Rechnungen schreiben – Basics der erfolgreichen Selbstständigkeit

Rechnungen schreiben - Basics der erfolgreichen SelbstständigkeitRechnungen schreiben gehört wohl mit zu den schönsten Aufgaben, wenn man selbstständig ist. Ganz besonders, wenn dies am Ende eines großen und anstrengenden Projektes geschieht.

Doch dabei muss man einiges beachten, um korrekte Rechnungen zu erstellen, sonst kann es zu Problemen mit dem Finanzamt kommen, die im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen oder sogar einer Steuerprüfung führen.

Im Folgenden gehe ich unter anderem darauf ein, welche Rechnungs-Software-Lösungen ihr nutzt, welche ich einsetze, auf was man beim Rechnungen schreiben achten muss und mehr.

Rechnungen schreiben

TarifCheck24 Kredit Hammer
Werbung

Rechnung schreiben ist relativ einfach und schnell erledigt. Allerdings muss man hier dennoch auf einige Dinge achten, um korrekte Rechnungen zu erstellen. Auch mir sind da schon Fehler unterlaufen und zudem hat sich in den letzten Jahren auch einiges verändert, auf das Selbstständige reagieren müssen.

Auf jeden Fall sind die Zeiten, in denen es reichte seine Rechnungen einfach mit einer Textverarbeitung oder einer Tabellenkalkulation zu schreiben, mittlerweile vorbei. Ordentliche Rechnungsprogramme sind Pflicht, um auf der sicheren Seite zu sein und auch den Überblick selbst nicht zu verlieren.

Da ist es ein wenig erschreckend, dass immer noch so viele die genannten Office-Programme nutzen, um ihre Rechnungen zu erstellen. Dabei gibt es doch mittlerweile viele interessante Online-Lösungen und sogar kostenlose Rechnungs-Generatoren, die es einem ermöglichen, das schnell und einfach zu machen.

Unveränderbarkeit nach GoBD

Ein wichtiger Punkt beim Rechnungen schreiben sind die Anforderungen nach den GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff). Diese gilt für alle Belege von Selbstständigen.

Eine zentrale Anforderung ist dabei die Unveränderbarkeit der Rechnungen. Deshalb fallen Rechnungen, die man z.B. in Word schreibt, da einfach raus, denn diese kann man im Nachinein verändern, ohne dass es einer mitbekommt. Stattdessen muss nach Abschluss einer Rechnung diese entweder nicht mehr veränderbar sein oder die Änderungen müssen in der Software manipulationssicher dokumentiert werden.

Moderne GoBD-gerechte Software-Lösungen bieten zudem die Digitalisierung von Papier-Belegen und damit die konforme Sicherung aller Eingangs- und Ausgangsdokumente an. Zwingend notwendig ist das nicht, denn Papier- und PDF-Rechnungen werden immer noch anerkannt, aber bei den eigenen Belegen (also vor allem Rechnungen) sollte man auf Nummer sicher gehen und eine GoBD gerechte Software nutzen.

WERBUNG
6 Monate kostenlos die Buchhaltungs-Software Lexoffice testen! Teste das professionelle Online-Tool lexoffice für Angebote, Rechnungen und mehr. Mit dem Gutschein-Code lx36m4y 6 Monate kostenlos. Ich nutze diese seit vielen Jahren und bin sehr zufrieden. www.lexoffice.de

Meine Erfahrungen beim Rechnungen schreiben

Ich schreibe schon seit Beginn meiner Selbstständigkeit Rechnungen. Damals natürlich vor allem an Webdesign-Kunden. Ich hatte mich gleich am Anfang für eine CMS-Software entschieden, mit der ich sehr bequem meine Kunden verwalten konnte und Rechnungen verfasst habe.

Diese Desktop Software hatte allerdings das Problem, dass sie nicht manipulationssicher war. Ich konnte also im Nachinein Rechnungen verändern und neu ausdrucken, ohne dass es in der Software in irgendeiner Form notiert wurde. Zudem erzeugte sie Word-Dokumente, die abgelegt wurden und natürlich ebenfalls leicht veränderbar waren.

Rechnungen schreiben - Basics der erfolgreichen SelbstständigkeitAuf Grund der GoBD habe ich mich dann vor einer Weile entschieden eine neue Lösung zu suchen. Ich habe vieles ausprobiert und es gibt einige gute Online-Lösungen zum Schreiben von Rechnungen in Deutschland.

Am Ende habe ich mich dann für lexoffice* entschieden, weil es für meine Anforderungen einfach die beste Lösung war und damit bin ich noch immer sehr zufrieden. Neben den vielen Möglichkeiten der Rechnungsverwaltung ist auch die Kundenverwaltung und die Zahlungshistorie/-verfolgung sehr hilfreich. Für andere wiederum ist wahrscheinlich die Online-Banking- und Steuerberater-Anbindung ein großer Pluspunkt.

Nutzt du eine GoBD konforme Sicherung deiner digitalen Belege?

Ergebnis anschauen

Das muss alles auf der Rechnung stehen

Basis einer korrekten Rechnung sind die enthaltenen Angaben. Hier gibt es einige Anforderungen, die erfüllt sein müssen. Im Folgenden ein kurzer Überblick:

  • Vollständiger eigener Name und Anschrift
  • Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
  • Rechnungs-Datum
  • eigene Steuernummer und ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • einmalige und idealerweise fortlaufende Rechnungsnummer
  • Das Wort “Rechnung” sollte draufstehen
  • Auflistung der gelieferten Produkte oder Leistungen mit Anzahl und Preis
  • Zeitpunkt der Produktlieferung oder der Leistungserbringung
  • Nettopreis in Euro
  • Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
  • Bruttopreis in Euro (zumindest bei privaten Kunden)

Es gibt hier zwar noch ein paar kleinere Unterschiede zwischen privaten und gewerblichen Kunden, aber wenn ihr diese Angaben auf eurer Rechnung habt, dann seid ihr auf der sicheren Seite. Der Vorteil einer guten Rechnungs-Software ist zudem, dass diese Pflicht-Angaben gefordert werden und ihr ggf. eine Fehlermeldung erhaltet, wenn etwas wichtiges fehlt.

Wer ausländische Kunden hat (in der EU und außerhalb), sollte zudem auf zusätzliche Angaben achten, wie z.B. der Hinweis auf das Reverse Charge Verfahren.

In einem anderen Artikel von mir findet ihr weitere ausführlichere Infos zu den Pflichtangaben auf Rechnungen, unter anderem bei der Kleinunternehmerregelung. Damit sollte das Rechnungen schreiben kein Problem mehr sein.

Mehr Tipps zu den Basics der Selbstständigkeit

In dieser Artikelserie stelle ich jeweils einen Faktor vor, um erfolgreich selbstständig zu sein. Dabei schildere ich natürlich vor allem meine eigenen Erfahrungen aus mehr als 10 Jahren Selbstständigkeit im Netz, gehe aber auch auf grundlegende Tipps und Basics ein.

Basics der Selbstständigkeit:
Leidenschaft, Kaufmännisches Wissen, Ziele, Finanzamt, Krankheit, Ordnung & Struktur, Finanzielle Rücklagen, Familie und Arbeit, Rückschläge nutzen, Neid, Fokussierung, Anpassung, Marke, Rechnungen, Büro, Privatleben, Motivation, Stress, Lernen, Ideen, Auftreten, Durchhaltevermögen, Werbung, Versicherungen, Liquidität, Vergleiche, Chancen, Technik, Altersabsicherung

Ich freue mich natürlich über eure Erfahrungen und Tipps zu den behandelten Themen.

Kostenloser Newsletter mit Tipps, Beispielen, Einblicken ...

  • Für den Versand unseres Newswletters nutzen wir rapidmail. Mit deiner Anmeldung stimmst du zu, dass die eingegebenen Daten an rapidmail übermittelt werden. Die Anmeldung erfolgt mit Hilfe des sogenannten Double-Opt-Ins. Dabei erhältst du eine Mail, in der du einen Bestätigungslink für den Newsletter findest. Nur wenn du diesen anklickst, wird deine Mail in den Newsletter-Versand aufgenommen.
    Weitere Informationen zum Newsletter-Versand, den Datenschutzmaßnahmen, Statistiken und deinen Rechten findest du in der Datenschutzerklärung.



Business Ideen
Werbung

4 Gedanken zu „Rechnungen schreiben – Basics der erfolgreichen Selbstständigkeit“

  1. Hallo Peer,

    danke für einen wieder mal sehr guten Artikel. ;-)

    Einen Tag vor Rechnungsausstellung für meine erste Dienstleistung wusste ich nicht genau, wie man eine Rechnung schreibt. Doch es war dann doch alles nur halb so schlimm. Als Arbeitnehmer schreibt man eben keine Rechnungen, sodass man, wenn man in die Selbständigkeit geht, einiges dazulernen muss.

    Viele Grüße
    Sladjan

    Antworten
  2. Ich muss zugeben, dass ich auch nur Excel nutze und letztendlich dann eine PDF erzeuge, die ich per E-Mail an meine Kunden schicke. Mein Problem mit (bisher allen) Programmen ist, dass ich die Rechnungen nicht genug an meine Bedürfnisse anpassen kann – habe zumindest noch keines gefunden, bei dem es passt. Manche “Posten” rechne ich pauschal ab. Als Texterin gibt es aber bei mir auch immer mal Artikel, die ich pro Wort bezahlt bekomme – und das hat mir kein Programm bis jetzt sauber anbieten können, dieses korrekt in der Rechnung darzustellen… leider.

    Antworten
    • Ich nutze Sevdesk und mache dort genau das. Manche Dinge rechne ich pauschal, andere nach Zeitaufwand oder Wortzahl. Probier es gern aus!

      Antworten
  3. Danke für diesen Artikel! Habe mich sehr darüber gefreut mal einen verständlichen und übersichtlichen Artikel über die Basics der Selbstständigkeit zu lesen. Ich selbst bin auch selbstständig und finde die Tipps sehr hilfreich für Anfänger. Besonders gut ist die Auflistung der Dinge auf die man achten sollte.

    Antworten

Schreibe einen Kommentar