Wenn Kunden nicht zahlen wollen: Was tun?

Es muss nicht erst eine Krise wie die aktuelle entstehen, damit Kunden nicht zahlen oder es verweigern einen Auftrag entsprechend abzunehmen.

So etwas gibt es das ganze Jahr über und in nahezu allen Branchen.

Jeder Freiberufler oder Selbstständige hat vermutlich schon einmal erlebt, dass ein Kunde nicht zahlen wollte oder sich gänzlich weigerte einen Auftrag als erledigt anzusehen. So ist das eben, denn schwarze Schafe gibt es leider überall.

Die Frage ist nur, wie damit umgegangen werden sollte, wenn Kunden nicht zahlen wollen.

Was tun, wenn Kunden nicht zahlen wollen?

Gerade wenn so etwas zum ersten Mal passiert, ist die Ratlosigkeit oft entsprechend groß. Was also tun und wie reagieren? Wer hilft, wenn ein Kunde die Zahlung komplett verweigert und was sind die richtigen Schritte, zur richtigen Zeit?

In diesem Artikel möchte ich euch erklären, wie ruhig und friedlich reagiert werden kann, wenn es zu entsprechenden Problemen kommt. Natürlich kläre ich am Ende auch, wie sich Derartiges in Zukunft nach Möglichkeit vermeiden lässt.

Das Wichtigste, so viel sei vorab aber schon einmal gesagt, ist es, solche Dinge niemals durchgehen zu lassen oder gar zu ignorieren. Kommen solch miese Kunden einmal mit derartigem Verhalten durch, könnten sie es noch schließlich bei einem anderen versuchen. Doch schauen wir uns zunächst ein paar der harmlosen, freundlichen und gängigen Methoden an, bevor die Sache dann eskaliert.

Schritt 1: Die freundliche Erinnerung
Wenn ein Kunde auf die Idee kommt, einen Auftrag nicht zu bezahlen und die Rechnung offen im Raum stehen zu lassen, sollte zunächst eine freundliche Erinnerung erfolgen. Hier ist es meiner Meinung nach immer gut eine Art Standardschreiben parat zu haben, statt individuell etwas zu verfassen. So bleibt es immer neutral und nüchtern, es wirkt nicht persönlich und enthält auch keinerlei Emotionen oder unschöne Formulierungen.

Tatsächlich ist es gar nicht so unüblich, das mal die ein oder andere Rechnung kurzzeitig untergeht, liegen bleibt, bewusst verzögert wird oder die Rechnungsfrist schlichtweg nicht beachtet wurde. Kurze Fristen helfen dabei die Übersicht zu wahren. Eine freundliche Mail, dass die Rechnung derzeit noch offen ist und die Frist bald verstreicht oder schon verstrichen ist, wirkt außerdem meist Wunder.

Wie gesagt: Gerade bei kleinen Kunden kann es schon einmal passieren, dass eine Rechnung liegen bleibt und übersehen wird. Kein Grund zur Panik. Standardschreiben rausschicken und dann mal schauen, ob die Rechnung in den nächsten Tagen beglichen wird oder nicht.

Schritt 2: Letzte Chance gewähren
Persönlich bin ich einfach kein Freund davon, sofort rechtliche Schritte einzuleiten, Mahngebühren zu erheben oder ähnlich radikal vorzugehen. Also gibt es in der Regel immer eine letzte Chance auf Reaktion, aber dann auch nur noch wenige Tage. Dafür setzte ich zudem voraus, dass ich den Kunden telefonisch erreichen kann. Ist das nicht möglich, gibt es auch keine zweite Chance, da mir die Kommunikation per E-Mail in solchen Fällen doch etwas zu albern erscheint.

Erreiche ich den Kunden am Telefon, erkläre ich ihm ein letztes Mal den Sachverhalt. Dann mache ich auf die nächsten Schritte aufmerksam und weise ihn an, seine Rechnung entsprechend zu begleichen. Hier gewähre ich auch keine langen Fristen mehr. Entweder es wird jetzt direkt gezahlt oder eben nicht.

Schritt 3: Die Mahnung schreiben
Hilft Freundlichkeit nicht weiter, muss eine Mahnung geschrieben werden. Wo viele Unternehmen nun mehrmals mahnen und dabei gerne auch mal von Mahnung zu Mahnung immer höhere Mahngebühren berechnen, empfinde ich eine einzige Mahnung mit entsprechender Gebühr als vollkommen ausreichend. Das liegt allerdings auch daran, dass ich vorab bereits mehrmals freundlich nachgefragt habe. Jetzt schreibe ich also nicht ständig eine weitere Mahnung, sondern möchte das Thema vielmehr abschließen.

Die Mahnung macht die Sache in meinen Augen außerdem offiziell. Rechtlich gesehen ist die Mahnung, soweit ich weiß, übrigens gar nicht notwendig. Die Mahnung bietet dem Kunden nur abermals eine Chance, die offene Rechnung zu begleichen und damit alle Probleme aus dem Weg zu räumen. Es ist die letzte Gelegenheit, um rechtlichen Schritten aus dem Weg zu gehen.

Schritt 4: Der Zahlungsverzug
Ein Zahlungsverzug liegt laut § 286 BGB vor, wenn der Kunde bereits eine Mahnung erhalten hat, die Rechnung seit über 30 Tagen offen ist, ein Zahldatum vereinbart war, oder der Kunde klar die Weigerung zur Begleichung der Rechnung erklärt. Jetzt ist der Kunde in Zahlungsverzug, was bedeutet, dass ihr ein sogenanntes Mahnverfahren einleiten könnt.

Hier muss nun jeder selbst entscheiden, ob er seinem Kunden vorab noch einmal eine Warnung geben will, bevor dann weitere Schritte erfolgen. So wäre es durchaus denkbar, ihm die oben genannten Punkte zu erklären und darauf hinzuweisen, dass nun ein Mahnverfahren erfolgt, sollte die Rechnung nicht augenblicklich beglichen werden.

Schritt 5: Gerichtliches Mahnverfahren
Der letzte Schritt ist das gerichtliche Mahnverfahren einzuleiten. Hierzu ladet ihr euch einen Vordruck herunter, füllt diesen aus und schickt ihn an das zuständige Mahngericht. Dieses prüft euren Antrag, bearbeitet ihn entsprechend und schickt dem Kunden einen Bescheid zu. Der hat jetzt die Möglichkeit zu zahlen oder einen Widerspruch einzulegen, welcher ein Klageverfahren und eine Gerichtsverhandlung nach sich ziehen wird.

Der Mahnbescheid ist für beide Seiten unangenehm, da hier immer Kosten entstehen, die erst einmal bezahlt werden müssen, bevor es zu Ergebnissen kommt. Allerdings ist ein Mahnbescheid auch nur der letzte Weg, der eben bei Kunden angewandt wird, die einfach nicht freiwillig zahlen wollen und dementsprechend Probleme verursachen.

Niemals auf eine Zahlung verzichten

Was ich am Ende unbedingt noch einmal ansprechen möchte, ist, dass niemand auf eine Zahlung verzichten sollte, nur weil er sich den Ärger ersparen will. Es gibt ein paar schwarze Schafe, die so etwas gerne ausnutzen. Solche, die ganz bewusst kleine Aufträge erteilen, dann die Zahlung verweigern, nur um hinterher alles endlos in die Länge zu ziehen, in der Hoffnung, dass sowieso kein Mahnverfahren eingeleitet wird. Vielleicht weil sie denken, dass es euch zu kompliziert ist, vielleicht aber auch, weil sie darauf spekulieren, dass ihr den Aufwand oder die Kosten scheut.

Lasst solche Kunden niemals mit ihrer Masche davonkommen. Zahlt ein Kunde nicht, geht es meiner Meinung nach nicht mehr um das eigene Business, sondern darum, einen unehrlichen Geschäftspartner entsprechend zu vermerken. Nur wenn solche Dinge vor Gericht landen, offiziell werden, in den Akten erscheinen oder Ähnliches, haben sie auch Konsequenzen. Wenn nicht sofort, dann zumindest später, sobald sich derartige Einträge häufen oder es wieder vorkommt.

Einfach auf eine offene Rechnung und das damit verbundene Geld zu verzichten, ist jedenfalls eine ganz miserable Lösung. Selbst wenn es Stress und Kosten verursacht, solltet ihr solche Sachen jederzeit bis zum Ende gehen und derartige Geschäftspartner entsprechend aussortieren. In diesem Sinne hoffe ich, dass euch so etwas niemals passieren wird.

Alternativen

Wer solchen Dingen von Anfang an aus dem Weg gehen möchte, für den eignet sich eventuell ein sogenannter Rechnungstreuhänder bzw. eine Rechnungsvorfinanzierung. Dabei handelt es sich um Unternehmen, die eure Rechnungen gegen eine geringe Gebühr begleichen und den Betrag dann selbstständig und auf eigenes Risiko von eurem Geschäftspartner einfordern. Ein bisschen das Inkasso-Prinzip, bei dem aber erst einmal davon ausgegangen wird, dass anstandslos gezahlt wird. Wenn nicht, ist es allerdings nicht mehr euer Problem.

Habt ihr schon einmal Erfahrungen mit Nichtzahlern oder schlechten Kunden gemacht, bei denen mehrere Mahnungen notwendig waren?

Schreibt es in die Kommentare und teilt eure Erfahrungen.