Schlimmer und schlimmer wurd’s mit mir. Der Bogen war überspannt, als ich wie ein Irrer nach jedem zweiten Mausklick meine E-Mails checken musste. Ich würde mich als World Champion of Procrastination bezeichnen – und das zu meinem Übel auch noch im Schwergewicht.
Mir blieb nur eine Wahl, wenn ich wieder produktiv sein wollte: All meinen Restfokus in die Suche nach Möglichkeiten zu stecken, die mich zurück in einen gesunden Arbeitsfluss bringen, der Resultate zeigt. Ich war überzeugt, dass es selbst ein Aufbauseminar für gemeingefährliche Pitbulls schwer hätte, meine Disziplin in den Griff zu bekommen.
Zwei vielversprechende Methoden recherchierte ich mir: die Alpenmethode und das Eisenhower Prinzip. Tief durchgeatmet und los ging’s – beide Varianten unterzog ich dem Härtetest und verschmolz sie zu einer starken Kombination. Zum Wohl meiner Ziele und Arbeitsmoral und hoffentlich bringt es auch dich auf eine Produktivitätshöchstform.
Auf dich kommt die geballte Power aus zwei der beliebtesten To-Do Listen Strategien zu und ich gebe mein Bestes, sie dir nahe zu legen.
Die Alpenmethode verheiratet mit dem Eisenhower Prinzip – Eine To-Do Liste anlegen, die funktioniert
Zeitmanagement – ein Fremdwort für mich. Es gab bisher nur „zur Arbeit“ und „nach Hause“. Was ich schaffen konnte, indem ich akribisch plante, lehrte mich die Alpenmethode. Das Konzept lässt nicht viel Spielraum für Ausreden und mein Disziplintank war staubtrocken, nach dem Anlegen der Liste am Vortag.
Wer nicht darauf aus ist Kunden zu verärgern und noch schlimmer, Vorgesetzte auf der Matte stehen zu haben, der sollte sich – wie ich – Prioritäten setzten und die Liste nach Wichtigkeit abarbeiten. In diesem Punkt kommt der gute Eisenhower ins Spiel, dazu gleich mehr.
Der erste Tag verlief wie erhofft äußerst erfolgreich. Ich baute am Vortag für die Alpenmethode vorgesehene Zeitfenster ein, damit die geplanten Tasks auch nach Störungen und einem abschweifenden Geist noch zu erledigen waren, beachtete dabei das Eisenhower Prinzip und ging schlafen.
Ich arbeitete am nächsten Tag gut und konzentriert, so wie schon lange nicht mehr, vermutlich geht das zum Teil auf das Konto des Tests und der davon ausgehenden extra Motivation. Mein Plan war nun die Priorität, ich ließ mich nicht zu jeder Ablenkung hinreißen – maß meiner Zeit eine weitaus größere Bedeutung bei.
Die Alpenmethode und ihr Aufbau
In der A-L-P-E-N-Methode steckt ein Akronym.
Das A steht für das Notieren von Aufgaben, die es am Folgetag zu erledigen gibt, ganz wie eine übliche To-Do Liste. Dabei ist die Reihenfolge zu vernachlässigen, quasi ein Brainstorming. Zuvor nicht erledigte Aufgaben werden zusätzlich auf die Liste geschrieben.
Das L beinhaltet den nächsten Schritt: Das Schätzen der Länge. Dieser ist die Krux der Alpen-Methode und unterscheidet sie von anderen Konzepten – macht sie so effektiv. Wie du deine Aufgaben mit einer realistischen Arbeitszeit versiehst, hängt ganz von deiner Arbeitsweise ab. Um Stress zu vermeiden, sollten die Zeiten nicht zu eng geschnürt sein. Zeitlimits und Uhrzeiten für Termine sind jedoch genau zu planen.
P, wie Pufferzeiten einplanen. Ebenfalls ein charakteristischer Aspekt dieser Zeitmanagementmethode und ein Zusatz zum L. Gegen Frust effektiv und für gesprächige Ablenkungen die sanfte Art, mit dem Zurückerlangen meiner Produktivität klar zu kommen. Eine gängige Einplanung der Störfaktoren erfolgt nach dem 60/40 Prinzip. 60% der Zeit, die für eine bestimmte Aufgabe benötigt wird, steht für konzentriertes Schaffen, die anderen 40% funktionieren als Puffer, die Hälfte der 40% sind wiederum vorbehalten für spontane Störungen, die ungeplant passieren und ansonsten den Zeitplan ruinieren würden.
Beim Einrichten von Pufferzeiten dürfen Pausen nicht fehlen, denn ohne ausreichend Pausen sinkt die Leistungsfähigkeit – eine Bedrohung für den Zeitplan. Ich persönlich schaffe gerne eine Menge in der Früh – das erlaubt mir, Pausen zu nehmen, wenn ich sie brauche und Puffer nur bei wirklich wichtigen Aufgaben zu planen.
Kommen wir zum E – dem Treffen von Entscheidungen und damit dem Gastauftritt des Herrn Eisenhowers. Das Prinzip scheint nicht direkt etwas mit dem ehemaligen Präsidenten Eisenhower zu tun zu haben und war damit vermutlich auch nicht beteiligt am Sieg der Alliierten gegen die Nazis. Wir sprechen hier von irgendeinem Eisenhower.
Deine To-Do Liste muss nach Wichtigkeit gegliedert sein und abgearbeitet werden, somit lässt sich keine essentielle Aufgabe unter den Tisch kehren und da die wichtigsten Aufgaben zugleich die sind, dessen Konsequenzen bei Vernachlässigung wirklich unangenehm sein können, ist es nur von Vorteil, dem Eisenhower zu vertrauen.
Ich nahm mir sein Prinzip zu Herzen und strukturierte die Tasks nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Vorab gilt es zu klären, was Wichtigkeit und Dringlichkeit überhaupt bedeutet. Ich schwöre auf Kant und somit beschreibt Wichtigkeit die „Vielheit der Folgen“.
Aufgaben in dieser Kategorie wird ein gewisses Maß an Bedeutung zugeschrieben. Sie können allerdings auch dazu dienen, dich deinen persönlichen Zielen näher zu bringen, dann sind sie ebenfalls wichtig. Dringend sind hingegen Aufgaben, deren Bearbeitung in nächster Zukunft vollendet werden muss, um sie erfolgreich abzuschließen. Hat es noch Zeit, sich ihnen anzunehmen, sind sie nicht dringend. Ein Eisenhower behauptet nun also, es gäbe vier Wege mit seinen Tasks fertig zu werden.
Die Wege tragen die Titel A,B,C und D.
D-Aufgaben sind im Zweifel zu verwerfen, sie sind weder wichtig, noch dringend. Landen also gar nicht erst auf meiner To-Do Liste.
C-Aufgaben hingegen sind nur dringend zu erledigen, uns bleibt für diese Aufgaben nicht viel Zeit, allerdings spielt es nicht wirklich eine Rolle, wer diese erledigt, schließlich haben sie wenig Bedeutung für die persönlichen Ziele. Sie könnten also von Sabine, Virtual Assistants oder in kurzer Zeit von mir bearbeitet, in keinem Fall aber vor A und B Aufgaben gestellt werden. Dazu zählt es, mit dem Hund zu gehen, oder einen Haufen Rechnungen zu verschicken. Ich finde in der C-Kategorie oft die Tasks wieder, die ein nötiges Übel darstellen, mich aber nicht wirklich befeuern, sie sind nicht das, wofür ich morgens aufstehe.
B-Tasks sind da ein ganz anderes Kaliber. Diese Aufgaben sind wichtig, sie machen mir gewöhnlich Spaß und gehen leicht von der Hand, sie sind Aufgaben, die mich nach vorne bringen. Sie sind das, was für einen Künstler das tägliche Üben des Handwerks ist und was Training für Sportler bedeutet. B-Aufgaben – das Bloggen des Bloggers.
Nur A-Aufgaben sind bedeutsamer. Sie sind wichtig und dringend zugleich. Die Erfüllung eines Auftrages mit Deadline, der meinen finanziellen Zielen zugute kommt, oder aber die Besorgungen für Weihnachten, wenn Zeit mit der Familie eine Priorität ist.
Noch sind wir nicht durch mit der ALPEN-Methode, uns fehlt schließlich noch das N. N, wie Nachkontrolle. Ist meine Liste wirklich gut angelegt, passen meine Zeitfenster, meine Priorisierung, meine Puffer und sind auch unerfüllte Tasks vom Vortag mit eingeflossen? Habe ich es geschafft, heute alle Aufgaben zu Ende zu bringen, oder brauchen sie einen Platz auf der Liste für morgen?
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Zu guter Letzt vier mächtige Tipps, die deiner To-Do Liste die Kirsche aufsetzen.
- Ein Engel auf der linken Schulter und ein Teufel auf der rechten, streiten sich um deine Aufgabe. Das Teufelchen hat leider oft die besseren Argumente und wir lassen uns vom inneren Schweinehund aus dem proaktiven Mindstate in einen reaktiven Mindstate drängen. Die Aufgabe bleibt liegen und ich lande mit Chips und Heineken vor der Glotze.
Doch Lösung naht! Zusätzlich zu deinen Tasks, fügst du eine wenn…dann – Formulierung ein.
Beispiel: Wenn ich den Artikel fertig geschrieben habe, dann gehe ich direkt mit dem Hund raus; Ist es 14 Uhr, spreche ich mit einem meiner Mitarbeiter über das neue Projekt.Wenn…Dann Formulierungen sollen helfen, Cravings zu unterdrücken, sie sichern dich ab vor Ausreden und Gelegenheiten, dich gehen zu lassen.
- Das richtige Medium ist besonders wichtig für mich. Es ist bewiesen – Handgeschriebenes bleibt uns besser im Gedächtnis. Und meine Wahl.
Du ziehst es vielleicht vor, eine der unzähligen Apps zu wählen, die dich erinnern und sich schnell mit Tasks füllen lassen.
- Kenne dich, um eine perfekte To-Do Liste anzulegen. Ohne Meditation starte ich nicht gerne in den Tag, das bedeutet, ich werde sie in meine Liste mit einbauen. Ertrinke nicht in allem, was du zu tun hast, achte darauf, Luft zu schnappen. Dein Leben ist nicht die To-Do Liste.
Mir hilft es zudem den frühen Vogel zu spielen, die wichtigsten Arbeiten in der Früh zu erledigen, in eine entspannte Mittagspause gehen zu können und mich danach nicht davon stressen zu lassen, was ich noch alles zu tun habe und wie wenig Zeit mir bleibt.
- Sei clever! Lasse Mount Everest Tasks nicht in deine Liste. Mache sie zu kleinen Häppchen, die überschaubar sind. So fühle ich mich nicht nur dem Problem mächtig, sondern auch motiviert, es enlich anzupacken.
Wirf einen Blick auf die dir gegebene Zeit für ein Projekt und stückel es so weit auf, dass du ohne Probleme alles zur Deadline erledigt hast.
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Fazit
Eine Menge Wörter über ein wirklich wichtiges Thema, denn besonders Selbständige verlieren sich oft in ihren Aufgaben. To-Do Listen helfen einen klaren Kopf zu bewahren und nicht zuletzt, Erfolg zu haben. Dein Kopf ist nicht wie bei Hempels unterm Sofa!
PS: Die angefertigte To-Do Liste stahl mir ca. 20 Minuten und für diesen Gastartikel gab ich mir sogar sehr viel Mühe! Bist du einmal drin, geht das Ganze auch wesentlich schneller. Es kommt schließlich nicht oft vor, dass eine ganze Community deine Liste lesen möchte.
PPS: Dem, der einen ganzen Haufen kleiner Tasks zu bewältigen hat, steht diese To-Do Liste noch viel besser. Ich bin nicht allzu busy und Vieles ist bereits Routine.
Autor
Hey Leser! Ich bin Merlin Lauert, ein begeisterter Freelance-Texter und Blog-Connaisseur. Mehr von meiner Schreiberei findest du hier: merlinlauert.contently.com. Melde dich bei mir unter [email protected].