Heute stelle ich ein Zeitmanagement-Tool vor, das auf den Namen Clockodo hört.
Was dieses Tool kann, wie es genau funktioniert und für wen es sich eignet, erfahrt ihr im folgenden Artikel.
Hierbei handelt es sich um einen bezahlten Artikel.
Dafür wurde vom Kunden nur das Thema vorgegeben, aber keine positive Meinung oder inhaltliche Aussage erkauft.
Was ist Clockodo?
Bei Clockodo handelt es sich um ein Zeiterfassungstool. Damit kann man die eigenen Arbeitszeiten tracken und somit grundsätzlich erstmal herausfinden, wie lange man für bestimmte Arbeiten benötigt hat.
Aber Clockodo bietet darüber hinaus weit mehr Funktionen. Die gemessenen Zeiten können verschiedenen Projekten und Kunden zugeordnet werden. Mit Stundensätzen verbunden erhält man dadurch unter anderem eine Auswertung der erarbeiteten Umsätze.
Stundenzettel für einzelne Mitarbeiter, Projektbudget, umfangreiche Berichtvorlagen usw. runden das Tool ab.
Im Kern konzentriert es sich aber natürlich auf die Zeiterfassung. Aber warum ist das wichtig?
Das Thema Zeiterfassung
Selbständige haben selten einen normalen 8-Stunden-Tag. Meist werden viele Überstunden geschoben und grundsätzlich ist das ja auch nicht schlimm.
Allerdings liegen die Überstunden oft eben nicht in wirklich produktiver Arbeit begründet, sondern haben andere Gründe, wie etwa:
- Ablenkung durch Internet und Co.
- Bestimmte Arbeiten nehmen besonders viel Zeit in Anspruch, sind aber nicht effizient.
- Ständige Unterbrechnung und Multitasking, was sich nicht gut auf die Effizienz auswirkt.
Hier kommen Selbstdisziplin und Arbeitsorganisation zum Zuge. Damit kann man es schaffen, in weniger Zeit mehr zu erledigen. Aber dafür muss man zum einen die Situation erstmal analysieren und herausfinden, welche Arbeiten wie lange dauern und man muss später die umgesetzten Verbesserungsmaßnahmen ebenfalls auswerten und regelmäßig überprüfen.
Dazu ist es notwendig die Zeiten zu tracken und das kann man mit Clockodo tun. Mit Hilfe einer optisch ansprechenden Auswertung kann man dann sehen, für welche Arbeiten man wie lange gebraucht hat.
Ein zweiter wichtiger Einsatzbereich ist natürlich die Abrechnung von Kundenprojekten. Wer projektbasiert arbeitet, der muss seinen Kunden in der Regel nachweisen, wie viele Stunden für bestimmte Aufgaben angefallen sind, um diese dann abzurechnen. Hierfür ist eine exakte und stetige Erfassung der Arbeitszeiten notwendig.
Dadurch kann man dann ebenfalls herausfinden, welche Aufträge länger oder kürzer als erwarten gedauert haben. Das ist für zukünftige Kalkulationen natürlich sehr hilfreich.
Stoppuhr, Projekte und Kunden
Wie schon eben gesagt, kommt bei Selbständigen und besonders bei Freelancern der Arbeitszeiterfassung zur Projektabrechnung eine besondere Bedeutung zu.
Mit Hilfe der Stopuhr kann man die Start- und Endzeiten für einzelne Aufgaben sehr einfach erfassen und bestimmten Arbeiten und Projekten zuordnen.
Diese Stoppuhr ist einfach zu bedienen und man kann z.B. auch ältere Aufgaben fortsetzen und angeben, ob die aktuelle Aufgabe überhaupt abrechenbar ist. Mit wenigen Klicks wählt man die Projektdaten aus und es kann losgehen.
Die Stoppuhr ist einerseits natürlich im Browser nutzbar, aber das kann oft nicht optimal sein. So ist der Browser natürlich einer der Haupt-Ablenkungsfaktoren.
Und so bietet Clockodo zum einen einen Desktop-Client an. Diese Software gibt es für Windows, Mac und Linux und läuft in der Taskleiste. Damit hat man sehr schnellen Zugriff auf die Zeiterfassung und ist vom Browser unabhängig.
Für Smartphones gibt es zudem auch eine Lösung. Während Android-Geräte eine richtige App spendiert bekommen haben, nutzt man auf iOS Geräten eine Web-App. Das ist zwar leider nicht ganz so komfortabel wie eine native App, funktioniert aber genauso gut.
Übrigens kann man nicht gestoppte Zeiten manuell nachtragen. Wenn man also wirklich mal nicht dazu kommt die Arbeitszeit mit der Stoppuhr zu erfassen, ist das kein Problem.
Berichte und Integration
Wie oben schon angesprochen kann man ausführliche Auswertungen vornehmen.
Mit Hilfe diverser Filter kann man nach Kunde, Projekt, Leistung, Mitarbeiter, Abrechenbarkeit und Beschreibung sortieren.
Ebenso lassen sich beliebige Zeiträume einstellen und mit Hilfe von Diagrammen stellt man die Daten visuell ansprechend dar.
Die selbst erstellen Berichte kann man dann als Vorlagen speichern und jederzeit wieder verwenden.
Sehr nützlich ist die Integration von Clockodo in diverse Online-Rechnungslegungstool.
Anbindungen an Billomat, Easybill, Fastbill und Co. sorgen dafür, dass man auf Basis der erfassten Daten einfach und schnell Rechnungen erstellen kann. Hier zeigt sich ein großer Vorteil von Cloud-Lösungen. Wenn diese gut integriert sind, spart man viel Zeit.
Teamfähig
Übrigens ist Clockodo teamfähig. Mehrere Mitarbeiter können damit einfach und bequem verwalten werden. Alle können ihre Zeiten erfassen und in der Auswertung kann man diese dann den einzelnen Projekten und Kunden übersichtlich zuordnen.
So sieht man z.B. welcher Mitarbeiter wie viel zu einem Projekt beigetragen hat. Ebenso kann man dadurch gut vergleichen, wie viel abrechenbaren Arbeitszeit jeder Mitarbeiter auf Arbeit verbringt.
Aus Mitarbeitersicht ist so eine genaue Auswertung nicht immer ideal, aber aus Arbeitgebersicht ist das natürlich interessant.
Trotzdem sollte man gerade bei mehreren Mitarbeitern nicht allein nach den Minuten und Stunden gehen. In der modernen Arbeitswelt ist die alleinige Beurteilung nach Stechuhr sicher nicht mehr zeitgemäß, sondern es geht darum, was der Mitarbeiter unter dem Strich erledigt. Das sollte man als Chef beachten, wenn man so ein Tool einsetzt.
Ein umfangreiches Rechtesystem, welches die Zugriffsrechte der einzelnen Mitarbeiter regelt, ist übrigens ebenfalls vorhanden.
Für wen sinnvoll?
Alle, die mit Kunden und Projekten zu tun haben, werden ohne eine Zeitabrechnung oft nicht auskommen. Aber auch alle anderen Selbständigen können von einer Zeiterfassung profitieren.
Ich erfasse zwar nicht permanent meine Arbeitszeiten, aber immer mal wieder. Auf diese Weise überprüfe ich meine Effizienz und analysiere die diversen Aufgaben, die bei einem Selbständigen so anfallen. Auf diese Weise findet man schnell unproduktive Aufgaben und Zeiten und kann unter anderem herausfinden, welche Arbeiten man in Zukunft nicht mehr annehmen sollte oder was man am besten outsourced.
Clockodo kann man für 30 Tage kostenlos testen. Danach fallen für die erste Person 5 Euro brutto im Monat an, was wirklich Okay ist. Für weitere Mitarbeiter sind es je 4 Euro brutto im Monat.
Insgesamt finde ich Clockodo ziemlich gelungen und eine empfehlenswerte Zeiterfassung für Selbständige im Netz.