Projektmanagement-Software – die 7 besten Tools

Projektmanagement-Software - die 7 besten ToolsWer sich mit dem Thema Projektmanagement-Software näher beschäftigt, wird schnell von einer Vielzahl verschiedener Tools überflutet. Der Markt an PM-Software bietet ein so großes und unüberschaubares Angebot, dass es nur äußerst schwierig ist, sich einen ersten Überblick zu verschaffen.

Welche Kriterien sind bei der Wahl der richtigen Software entscheidend? Funktionsvielfalt? Projekt-Ansichten? Bedienkomfort? Schnittstellen? Datensicherheit? Support?

Im Folgenden gibt es eine Vorstellung von 7 Projektmanagement-Software Lösungen im Internet.

Welche Projektmanagement-Software ist für mich und mein Team geeignet?

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Im Listing der Software-Plattform Capterra sind zurzeit über 775 Tools verzeichnet, die beim Thema „Projektmanagement“, „Aufgabenverwaltung“, „Collaboration“ und „Organisation“ unterstützen. Das macht die Auswahl nicht einfacher! Wo fängt man an?

Bei einer ersten Tool-Recherche wird sich also schnell die Frage aufdrängen: Welche Software bringt mir, meinem Team und meiner Organisation den höchsten Mehrwert? Diese Frage lässt sich nicht so ohne Weiteres beantworten.

Neben den reinen Funktionen sollten Sie vor allem Benutzeroberfläche und Usability in einem kleinen Team testen. Die beste Projektmanagement-Software ist immer die, die von Ihren Mitarbeitern auch angenommen und genutzt wird. Ein Tool alleine reicht hier nicht aus.

Projektmanagement Software aus der Cloud

Bei der Wahl der passenden Projektmanagement-Software sind Cloud-Lösungen im Zeitalter der Digitalisierung gefragter denn je. Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • Ohne Download und Installation direkt starten
  • Nutzung durch alle Endgeräte möglich
  • Ortsunabhängig arbeiten
  • Automatische Updates gewährleisten permanente Aktualität
  • Kein interner Pflege- und Wartungsaufwand
  • Hohe Skalierbarkeit

Das moderne Projektmanagement setzt auf Cloud-basierte Software. SaaS-Dienstleister bieten sichere und robuste Anwendungslösungen. Wir stellen Ihnen die 7 besten Cloud-basierten Tools für Ihr Projektmanagement vor und geben Ihnen damit einen guten ersten Startpunkt für die Auswahl der passenden Lösung.

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Die 7 besten Projektmanagement-Tools

factro – eine intuitive Allround-Lösung

Projektmanagement-Software – die 7 besten Tools - factro

factro ist ein frisches Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool, das in Deutschland von der Schuchert Managementberatung entwickelt wird (Hinweis: Die Autorin des Beitrages arbeitet bei diesem Unternehmen). Das Allround-Werkzeug für erfolgreiches Task- und Projektmanagement setzt mit einem Server*-Standort in Frankfurt a.M. zudem auf volle DSGVO-Konformität und höchste deutsche Datenschutz*-Standards.

Besonders hervorzuheben sind die vier Projekt-Ansichten: Projektstrukturbaum, Gantt Chart, Kanban Board und Tabelle. Per Klick können sie zwischen den jeweiligen Ansichten wechseln und die gewünschte Perspektive wählen, die für Sie am besten geeignet ist. factro setzt dabei auf eine übersichtliche Projekt-Visualisierung und überzeugt durch eine leichte und eingängige Benutzerführung per Drag & Drop.

Ein projektübergreifendes Dashboard bietet außerdem einen Überblick über alle To-dos. Ideal für Multiprojektmanagement mit einem Fokus auf effektiver Teamarbeit. Mit der ausgefeilten Leistungserfassung wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, was noch zu erledigen ist und wo Sie unterstützen müssen. factro kann in der Basis-Version zeitlich unbegrenzt und kostenfrei mit bis zu 10 Nutzern verwendet werden. Ein benutzerfreundliches Tool für moderne, agile Teams, die sofort mit einem neuen Tool starten möchten. Ein kostenloser Support rundet das Angebot ab.

Trello – ein agiles Kanban-Werkzeug

Projektmanagement-Software – die 7 besten Tools - Trello

Trello besteht aus sog. Kanban Boards und unterstützt eine sehr agile und projektbezogene Arbeit. Die Stärke des Tools liegt in der Flexibilität der Boards, die durch den User frei definiert und konfiguriert werden können. So wird die Kanban-Technik optimal unterstützt. Die einzelnen Karten können dabei nach individuellen Punkten ausgestaltet werden: Aufgaben definieren, Checklisten abhaken, kommentieren, Deadlines setzen oder Dateien anhängen.

Wem eine Kanban-Ansicht und eine projektbezogene Teamarbeit ausreicht, wird fehlende Funktionen – wie eine übergreifende Aufgabenansicht, das Gantt Chart oder die Tabelle – nicht vermissen und in Trello ein effektives Projektmanagement-Tool finden. Die Software ist sowohl im beruflichen als auch privaten Kontext einsetzbar. Preislich wird die Cloud in drei Tarifen angeboten: Die kostenlose Basic oder die kostenpflichtige Business Version für Teams sowie die Enterprise-Version für Unternehmen. Gezahlt wird pro Benutzer.

Nicht ganz unwichtig ist das Thema „Datensicherheit“: Ihre personenbezogenen Daten werden bei Trello auf US-amerikanischen Servern gehostet und unterliegen damit nicht mittelbar der europäischen DSGVO.

Asana – ein Projektmanagement-Tool für gute Teamarbeit

Projektmanagement-Software – die 7 besten Tools - Asana

Asana ist ein US-amerikanisches Tool zur Verbesserung der Team- und Projektarbeit. Insbesondere geeignet für kleine bis mittelgroße Teams, erleichtert die Software die Zusammenarbeit im Team durch einfache Aufgaben-Workflows. Die Karten-Ansicht gibt dabei einen Überblick über die Aufgaben-Status und den Projekt-Fortschritt.

Das Dashboard zeigt alle Aufgaben-Informationen auf einen Blick. Zudem sind Features wie „Kalender“ oder „Chat“ enthalten. Wer auf schlanke PM-Tools setzt, findet bei Asana eine gute Lösung, die jedoch bei größeren Projekten und spezifischen Anforderungen an ihre Grenzen stößt. Ein Vorteil des reduzierten Funktionsumfangs: Die Oberfläche wirkt aufgeräumt. Allerdings kann der bunte Stil dem einen oder anderen User zu verspielt wirken. Das ist sicherlich Geschmackssache.

Besonders gut ist die mobile Umsetzung der App, die eine einfache Nutzung auf dem Smartphone ermöglicht. Darüber hinaus bietet die Projektmanagement-Software, die von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz entwickelt wurde, zahlreiche Schnittstellen und Integrationen an: z.B. Zapier, Salesforce, MailChimp oder Evernote. Wie Trello speichert auch Asana die Nutzerdaten außerhalb der EU in US-Datenzentren.

Smartsheet – Das Tool für Tabellen-Liebhaber

Projektmanagement-Software – die 7 besten Tools - Smartsheet

Smartsheet mit Sitz in Washington ist eine Mischform aus Projektmanagement-Tool und Tabellenkalkulationsprogramm. Liebhaber von Projekt-Ansichten in Tabellen-Form kommen hier voll auf ihre Kosten.

Die Basis des für Einsteiger nicht ganz einfach zu bedienenden Tools bildet die Tabellenblatt-Ansicht. Hier finden sich alle im Tool erstellten Aufgaben – und das projektübergreifend. Die Tabellenblatt-Ansicht kann mit dem Team geteilt und bearbeitet werden. Status, Dringlichkeit oder Fortschritt sind so auf einen Blick zu sehen. Die Ansicht kann nach Bedarf gestaltet werden.

Auch das Gantt-Diagramm inkl. Vorgangsbeziehungen sowie die Kalender-Ansicht unterstützen die Projektarbeit im Team. Die Software ist sowohl für Einzelbenutzer als auch für Business-User buchbar – pro User und Monat zahlbar. Zusätzlich werden Enterprise-Pakete angeboten. Eine souveräne Projektmanagement-Software auf Basis des „Excel-Prinzips“. Allerdings macht der Anbieter auf der Website keine Angaben über den Server-Standort.

Meistertask – ein Projektmanagement-Tool mit individueller Board-Ansicht

Projektmanagement-Software – die 7 besten Tools - Meistertask

Meistertask funktioniert – wie Trello – nach dem Kanban-System. Es besteht aus individualisierbaren Kanban Boards, die die Arbeit von agilen Teams erleichtern. Die Anzahl an Boards kann durch den User limitiert werden, um nicht den Überblick zu verlieren und fokussiert zu bleiben.

Die Projektmanagement-Software mit Sitz in der Nähe von München macht einen projektbezogenen Workflow einfach umsetzbar und führt Teams mit Hilfe von anpassbaren Listen zu ihrem Projektziel. Sowohl prozessorientiertes als auch redaktionelles Arbeiten ist möglich. Zudem können je Liste automatisiert ausgeführte Aktionen wie „Fälligkeitsdaten aktivieren“ oder „Aufgaben in Listen verschieben“ gesetzt werden.

Meistertask wirkt weniger puristisch und das Design insgesamt frischer als Trello. In puncto Funktionalität ähneln sich beide Software-Lösungen allerdings sehr stark. Starten können Sie mit einer kostenlosen Version, in der Sie unbegrenzt viele Nutzer einbinden können – jedoch mit begrenztem Funktionsumfang. Das Upgrade auf einen kostenpflichtigen Pro- oder Business-Tarif ermöglicht Ihnen erweiterte Funktionen.

Basecamp – die Software für kommunikatives Projektmanagement

Projektmanagement-Software – die 7 besten Tools - Basecamp

Basecamp ist eine leicht zu bedienende Projektmanagement-Software, die die Nutzeroberfläche auf das Nötigste reduziert und somit sehr minimalistisch wirkt. Das Dashboard enthält die Kategorien „Unternehmen“, „Teams“ sowie „Projekte“. Es beinhaltet zudem auch einen projektübergreifenden Überblick über Aktivitäten in Form einer Zeitlinie.

Das Thema „Kommunikation“ wird bei Basecamp großgeschrieben: Durch eine integrierte Chat-Funktion können unternehmensbezogene oder allgemeine Chats zwischen allen Benutzern eines Projektes oder auch eines Unternehmens direkt im Tool stattfinden. Zudem gibt es eine Kalender-Funktion, die einen begrenzten Zeitraum von sechs Wochen bereitstellt, in den Tasks eingepflegt werden können.

Das US-Projektmanagement-Tool mit Server-Standort in den USA wird ausschließlich als englisch-sprachige Version angeboten und kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Eine kostenpflichtige Vollversion für unbegrenzt viele User kann zu einem fixen Preis gebucht werden – unabhängig von der User-Anzahl.

monday.com – eine visuelle Task-Management-Software

Projektmanagement-Software – die 7 besten Tools - monday.com

monday.com ist ein israelisches PM-Tool, das stark auf visuelle Elemente setzt und eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweist. Die Software ist recht simpel gehalten, sodass dem User keine komplexen Funktionen, wie Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen, zur Verfügung stehen. Hervorzuheben sind mögliche Tool-Integrationen: Die Integration von „Slack“ und „Gmail“ ermöglicht z.B. eine automatisierte Benachrichtigung, wenn sich der Aufgabenstatus ändert. Was auf den ersten Blick praktisch wirkt, sollte aber nicht dazu führen, dass Ihr Slack-Channel oder Postfach mit Mitteilungen überflutet wird.

Die Benutzeroberfläche kann mit Hilfe von Widgets nach Wunsch gestaltet werden. Diese individuellen Ansichten helfen Ihnen dabei, Fragen wie „Wie viele Aufgaben habe ich bereits erledigt?“ oder „Wie viele Aufgaben stehen noch aus?“ auf einen Blick zu beantworten. Der Nutzer kann dabei zwischen einer Kanban-, Kalender- und Timeline-Ansicht wechseln.

monday.com ist leider nicht in einer kostenlosen Version verfügbar. Die vier kostenpflichtigen Pakete setzen sich nach einem gestaffelten Pricing und nicht nach der Anzahl der effektiven User zusammen. Eine Buchung ist ab 5 Usern möglich. Die nächsten Stufen sind 10, 15, 25 bzw. 50 Nutzer. Der Support ist englisch-sprachig.

Fazit

Welches Tool für Sie oder Ihr Unternehmen geeignet ist, lässt sich ausschließlich individuell beantworten. Suchen Sie nach einer Lösung für eine effektive Zusammenarbeit im Team? Halten Sie Ausschau nach einem Tool, das Sie in Ihrer agilen, projektbezogenen Kanban-Technik unterstützt? Ist Ihnen projektübergreifendes Organisieren von Themen und Aufgaben wichtig?

Sie merken: Es gibt nicht DAS eine richtige Tool. Am besten probieren Sie einfach mal die eine oder andere Projektmanagement-Software in einem kleinen Team aus und schauen, wie es ankommt und was Ihrem Team gefällt. Denn: Die beste Projektmanagement-Software ist immer die, die von Ihren Mitarbeitern auch angenommen und genutzt wird.

Die Autorin
Katarzyna Lewandowska von der Schuchert Managementberatung in Bochum ist Expertin für Projektmanagement-Tools und hat den Durchblick im PM-Software-Dschungel.

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11 Gedanken zu „Projektmanagement-Software – die 7 besten Tools“

  1. Sollte man so einen Post nicht als Werbung, gesponserter Beitrag oder ähnliches kennzeichnen? Bei sowas komm ich mir immer verarscht vor, wenn eine Firma sein eigenes Produkt in einer Bestenlisten vorstellt…

    Antworten
    • Es ist kein bezahlter Post und auch keine Werbung, sondern ein Gastbeitrag ohne jegliche Vergütung.

      In der Autoren-Beschreibung steht auch schon drin, dass die Autorin von dieser Firma ist, aber ich habe das auch nochmal direkt bei der Beschreibung der Software factro hingeschrieben.

      Antworten
    • Lieber Rainer,

      natürlich nehmen wir als Software-Anbieter eine Autorenschaft und entsprechende Leser-Kommentare sehr ernst, respektieren diese und gehen offen damit um.

      Grundsätzlich liegt es uns sehr am Herzen, für das äußerst wichtige Thema der Zusammenarbeit im Team mit einer professionellen Software zu werben – unabhängig davon, welchen Namen diese trägt. Denn gerade im digitalen Bereich ist es entscheidend, dass alle Beteiligten wissen, wie der Stand in einer Aufgabe oder in einem Projekt ist – Outlook und Excel sind hier nämlich die falschen Tools.

      Selbstverständlich steht ein Tool-Anbieter auch hinter seinem Produkt. Auf der anderen Seite – und das betonen wir sehr stark – gibt es gerade im Bereich PM-Software nicht DAS EINE Produkt, sondern ein Gemenge an verschiedenen Tools, die alle ihren speziellen Fokus, ihre Stärken und Vorteile haben. Um genau zu sein: Mehr als 775 solcher Tools.

      Als Tool-Anbieter kennen wir nicht alle, aber sehr viele, da wir uns täglich damit auseinandersetzen und diese ausgiebig testen. Wir wissen, was Usern wichtig ist und worauf sie Wert legen. Wir kennen die Herausforderungen und Hürden von Organisationen. Bei der Entscheidung für oder gegen ein Tool entscheidet aber immer alleine der Nutzer selbst. Er registriert sich für ein Produkt, er testet dieses Produkt und er kauft es gegebenenfalls.

      Und es gibt gute Gründe, warum er sich für Trello, für Asana, für factro oder für ein anderes Tool entscheidet. Daher gehen wir auch offen und transparent damit um, wenn jemand aus unserem Team Tools vorstellt und sorgen hier für die notwendige Transparenz. Denn entscheidend ist, dass sich alle im Team mit dem Tool wohl fühlen, es Spaß macht, damit zu arbeiten und es im gesamten Team angenommen und gelebt wird – egal welchen Namen es trägt.

      Liebe Grüße aus Bochum
      factro

      Antworten
  2. Also ich als unabhängiger Leser finde den Beitrag im Vergleich zu anderen Artikeln zu dem Thema wirklich gut. Der Vergleich der einzelnen Projektmanagement-Tools scheint mir recht authentisch – zum Beispiel, dass die Tools wirklich getestet worden sind, anstatt einen Abklatsch aus Pressemitteilungen o.ä. zu drucken.

    Antworten
    • Ich möchte Oskar gerne zustimmen. Der Beitrag ist sehr gut geschrieben und zeigt verschiedene Optionen auf. Und die Autorin geht auch sehr fair mit Mitbewerbern um. Ich freue mich immer wieder sehr über solche Vergleichsbeiträge.

      Nichtzuletzt obliegt es uns als Leser am Ende zu entscheiden, ob und für welche Projektsoftware wir uns entscheiden. Auch dann, wenn ein Autor dabei über ein eigenes Programm berichtet.

      Vielen Dank für diesen Beitrag.

      Antworten
  3. “Also ich als unabhängiger Leser finde den Beitrag im Vergleich zu anderen Artikeln zu dem Thema wirklich gut. Der Vergleich der einzelnen Projektmanagement-Tools scheint mir recht authentisch – zum Beispiel, dass die Tools wirklich getestet worden sind, anstatt einen Abklatsch aus Pressemitteilungen o.ä. zu drucken.”

    Besser kann man es nicht sagen. Auch die Wahl der Pojektmanagement Tools macht in dieser Form absolut Sinn. Vielleicht fehlt hellohq.io noch in der Liste. Vor allem dann nicht, wenn man richtiger Weise in der Beurteilung der Software auf DSGVO Konformität eingeht. Liebe Grüße

    Antworten
  4. Hallo zusammen,

    ist jemandem eine PM-Software bekannt, die auf internen Servern gehostet werden kann? Man zahlt also nur für die Lizenz oder für Verwaltungsgebühren, aber speichert die Daten intern.

    Vielen Dank und schöne Grüße

    Antworten
    • Hallo Tobias,

      InLoox PM gibt es auch als On-Premise-Version, d.h. die Projektdaten werden auf dem eigenen Server gehosted. Du kannst InLoox 30 Tage kostenlos testen und auch eine unverbindliche gratis Web-Demo machen. Bei Fragen kannst Du Dich gerne jederzeit melden.

      Viele Grüße,
      Linh
      Disclaimer: Ich arbeite bei InLoox :)

      Antworten
  5. Hallo zusammen,

    Ich finde Datenschutz sollte bei Projektmanagement Tools groß geschrieben werden und finde den Vergleich dieser Tools sehr interessant.

    Auch wir bei Zenkit nehmen Datenschutz und DSGVO Konformität sehr ernst und finden es ist ein äußerst wichtiges Thema.
    (Disclaimer – ich arbeite bei Zenkit) Daher hosten auch wir nur in Deutschland.
    Wir haben auf unserem Blog einen Artikel über die Folgen von der neuen DSGVO für SaaS geschrieben, vielleicht interessiert euch das ja? Hier kommt ihr zu unserem Blog: zenkit.com/de/blog/dsgvo-folgen-fuer-saas/

    Viele Grüße
    Luisa

    Antworten
  6. Hi,

    ich stimme Luisa definitiv zu. Wir mussten auch unser PM-Tool (Redpen) wechseln, da es in den USA gehostet ist und wir keinen DSGVO-konformen Verarbeitungsvertrag mit denen zustande bringen konnten.

    Nun haben wir nach langer Suche “Gluescreen” für uns entdeckt, war aber gar nicht so einfach das erst mal zu finden. Wenn noch jemand anders hier nach Alternativen zu Redpen sucht, seht euch mal gluescreen.com an.

    Kennt noch jemant weitere Feedback-Tools aus Deutschland?

    LG
    Haagen

    Antworten
  7. Hallo,
    Vielen Dank für den hervorragenden Artikel, gute Arbeit.
    Ich würde auch in diesem Zusammenhang echt Teamhood empfehlen.
    Teamhood ist ein ziemlich neues PM-Tool und wir warten noch auf Feedback, um die Erwartungen von Kunden besser zu verstehen. Teamhood ist sehr visuell und leicht zu benutzen und verfügt über eine spezifische Funktion, die 2D-Kanban heißt und die sich mit der Verwaltung von Unteraufgaben beschäftigt. Also: es lohnt sich, Teamhood auszuprobieren.
    (Disclaimer: ich arbeite bei Teamhood)
    Cheers!

    Antworten

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