Rechnungen schreiben gehört wohl mit zu den schönsten Aufgaben, wenn man selbstständig ist. Ganz besonders, wenn dies am Ende eines großen und anstrengenden Projektes geschieht.
Doch dabei muss man einiges beachten, um korrekte Rechnungen zu erstellen, sonst kann es zu Problemen mit dem Finanzamt kommen, die im schlimmsten Fall zu Nachzahlungen oder sogar einer Steuerprüfung führen.
Im Folgenden gehe ich unter anderem darauf ein, welche Rechnungs-Software-Lösungen ihr nutzt, welche ich einsetze, auf was man beim Rechnungen schreiben achten muss und mehr.
Rechnungen schreiben
Rechnung schreiben ist relativ einfach und schnell erledigt. Allerdings muss man hier dennoch auf einige Dinge achten, um korrekte Rechnungen zu erstellen. Auch mir sind da schon Fehler unterlaufen und zudem hat sich in den letzten Jahren auch einiges verändert, auf das Selbstständige reagieren müssen.
Auf jeden Fall sind die Zeiten, in denen es reichte seine Rechnungen einfach mit einer Textverarbeitung oder einer Tabellenkalkulation zu schreiben, mittlerweile vorbei. Ordentliche Rechnungsprogramme sind Pflicht, um auf der sicheren Seite zu sein und auch den Überblick selbst nicht zu verlieren.
Da ist es ein wenig erschreckend, dass immer noch so viele die genannten Office-Programme nutzen, um ihre Rechnungen zu erstellen. Dabei gibt es doch mittlerweile viele interessante Online-Lösungen und sogar kostenlose Rechnungs-Generatoren, die es einem ermöglichen, das schnell und einfach zu machen.
Unveränderbarkeit nach GoBD
Ein wichtiger Punkt beim Rechnungen schreiben sind die Anforderungen nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese gilt für alle Belege von Selbstständigen.
Eine zentrale Anforderung ist dabei die Unveränderbarkeit der Rechnungen. Deshalb fallen Rechnungen, die man z.B. in Word schreibt, da einfach raus, denn diese kann man im Nachinein verändern, ohne dass es einer mitbekommt. Stattdessen muss nach Abschluss einer Rechnung diese entweder nicht mehr veränderbar sein oder die Änderungen müssen in der Software manipulationssicher dokumentiert werden.
Moderne GoBD-gerechte Software-Lösungen bieten zudem die Digitalisierung von Papier-Belegen und damit die konforme Sicherung aller Eingangs- und Ausgangsdokumente an. Zwingend notwendig ist das nicht, denn Papier- und PDF-Rechnungen werden immer noch anerkannt, aber bei den eigenen Belegen (also vor allem Rechnungen) sollte man auf Nummer sicher gehen und eine GoBD gerechte Software nutzen.
Meine Erfahrungen beim Rechnungen schreiben
Ich schreibe schon seit Beginn meiner Selbstständigkeit Rechnungen. Damals natürlich vor allem an Webdesign-Kunden. Ich hatte mich gleich am Anfang für eine CMS-Software entschieden, mit der ich sehr bequem meine Kunden verwalten konnte und Rechnungen verfasst habe.
Diese Desktop Software hatte allerdings das Problem, dass sie nicht manipulationssicher war. Ich konnte also im Nachinein Rechnungen verändern und neu ausdrucken, ohne dass es in der Software in irgendeiner Form notiert wurde. Zudem erzeugte sie Word-Dokumente, die abgelegt wurden und natürlich ebenfalls leicht veränderbar waren.
Auf Grund der GoBD habe ich mich dann vor einer Weile entschieden eine neue Lösung zu suchen. Ich habe vieles ausprobiert und es gibt einige gute Online-Lösungen zum Schreiben von Rechnungen in Deutschland.
Am Ende habe ich mich dann für lexoffice entschieden, weil es für meine Anforderungen einfach die beste Lösung war und damit bin ich noch immer sehr zufrieden. Neben den vielen Möglichkeiten der Rechnungsverwaltung ist auch die Kundenverwaltung und die Zahlungshistorie/-verfolgung sehr hilfreich. Für andere wiederum ist wahrscheinlich die Online-Banking- und Steuerberater-Anbindung ein großer Pluspunkt.
[the_ad id=“19364″]Das muss alles auf der Rechnung stehen
Basis einer korrekten Rechnung sind die enthaltenen Angaben. Hier gibt es einige Anforderungen, die erfüllt sein müssen. Im Folgenden ein kurzer Überblick:
- Vollständiger eigener Name und Anschrift
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Rechnungs-Datum
- eigene Steuernummer und ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- einmalige und idealerweise fortlaufende Rechnungsnummer
- Das Wort „Rechnung“ sollte draufstehen
- Auflistung der gelieferten Produkte oder Leistungen mit Anzahl und Preis
- Zeitpunkt der Produktlieferung oder der Leistungserbringung
- Nettopreis in Euro
- Umsatzsteuersatz und Umsatzsteuerbetrag
- Bruttopreis in Euro (zumindest bei privaten Kunden)
Es gibt hier zwar noch ein paar kleinere Unterschiede zwischen privaten und gewerblichen Kunden, aber wenn ihr diese Angaben auf eurer Rechnung habt, dann seid ihr auf der sicheren Seite. Der Vorteil einer guten Rechnungs-Software ist zudem, dass diese Pflicht-Angaben gefordert werden und ihr ggf. eine Fehlermeldung erhaltet, wenn etwas wichtiges fehlt.
Wer ausländische Kunden hat (in der EU und außerhalb), sollte zudem auf zusätzliche Angaben achten, wie z.B. der Hinweis auf das Reverse Charge Verfahren.
In einem anderen Artikel von mir findet ihr weitere ausführlichere Infos zu den Pflichtangaben auf Rechnungen, unter anderem bei der Kleinunternehmerregelung. Damit sollte das Rechnungen schreiben kein Problem mehr sein.
Mehr Tipps zu den Basics der Selbstständigkeit
In dieser Artikelserie stelle ich jeweils einen Faktor vor, um erfolgreich selbstständig zu sein. Dabei schildere ich natürlich vor allem meine eigenen Erfahrungen aus mehr als 10 Jahren Selbstständigkeit im Netz, gehe aber auch auf grundlegende Tipps und Basics ein.
[the_ad id=“18185″]Ich freue mich natürlich über eure Erfahrungen und Tipps zu den behandelten Themen.