So erstellst du ein Briefing, das jeder versteht – 5 Outsourcing-Tipps

Das Thema Outsourcing ist, egal in welcher Branche, präsenter als jemals zuvor. Im Grunde geht es beim Outsourcing darum, die Fleißarbeit jemand anderem zu übergeben, um selbst wieder Zeit für andere Punkte zu haben. Allerdings betrifft das Outsourcing schlussendlich nicht nur die Fleißarbeit, sondern oft auch Aufgaben, die man selbst nicht gut genug beherrscht. Um diese zu delegieren, braucht es ein umfassendes Briefing.

Ein passendes Beispiel könnte ein Texter sein, der eure Website mit hochwertigen Inhalten füllt, weil zwar jeder schreiben kann, oft aber ein gewisser Stil oder das Verständnis für die Optimierung von Texten fehlt. Oder ein ein Grafiker, der eure Website oder App mit vernünftigen Illustrationen ausstattet, da ihr selbst nicht sonderlich gut zeichnen könnt und vor allem nicht digital. Es könnte aber auch ein Programmierer sein, der für euch dynamische Elemente erstellt oder sogar ein angepasstes Content Management System.

Natürlich könntet ihr das alles auch irgendwie selbst erledigen. Ihr könnt schreiben, vielleicht sogar ein bisschen skizzieren und für die Programmierung gibt es ja genug Tutorials. Doch selbst wenn ihr es hinkriegt, fehlt euch zum einen die Zeit, zum anderen aber auch die Erfahrung, um es wirklich gut zu machen. Und genau dafür, gibt es das Outsourcing. Doch beim Outsourcing kommt nur dann Sinnvolles zurück, wenn das Briefing entsprechend hochwertig war. Dazu nun ein paar Tipps.

Warum das richtige Briefing so wichtig ist

Outsourcing kommt also immer dann zum Einsatz, wenn einem selbst die Fähigkeiten fehlen oder schlichtweg die Zeit, die eine Umsetzung beanspruchen würde. Das Problem beim Outsourcing ist seit jeher allerdings, dass externe Mitarbeiter einfach nicht so tief in einem Projekt drinstecken und sich in der Regel auch nicht einarbeiten. Sie haben mit eurer Firma, eurer Motivation, euren Gedanken und Wünschen, erst einmal rein gar nichts am Hut. Deshalb ist das Briefing so wichtig. Wer nicht genau sagt, was er sich wünscht, bekommt am Ende auch nicht das, was er erwartet.

Dann ist der Ärger auf beiden Seiten groß. Der Auftraggeber ist unzufrieden und möchte nicht zahlen, der Auftragnehmer hingegen hat alles nach besten Wissen und Gewissen abgearbeitet, verschiedene Punkte nur anders umgesetzt, da diese nicht oder nicht so richtig besprochen wurden. Wie schon gesagt: Auch wenn ihr selbst seit einem Jahr nichts anderes macht und voll in eurem Projekt versunken seid, fängt ein externer Mitarbeiter immer bei null an, ohne die Geschichte oder Motivation eines Projektes zu kennen.

Da ich selbst als Texter und Content-Manager immer wieder auf Kundenwünsche stoße, die schlecht beschrieben sind und hinterher diskutiert werden müssen, aber auch, weil ich für eigene Projekte immer mal wieder Grafiker briefen muss, möchte ich heute über das perfekte Briefing sprechen. Also auf was geachtet werden sollte und welche Punkte dabei besonders hervorgehoben werden müssen, um am Ende genau das zu bekommen, was gewünscht war.

Das perfekte Briefing für externe Mitarbeiter

Damit euer nächstes Briefing möglichst ideal ausfällt, habe ich hier fünf passende Tipps parat, die euch bei der Erstellung unterstützen und dafür sorgen, dass nichts vergessen wird.

1. Übersicht erstellen

   Bevor ihr den eigentlichen Auftrag besprecht, solltet ihr immer eine Übersicht erstellen. Geht es um eine Website, klärt kurz und doch ausführlich darüber auf, welche Motivation hinter dem Angebot steckt. Und zwar nicht so, dass es für Außenstehende gut klingt, sondern ehrlich.

   Wenn die einzige Motivation Geld verdienen ist, dann ist das eben so und muss, je nach Outsourcing-Bereich, auch berücksichtigt werden. Erstellt also eine ehrliche Übersicht über das Große Ganze, in das sich der eigentliche Auftrag einfügen wird.

2. Aufgabe beschreiben

   Jetzt geht es an die Aufgabe selbst. Was genau soll ausgelagert werden und zu welchem Zweck. Hier kann es gar nicht detailliert genug werden, denn alles was schriftlich festgehalten wurde, kann hinterher auch beanstandet werden. Zwar sollte die Aufgabenbeschreibung nicht mehrere Seiten füllen, doch sinnvolle und spezifische Stichpunkte sind wichtig, damit ein externer Mitarbeiter weiß, worauf es ankommt und worauf zu achten ist.

   Wenn ich beispielsweise als Texter arbeite, schreibe ich im eigenen Stil und versuche Semantik und SEO-Werte gleichermaßen zu berücksichtigen, damit der Text auch bei Google funktioniert. Manchmal kommt dann aber das Feedback zurück, dass man sich ja Tabellen und Stichpunkte vorgestellt hat und viel mehr Zwischenüberschriften, Keywords und so weiter und sofort. Alles schön und gut, doch wer eigene Vorstellungen hat, muss diese vorab eben auch benennen, sonst ist es schwer danach zu arbeiten. Und manchmal ist es aus Sicht eines Profis auch gar nicht so sinnvoll.

3. Qualitätsansprüche

   Wenn jemand für euch etwas programmiert, kann er das schnell und günstig tun oder den Code wochenlang optimieren. Ein Grafiker kann günstig und schnell Skizzen oder grobe Zeichnungen anfertigen, er kann aber auch fein bearbeitete Illustrationen erschaffen. Bei meinen eigenen Briefings versuche ich nach der Aufgabenbeschreibung, immer noch einmal auf meinen Qualitätsanspruch hinzuweisen.

   Lasse ich etwas programmieren, möchte ich beispielsweise kein jQuery oder anderes Framework, sondern Vanilla Javascript. Darauf muss ich hinweisen. Auch die Performance-Optimierung und ein sauberer Code, sind mir durchaus mehr Geld wert. Klärt also vorab schon, wie die Qualität aussehen muss. Seid dabei aber realistisch, denn Feintuning kostet Geld und auch wenn man alles gerne perfekt hätte, so ist dies in der Realität meist nicht machbar und auch nicht nötig.

4. Feedback geben

   Das Feedback geben gehört beim Outsourcing dazu, sollte aber auch Teil der Absprache sein. Stellt also vorab klar, dass ihr eine oder mehrere Nachbearbeitungen wünscht, wenn etwas nicht passt. Meist wird ein grober Entwurf erstellt, der dann zurückkommt, ihr gebt Feedback, in welche Richtung es gehen soll, das Ergebnis kommt nochmal zurück und wird, falls nötig, nach erneutem Feedback, wieder überarbeitet. Ein klassischer Workflow beim Outsourcing.

5. Seid keine Kontrollfreaks

   Persönlich habe ich einen großen Fehler. Ich glaube, das alles immer genau so sein muss, wie ich mir das vorstelle. Ist aber nicht so! In Wahrheit trifft ein Grafiker eigene Entscheidungen. Ein Programmierer sollte sich auskennen und schlägt mir vielleicht vor, dass jQuery, je nach Projekt, doch keine so schlechte Idee ist. Und ein Texter beschäftigt sich den ganzen Tag lang nur mit der bestmöglichen Textoptimierung, weiß also, worauf es ankommt und verdient ebenso ein wenig Vertrauen.

   Was ich sagen will ist: Seid keine Kontrollfreaks. Es muss nicht alles genau so sein, wie ihr es im Kopf habt. Klar, bei Fleißaufgaben soll nur nach Vorgaben bearbeitet werden, aber bei einem Outsourcing im größeren Stil, müssen die Externen auch mal eigene Entscheidungen treffen dürfen. Nicht zuletzt, um motiviert zu bleiben, denn nichts ist nerviger als für schlecht zahlende Kontrollfreaks zu arbeiten, die meinen sie hätten die Weisheit mit Löffeln gefressen. Wenn ihr so jemand seid, lasst das mit dem Outsourcing besser sein, denn es wird nicht funktionieren.

   Ich selbst habe mir über die Jahre beigebracht, dass es für alles Profis gibt, die mich ergänzen können, in Bereichen, in denen ich selbst eben kein Profi bin. Und meine Kunden ergänze ich, so wie hier gerade Peer, dem ich mit einem Artikel zur Seite stehe. Auch wir haben zu Beginn aber durchaus eine gewisse Einarbeitungszeit benötigt. Selbst mit dem besten Briefing, wird es immer eine Weile dauern, bis der Gegenüber die eigenen Ansprüche und Wünsche verinnerlicht hat. Gerade da ich selbst oft kontrovers schreibe und auch hier und da mal meine eigene Meinung habe, ist es nicht immer so leicht, die Vision eines anderen zu verstehen und nach ihr zu arbeiten.

   Inzwischen läuft unsere Zusammenarbeit aber sehr reibungslos, was auch daran liegt, das wir am Ball geblieben sind und uns einen gemeinsamen Workflow geschaffen haben. Da wir außerdem von Anfang an eine langfristige Kooperation angestrebt haben, war klar, dass sich das Engagement auszahlt. Bei Einmalaufträgen ist so etwas meist schwieriger, weil es eben zwangsläufig ein Weilchen dauert, bis es harmoniert.

Outsourcing geht nicht ohne Vorarbeit

Outsourcing spart Zeit, ist aber keineswegs mit einem Handschlag getan. Meist erfordert es eine gewisse Vorarbeit, damit das gewünschte Ziel bestmöglich vermittelt werden kann. Denkt immer daran, dass ihr vielleicht seit Wochen an nichts anderes denkt, ein externer Mitarbeiter bis eben aber noch an etwas völlig anderem gearbeitet hat.

Auch im Anschluss ist immer wieder Feedback nötig. Gerade wenn es etwas spezieller und größer wird, beispielsweise im Bereich 3D-Modelle oder Programmierung, ist das Feedback quasi ein üblicher Prozess geworden, sodass Dateien hin- und hergeschoben werden, mit genau markierten Änderungswünschen.

Externe Mitarbeiter haben außerdem immer eine Grenze des Machbaren. Für 100 Euro wird euch niemand zehn Überarbeitungen liefern, weil diese zu viel Zeit beanspruchen. Auf der anderen Seite könnt ihr nicht davon ausgehen, dass bei schlechtem Briefing alles noch einmal aufgerollt wird, nur weil ihr 10.000 Euro dafür bezahlt habt. Wer nicht gut kommuniziert, vorab und hinterher, verbrennt beim Outsourcing daher nur Geld und Nerven. Auch deshalb macht es Sinn, immer wieder mit den gleichen Leuten zu arbeiten, weil dann viel Kulanz und Verständnis vorhanden sind und gegenseitiges Vertrauen geschaffen wird.

Das Wichtigste ist und bleibt aber: Es muss nicht alles nach eurer Nase laufen. Viele scheitern an ihrem Kontrollwahn und Perfektionismus, weil sie meinen alles müsste genau so sein, wie es in ihrem Kopf gerade aussieht. So etwas ist aber unrealistisch und von Externen meist nicht zu erreichen. In diesem Fall macht es halt einfach selber.