Projektmanagement Software: Die 9 besten Tools im Vergleich

Weltweit buhlen mehrere Hundert Projektmanagement-Tools um die Gunst von Unternehmen und Solo-Selbständigen. Aufgrund immer neuer Anforderungen (und Vibe Coding) kommen praktisch täglich neue Anwendungen dazu. Welche Tools bei den wichtigsten Anwendungsfällen den besten Job machen – und wie weit du mit Gratis-Software kommst.

Ein Projektmanagement-Tool bündelt Aufgaben, Termine, Verantwortlichkeiten und Dateien an einem Ort. Statt To-Dos über E-Mails, Zettel und Chat-Nachrichten zu verteilen, siehst du jederzeit, wer woran arbeitet und was als Nächstes ansteht.

Der Nutzen im Alltag ist offensichtlich. Eine Agentur steuert parallel laufende Kundenprojekte, ein Solo-Selbständiger seine Content-Produktion, ein kleines Team den Website-Relaunch.

Sobald mehr als eine Handvoll Aufgaben mit Abhängigkeiten und Deadlines zusammenkommen, spart ein Tool Zeit und Nerven.

Wesentliche Kriterien zur Auswahl des für dich passenden Projektmanagement-Tools sind

• Funktionsumfang & Strukturierung. Zwischen einer schlanken Aufgabenverwaltung wie Todoist und einer Enterprise-Software liegen Welten, nicht nur funktional und preislich. Darum solltest du dir unbedingt im Vorfeld klar machen, was für eine Zielsetzung du eigentlich mit dem Projektmanagement Tool verfolgst.
• Benutzerfreundlichkeit & Akzeptanz. Wie so oft gilt: Die beste Software ist die, die auch genutzt wird. In diesem Fall nicht nur von dir als Entscheider, sondern auch von alle anderen etwaigen Nutzern (Mitarbeitende, aber auch Kunden). Eine funktional perfekte Projektmanagement-Software nutzt dir wenig, wenn ihre lahme und verstaubte Oberfläche im Alltag soweit wie möglich gemieden wird.
• Integrationen & Automatisierungen. Dein Projektmanagement-Tool wird nicht im luftleeren Raum genutzt werden. Wie sieht dein sonstiger Tool Stack aus? Und wie wichtig ist es dir überhaupt, dass ich die Software mit deinem Kalender oder deinem E-Mail-Postfach synchronisiert.
• Datenschutz & Serverstandort. Ein Aspekt, dessen Relevanz höchst individuell ist. Für einige Selbständige und Unternehmen ist fehlende DSGVO-Konformität ein absolutes KO-Kriterium, während es anderen komplett egal ist, wo die Server stehen.

Auf einen Blick: Die besten Projektmanagement-Tools

ClickUp – bestes All-in-One-Projektmanagement + bester Gratis-Tarif. ClickUp kombiniert Aufgaben, Dokumente, Whiteboards und Zeiterfassung in einem Workspace. Wenn du Projekte, Prozesse und Dokumentation zusammen abbilden willst, statt drei separate Plattformen zu betreiben, ist ClickUp die beste Wahl. Und kommt mit einem Gratis-Tarif, der für die meisten Anwendungsfälle dauerhaft ausreicht.

monday.com – intuitivste Bedienung. Visuelles Work-OS mit farbcodierten, extrem flexiblen Boards. Die richtige Wahl, wenn dein Team eine Oberfläche braucht, die ohne Schulung funktioniert und trotzdem mit Automatisierungen und Dashboards mitwächst.

Miro – beste visuelles Projektmanagement per Whiteboard. Die digitale Pinnwand für Kickoffs, Brainstormings und Retrospektiven. Struktuell eher eine Ergänzung zu einem klassischen Projektmanagement-Tool, wird Miro vielfach auch erfolgreich als einzige Projekt-Software verwendet. Guter Gratis-Tarif.

Notion – flexibelster Projekt-Baukasten. Notion ersetzt keine spezialisierte Projektmanagement-Suite, ist aber für kleine Teams und Selbständige eine charmante Lösung, um Projekte, Notizen und Wissen in einem Workspace zu bündeln. Im Wortsinne naheliegend, wenn du Notion ohnehin schon im Einsatz hast.

Todoist – beste Aufgabenverwaltung für Solo-Selbständige. Eine blitzschnelle To-do-Liste mit Projektstruktur. Wenn du hauptsächlich alleine arbeitest und bei überschaubaren Projekten nicht den Überblick verlieren willst.

Asana – beste Strukturierung für Teams. Asana strukturiert Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitpläne so sauber wie kaum ein zweites Tool. Weltweit millionenfach genutzt von Solo-Selbständigen bis riesigen Unternehmen, spielt Asana seine Stärken vor allem bei großen Teams und Kunden-Projekten aus.

Basecamp – beste Flatrate für Kundenprojekte. Der in Gründerkreisen legendäre Tool-Anbieter setzt auf radikale Einfachheit. Base bietet nicht viel mehr als To-do-Listen, Message Boards und Chats.

awork – bestes Projektmanagement-Tool für Agenturen. Der Hamburger Anbieter awork hat sich auf Agenturen als Zielgruppe spezialisiert. Entsprechend stehen teamübergreifende Projektpläne und Ressourcen-Steuerung weit oben auf der Funktionsliste.

OpenProject – bestes Open-Source-Projektmanagement & bestes deutsches Tool. Die Software aus Berlin bekommst du als Community Edition komplett kostenlos zum Selbst-Hosten (etwa Ionos VPS für 4 Euro / Monat mit wenigen Klicks), inklusive Gantt-Diagrammen und Scrum-Boards. Volle Datenhoheit, dafür mit technischem Aufwand beim Betrieb.

Meine Erfahrungen und Empfehlungen

Johannes Haupt (Chefredakteur Selbständig im Netz, Dozent TH Köln)

In kaum einem Online-Software-Feld (neben vielleicht noch CRM– und E-Mail-Marketing-Tools, wobei es hier vielfältige Überschneidungen gibt) hast du so sehr die Qual der Wahl wie bei Projektmanagement-Tools. Und in kaum einem Feld lässt sich so wenig generalisieren, was „das beste Tool“ ist.

Für meine kleine Medienfirma habe ich alle Tools in diesem Vergleich – und mehrere Dutzend weitere – ausführlich getestet oder im produktiven Betrieb gehabt. Mal fehlten mir Funktionen (etwa bei monday eine Chat-Funktion), mal sprach mich die Oberfläche nicht an (etwa bei Basecamp). Dabei habe ich vor allem gelernt, dass mir eine flexible Gestaltung von Oberfläche und Projekten wichtig ist.

Meine persönlichen Empfehlungen für die besten Projektmanagement Tools findest du im Folgenden.

• ClickUp als vollwertiges Workspace Management Tool inklusive hochgradig anpassbarem Projektmanagement. Mit einem gratis Tarif, der mit großer Wahrscheinlichkeit völlig ausreichend für dich ist.
• Notion als hochflexible Knowledge Base. Vor allem, wenn du (wie ich) das Tool ohnehin schon vielfältig im Einsatz hast.
• Miro für Brainstormings im Team und Visualisierungen der Projektplanung, bevor es richtig los geht
• OpenProject in der Community Edition für maximale Datenhoheit & unschlagbare Preis/Leistung, wenn du den Einarbeitungs- und Webhosting-Aufwand (Ionos VPS mit integrierter OpenProject-Installation) nicht scheust und nicht den ganz frischen Look brauchst

Das beste Projektmanagement-Tool ist das, was auch genutzt wird. Und wie gesagt sind wohl nirgendwo die Anforderungen und Präferenzen so individuell.

Entsprechend würde ich dir auf jeden Fall empfehlen, dir eine Handvoll passende Anbieter herauszusuchen und dann jeweils 1-2 Wochen zu testen (überall kostenlos möglich).

In der Folge wirst du sehr schnell für dich feststellen, welche Software du tatsächlich auch produktiv im Alltag nutzt. Und was sich eher nach lästigem Ballast anfühlt und schnell verdrängt wird.

Verschiedene Arten von Projektmanagement-Tools

Projektmanagement ist nicht gleich Projektmanagement. Vier verschiedene Arten von Software beherrschen den Markt. Die Wahl des für dich passenden Typs ist dabei deutlich wesentlicher als die letztliche Wahl des einzelnen Anbieters..

All-in-One-Workspaces. ClickUp, Notion und monday.com wollen mehr sein als reine Projekt-Verwaltung. Aufgaben, Dokumente, Wissensdatenbank und teils sogar ausgewachsene CRM leben unter einem Dach. Du sparst dir Tool-Wildwuchs, hast aber trotz cleaner Oberflächen einen größeren Einarbeitungs- und Integrationsaufwand.

Klassische Projekt- und Aufgaben-Tools. Asana, awork und Basecamp konzentrieren sich auf ihren Kernjob: Aufgaben anlegen, zuweisen, terminieren, abhaken. Diese Tools sind meist schneller startklar als die großen Workspaces und lenken weniger vom eigentlichen Projekt ab.

Schlanke Aufgabenlisten. Todoist verzichtet bewusst auf Gantt-Diagramme, Ressourcenplanung und Reporting. Übrig bleibt eine sehr schnelle To-do-Verwaltung mit Projektstruktur. Für Einzel-Nutzer und auch viele kleine Teams oft die bessere Wahl als  überdimensionierte Suite.

Visuelle Kollaboration. Miro ergänzt als digitales Whiteboard die Planungsphase, ist aber nicht als vollwertiges Projektmanagement-Tool konzipiert (was tausende Unternehmen nicht davon abhält, es dafür zu nutzen).  Aufgaben-Tool. OpenProject geht den umgekehrten Weg: volle Projektmanagement-Funktionalität als Open Source auf deinem eigenen Server, mit maximaler Datenhoheit als Kernargument.

Projektmanagement-Methoden: Wie Kanban, Gantt & Scrum funktionieren

Fast jedes Tool in diesem Vergleich wirbt mit Boards, Zeitleisten oder agilen Funktionen. Damit du einordnen kannst, was dahintersteckt und was du auch wirklich brauchst, hier die drei wichtigsten Methoden im Schnelldurchlauf.

Kanban. Aufgaben wandern als Karten über ein Board mit Spalten wie „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Du siehst auf einen Blick, wo Arbeit liegen bleibt und wer gerade zu viel auf dem Tisch hat. Kanban eignet sich für kontinuierliche Arbeit ohne festes Enddatum, etwa Content-Produktion oder Support. ClickUp, monday.com und Asana bieten besonders starke Board-Ansichten.

Gantt. Das durch Trello im Online-Software-Kosmos populär gewordene Gantt-Diagramm (oft auch Timeline oder Zeitleiste genannt) zeigt alle Aufgaben als Balken auf einer Zeitachse. Inklusive Abhängigkeiten: Aufgabe B startet erst, wenn Aufgabe A fertig ist.

Gantt ist ideal für Projekte mit fixem Endtermin wie einen Website-Relaunch oder eine Produkteinführung. Vollwertige Gantt-Funktionen zum Nulltarif findest du in der Community Edition von OpenProject. bei den meisten weiteren Anbietern in den Bezahl-Tarifen.

Scrum. Die agile Methode aus der Software-Entwicklung teilt Arbeit in feste Zeitabschnitte (Sprints) von meist zwei Wochen. Ein Backlog sammelt alle offenen Aufgaben, das Team zieht sich pro Sprint einen realistischen Ausschnitt.

Für kleine Teams außerhalb der Software-Welt, die hier auf Jira schwören, ist Scrum oft überdimensioniert. Brauchst du es doch, bieten OpenProject und ClickUp passende Backlog- und Sprint-Funktionen.

Die besten Projektmanagement-Tools

Der Markt für Projektmanagement-Software ist hart umkämpft, jeder Anbieter setzt eigene Schwerpunkte. Welches Tool zu deinen Anforderungen passt, erfährst du im Folgenden.

ClickUp – bestes All-in-One-Projektmanagement (kostenlos + Einstieg)

DNA: All-in-One-Workspace, der Projektmanagement, Aufgaben, Dokumente und sogar ein anpassbares CRM unter einem Dach vereint.

Besondere Merkmale: Über 15 Ansichtsoptionen (Liste, Board, Gantt, Kalender, Mindmap), native Dokumenten-Funktion, Whiteboards und flexible Vorlagen für Sprints, Redaktionspläne und Kundenprojekte. Dazu KI-Assistent, Zeiterfassung und Automatisierungen.

Preis: Kostenlos mit großzügigem Funktionsumfang, 60 MB Speicher, unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder. Bezahltarife beginnen bei 7 Euro pro Mitglied und Monat (Unlimited-Plan).

Vorteile

Nachteile

ClickUp ist ein All-in-One-Tool, in dem du dir deine komplette Arbeitsumgebung zusammenbaust. Du sparst dir die Lizenzen für separate Projekt-, Dokumentations- und Zeiterfassungs-Tools bei voller Flexibilität und maximaler Integration.

Ein Projekt ist bei ClickUp eine Liste mit eigenen Status-Einträgen, jede Aufgabe lässt sich mit individuellen Feldern, Unteraufgaben und Abhängigkeiten anreichern. Hast du das Konzept einmal verinnerlicht, baust du dir eine Umgebung, die exakt zu deinem Prozess passt.

Ähnlich wie Notion kannst du ClickUp so weitgehend kostenlos nutzen, dass für 90 Prozent der Anwendungsfälle der Free-Tarif völlig ausreicht. Falls nicht, liegt der Premium-Plan für 7 Euro monatlich deutlich unter typischen Projektmanagement-Lizenzen.

• Zu ClickUp

Miro – bestes visuelles Whiteboard für die Projektplanung

DNA: Digitales Whiteboard für gemeinsames Planen, Brainstormen und Visualisieren in Echtzeit.

Besondere Merkmale: Unendliche Leinwand mit Sticky Notes, Diagrammen und Mindmaps. Riesige Vorlagen-Bibliothek für Kickoffs, Retrospektiven und Roadmaps. Dazu Workshop-Funktionen wie Timer und Abstimmungen sowie Integrationen mit Zoom, Teams und allen gängigen Projektmanagement-Tools.

Preis: Kostenloser Tarif mit 3 editierbaren Boards bei unbegrenzter Mitgliederzahl. Premium-Pl#ne mit unbegrenzten Boards und Bearbeitung durch Externe ab 8 Euro / Monat.

Vorteile

Nachteile

Miro setzt dort an, wo klassische Projektmanagement-Tools schwächeln: In der Planungsphase, bevor die erste Aufgabe geschrieben ist. Kickoff-Workshops, Brainstormings und Roadmap-Diskussionen finden auf einer unendlichen Leinwand statt, wo alle Beteiligten gleichzeitig arbeiten.

In modernen oft räumlich und auch zeitlich verteilten Teams ersetzt das Whiteboard den Konferenzraum mit Flipchart. Sticky Notes, Voting-Funktionen. Ein Timer strukturieren Remote-Workshops, ohne dass jemand Screenshots von Papier-Pinnwänden verschicken muss.

Miro ist vor allem als Ergänzung klassischer Projektmanagement-Tools konzipiert, wird von vielen Solo-Selbständigen und Unternehmern aber als „All in One“ genutzt. Zumal schon im Gratis-Tarif vollwertige Timeline- und Kanban-Funktionen dabei sind und unbegrenzt viele Boards erstellt werden können (von denen allerdings nur die letzten drei bearbeitbar sind).

• Zu Miro

monday.com – intuitivste Bedienung

DNA: Visuelles Produktivitäts-Tool mit farbcodierter Board-Oberfläche, das Teams vor allem bei der Steuerung von Projekten, Prozessen und Alltagsaufgaben unterstützt.

Besondere Merkmale: Hochgradig konfigurierbare Boards mit über 30 Spaltentypen, eine native Automations-Engine mit Hunderten vorgefertigten Workflows, Dashboards zur übergreifenden Auswertung mehrerer Boards. Dazu integrierte Zeiterfassung und eine Workload-Ansicht.

Preis: Kostenloser Tarif für bis zu 2 Nutzer mit 3 Boards und eingeschränkten Funktionen. Premium-Pläne ab 9 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

monday.com hat in den letzten Jahren einen beachtlichen Sprung vom Task-Management-Tool zur Multi-Produkt-Plattform gemacht. Neben dem klassischen Work Management gibt es heute monday CRM, monday Dev und monday Service – alle mit eigener Lizenz, aber gleicher Grundlogik.

Interessant ist vor allem die Verzahnung von Projektplanung und Umsetzung. Automatisierungen schieben Aufgaben zwischen Boards, benachrichtigen Verantwortliche und pflegen Status-Spalten, ohne dass jemand manuell eingreift.

Die Oberfläche ist dabei bewusst farbig, fast verspielt gestaltet. Manche Teams lieben das, andere empfinden es als unruhig. Für kreative und marketinglastige Unternehmen spricht monday gleichwohl oft genau die richtige visuelle Sprache.

• Zu monday.com

Notion – flexibelster Projekt-Baukasten

DNA: Blockbasiertes Wissensmanagement-Tool mit integrierten Datenbanken, das Notizen, Wikis, Projektplanung und Dokumentation in einer flexiblen Oberfläche vereint.

Besondere Merkmale: Datenbanken mit verschiedenen Ansichten (Tabelle, Kanban, Kalender, Galerie), verlinkbare Seiten und Blöcke, Team-Wikis, ein KI-Assistent und eine umfangreiche Vorlagenbibliothek.

Preis: Gratis für Einzelnutzer mit unbegrenzten Seiten und Blöcken. Bezahl-Tarife beginnen bei etwa 10 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

Notion ist kein Projektmanagement-Tool im engeren Sinne, sondern ein Workspace, in dem du dir eines bauen kannst. Für die vermutlich mehrere Millionen Solo-Selbständigen und kleinen Teams, die ihre Notizen und Dokumente ohnehin schon in Notion verwalten, ist das eine pragmatische Lösung.

Die Stärke liegt dann in der Verzahnung. Eine Projekt-Aufgabe ist kein isolierter Datensatz, sondern du kannst sie mit Meeting-Notizen, Angeboten und der Projektdokumentation verknüpfen. Diese Tiefe bekommst du bei dedizierten Tools meist nur über aufwändige Integrationen.

Die Grenzen zeigen sich bei klassischer Projektsteuerung: Abhängigkeiten, Workload-Ansichten und belastbares Reporting fehlen. Wächst dein Anspruch in diese Richtung, führt der Weg zu Spezialisten wie monday.

• Zu Notion

Todoist – beste Aufgabenverwaltung für Solo-Selbständige

DNA: Schlanke To-do- und Aufgabenverwaltung mit Projektstruktur.

Besondere Merkmale: Aufgabenerfassung in natürlicher Sprache („Rechnung schreiben morgen 15 Uhr“), Projekte mit Unteraufgaben und Prioritäten, Board- und Kalender-Ansichten, Filter und Labels. Apps & Browser-Erweiterungen für praktisch jede Plattform.

Preis: Gratis für Einzelnutzer mit unbegrenzten Aufgaben und bis zu 5 Projekten. Premium-Pläne ab 7 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

Todoist spart sich bewusst wie Funktionen wie Dashboards und Ressourcen-Planung. Dafür erfasst du eine Aufgabe samt Termin und Projekt schneller als in jedem anderen Tool in diesem Vergleich. Auf allen Geräten, denn die nativen Desktop- und Mobile-Apps sind absolut marktführend.

Auch wenn Doist mit einem Business-Tarif seine Fühler in diese Richtung ausstreckt: Für die Steuerung komplexer Team-Projekte ist Todoist deutlich zu reduziert. Seine Stärken spielt Todoist als persönliches Aufgaben-Cockpit aus oder als simples Aufgaben-Verwaltungs-Tool für kleine Teams.

• Zu Todoist

Asana – beste Strukturierung für Teams

DNA: Sehr beliebtes Projektmanagement-Tool mit klarem Fokus auf Aufgaben, Abhängigkeiten und saubere Team-Workflows.

Besondere Merkmale: Projekte als Liste, Board, Kalender oder Timeline, mehrstufige Unteraufgaben, Abhängigkeiten mit automatischer Terminverschiebung, Workflow-Builder mit Automatisierungen und Formularen. Dazu Portfolios und Workload-Ansicht in den höheren Tarifen.

Preis: Gratis-Tarif für bis zu zwei Nutzer mit unbegrenzten Aufgaben & Projekten, aber großen funktionalen Einschränkungen. Premium-Pläne ab 13,49 Euro pro Nutzer & Monat, Advanced-Tarif (mit Zielen, Zeiterfassung) für 30,49 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

Asana wurde 2008 von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz gestartet und ist heute neben monday der absolute Platzhirsch im „klassischen“ Online-Projektmanagement. Der Ansatz: Jede Aufgabe hat genau einen Verantwortlichen, ein Datum und einen klaren Platz im Projekt.

Diese Disziplin zahlt sich in der Praxis aus. Abhängigkeiten verschieben Folgetermine automatisch, wenn sich eine Aufgabe verzögert. Und dieselbe Projektstruktur lässt sich je nach Vorliebe als Liste, Board oder Kalender anzeigen.

Der Gratis-Tarif wurde in den letzten Jahren leider mächtig eingedampft. Waren bis 2023 noch 15 Nutzer und anschließend noch 10 Nutzer inklusive, können inzwischen nur noch 2 Nutzer in einem funktional stark beschnittenen Workspace kostenlos zusammenarbeiten.

Dazu verstecken sich für viele Anwender essentielle Funktionen wie Zeiterfassung im Advanced-Tarif für 30 Euro pro Nutzer pro Monat. Zum Vergleich: Bei ClickUp ist die Zeiterfassung schon im Gratis-Tarif.

• Zu Asana

Basecamp – beste Flatrate für Kundenprojekte

DNA: Sehr cleanes Projektmanagement-Tool, das Aufgaben, Kommunikation und Dateien pro Projekt an einem Ort bündelt.

Besondere Merkmale: Pro Projekt gibt es To-do-Listen, ein Message Board für Diskussionen, einen Chat, Dokumente und automatische Status-Check-ins. Hill Charts visualisieren den Fortschritt, Kunden lassen sich mit eingeschränktem Zugriff einladen.

Preis: Dauerhaft kostenloser Tarif für ein Projekt und bis zu 20 Nutzer. Der Plus-Tarif kostet 15 US-Dollar pro Nutzer und Monat, Pro Unlimited als Flatrate 299 US-Dollar pro Monat bei jährlicher Zahlung – unabhängig von der Nutzerzahl.

Vorteile

Nachteile

Basecamp und das dahinter stehende Unternehmen 37signals genießen in Gründer-Kreisen Kultstatus. Die im Mega-Seller Rework beschriebene Firmenkultur findet sich auch im Projektmanagement-Tool-Pionier (online seit 2004) wieder: Reduktion auf das Wesentliche.

In der Praxis bedeutet das: Jedes Projekt bekommt eine eigene kleine Zentrale mit Aufgaben, Diskussionen, Chat und Dateien. Automatische Check-ins ersetzen Status-Meetings, die eigenwilligen Hill Charts zeigen, ob ein Vorhaben noch in der Denkphase steckt oder schon auf die Zielgerade läuft.

Der Gratis-Tarif mit nur einem Projekt ist eher ein Feigenblatt. Kern-Zielgruppe sind mittelgroße Unternehmen und Agenturen, die von der ungewöhnlichen Preis-Struktur profitieren. Neben einem „normalen“ Premium-Tarif für 15 US-Dollar pro User gibt es Pro Unlimited für pauschal 299 US-Dollar pro Monat mit unbegrenzten Seats.

• Zu Basecamp

awork – bestes Projektmanagement-Tool für Agenturen

DNA: Deutsches Projektmanagement-Tool mit Fokus auf Projektpläne und interne Ressourcen-Steuerung, gebaut für Agenturen, Beratungen und andere Dienstleister.

Besondere Merkmale: Aufgeräumte Kanban-Boards und Timeline-Planung, Zeiterfassung direkt an der Aufgabe samt Workload-Ansicht für die Team-Auslastung, smarte Automatisierungen und ein KI-Assistent. Dazu Kalender-Sync mit Google und Outlook sowie Anbindungen an Lexoffice und DATEV. Volle DSGVO-Konformität.

Preis: Nach kostenloser Testphase ab 5 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

awork richtet sich gezielt an Agenturen und Dienstleister, die Kundenprojekte steuern und dabei abrechenbare Stunden im Blick behalten müssen. Entsprechend wurde etwa die Zeiterfassung direkt in Aufgaben platziert, nicht in einem separaten Tool.

Erfasste Zeiten fließen in Workload-Übersichten und lassen sich über die Lexoffice- und DATEV-Anbindung direkt in die Abrechnung überführen. Projektvorlagen und Automatisierungen standardisieren wiederkehrende Abläufe, ohne dass du dich durch endlose Einstellungen arbeiten musst.

Das eigentliche Projektmanagement passiert vor allem über eine Gannt-Ansicht und ist nicht ganz so funktionsreich wie bei den großen US-Anbietern. Auch beim Preis-Leistungs-Verhältnis ist noch Luft nach oben. Si gibt es etwa erst imProfessional-Tarif für 19 Euro pro Monat und Nutzer unbegrenzte individuelle Felder gibt – bei monday.com oder natürlich auch bei Notion steckt das bereits im Gratis-Tarif.

• Zu awork

OpenProject – bestes Open-Source-Projektmanagement & bestes deutsches Tool

DNA: Quelloffene Projektmanagement-Software aus Berlin für klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement mit voller Datenhoheit.

Besondere Merkmale: Interaktive Gantt-Diagramme, Scrum-Backlogs und Kanban-Boards, Projekt-Wikis, Zeiterfassung und Budgets. Wahlweise selbst gehostet oder als Enterprise Cloud mit deutschem Rechenzentrum.

Preis: Die Community Edition ist als Open Source dauerhaft kostenlos zum eigenen Hosting (etwa Ionos VPS für 4 Euro / Monat mit Installation über wenige Klicks). Die Enterprise Cloud startet bei 5,95 Euro pro Nutzer und Monat (mindestens 25 Nutzer).

Vorteile

Nachteile

OpenProject steht unter der GPL-v3-Lizenz, den kompletten Quellcode findest du auf GitHub. Die Community Edition installierst du auf deinem eigenen Server und nutzt sie ohne laufende Lizenzgebühren. Bei Ionos (ehemals 1&1) ist OpenProject Teil der Cloud Server Apps, die du dort sehr komfortabel mit wenigen Klicks einrichten kannst.

Funktional muss sich das Tool nicht verstecken. Gantt-Planung, Scrum-Boards, Wikis, Zeiterfassung und Budgets decken auch anspruchsvolle Projekte ab. Nicht zufällig ist OpenProject Teil von openDesk, der Open-Source-Suite für die deutsche öffentliche Verwaltung.

Der Preis für die Unabhängigkeit ist Eigenverantwortung: Installation, Updates und Backups liegen bei dir. Scheust du den Aufwand, bietet die Berliner OpenProject GmbH eine Enterprise Cloud ab 5,95 Euro pro Nutzer und Monat inklusive Support und einigen zusätzlichen Komfort-Optionen wie

Ist die Enterprise Cloud ab 5,95 Euro pro Nutzer und Monat der bequemere Weg – inklusive Hosting in Deutschland und professionellem Support. Bei Abnahme von mindestens 25 Lizenzen scheidet das Angebot für Solo-Selbständige und kleine Unternehmen allerdings aus.

• Zu OpenProject

Welches Projektmanagement-Tool zu dir passt

Die Wahl des richtigen Projektmanagement-Tools hängt weniger von der Feature-Liste ab als von deiner Teamgröße und deinem Arbeitsstil. Diese Gruppierung ordnet die neun Tools nach typischen Situationen.

Solo-Selbständige und Freelancer

• ClickUp – maximale Funktionen im Gratis-Tarif
• Todoist – schlanke Aufgabenverwaltung ohne Ballast
• Notion – Projekte und Wissen in einem Workspace

Kleine Agenturen mit Kundenprojekten

• awork – Zeiterfassung und Abrechnung direkt im Projekt
• Basecamp – Kunden-Zugänge ohne Zusatzkosten
• Asana – saubere Workflows mit Vorlagen und Abhängigkeiten

Visuelle Planer und Workshop-Teams

• Miro – digitales Whiteboard für Kickoffs und Brainstormings
• monday.com – farbcodierte Boards mit sofort verständlicher Oberfläche

Datenschutz und EU-Hosting

• OpenProject – Open Source mit Selbst-Hosting oder deutschem Cloud-Hosting
• awork – deutscher Anbieter, deutsche Server, deutscher Support

Wachsende Teams, komplexe Prozesse

• monday.com – Automatisierungen und Dashboards, die mitwachsen
• Asana – Portfolios und Workload-Management in den höheren Tarifen

Wie weit du mit Gratis-Tarifen kommst

Fast alle Anbieter in diesem Vergleich bieten dauerhaft kostenlose Tarif. Die einzige Ausnahme ist awork: Der Hamburger Anbieter beschränkt sich auf 14 Tage kostenloses Testen. Die Frage ist also meist nicht, ob du gratis starten kannst, sondern welches Limit dich zuerst bremst.

Drei Begrenzungs-Muster ziehen sich durch den Markt.

• Nutzerzahl: Während Notion nur allein kostenlos genutzt werden kann und monday.com und Asana nur maximal einen Team-Partner erlauben, kennen ClickUp und Miro selbst im Gratis-Tarif kein Nutzerlimit.
• Projekt- oder Board-Zahl: Basecamp erlaubt kostenlos genau ein Projekt, Miro 3 Boards, Todoist 5 Projekte. Für einen klar umrissenen Anwendungsfall reicht das, für eine Agentur oder auch Freelancer mit vielen parallelen Kundenprojekten nicht.
• Funktionsumfang: Zeitleisten- und Gantt-Ansichten, Automatisierungen und Reporting stecken fast überall in den Bezahl-Tarifen. Wer nur Aufgaben verwalten will, kommt kostenlos weit. Wer Termine mit Abhängigkeiten planen muss, stößt schnell an die Bezahlschranke.

Der Sonderfall ist OpenProject. In der Community Edition gibt es Gantt, Scrum-Boards und Zeiterfassung ohne jedes Limit. Bezahlt wird hier trotzdem – mit zusätzlichem Zeit-Aufwand für Server-Wartung und Aktualisierungen.

Wann ein Wechsel sich lohnt (und wann nicht)

Ein Tool-Wechsel kostet mehr, als der Preisvergleich vermuten lässt. Daten müssen umziehen, Vorlagen neu entstehen, und dein Team braucht Wochen, bis die neuen Abläufe sitzen. Entsprechend klar sollten die Gründe sein.

Ein Wechsel lohnt sich typischerweise in diesen Situationen:

• Dein Team arbeitet dauerhaft um fehlende Kernfunktionen herum, etwa mit Excel-Zeitplänen neben dem eigentlichen Tool
• Die Kosten steigen durch Wachstum unverhältnismäßig
• Neue Anforderungen wie EU-Hosting oder Kunden-Zugriffe lassen sich mit dem aktuellen Anbieter nicht abbilden
• Das Tool wird schlicht nicht genutzt, weil es dem Team zu kompliziert ist

Kein guter Wechselgrund ist dagegen die reine Feature-Neugier. Ein einzelnes fehlendes Detail rechtfertigt selten die Migrationskosten, zumal viele Lücken sich per Integration oder Zusatz-Tool schließen lassen – etwa Miro für die visuelle Planung neben dem bestehenden Aufgaben-Tool.

Oft ist der bessere erste Schritt ohnehin kein Wechsel, sondern ein Tarif-Upgrade beim aktuellen Anbieter. Prüfe vor jeder Migration, ob die vermisste Funktion nicht eine Preisstufe höher bereits wartet. Und falls du doch wechselst: Die meisten Anbieter in diesem Vergleich importieren Daten aus den gängigen Konkurrenz-Tools, alternativ über den Umweg CSV-Dateien.

Häufige Fragen zu Projektmanagement-Tools

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