Ein CRM-System bündelt deine Geschäftskontakte, Interaktionen und Dokumente an einem Ort. Und muss dabei nicht einmal etwas kosten. Wir haben die beste CRM-Software mit dauerhaft kostenlosen Plänen ausführlich getestet und sagen dir, welche Tools für welche Anwendungsfälle die beste Wahl sind. Und wie weit du zum Nulltarif wirklich kommst.
Bei einer Handvoll Kunden wird dir zur Kontaktverwaltung ein Notizbuch genügen. Betreust du aber mehrere Dutzend aktive Kontakte gleichzeitig, wird ein solches Setup anfällig für Flüchtigkeitsfehler.
Ein vergessenes Follow-up klingt harmlos, kostet dich im Zweifel aber einen Auftrag. Genau hier setzt ein CRM an: Es erinnert dich an den nächsten Schritt, bevor ein Kontakt kalt wird.
Bei Gratis-Tarifen entscheidet nicht die Feature-Liste, sondern das Limit, das dich zuerst bremst. Manche Anbieter deckeln die Nutzerzahl, andere die Kontaktmenge oder Funktionen wie Automatisierungen und Reporting. Die Spanne ist groß: HubSpot kommt ganz ohne Nutzerlimit aus, bei monday CRM ist nach zwei Personen Schluss.
Auf einen Blick: Die besten kostenlosen CRM-Tools
ClickUp – bestes All-in-One-CRM (kostenlos + Einstieg). ClickUp kombiniert Projektmanagement, Aufgaben und ein anpassbares CRM in einem Tool. Wenn du Vertrieb, Projekte und interne Prozesse zusammen abbilden willst, ist ClickUp die pragmatischere Wahl als eine klassische CRM-Suite – und das bei einem Gratis-Tarif, der für die meisten Anwendungsfälle völlig ausreicht.
HubSpot CRM – bestes All-in-One-CRM (Skalierung). HubSpot bietet vor allem kleinen und mittelgroßen Unternehmen ein sehr zugängliches CRM mit integriertem Marketing, Sales und Service. Der Gratis-Tarif hat keine Kontakte-Grenze, aber deutliche Einschränkungen bei Automatisierung und Reporting.
Brevo – bestes europäisches CRM. Der französische Anbieter vereint seine Kernkompetenz E-Mail-Marketing mit einem CRM, Transaktionsmails und umfangreicher Automatisierung. Der Gratis-Tarif begrenzt nicht die Kontaktzahl, sondern „nur“ das tägliche Mail-Volumen.
Attio – bestes No-Frills-CRM. Attio fühlt sich an wie Notion und Airtable in CRM-Form. Das CRM ist hochanpassbar und schnell, der Gratis-Tarif für bis zu drei Nutzer nutzbar. Die zeitgemäße Wahl für Tech-Startups und digitalaffine Teams.
monday CRM – intuitivste Bedienung. Visuelles Work-OS mit CRM-Modul. Das Tool glänzt mit bunten und extrem flexiblen Boards und bringt ein ausgereiftes eigenständiges CRM mit. Der Gratis-Tarif ist auf zwei Nutzer begrenzt.
systeme.io – bestes All-in-One-CRM für Digital-Verkäufer. Das primär für Verkäufer digitaler Produkte sowie Coaches konzipierte CRM bündelt Kontaktverwaltung, Sales-Funnels, E-Mail-Marketing und Mitgliederbereiche in einer einzigen Plattform. Der mächtige Gratis-Tarif erlaubt bis zu 2.000 Kontakte.
Capsule – bestes minimalistisches CRM. Das britische CRM verzichtet bewusst auf Feature-Ballast und konzentriert sich auf eine übersichtliche Kontaktverwaltung mit klarer Vertriebs-Pipeline. Der Gratis-Tarif inkludiert 2 Nutzer und 250 Kontakte.
Notion – flexibelster CRM-Baukasten. Notion ersetzt kein Enterprise-CRM, ist aber für Solo-Selbständige eine charmante Lösung, um Kontakte, Deals und Notizen in einem Workspace zu bündeln. Als Einzelnutzer kommst du mit dem Gratis-Tarif in aller Regel dauerhaft aus.
CentralStationCRM – bestes deutsches CRM. Der CRM-Anbieter aus Köln setzt auf Reduktion. Statt hochgradig anpassbarer Funnels und Automatisierungen gibt es eine aufgeräumte Oberfläche, deutschen Support und einen Gratis-Tarif für bis zu drei Nutzer und 300 Kontakte.
Als Inhaber einer kleinen Medienfirma dachte ich lange Zeit, ich brauche kein CRM für meine Anwendungsfälle (hauptsächlich die Kommunikation mit Werbekunden, wobei ich bei 90 Prozent der Accounts der einzige Ansprechpartner war).
Aber „brauchen“ ist relativ. Als ich dann doch ein paarmal zu oft das Nachfassen bei einem Lead vergaß und testweise ein CRM einführte (Base, inzwischen Zendesk Sell und als Teil der Suite nicht mehr wirklich eine Empfehlung), gingen meine Werbeumsätze innerhalb kürzester Zeit sprunghaft nach oben. Kein Witz.
Was für einen Impact die Einführung eines CRM hat, ist natürlich individuell. Bei mir führte es zu deutlich mehr Kunden-Kommunikation und auch -Akquise, weil ich endlich alles auf einen Blick hatte und mich auch von schicken Dashboards motivieren lasse.
Gerade für meinen anfänglichen Use Case – ein Benutzer, eine simple Pipeline, wenige Hundert Kontakte – sind die hier vorgestellten Gratis-Tarife völlig ausreichend. Funktionen wie Lead Scoring und Prognosen fühlen sich mehr nach unnützem Ballast an, als dass sie nutzen stiften.
Im Laufe der Jahre und noch einmal für diesen Test habe ich mit allen relevanten CRM-Systemen meine Erfahrungen gesammelt. Meine persönlichen Empfehlungen.
- ClickUp als beste Kombination aus vollwertigem Projektmanagement/Workspace Management plus Do it Yourself CRM. Mit einem gratis Tarif, der mit großer Wahrscheinlichkeit völlig ausreichend für dich ist.
- Attio für den Sweet Spot aus maximaler Flexibilität plus CRM-Grundgerüst inklusive Pipelines mit angenehm aufgeräumtem Erscheinungsbild. Die im Gratis-Tarif inkludierten 50.000 Einträge sind mehr als ausreichend.
- HubSpot oder Brevo für mehr Funktionalität bei ebenfalls sehr großzügigen Gratis-Tarifen
Wie weit kommst du mit einem Gratis-Tarif? Bei Base habe ich von Tag 1 nach der kostenlosen Testphase bezahlt (weil es keinen Gratis-Tarif gab und Attio schlicht noch nicht existierte), und auch bei den „Gratis-Riesen“ Notion & ClickUp bin ich Premium-Kunde.
Bei Notion benötigte ich mehr Speicherplatz und Kollaboration, bei ClickUp zusätzliche Custom Fields. Beides hätte ich auch mit Workarounds lösen können, der Griff zur Kreditkarte geschah schlicht aus Bequemlichkeit. Beziehungsweise aus einer Abwägung von Aufwand und Nutzen, denn Workarounds kosten meist Zeit und Zeit ist Geld.
Wenn du tatsächlich aus den in diesem Artikel gelisteten sehr großzügigen Für-immer-Gratis-Tarifen hinauswachsen solltest, wirst du aber bereits so viel Nutzen aus dem Tool ziehen, dass es die Ausgabe wert sein wird.
Probiere am besten mehrere CRM-Systeme für jeweils 1-2 Wochen aus, bevor du dich auf ein Tool committest. Achte darauf, womit du dich wohl fühlst und welche Datenbank du wirklich im Alltag pflegst. Denn das beste CRM ist immer das, was auch genutzt wird.
Was kostenlose CRM-Systeme können – und wann ein Upgrade lohnt
Die Gratis-Tarife in diesem Vergleich unterscheiden sich stark voneinander. Trotzdem gibt es über alle Anbieter klare Muster bei den Limitierungen. .
Fast alle kostenlosen Tarife decken die drei Kernfunktionen eines CRM ab: Eine Kontaktdatenbank, eine visuelle Pipeline für deine Deals und eine Form der Aufgaben- oder Follow-up-Verwaltung. Für Solo-Selbständige und kleine Teams mit überschaubarem Kontaktvolumen ist das oftmals völlig ausreichen.
Die meisten Gratis-Tarife cappen Automatisierungen, Reporting-Dashboards und die Zahl der Benutzer. Attio und CentralStationCRM kannst du maximal zu dritt für lau nutzen, Hubspot CRM zu zweit, Notion sogar nur allein. Nur ClickUp erlaubt unbegrenzt viele Mitglieder im Workspace seines Gratis-Accounts.
Deutliche Unterschiede gibt es bei der erlaubten Kontakte-Zahl. Anbieter wie Hubspot CRM und Brevo erlauben sogar in ihrem Gratis-Tarif unbegrenzte Kontakte, bei den meisten anderen Anbietern musst du bereits nach wenigen Hundert Einträgen upgraden.
Ein Upgrade lohnt sich typischerweise, wenn eines dieser Signale zutrifft:
- Dein Team wächst über die Nutzergrenze des Gratis-Tarifs hinaus, meist 2 bis 3 Personen
- Du brauchst mehrere parallele Vertriebs-Pipelines, etwa für unterschiedliche Produkte oder Zielgruppen
- Manuelle Follow-ups kosten dich mehr Zeit, als eine Automatisierung kosten würde
- Du willst Reports und Dashboards nicht mehr manuell aus Exporten bauen
- Deine Kontakt- oder Speichergrenze ist absehbar erreicht
Bis dahin gilt: Ein kostenloses CRM ist selten ein Kompromiss. Für viele Selbständige und Kleinunternehmen ist der Gratis-Tarif schlicht die richtige Größe für den aktuellen Bedarf.
Die besten kostenlosen CRM-Tools
Der Markt für CRM-Systeme ist hart umkämpft, jeder Anbieter setzt seine eigenen Schwerpunkte – auch bei seinen kostenlosen Einstiegstarifen. Welche Software für dich und deine Anforderungen am besten geeignet ist, erfährst du im Folgenden.
ClickUp – bestes All-in-One-CRM (kostenlos + Einstieg)
DNA: All-in-One-Workspace, der Projektmanagement, Aufgaben, Dokumente und ein anpassbares CRM unter einem Dach vereint.
Besondere Merkmale: Über 15 Ansichtsoptionen (Liste, Board, Gantt, Kalender, Mindmap), native Dokumenten-Funktion, Whiteboards und ein flexibles CRM-Template mit Pipeline-, Kontakt- und Deal-Management. Dazu KI-Assistent, Zeiterfassung und Automatisierungen.
Preis: Kostenlos mit großzügigem Funktionsumfang, 60 MB Speicher, unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder (!). Bezahltarife beginnen bei 7 Euro pro Mitglied und Monat (Unlimited-Plan).
Vorteile
- Mächtiger, dauerhaft kostenloser Tarif mit fairen Preisen darüber hinaus
- CRM, Projektmanagement und Dokumentation in einem Tool
- Hochgradig anpassbar durch Custom Fields, Views und Automationen
- Über 1.000 Integrationen, darunter Slack, GitHub und Google Workspace
- Moderne und intuitive Bedienoberfläche
Nachteile
- Kein dediziertes CRM
- Steile Lernkurve durch enormen Funktionsumfang
- Kein nativer E-Mail-Marketing-Versand
- Performance-Probleme bei sehr großen Workspaces
ClickUp ist kein klassisches CRM, sondern ein Workspace, in dem du dir dein CRM selbst zusammenbaust. Genau das macht das Tool für kleine Teams interessant: Du sparst dir die Lizenzen für separate Sales-, Projekt- und Dokumentations-Tools bei voller Flexibilität.
Eine Pipeline ist bei ClickUp eine Liste mit eigenen Status-Einträgen, Kontakte sind Datenbank-Einträge mit individuellen Feldern. Hast du das Konzept einmal verstanden, baust du dir ein Tool, das exakt zu deinem Prozess passt. Und hast Projektmanagement, Zeiterfassung und vieles mehr an derselben Stelle.
Ähnlich wie Notion kannst du ClickUp so weitgehend kostenlos nutzen, dass für 90 Prozent der Anwendungsfälle der Free-Tarif völlig ausreicht. Falls nicht, liegt der Premium-Plan für 7 Euro monatlich ein Vielfaches unter typischen CRM-Lizenzen.
Der Gratis-Tarif deckt für die CRM-Nutzung fast alles ab, was ein kleines Team braucht. Du bekommst unbegrenzte Aufgaben, die wichtigsten Views (Kanban, Sprint, Sprint, Calendar) und kannst deinem gratis Workspace unbegrenzt viele Mitglieder hinzufügen.
HubSpot CRM – bestes All-in-One-CRM (ohne Nutzerlimit)
DNA: Sehr nutzerfreundliches Mittelstands-CRM mit integrierten Marketing-, Sales- und Service-Funktionen.
Besondere Merkmale: Visuelle Workflows, integrierte E-Mail-Marketing-Tools, Landing Pages, Live-Chat und umfangreiche Reportings. Im Marketing Hub kommen zusätzlich SEO-, Social-Media- und Content-Marketing-Tools dazu.
Preis: Dauerhaft kostenlose, aber funktional stark eingeschränkte Version. Der Starter-Plan kostet 7 Euro pro Nutzer und Monat, der Pro-Plan mit Lead Scoring und weiteren Funktionen 790 Euro pro Monat inklusive drei Lizenzen.
Vorteile
- Rudimentäre CRM-Funktionen bereits im dauerhaft kostenlosen Tarif
- Sehr intuitive Bedienoberfläche
- Marketing, Sales und Service nahtlos integriert
- Deutsche Oberfläche und deutscher Support
Nachteile
- Wird schon bei moderatem Wachstum schnell teuer
- Weniger anpassbar als große Enterprise-Suiten bei komplexen Prozessen
HubSpot hat sich vom reinen Inbound-Marketing-Tool zur kompletten Customer-Plattform entwickelt. Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist HubSpot eine attraktive Wahl, weil die Plattform mit dem Unternehmen mitwächst.
Beim Preis-Wachstum gibt es allerdings einen gewaltigen Sprung zwischen Starter- und Professional-Tarif, der in der SaaS-Landschaft seinesgleichen sucht. Die Funktionen im Professional-Tarif finden sich bei anderen Anbietern allerdings ohnehin nur in Enterprise-Tarifen mit „Auf Anfrage“ Preisen oder gehen deutlich über CRM hinaus (wie Social Media Management).
Die Bedienung von HubSpot ist deutlich aufgeräumter als bei Enterprise Suites wie Salesforce. Wo du dort oft Berater brauchst, kommst du bei HubSpot häufig mit der internen Academy weiter. Das macht die Plattform besonders spannend für Teams, die viel Funktionstiefe ohne administrativen Overhead wollen.
Der kostenlose Tarif deckt unbegrenzte Kontakt- und Deal-Verwaltung für bis zu zwei Benutzer-Accounts ab, inklusive einer Pipeline und einfachem E-Mail-Tracking. Der Tarif ist ausreichend fürs Anlegen einer reinen Kontaktdatenbank mit einfachem Vertriebsprozess, inkludiert aber keine Automatisierungen oder tiefergehenden Reportings.
Brevo – bestes europäisches CRM
DNA: Europäische All-in-One-Plattform für E-Mail-Marketing, Automatisierung, CRM und Transaktionsmails mit starkem DSGVO-Fokus.
Besondere Merkmale: Abrechnung nach gesendeten Mails statt nach Kontakten, integrierte Transaktions-Mail-API, SMS- und WhatsApp-Marketing, ein Conversations-Modul für Live-Chat. Dazu Server in der EU und ein eigener Datenschutz-Hub.
Preis: Gratis-Tarif mit 300 Mails pro Tag und unbegrenzten Kontakten. Kostenpflichtige Pläne ab 7 Euro pro Monat.
Vorteile
- Kontakte sind kostenlos, bezahlt wird nur nach versendeten E-Mails
- Sehr starker Gratis-Tarif für echte Produktiv-Nutzung
- Serverstandort EU (Frankreich und Deutschland), volle DSGVO-Konformität
- Solide Marketing-Automation und CRM in einer Oberfläche
- Deutsche Oberfläche und deutschsprachiger Support
- Transaktionsmails und Marketing in einer Plattform
Nachteile
- CRM-Funktionen insgesamt dünner als bei spezialisierten Vertriebs-CRMs
- Weniger ausgereifte Landingpage- und Content-Tools
- Reporting- und Analyse-Funktionen eher grundlegend
Der französische Anbieter Brevo (in Deutschland bis 2023 als Sendinblue bekannt) hat sich in den letzten Jahren vom reinen E-Mail-Versender zur breiten Marketing-Plattform mit vollwertigem integrierten CRM entwickelt.
Das spannendste Alleinstellungsmerkmal: Brevo rechnet nach versendeten Mails ab, nicht nach Kontakten. Hast du also eine große Liste, sendest aber nur gelegentlich, sparst du dadurch viel Geld.
Eine Liste mit 50.000 Kontakten kostet bei Brevo denselben Grundbetrag wie eine mit 5.000. Für kleine Unternehmen und Online-Shops, bei denen E-Mail-Marketing ein wesentlicher Kanal ist, ist Brevo eine preislich und funktional hervorragende Wahl.
Wie weit du mit dem Gratis-Tarif kommst, hängt bei Brevo noch mehr von deinem CRM-Anwendungsfall ab als bei anderen Anbietern. Für Automatisierungen oder transaktionale Nachrichten wird das inklusive Kontingent von 300 E-Mails pro Tag in vielen Fällen ausreichen.
Schwebt dir ein Newsletter vor, wirst du das Limit schnell erreichen. Immerhin liegt der darüber liegende Starter-Tarif, in dem statt einem Tageslimit ein Monatslimit von 100.000 (!) E-Mails greift, bei sehr humanen 7 Euro monatlich.
Attio – bestes No-Frills-CRM
DNA: Modernes, datenbankbasiertes CRM ohne Schnickschnack, mit hochflexibler Struktur und tech-affiner Optik.
Besondere Merkmale: Echtzeit-Kollaboration, Custom Objects als Standard, automatische Anreicherung von Kontaktdaten, KI-gestützte Workflows, native Integrationen mit Slack, Gmail und Linear.
Preis: Gratis-Tarif für bis zu 3 Nutzer, Pro-Pläne ab 29 Euro pro Nutzer und Monat.
Vorteile
- Relativ leistungsfähiger Gratis-Tarif
- Sehr schöne, flexible & schnelle Oberfläche
- Automatische Anreicherung von Firmen- und Kontaktdaten
- Schlanke Integrationen in moderne Tool-Stacks
Nachteile
- An einigen Ecken noch nicht ausgereift
- Keine deutsche Oberfläche
- Kleines Partner-Ökosystem
- Wenige native Telefonie- oder Marketing-Funktionen
Attio setzt auf eine datenbankähnliche Struktur, klare Tech-Optik und Geschwindigkeit, wie du sie eher von Notion oder Linear kennst. Im Vergleich bietet Attio etwas mehr funktionale Leitplanken, erfordert bei der Einrichtung aber mehr „Handarbeit“ als bei klassischen CRMs.
Für Tech-Unternehmen, Venture-Studios und moderne SaaS-Teams ist Attio mittlerweile fast schon Standard. Suchst du ein modernes, datenbankbasiertes CRM mit viel Flexibilität, findest du hier eine zeitgemäße Option. Der Gratis-Tarif deckt für kleine Teams oft schon den Bedarf ab, ohne dass du zwingend upgraden musst.
Bis zu drei Nutzer teilen sich im Gratis-Tarif einen Workspace mit bis zu 50.000 Einträgen (Deals, Unternehmen & Kontakte kombiniert). Für ein kleines Team oftmals völlig ausreichend für eine vollwertige Kontakt- und Deal-Datenbank. Die KI-gestützten Workflows und die automatische Datenanreicherung, die Attio in den Merkmalen mitbringt, bleiben allerdings größtenteils den kostenpflichtigen Tarifen ab 29 Euro pro Nutzer und Monat vorbehalten.
monday CRM – intuitivste Bedienung
DNA: Visuelles Produktivitäts-Tool mit farbcodierter Board-Oberfläche, das Teams vor allem bei der Steuerung von Projekten, Prozessen und Alltagsaufgaben unterstützt.
Besondere Merkmale: Hochgradig konfigurierbare Boards mit über 30 Spaltentypen, eine native Automations-Engine mit Hunderten vorgefertigten Workflows, Dashboards zur übergreifenden Auswertung mehrerer Boards. Dazu integrierte Zeiterfassung, eine Workload-Ansicht und ein eigenes CRM.
Preis: Kostenloser Tarif für bis zu 2 Nutzer mit 3 Boards und eingeschränkten Funktionen. Premium-Pläne ab 9 Euro pro Nutzer und Monat.
Vorteile
- Schicke visuelle Oberfläche sorgt für maximale Übersicht
- Nahtloser Übergang zwischen Sales-Pipeline und operativer Projektumsetzung
- Starke Automationen zwischen verschiedenen Boards und Teams
- Eigenständiges CRM-Produkt ergänzt das Work-OS sinnvoll
- Gratis-Tarif für Mini-Teams oft ausreichend
Nachteile
- CRM-Funktionen & Reports deutlich eingeschränkter als bei spezialisierten Vertriebs-CRMs
- Wird bei großen Teams schnell teuer
monday.com hat in den letzten Jahren einen beachtlichen Sprung vom Task-Management-Tool zur Multi-Produkt-Plattform gemacht. Neben dem klassischen Work Management gibt es heute monday CRM, monday Dev und monday Service – alle mit eigener Lizenz, aber gleicher Grundlogik.
Interessant ist vor allem die Kombination aus CRM und Work Management. Der Sales-Prozess fließt nahtlos in die operative Projektumsetzung. Ein Vorteil, den reine CRM-Anbieter so nicht bieten und der vor allem bei After-Sales-Prozessen zum Tragen kommt (Onboarding, Kundenprojekte, …).
Die Oberfläche ist dabei bewusst farbig, fast verspielt gestaltet. Manche Teams lieben das, andere empfinden es als unruhig. Für kreative und marketinglastige Unternehmen spricht monday gleichwohl oft genau die richtige visuelle Sprache.
Mit zwei Nutzern und drei Boards ist der Gratis-Tarif auf Solo-Selbständige oder kleinste Teams zugeschnitten, die nicht mehr als eine sehr einfache Kontakt-Verwaltung plus Deal-Pipeline benötigen. Für Integrationen, Automatisierungen und selbst verschiedene Ansichten (Zeitleiste, Gantt, Kalender) brauchst du bereits einen Premium-Tarif.
systeme.io – bestes All-in-One-CRM für Digital-Verkäufer
DNA: All-in-One-Plattform für digitale Produkte und Coaches, die Shop, Funnels, E-Mail-Marketing, Kontaktverwaltung und Mitgliederbereiche unter einem Dach bündelt.
Besondere Merkmale: Sales-Funnel-Builder, E-Mail-Automation, Mitgliederbereiche, Affiliate-Programm-Management, Blog-Funktion und Zahlungsabwicklung über Stripe und PayPal.
Preis: Dauerhaft kostenloser Tarif mit bis zu 2.000 Kontakten und unbegrenzten E-Mails. Premium-Tarife ab 15 Euro pro Monat.
Vorteile
- Extrem großzügiger Gratistarif, der für kleine Projekte dauerhaft ausreicht
- Alles in einem Tool – ersetzt CRM plus E-Mail-Tool plus Funnel-Builder
- Speziell für digitale Produkte und Online-Kurse optimiert
- Affiliate-System bereits integriert
- Niedrige Einstiegshürde auch ohne technisches Know-how
- Volle DSGVO-Konformität durch Firmensitz & Server in der EU (Frankreich)
Nachteile
- Design-Möglichkeiten deutlich limitierter als bei spezialisierten Shop-Systemen
- Kein dediziertes Sales-CRM mit klassischer Pipeline-Logik
- Eher wenig Integrationen & Erweiterungen
systeme.io ist eine französische All-in-One-Plattform, die sich an Coaches, Kursanbieter und Verkäufer digitaler Produkte richtet. Das Tool positioniert sich bewusst als günstige Alternative zu teuren Stacks aus separatem CRM, E-Mail-Tool und Funnel-Builder.
Für die reine Kontaktverwaltung ist systeme.io nicht die erste Wahl. Aber wenn du E-Books, Online-Kurse, Coaching-Pakete oder Membership-Zugänge verkaufst, bekommst du hier ein erstaunlich komplettes CRM- und Marketing-Paket zu einem Bruchteil dessen, was dich separate Tools kosten würden.
Der kostenlose Tarif fällt dabei extrem großzügig aus. Mit den darin inkludierten 2.000 Kontakten, drei Funnels und einer Automatisierungsregel wirst du weit kommen und vielleicht überhaupt kein kostenpflichtiges Upgrade brauchen. Und dank direkter Integrationen der Zahlungsanbieter (Stripe, PayPal, …) fallen auch keine extra Payment-Gebühren an.
Capsule – bestes minimalistisches CRM
DNA: Sehr aufgeräumtes CRM aus Großbritannien mit Fokus auf einfache Kontaktverwaltung und eine klare Vertriebs-Pipeline.
Besondere Merkmale: Visuelle Sales-Pipeline mit Kanban- und Listenansicht, integriertes Projektboard für die Zeit nach dem Abschluss, Kontakt-Tags und -Historie sowie Anbindungen an Gmail, Outlook, Xero und die hauseigene E-Mail-Plattform Transpond.
Preis: Dauerhaft kostenloser Tarif für 2 Nutzer und 250 Kontakte inklusive 50 MB Speicher. Premium-Pläne ab 15 Euro pro Nutzer pro Monat.
Vorteile
- Sehr aufgeräumte, schnell erlernbare Oberfläche
- Gute Kombination aus Vertriebs-Pipeline und simplem Projektmanagement
- Direkte Anbindung an Gmail, Outlook und Xero
- Faire, transparente Preisstruktur ohne versteckte Stufen
Nachteile
- Kaum Automatisierungen im Free- und Einstiegs-Tarif
- Zapier-Anbindung nur in kostenpflichtigen Tarifen
- Reporting bleibt auf allen Stufen eher grundlegend
Der Claim „CRM Made Simple“ ist Programm: Capsule setzt auf Reduktion statt Funktionsfülle. Statt dich mit Automatisierungs-Baukästen und KI-Features zu erschlagen, bekommst du eine übersichtliche Kontaktverwaltung, eine klare Pipeline und ein Projektboard für die Nachbetreuung.
Für Freelancer, Berater und kleine Agenturen, die vor allem den Überblick über bestehende Kundenbeziehungen behalten wollen, ist das eine angenehm unaufgeregte Wahl. Brauchst du dagegen komplexe Marketing-Automation oder verschachtelte Pipelines für multiple Touchpoints und Kanäle, stößt du an Grenzen.
Im Gratis-Tarif bekommst du zwei Nutzer-Lizenzen, Custom Fields und eine Sales Pipeline, aber nur 250 Kontakte – andere CRM bieten in ihren Gratis-Tarifen ein Vielfaches oder haben überhaupt kein Kontakte-Limit. Ob das für dein Business ein Faktor ist, weißt du selbst am besten.
Notion – flexibelster CRM-Baukasten
DNA: Blockbasiertes Wissensmanagement-Tool mit integrierten Datenbanken, das Notizen, Wikis, Projektplanung und Dokumentation in einer flexiblen Oberfläche vereint und sich zu einem leichtgewichtigen CRM ausbauen lässt.
Besondere Merkmale: Datenbanken mit verschiedenen Ansichten (Tabelle, Kanban, Kalender, Galerie), verlinkbare Seiten und Blöcke, Team-Wikis, ein KI-Assistent und eine umfangreiche Vorlagenbibliothek.
Preis: Großzügiger kostenloser Tarif für Einzelnutzer mit unbegrenzten Seiten und Blöcken. Bezahl-Tarife beginnen bei etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat.
Vorteile
- CRM, Wissensmanagement und mehr in einem Tool
- Sehr großzügiger Gratis-Tarif
- Aufgeräumte Oberfläche
- Mächtige Datenbanken mit Tabellen-, Board-, Kalender- und Galerie-Ansicht
- Riesige Vorlagen-Bibliothek aus der Community
Nachteile
- Keine native Sales-Logik wie Pipelines, Forecasting oder Lead-Scoring
- Performance bei sehr großen Datenbanken eingeschränkt
- Automatisierungen weniger mächtig als bei klassischen CRMs
Notion ist kein CRM, sondern ein Workspace, in dem du dir eines bauen kannst. Für die vermutlich mehrere Millionen Solo-Selbständigen und kleinen Teams, die ihre Kontakte, Deals und Projektnotizen ohnehin schon in Notion verwalten, ist das eine pragmatische Lösung.
Die Stärke liegt dann in der Verzahnung. Ein Lead ist kein isolierter Datensatz, sondern du kannst ihn mit Meeting-Notizen, Angeboten und einer Projektdokumentation verknüpfen. Diese Tiefe bekommst du bei dedizierten CRMs meist nur über aufwändige Integrationen und/oder zu einem deutlich höheren Preis.
Der Gratis-Tarif von Notion ist ein wesentlicher Grund für den explosionsartigen Erfolg des Tools. Arbeitest du allein – die fehlenden Kollaborationsfunktionen sind das größte Limit -, wirst du in 99 Prozent der Anwendungsfälle nie Geld für Notion bezahlen müssen. Für die gemeinschaftliche Nutzung von Workspaces brauchst du Notion Premium für 10 Euro pro Nutzer pro Monat.
CentralStationCRM – bestes deutsches CRM
DNA: Auf das Wesentliche reduziertes CRM aus Köln mit Fokus auf einfacher Bedienung und fairem Preis.
Besondere Merkmale: Kontakt-fokussiertes CRM ohne Feature-Overload, E-Mail-Integration, Aufgaben- und Termin-Management, ein einfaches Projekt-Modul. Volle DSGVO-Konformität mit Serverstandort Deutschland.
Preis: Der Starter-Tarif für 3 Nutzer ist dauerhaft kostenlos, der Team-Tarif kostet 24 Euro für 3 Nutzer pro Monat, danach gestaffelt nach Teamgröße.
Vorteile
- Echter kostenloser Starter-Tarif für 3 Nutzer mit ordentlichem Umfang
- Serverstandort Deutschland, 100 Prozent DSGVO-konform
- Sehr schnelle Einarbeitung, aufgeräumte Oberfläche
- Deutscher Anbieter, deutscher Telefon-Support
- Faire Preise, die auch bei wachsenden Teams planbar bleiben
- Fokus auf Kernfunktionen ohne Feature-Überflutung
Nachteile
- Keine Marketing-Automation, kein Funnel-Builder
- Kein E-Mail-Marketing-Versand, nur E-Mail-Integration
- Reportings eher rudimentär
- Kleineres Integrations-Angebot als bei internationalen Anbietern
CentralStationCRM setzt bewusst auf Reduktion statt Feature-Breite. Was du beim Kölner Anbieter bekommst: Kontakte, Notizen, Aufgaben, Termine, Projekte – mehr nicht.
Für viele deutsche Selbständige und kleine Agenturen ist genau das die richtige Flughöhe. Brauchst du einen strukturierten Überblick über Kundengespräche, Angebote und Follow-ups, findest du hier ein Tool, das nicht vom eigentlichen Job ablenkt.
CentralStationCRM will kein Marketing-Automation-Powerhouse sein und tritt auch nicht in Konkurrenz zu den großen Enterprise-Suiten am Markt an. Die Stärke liegt in der Einfachheit und Verlässlichkeit für kleine Teams mit überschaubaren Anforderungen.
Die verschiedenen Tarife – inklusive dem kostenlosen Starter-Tarif – unterscheiden sich bei CentralStationCRM ausschließlich hinsichtlich inkludierter Nutzer und Kontakte. Im Gratis-Tarif können bis zu 3 Nutzer bis zu 200 Kontakte verwalten, was schon sehr knapp ist. Im Team-Tarif für 24 Euro sind 3 Lizenzen und 3.000 Kontakte inklusive.
Welches kostenlose CRM zu dir passt
Nicht jedes CRM-System und vor allem nicht jeder Gratis-Tarif passen zu jedem Anwendungsfall. Hier eine Orientierung, welche Software in welcher Situation die beste Wahl für dich ist.
Größter Gratis-Tarif
- ClickUp – unbegrenzte Kontakte, unbegrenzte Benutzer, zahlreiche verschiedene Views, …
- Brevo – unbegrenzte Kontakte & mächtiges E-Mail-Marketing inkludiert
CRM und Projektmanagement kombiniert
- ClickUp – CRM als Teil einer kompletten Projektmanagement-Suite
- monday CRM – visuelle Boards für kleine Teams
Individuelle Workflows statt starrem Schema
- Notion – Do it Yourself CRM neben Projekten und Notizen
- Attio – sehr flexible Gestaltung innerhalb von große Flexibilität plus stabiles CRM-Grundgerüst
Digitale Produkte, Kurse und Coaching
- systeme.io – Kontaktverwaltung, Funnels und E-Mail-Marketing in einem
Schlanke Kontaktverwaltung ohne Ballast
- CentralStationCRM – volle Funktionalität schon im Gratis-Tarif
- Capsule – aufgeräumte Pipeline ohne Automatisierungs-Ballast
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