Weltweit beliebte To-do-Listen-App für schnelles Aufgabenmanagement. Eignet sich hervorragend für die persönliche Organisation und die strukturierte Zusammenarbeit in kleinen Teams.
„30 Millionen Menschen, ob im Team oder allein, vertrauen auf Todoist – den weltweit beliebtesten Task Manager. Bleib ruhig, fokussiert und organisiert.“
Todoist begleitet mich als Anwender schon sehr lange. In meinem aktuellen Test habe ich gezielt eine Woche lang meine gesamte Redaktionsplanung und private Erledigungen in die App ausgelagert. Wenige Tools am Markt sind so konsequent auf Geschwindigkeit getrimmt wie dieser Task-Manager.
Die größte Stärke erlebst du direkt beim Eintragen. Du tippst einfach „Artikelentwurf schreiben morgen um 14 Uhr P1“, und die App ordnet das Datum, die Uhrzeit und die höchste Priorität automatisch zu. In meinem Test hat das hervorragend funktioniert. Du lagerst Gedanken blitzschnell aus dem Kopf aus, bevor du sie wieder vergisst.
Besonders gut gefällt mir die klare Trennung zwischen privaten und geschäftlichen Projekten. Wenn du das Tool im Team nutzt, gibt es dedizierte Workspaces. Du stolperst also nicht ständig über deine private Einkaufsliste, wenn du eigentlich gerade eine Marketing-Kampagne planst.
Allerdings gibt es auch Schattenseiten. Ich finde es nach wie vor schwer nachvollziehbar, dass eine elementare Funktion wie Aufgabenerinnerungen hinter einer Bezahlschranke liegt. Wenn du die App beruflich nutzt, führt an einem kostenpflichtigen Abonnement kein Weg vorbei.
Zudem stößt du an Grenzen, wenn deine Projekte sehr komplex werden. Dafür ist die To-do-Listen-App schlicht nicht gemacht. Es fehlen Gantt-Diagramme und eine tiefgreifende Ressourcenplanung.
Das Tool eignet sich für dich, wenn du eine schlanke, schnelle und verlässliche Lösung für dein persönliches Aufgabenmanagement suchst. Auch kleine Teams, die nicht mehr als gemeinsam geteilte Listen und Boards benötigen, werden hier glücklich. Wenn du aber ein vollwertiges Projektmanagement-System für große Vorhaben brauchst, solltest du dich bei spezialisierteren Anbietern umsehen.
Todoist bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif an, der für den reinen Privatgebrauch oft schon ausreicht. Wenn du allerdings Funktionen wie Erinnerungen oder eine Kalenderansicht benötigst, führt kein Weg an einem kostenpflichtigen Abonnement vorbei. Eine Testphase für den Business-Tarif ist auf der Website verfügbar.
Der kostenlose Beginner-Tarif ist ideal, wenn du einfach nur deine Einkäufe oder private Todos organisieren willst. Sobald du das Tool beruflich nutzt, solltest du zum Pro-Tarif greifen. Den Business-Tarif wählst du, wenn du in einem Team arbeitest und gemeinsame Workspaces mit administrativen Rechten verwalten musst.
| Tarif | Preis pro Monat (monatliche Abrechnung) | Preis pro Monat (jährliche Abrechnung) | Wichtigste Features |
|---|---|---|---|
| Beginner | 0 US-Dollar | 0 US-Dollar | 5 persönliche Projekte, Intelligente Schnelleingabe, 3 Filteransichten |
| Pro | 5 US-Dollar | 4 US-Dollar (48 US-Dollar/Jahr) | 300 Projekte, Aufgabenerinnerungen, Kalender-Layout, 150 Filter |
| Business | 8 US-Dollar | 6 US-Dollar (72 US-Dollar/Jahr) | Geteilte Team-Workspaces, 500 Team-Projekte, Team-Rollen, zentrale Abrechnung |
Du lagerst alle To-dos aus deinem Kopf sofort in die App aus. Dank der blitzschnellen Eingabe vergisst du keine Kundenanfragen oder Deadlines mehr.
Die farblichen Prioritäten helfen dir zudem, deinen Arbeitstag sinnvoll zu strukturieren. Du weißt morgens genau, welche Aufgabe du als Erstes anpacken musst.
In den geteilten Workspaces steuert ihr kleinere Marketing-Kampagnen oder Redaktionspläne übersichtlich. Die Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter ist extrem simpel.
Ihr spart euch viele interne E-Mails, da die Kommunikation direkt an der jeweiligen Aufgabe stattfindet. Das sorgt für mehr Transparenz im Büroalltag.
Du hältst Vorlesungen, korrigierst Arbeiten und planst Publikationen. Die App hilft dir, diese sehr unterschiedlichen Aufgabenstränge übersichtlich in verschiedenen Projekten zu bündeln.
Durch die zahlreichen Vorlagen startest du direkt mit passenden Strukturen für deine Semesterplanung. Das reduziert den organisatorischen Aufwand erheblich.
Ihr arbeitet mit Budgets, Ressourcenkollisionen und extrem vielen Abhängigkeiten. Dafür bietet die App schlicht keine passenden Werkzeuge wie Gantt-Diagramme oder Kapazitätsplanungen.
Ihr benötigt ein vollumfängliches Projektmanagement-System. Die reine Aufgabenverwaltung wird euch schnell frustrieren.
Deine Unternehmensrichtlinien schreiben zwingend vor, dass alle Software-Daten auf Servern innerhalb der EU oder gar in Deutschland liegen müssen. Das US-Unternehmen hostet primär über AWS in den Staaten.
Du musst dich nach Alternativen aus dem europäischen Raum umsehen. Die Compliance-Vorgaben deines Arbeitgebers lassen sich hier oft nicht abbilden.
Du willst nicht nur Aufgaben verwalten, sondern eine komplette Wissensdatenbank mit Wikis und Dokumentationen aufbauen. Dafür ist die App nicht konzipiert.
Ihr braucht eher eine Lösung, die Fließtexte, Tabellen und Aufgaben miteinander verwebt. Reine To-do-Listen greifen hier zu kurz.
Du trägst alle anstehenden Erledigungen des Tages in die App ein. Durch die Prioritätsstufen ordnest du die Liste nach Wichtigkeit.
Am Ende des Tages hast du das gute Gefühl, alle Punkte abgehakt zu haben. Du nimmst keine unerledigten Gedanken mit in den Feierabend.
Du erstellst für jeden Kunden ein eigenes Projekt in der Anwendung. Dort sammelst du alle Deadlines, Unterlagen und anstehenden Telefonate.
So stellst du sicher, dass kein Kunde vergessen wird. Du behältst jederzeit den Überblick über den Status der verschiedenen Aufträge.
Ihr bereitet den Relaunch eurer Website im gemeinsamen Team-Workspace vor. Jeder Mitarbeiter sieht genau, welche Texte oder Grafiken er bis wann liefern muss.
Durch die Kommentarfunktion tauscht ihr Korrekturen direkt an der jeweiligen Aufgabe aus. Die Planung bleibt transparent und alle ziehen an einem Strang.
Du möchtest regelmäßig Sport treiben oder mehr Wasser trinken. Du legst eine Aufgabe an und definierst als Fälligkeit „jeden Tag“.
Die App erinnert dich zuverlässig an dein Vorhaben. Du siehst deine Fortschritte und baust dir nach und nach eine feste Routine auf.
Todoist ist bereits seit über zehn Jahren am Markt und weltweit extrem beliebt. Entsprechend gibt es Tausende Erfahrungsberichte auf Bewertungsplattformen und in Software-Verzeichnissen, die wir im Folgenden strukturiert haben.
Häufiges Lob
Nutzer heben immer wieder die intuitive und aufgeräumte Bedienoberfläche hervor. Die App fühlt sich extrem reaktionsschnell an und lässt dich Aufgaben ohne spürbare Verzögerungen anlegen.
Besonders die natürliche Spracherkennung bei der Schnelleingabe erntet viel Begeisterung in den Erfahrungsberichten. Du musst dich nicht durch Dropdown-Menüs wühlen, um ein Fälligkeitsdatum festzulegen.
Auch die nahtlose Synchronisation zwischen Smartphone, Browser und Desktop wird sehr oft positiv erwähnt. Anwender berichten, dass sie ihre Aufgaben immer auf dem aktuellsten Stand haben, egal welches Gerät sie gerade nutzen.
Zudem schätzen viele Nutzer die enorme Auswahl an Integrationen. Die Verknüpfung mit Kalendern, E-Mail-Programmen oder Automatisierungs-Tools funktioniert nach Meinung der Anwender reibungslos.
Häufige Kritik
Ein wiederkehrender Kritikpunkt ist die restriktive Bezahlschranke für rudimentäre Funktionen. Dass beispielsweise Push-Erinnerungen für Aufgaben nur im kostenpflichtigen Tarif verfügbar sind, frustriert besonders Einsteiger massiv.
Außerdem stößt die gelobte Spracherkennung in der Praxis manchmal an ihre Grenzen. Bei ungewöhnlichen Datumsformaten oder speziellen Textmustern interpretiert das Tool die Eingabe mitunter falsch.
Manche Nutzer empfinden Todoist zudem als zu oberflächlich für komplexe Unternehmensabläufe. Wenn du detaillierte Ressourcenplanung oder komplexe Abhängigkeiten brauchst, fehlt es der App an der nötigen Tiefe.
