Mächtiges Projektmanagement-Tool, CRM & All-in-One-Workspace. Vereint Aufgaben, Dokumente, Whiteboards und Chat. Ideal für Teams, die ihre Software-Landschaft zentralisieren wollen.
„Our mission is to make the world more productive. To do this, we built the everything app for work – Tasks, Docs, Goals, and Chat.“
In meinem Test habe ich ClickUp genutzt, um einen kompletten Redaktionsplan inklusive Freigabeprozessen und Dokumentenmanagement aufzubauen. Mein Eindruck: Das Versprechen der „einen App für alles“ nimmt das kalifornische Unternehmen sehr ernst.
Ich war beeindruckt von der Tiefe der Anpassungsmöglichkeiten. Du kannst dir für jede Abteilung eine komplett eigene Ansicht basteln. In meinem Szenario hatte die Redaktion eine einfache Kanban-Tafel, während ich als Projektleiter eine detaillierte Gantt-Chart mit allen Abhängigkeiten vor mir sah. Das funktioniert in der Praxis erstaunlich gut, wenn man das System einmal verstanden hat.
Allerdings stößt du hier schnell an eine steile Lernkurve. Ich habe gut zwei Tage gebraucht, um die Hierarchie aus Spaces, Foldern, Lists und Tasks sauber zu durchdringen. Das Tool eignet sich für dich, wenn du bereit bist, Zeit in die Einrichtung zu investieren. Wenn du ein einfaches System suchst, das nach fünf Minuten von jedem verstanden wird, bist du hier falsch.
Auch die Performance fiel in meinem Test negativ auf. Gerade beim Wechsel zwischen großen Listenansichten und Dashboards gönnt sich die Software spürbare Gedenksekunden. Das stört den Workflow.
Die neuen KI-Funktionen („ClickUp Brain“) haben mir hingegen viel Tipparbeit abgenommen. Das Zusammenfassen langer Kommentarverläufe in Aufgaben klappte hervorragend. Insgesamt empfehle ich das Tool für Teams, die aus einer zersplitterten Software-Landschaft kommen und ihre Prozesse zwingend zentralisieren wollen.
ClickUp bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif an, der für Einzelpersonen und sehr kleine Teams oft ausreicht. Zudem kannst du die kostenpflichtigen Tarife in der Regel vorab testen.
Wenn du das Tool intensiv im Team nutzen willst, fährst du mit dem „Unlimited“ oder „Business“ Tarif am besten. Beachte, dass die KI-Funktionen („ClickUp Brain“) als separates Add-on für 9 US-Dollar pro Monat und Nutzer dazu gebucht werden müssen.
Für kleine Teams, die erste Automatisierungen und Gast-Zugänge benötigen, ist der „Unlimited“-Tarif ideal. Größere Teams, die Single Sign-On und erweiterte Workload-Planung brauchen, greifen zum „Business“-Paket.
| Tarif | Preis pro Monat (jährliche Abrechnung) | Wichtigste Features |
|---|---|---|
| Free Forever | 0 US-Dollar | Unbegrenzte Aufgaben, 60MB Speicher, Kanban, Docs, 1 Formular |
| Unlimited | 7 US-Dollar | Unbegrenzter Speicher, unbegrenzte Integrationen, Gast-Zugänge, Zeiterfassung |
| Business | 12 US-Dollar | Google SSO, unbegrenzte Dashboards, private Whiteboards, Workload-Management |
| Enterprise | Auf Anfrage | White Labeling, erweiterte Rechte, EU-Datenstandort, HIPAA-Konformität |
Ihr müsst Kampagnen planen, Content produzieren und Freigaben einholen. Durch die flexiblen Ansichten und integrierten Dokumente spart ihr euch den Wechsel zwischen Tabellen und Textverarbeitungen.
Du betreust mehrere Kunden gleichzeitig und musst den Überblick behalten. Die Zeiterfassung und detaillierte Aufgabenstruktur helfen dir, Budgets einzuhalten und Projekte sauber abzurechnen.
Ihr arbeitet agil nach Scrum oder Kanban. Die nativen Sprint-Management-Funktionen und Git-Integrationen erleichtern die Sprint-Planung und das Bug-Tracking massiv.
Du suchst nur eine einfache digitale To-Do-Liste für deinen Alltag. Die vielen Menüs, Ansichten und Einstellungsmöglichkeiten werden dich eher aufhalten als produktiver machen.
Du vertreibst physische Waren vor Ort und hast keine komplexen digitalen Abstimmungsprozesse. Die umfangreichen Planungs- und Kollaborationsfunktionen bieten dir kaum Mehrwert.
Du bist vertraglich gezwungen, alle Daten auf Servern in Deutschland zu speichern. Die Serverstandort-Optionen für Europa sind nur in den teuren Enterprise-Tarifen verfügbar.
Du sammelst Anfragen aus verschiedenen Abteilungen oder von Kunden über ein integriertes Formular. Das System wandelt diese Formulareingaben automatisch in Aufgaben um.
Du kannst diese Tickets dann direkt an die zuständigen Kollegen zuweisen und Fristen setzen. So geht keine Support-Anfrage mehr im E-Mail-Postfach verloren.
Du erstellst Redaktionspläne in einer Kalender- oder Listenansicht. Die Autoren schreiben ihre Texte direkt in den integrierten Dokumenten, die an die jeweilige Aufgabe angehängt sind.
Über Automatisierungen leitest du den Text nach Fertigstellung direkt an das Lektorat weiter. Du hast den kompletten Produktionsprozess an einem zentralen Ort gebündelt.
Du planst das Onboarding neuer Mitarbeiter mit vordefinierten Aufgaben-Vorlagen. Sobald ein neuer Kollege anfängt, erstellst du mit einem Klick alle notwendigen To-Dos vom IT-Setup bis zum ersten Feedback-Gespräch.
Der neue Mitarbeiter arbeitet sich durch die Liste und findet alle relevanten Firmenrichtlinien direkt in den verknüpften internen Dokumenten.
Du verwaltest die Auslastung deines gesamten Teams in einer zentralen Workload-Ansicht. Du siehst sofort, wer in der nächsten Woche noch Kapazitäten hat und wer bereits überlastet ist.
Mit Drag-and-Drop verschiebst du Aufgaben zwischen den Mitarbeitern, um Engpässe zu vermeiden. Die integrierte Zeiterfassung hilft dir, Schätzungen mit der Realität abzugleichen.
ClickUp ist bereits seit einigen Jahren am Markt und extrem beliebt bei Teams unterschiedlichster Größe. Entsprechend gibt es Tausende Erfahrungsberichte auf den einschlägigen Bewertungsplattformen und in Software-Verzeichnissen, die wir im Folgenden für dich strukturiert haben.
Häufiges Lob
Anwender schwärmen regelmäßig von der enormen Flexibilität der Software. Du kannst nahezu jeden Prozess deines Unternehmens abbilden, ohne auf externe Tools zurückgreifen zu müssen.
Besonders die Möglichkeit, Aufgaben in verschiedenen Ansichten darzustellen, wird positiv hervorgehoben. Teams schätzen es, dass Entwickler in Listen arbeiten können, während das Marketing die gleiche Aufgabe auf einem Kanban-Board sieht.
Auch die Automatisierungsfunktionen ernten viel Lob. Nutzer berichten, dass sie durch automatische Statusänderungen und Aufgabenzuweisungen jede Woche etliche Stunden an manueller Arbeit einsparen.
Zudem wird das faire Preis-Leistungs-Verhältnis oft lobend erwähnt. Der kostenlose Tarif bietet bereits viele Funktionen, die bei anderen Anbietern hinter einer Paywall liegen.
Häufige Kritik
Die größte Schwachstelle aus Sicht vieler Nutzer ist die Performance. Du liest immer wieder von langsamen Ladezeiten, besonders in umfangreichen Arbeitsbereichen oder der mobilen App.
Ein weiterer großer Kritikpunkt ist die Komplexität. Neue Teammitglieder brauchen oft Wochen, um sich im Tool zurechtzufinden und alle Funktionen richtig zu nutzen.
Zudem berichten einige Anwender von gelegentlichen Bugs und Fehlermeldungen nach größeren Updates. Die ständige Weiterentwicklung geht manchmal auf Kosten der Systemstabilität.
