfpreis
• ClickUp – Projektmanagement und CRM in einem zum Nulltarif

Für Tech-Startups und moderne SaaS-Teams

• Attio – datenbankbasiert, schnell, modern
• Notion – wenn ihr ohnehin auf der Plattform dort lebt
• Pipedrive – schlank und sales-fokussiert