Wer sich mit dem Thema Projektmanagement-Software näher beschäftigt, wird schnell von einer Vielzahl verschiedener Tools überflutet. Der Markt an PM-Software bietet ein so großes und unüberschaubares Angebot, dass es nur äußerst schwierig ist, sich einen ersten Überblick zu verschaffen.
Welche Kriterien sind bei der Wahl der richtigen Software entscheidend? Funktionsvielfalt? Projekt-Ansichten? Bedienkomfort? Schnittstellen? Datensicherheit? Support?
Im Folgenden gibt es eine Vorstellung von 7 Projektmanagement-Software Lösungen im Internet.
Welche Projektmanagement-Software ist für mich und mein Team geeignet?
Im Listing der Software-Plattform Capterra sind zurzeit über 775 Tools verzeichnet, die beim Thema „Projektmanagement“, „Aufgabenverwaltung“, „Collaboration“ und „Organisation“ unterstützen. Das macht die Auswahl nicht einfacher! Wo fängt man an?
Bei einer ersten Tool-Recherche wird sich also schnell die Frage aufdrängen: Welche Software bringt mir, meinem Team und meiner Organisation den höchsten Mehrwert? Diese Frage lässt sich nicht so ohne Weiteres beantworten.
Neben den reinen Funktionen sollten Sie vor allem Benutzeroberfläche und Usability in einem kleinen Team testen. Die beste Projektmanagement-Software ist immer die, die von Ihren Mitarbeitern auch angenommen und genutzt wird. Ein Tool alleine reicht hier nicht aus.
Projektmanagement Software aus der Cloud
Bei der Wahl der passenden Projektmanagement-Software sind Cloud-Lösungen im Zeitalter der Digitalisierung gefragter denn je. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Ohne Download und Installation direkt starten
- Nutzung durch alle Endgeräte möglich
- Ortsunabhängig arbeiten
- Automatische Updates gewährleisten permanente Aktualität
- Kein interner Pflege- und Wartungsaufwand
- Hohe Skalierbarkeit
Das moderne Projektmanagement setzt auf Cloud-basierte Software. SaaS-Dienstleister bieten sichere und robuste Anwendungslösungen. Wir stellen Ihnen die 7 besten Cloud-basierten Tools für Ihr Projektmanagement vor und geben Ihnen damit einen guten ersten Startpunkt für die Auswahl der passenden Lösung.
Die 7 besten Projektmanagement-Tools
factro – eine intuitive Allround-Lösung
factro ist ein frisches Projekt- und Aufgabenmanagement-Tool, das in Deutschland von der Schuchert Managementberatung entwickelt wird (Hinweis: Die Autorin des Beitrages arbeitet bei diesem Unternehmen). Das Allround-Werkzeug für erfolgreiches Task- und Projektmanagement setzt mit einem Server-Standort in Frankfurt a.M. zudem auf volle DSGVO-Konformität und höchste deutsche Datenschutz-Standards.
Besonders hervorzuheben sind die vier Projekt-Ansichten: Projektstrukturbaum, Gantt Chart, Kanban Board und Tabelle. Per Klick können sie zwischen den jeweiligen Ansichten wechseln und die gewünschte Perspektive wählen, die für Sie am besten geeignet ist. factro setzt dabei auf eine übersichtliche Projekt-Visualisierung und überzeugt durch eine leichte und eingängige Benutzerführung per Drag & Drop.
Ein projektübergreifendes Dashboard bietet außerdem einen Überblick über alle To-dos. Ideal für Multiprojektmanagement mit einem Fokus auf effektiver Teamarbeit. Mit der ausgefeilten Leistungserfassung wissen Sie zu jedem Zeitpunkt, was noch zu erledigen ist und wo Sie unterstützen müssen. factro kann in der Basis-Version zeitlich unbegrenzt und kostenfrei mit bis zu 10 Nutzern verwendet werden. Ein benutzerfreundliches Tool für moderne, agile Teams, die sofort mit einem neuen Tool starten möchten. Ein kostenloser Support rundet das Angebot ab.
Trello – ein agiles Kanban-Werkzeug
Trello besteht aus sog. Kanban Boards und unterstützt eine sehr agile und projektbezogene Arbeit. Die Stärke des Tools liegt in der Flexibilität der Boards, die durch den User frei definiert und konfiguriert werden können. So wird die Kanban-Technik optimal unterstützt. Die einzelnen Karten können dabei nach individuellen Punkten ausgestaltet werden: Aufgaben definieren, Checklisten abhaken, kommentieren, Deadlines setzen oder Dateien anhängen.
Wem eine Kanban-Ansicht und eine projektbezogene Teamarbeit ausreicht, wird fehlende Funktionen – wie eine übergreifende Aufgabenansicht, das Gantt Chart oder die Tabelle – nicht vermissen und in Trello ein effektives Projektmanagement-Tool finden. Die Software ist sowohl im beruflichen als auch privaten Kontext einsetzbar. Preislich wird die Cloud in drei Tarifen angeboten: Die kostenlose Basic oder die kostenpflichtige Business Version für Teams sowie die Enterprise-Version für Unternehmen. Gezahlt wird pro Benutzer.
Nicht ganz unwichtig ist das Thema „Datensicherheit“: Ihre personenbezogenen Daten werden bei Trello auf US-amerikanischen Servern gehostet und unterliegen damit nicht mittelbar der europäischen DSGVO.
Asana – ein Projektmanagement-Tool für gute Teamarbeit
Asana ist ein US-amerikanisches Tool zur Verbesserung der Team- und Projektarbeit. Insbesondere geeignet für kleine bis mittelgroße Teams, erleichtert die Software die Zusammenarbeit im Team durch einfache Aufgaben-Workflows. Die Karten-Ansicht gibt dabei einen Überblick über die Aufgaben-Status und den Projekt-Fortschritt.
Das Dashboard zeigt alle Aufgaben-Informationen auf einen Blick. Zudem sind Features wie „Kalender“ oder „Chat“ enthalten. Wer auf schlanke PM-Tools setzt, findet bei Asana eine gute Lösung, die jedoch bei größeren Projekten und spezifischen Anforderungen an ihre Grenzen stößt. Ein Vorteil des reduzierten Funktionsumfangs: Die Oberfläche wirkt aufgeräumt. Allerdings kann der bunte Stil dem einen oder anderen User zu verspielt wirken. Das ist sicherlich Geschmackssache.
Besonders gut ist die mobile Umsetzung der App, die eine einfache Nutzung auf dem Smartphone ermöglicht. Darüber hinaus bietet die Projektmanagement-Software, die von Facebook-Mitgründer Dustin Moskovitz entwickelt wurde, zahlreiche Schnittstellen und Integrationen an: z.B. Zapier, Salesforce, MailChimp oder Evernote. Wie Trello speichert auch Asana die Nutzerdaten außerhalb der EU in US-Datenzentren.
Smartsheet – Das Tool für Tabellen-Liebhaber
Smartsheet mit Sitz in Washington ist eine Mischform aus Projektmanagement-Tool und Tabellenkalkulationsprogramm. Liebhaber von Projekt-Ansichten in Tabellen-Form kommen hier voll auf ihre Kosten.
Die Basis des für Einsteiger nicht ganz einfach zu bedienenden Tools bildet die Tabellenblatt-Ansicht. Hier finden sich alle im Tool erstellten Aufgaben – und das projektübergreifend. Die Tabellenblatt-Ansicht kann mit dem Team geteilt und bearbeitet werden. Status, Dringlichkeit oder Fortschritt sind so auf einen Blick zu sehen. Die Ansicht kann nach Bedarf gestaltet werden.
Auch das Gantt-Diagramm inkl. Vorgangsbeziehungen sowie die Kalender-Ansicht unterstützen die Projektarbeit im Team. Die Software ist sowohl für Einzelbenutzer als auch für Business-User buchbar – pro User und Monat zahlbar. Zusätzlich werden Enterprise-Pakete angeboten. Eine souveräne Projektmanagement-Software auf Basis des „Excel-Prinzips“. Allerdings macht der Anbieter auf der Website keine Angaben über den Server-Standort.
Meistertask – ein Projektmanagement-Tool mit individueller Board-Ansicht
Meistertask funktioniert – wie Trello – nach dem Kanban-System. Es besteht aus individualisierbaren Kanban Boards, die die Arbeit von agilen Teams erleichtern. Die Anzahl an Boards kann durch den User limitiert werden, um nicht den Überblick zu verlieren und fokussiert zu bleiben.
Die Projektmanagement-Software mit Sitz in der Nähe von München macht einen projektbezogenen Workflow einfach umsetzbar und führt Teams mit Hilfe von anpassbaren Listen zu ihrem Projektziel. Sowohl prozessorientiertes als auch redaktionelles Arbeiten ist möglich. Zudem können je Liste automatisiert ausgeführte Aktionen wie „Fälligkeitsdaten aktivieren“ oder „Aufgaben in Listen verschieben“ gesetzt werden.
Meistertask wirkt weniger puristisch und das Design insgesamt frischer als Trello. In puncto Funktionalität ähneln sich beide Software-Lösungen allerdings sehr stark. Starten können Sie mit einer kostenlosen Version, in der Sie unbegrenzt viele Nutzer einbinden können – jedoch mit begrenztem Funktionsumfang. Das Upgrade auf einen kostenpflichtigen Pro- oder Business-Tarif ermöglicht Ihnen erweiterte Funktionen.
Basecamp – die Software für kommunikatives Projektmanagement
Basecamp ist eine leicht zu bedienende Projektmanagement-Software, die die Nutzeroberfläche auf das Nötigste reduziert und somit sehr minimalistisch wirkt. Das Dashboard enthält die Kategorien „Unternehmen“, „Teams“ sowie „Projekte“. Es beinhaltet zudem auch einen projektübergreifenden Überblick über Aktivitäten in Form einer Zeitlinie.
Das Thema „Kommunikation“ wird bei Basecamp großgeschrieben: Durch eine integrierte Chat-Funktion können unternehmensbezogene oder allgemeine Chats zwischen allen Benutzern eines Projektes oder auch eines Unternehmens direkt im Tool stattfinden. Zudem gibt es eine Kalender-Funktion, die einen begrenzten Zeitraum von sechs Wochen bereitstellt, in den Tasks eingepflegt werden können.
Das US-Projektmanagement-Tool mit Server-Standort in den USA wird ausschließlich als englisch-sprachige Version angeboten und kann 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Eine kostenpflichtige Vollversion für unbegrenzt viele User kann zu einem fixen Preis gebucht werden – unabhängig von der User-Anzahl.
monday.com – eine visuelle Task-Management-Software
monday.com ist ein israelisches PM-Tool, das stark auf visuelle Elemente setzt und eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweist. Die Software ist recht simpel gehalten, sodass dem User keine komplexen Funktionen, wie Vorgänger-/Nachfolger-Beziehungen, zur Verfügung stehen. Hervorzuheben sind mögliche Tool-Integrationen: Die Integration von „Slack“ und „Gmail“ ermöglicht z.B. eine automatisierte Benachrichtigung, wenn sich der Aufgabenstatus ändert. Was auf den ersten Blick praktisch wirkt, sollte aber nicht dazu führen, dass Ihr Slack-Channel oder Postfach mit Mitteilungen überflutet wird.
Die Benutzeroberfläche kann mit Hilfe von Widgets nach Wunsch gestaltet werden. Diese individuellen Ansichten helfen Ihnen dabei, Fragen wie „Wie viele Aufgaben habe ich bereits erledigt?“ oder „Wie viele Aufgaben stehen noch aus?“ auf einen Blick zu beantworten. Der Nutzer kann dabei zwischen einer Kanban-, Kalender- und Timeline-Ansicht wechseln.
monday.com ist leider nicht in einer kostenlosen Version verfügbar. Die vier kostenpflichtigen Pakete setzen sich nach einem gestaffelten Pricing und nicht nach der Anzahl der effektiven User zusammen. Eine Buchung ist ab 5 Usern möglich. Die nächsten Stufen sind 10, 15, 25 bzw. 50 Nutzer. Der Support ist englisch-sprachig.
Fazit
Welches Tool für Sie oder Ihr Unternehmen geeignet ist, lässt sich ausschließlich individuell beantworten. Suchen Sie nach einer Lösung für eine effektive Zusammenarbeit im Team? Halten Sie Ausschau nach einem Tool, das Sie in Ihrer agilen, projektbezogenen Kanban-Technik unterstützt? Ist Ihnen projektübergreifendes Organisieren von Themen und Aufgaben wichtig?
Sie merken: Es gibt nicht DAS eine richtige Tool. Am besten probieren Sie einfach mal die eine oder andere Projektmanagement-Software in einem kleinen Team aus und schauen, wie es ankommt und was Ihrem Team gefällt. Denn: Die beste Projektmanagement-Software ist immer die, die von Ihren Mitarbeitern auch angenommen und genutzt wird.
Die Autorin
Katarzyna Lewandowska von der Schuchert Managementberatung in Bochum ist Expertin für Projektmanagement-Tools und hat den Durchblick im PM-Software-Dschungel.