Wer etwas verkauft, eine Dienstleistung anbietet oder sonstige Geschäfte abwickelt, muss dafür auch immer eine korrekte Rechnung schreiben. Ganz klar eigentlich und darüber sollte auch kein Unternehmer wirklich überrascht sein.
Doch trotz allem wissen viele Neulinge, die sich gerade erst selbständig gemacht oder ein Gewerbe angemeldet haben, noch nicht, was auf der Rechnung nun eigentlich genau angegeben werden muss. Viele Selbständige kopieren daher einfach das Design einer erhaltenen Rechnung. Doch das ist nicht besonders clever, zumal es keine Garantie für dessen Richtigkeit gibt. Was bei solchen Versuchen herauskommt, ist deshalb oft fehlerhaft und verstößt gegen geltende Gesetzte.
Helfen kann ein Rechnungs-Generator, zusammen mit unseren Tipps zu den notwendigen Pflichtangaben.
Alles eine Frage des Umfangs
Wer ständig Rechnungen schreiben muss, nutzt dafür sicherlich eine entsprechende Software oder einen Onlinedienst. Doch kleine Texter, Freiberufler oder Websitebetreiber, benötigen so einen Service meist nicht. Ihnen reicht eine Vorlage vollkommen aus.
So geht es auch mir. Ich schreibe nicht viele Rechnungen, nur eine Handvoll im Monat. Daher nutze ich auch kein kostenpflichtiges Tool oder Programm, sondern verwende für Rechnungen einen schnellen und schlichten Online Rechnungs-Generator. Der kann nicht viel, tut aber was er soll. Und weil der Umfang bei mir so gering ist, reicht er mir eben auch vollkommen aus und euch vielleicht ebenfalls. Es muss ja nicht immer eine komplizierte Lösung sein.
Online Rechnungs-Generator
Seit Jahren verzichte ich dabei auf irgendwelche Anmeldungen oder Umwege und nutze den kostenlosen Rechnungs-Generator von Paydirt. Der ist seit Ewigkeiten zuverlässig erreichbar und fertigt mir eine minimalistische Rechnung an.
Rechts über die Regler werden die Steuern und Währungen festgelegt, die Rechnung selbst wird ganz einfach über die Felder editiert. Das ist kein Hexenwerk, das ist keine schwierige Aufgabe, das alles ist blitzschnell erledigt und reicht für simple Rechnungen daher auch vollkommen aus.
Pflichtangaben auf einer Rechnung
Doch wie es nun einmal so ist, gibt es in Deutschland viele Kleinigkeiten zu beachten, um keine ungültige Rechnung auszustellen. Die Pflichtangaben sind das Wichtigste und wenn ihr Kleinunternehmer seid und keine Steuern aufführt, muss dies auch entsprechend auf der Rechnung angegeben werden.
Gar nicht so kompliziert, wie einige nun sicher denken, aber schauen wir uns die Pflichtangaben noch einmal genauer an, damit niemand einen Fehler macht und keine wichtigen Angaben vergisst.
Rechnungssteller und Empfänger
Ganz wichtig sind natürlich die vollständigen Angaben zu den Personen oder Unternehmen, die eine Rechnung ausstellen bzw. empfangen. Die komplette Anschrift muss hier korrekt angegeben werden und sollte natürlich auch keinerlei Fehler enthalten.
Rechnungs- und Lieferdatum
Zwingend notwendig ist auch die Angabe des Datums, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ebenso verlangt es ein Zahlungszeitraum bzw. den Zeitraum der Lieferung. Bei letzterem kann auch ein Zeitraum angegeben werden, hier ist kein fixes Datum notwendig.
Menge, Art und Kosten
Produkt oder Dienstleitung müssen aufgeschlüsselt auf der Rechnung vorhanden sein. Außerdem ist anzugeben, in welcher Menge/Stückzahl geliefert wird und welche Kosten dafür anfallen.
Rechnungsnummer
Ganz wichtig ist, dass jede Rechnung eine Rechnungsnummer besitzt. Diese Rechnungsnummer muss einzigartig sein. Zwar gibt es meines Wissens nach keine Vorschrift, die verlangt, dass Rechnungsnummern immer fortlaufend sind (also 1, dann 2, dann 3 und so weiter), aber ihr tut gut daran fortlaufende Nummern zu verwenden, schon aus Gründen der Übersicht und Zuordnung. Gerade wenn ihr ohne automatisierte Software arbeitet, sind einfache Zahlen am besten zu verwalten.
Nettosumme, Steuern und Gesambetrag
Am Ende muss natürlich auch der Nettobetrag, sowie der Betrag der Mehrwertsteuer einzeln auf der Rechnung angegeben werden, gefolgt von der zu zahlenden Gesamtsumme.
Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Steuernummer hat jeder und wer kein Kleinunternehmer ist, hat zusätzlich ggf. noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, welche dann auch auf der Rechnung stehen muss. Beides ist besonders wichtig, um später keine Probleme zu bekommen.
Rechnungs-Generator richtig ausfüllen
Gemeinsam mit den Pflichtangaben, lässt sich der Online Rechnungs-Generator wunderbar im Alltag einsetzten. Oben Links werden zunächst einmal die notwendigen Angaben zur Firma und Person gemacht. Rechts folgt die Rechnungsnummer, sowie der Zahlungszeitraum.
In der Beschreibung lassen sich Details oder Absprachen hinterlegen, Kleinunternehmer können hier den notwendigen Satz »Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.« einfügen. Dann folgen die Produkte und je nach Wunsch lassen sich auch noch weitere Einträge hinzufügen, indem ihr auf den Button »Add a line Item« klickt.
Ganz unten, bei den Payment Details, trage ich persönlich dann immer meine Zahlungsdaten und die notwendigen Steuernummern ein. Fertig ist die Rechnung.
Jetzt nur noch rechts auf »Download PDF« klicken und schon kann die fertige Rechnung heruntergeladen und verschickt werden. Ohne Anmeldung, ohne Speicherung der Daten, ohne irgendwas. Einfach so und vor allem ohne Barrieren. Mir gefällt das sehr gut.
Für Freelancer und Kleinunternehmer perfekt
Wie oben schon erwähnt, hat jeder größere Unternehmer und Selbständige sicherlich seine eigene Lösung für Rechnungen parat. Doch Kleinunternehmer oder Freelancer sind mit diesem Online Rechnungs-Generator durchaus gut beraten, wie ich finde. Und wer wie ich denkt und sich ungern irgendwo anmeldet oder Vorlagen speichert, nur um einmal im Monat eine Rechnung zu erstellen, der kann hier von überall aus schnell und einfach Rechnungen anfertigen. Egal wo und egal auf welchem Gerät. Auf die einfachste Art und Weise und ohne Software, Lizenz, Verwaltung oder ähnliches.
Wer dagegen eine Online-Lösung bevorzugt, kann sich auch mal den Artikel zu Fastbill genauer ansehen, indem Peer den Service unter die Lupe nimmt.
Wichtige Informationen zur den neuen Anforderungen bei digitalen Rechnungen und Belegen erfahrt ihr im Artikel über die GoBD.
Sagt mir in den Kommentaren doch mal was ihr davon haltet? Welche Lösung nutzt ihr selbst? Fehlt euch beim Online Rechnungs-Generator etwas? Ich freue mich auf euer Feedback.