Es gibt viele Fachbegriffe wenn es darum geht das Erreichen von Zielen und die Erledigung von Aufgaben zu bewerten.
Effizient zu arbeiten ist dabei eine wichtige Grundlage für den Erfolg in der Selbständigkeit, da unsere zeitlichen Ressourcen begrenzt sind.
In diesem Artikel geht es um die Frage, was Effizienz eigentlich ist und es gibt die ersten 3 Tipps, um effizienter zu arbeiten.
Was ist Effizienz?
Es gibt neben der Effizienz noch andere Begriffe, die im Zusammenhang mit der beruflichen Arbeit stehen. Wie unterscheiden diese sich und was macht Effizienz genau aus?
Effizienz
Die Effizienz, oft auch als Wirtschaftlichkeit bezeichnet, stellt Ertrag ins Verhältnis zum Aufwand. Im Grund geht es darum, ein vorgegebenes Ziel, z.B. die Erledigung einer bestimmten Aufgabe, mit möglichst wenig Aufwand zu erreichen.
Effizienz kann auch bedeuten, dass man mit einem vorgegebenen Aufwand, wenn man also z.B. 4 Stunden Zeit hat, den größtmöglichen Nutzung zu erzielen.
Effizient zu sein bedeutet also, mit möglichst wenig Arbeitseinsatz (Zeit, Aufwand) möglichst viel zu erreichen. Meist wird aber von einem fest definierten Ziel ausgegangen.
Effektivität
Effektivität dagegen dreht sich lediglich um die zu erreichenden Ziele, während der Aufwand dabei keine Rolle spielt. Oft wird Effektivität als „Die richtigen Dinge tun“ beschrieben.
Ob ich also zum Schreiben eines 1.000 Wörter-Artikels für meinen Blog meinen Desktop-PC, mein iPad oder meinen iPod Touch nutze ist erstmal egal. Alle 3 Methoden ist effektiv, wenn ich damit den Artikel fertig stelle.
Am effizientesten ist allerdings der Desktop-PC, da ich mit den beiden anderen Geräten, besonders dem iPod Touch, viel länger brauche.
Bei der täglichen Arbeit eines Selbständigen steht die Effektivität an erster Stelle, da es primär darum geht die gesteckten Ziele überhaupt zu erreichen.
Wie man diese mit möglichst wenig Aufwand erreicht, ist dann eine Frage der Effizienz.
Das Pareto-Prinzip
Man sieht ganz klar Parallelen zu meinem geliebten 80/20-Prinzip.
Diese auch als Pareto-Prinzip bekannte Theorie geht davon aus, dass manche Arbeiten mehr zum Gesamtergebnis beitragen als andere, obwohl alle einen ähnlichen Aufwand bedeuten. Diese sind also effizienter als andere.
Allerdings gibt es natürlich Arbeiten die wichtiger sind als andere, während manche nicht so entscheidend für das Gesamtergebnis sind, weshalb man auch effektiv arbeiten muss.
In der Praxis bestehen Aufgaben für Selbständige meist aus mehreren oder sogar vielen Teilaufgaben. Hier gilt es für den Selbständigen herauszufinden welche Teilaufgaben die wichtigsten für die Zielerreichung sind (Effektivität) und wie man diese mit möglichst wenig Aufwand erledigen kann (Effizienz).
Produktivität
Ein weiterer Begriff, der immer wieder auftaucht, ist die Produktivität. Hierbei geht es vor allem darum, möglichst viel zu schaffen. Der eingesetzte Aufwand spielt eine ungeordnete Rolle. Es geht nicht primär darum, möglichst wenig Aufwand zu betreiben.
Es ist bei der Produktivität völlig Okay mehr Aufwand zu investieren, wenn man dadurch mehr Aufgaben erledigen kann. Das ist natürlich wichtig, da es für Selbständige immer eine lange ToDo-Liste gibt.
Produktivität und Effizienz haben eine recht ähnliche Ausrichtung bei der Erreichung von Zielen, wobei der Fokus bei der Produktivität auf dem „viel erledigen“ liegt und bei der Effizienz auf „wenig Aufwand“.
Warum ist Effizienz wichtig?
Es ist immer wieder zu beobachten, dass Selbständige gleich effektiv sind, das heißt sie schaffen die gleichen Ziele und erledigen die gleichen Aufgaben. Allerdings gibt es einen wichtigen Unterschied.
Der eine Selbständige schafft es in 6 Arbeitsstunden pro Tag und kann sich dann noch mit anderen Dingen beschäftigen oder sogar mal eher Feierabend machen. Der andere Selbständige sitzt dagegen noch am Abend an den Aufgaben und wird damit erst in der Nacht fertig. Und das läuft fast jeden Tag so.
Der Unterschied zwischen beiden ist die Effizienz und das hat natürlich weitreichende Auswirkungen. Der effizientere Selbständige könnte weitere Aufgaben annehmen und so produktiver sein, aber er könnte auch mehr Freizeit machen und so seine Gesundheit schonen und eine gute Work/Life-Balance erreichen.
Der zweite Selbständige erreicht zwar die selben Ergebnisse, aber dafür fehlt ihm die Freizeit und auf Dauer wird sich das nicht gut auf seine Gesundheit auswirken.
Deshalb ist es für Selbständige sehr wichtig effizient zu arbeiten, um die gesteckten Aufgaben und Ziele mit dem geringst möglichen Aufwand (bei gleicher Qualität der Ergebnisses) zu erreichen.
Und aus eigener Erfahrung weiß ich, dass die Effizienz immer verbesserungswürdig ist.
Die ersten 3 Effizienz-Tipps
Im Folgenden stelle ich die ersten 3 Tipps vor, mit denen man effizienter arbeiten kann.
Dabei habe ich versucht, die Tipps nach ihrer Umsetzungsreihenfolge zu sortieren, wobei diese teilweise auch ineinander greifen oder parallel ablaufen.
Planung
Die Grundlage für effizientes Arbeiten bildet eine gute Planung. Um Aufgaben effizient abarbeiten zu können und seine Ziele effizient zu erreichen, muss man erstmal wissen, welche Ziele und Aufgaben dies sind. Am Beginn der Effizienz steht also die Effektivität.
Mit Methoden wie dem Eisenhower Prinzip kann man das wichtige vom unwichtigen trennen und das dringende vom nicht dringenden. Dieses Prinzip hilft schon im Vorfeld dabei, nur die Aufgaben zu finden, die man selber erledigen muss. Zudem weiß man, bis wann das der Fall sein muss.
Auf dieser Grundlage erstellt man nicht nur eine ToDo-Liste, sondern am besten einen Wochen- und einen Tagesplan.
Die Aufgaben sollten zudem in „handliche“ Stücke unterteilt werden.
Alternativen bewerten
Dann geht es um die Frage, wie man die einzelnen Aufgaben erledigt. Wie oben schon ausführlich erläutert, geht es bei der Effizienz um das „Wie“.
Dazu sollte man den Aufwand verschiedener „Erledigungsalternativen“ einschätzen und beurteilen. Am Ende entscheidet man sich für den Weg, der den wenigsten Aufwand bei gleichbleibendem Ergebnis verspricht.
Es ist oft jedoch nicht so einfach, den Aufwand im Vorfeld einzuschätzen. Deshalb muss man die verschiedenen Alternativen meist ausprobieren. Gerade Existenzgründer müssen die effizienteste Vorgehensweise erstmal finden.
Man sollte aber auch später immer mal wieder Alternativen testen um sicherzustellen, dass man immer noch den effizientesten Weg nutzt.
Am Plan festhalten
Es ist wichtig, dass man am Plan festhält. Oft kommt es vor, dass man während der Umsetzung einer Aufgabe neue Ideen hat oder auf weitere neue Aufgaben stößt, die man gern erledigen würde. Diesem Drang sollte man nicht nachgeben, sondern die Aufgabe wie geplant umsetzen.
Oft sinkt die Effizienz gerade durch solche zusätzlichen kleinen Dinge, die man gleich auch noch erledigt. Hier ist die 80/20 Regel eine gute Möglichkeit, sich weiterhin auf das wesentliche zu konzentrieren.
Stößt man auf Probleme, die man vorher nicht bedacht hat und die die ganze Aufgabe und das Ziel in Frage stellen, muss man natürlich reagieren. Ändern die neuen Ideen und Aufgaben allerdings nichts am geplanten Ergebnis der gerade durchgeführten Aufgabe, so sollte man diese auch wie geplant umsetzen.
Fazit
Wer nicht effizient arbeitet kann zwar auch erfolgreich sein, dass aber meist auf Kosten von vielen Überstunden und Stress.
Deshalb ist es wichtig, dass man als Selbständiger nicht immer nur auf „mehr und mehr erledigen“ aus ist, sondern immer auch im Auge behält, wie man dies mit möglichst wenig Aufwand erreicht.
Eine gute Planung mit einer Abwägung der Alternativen nach ihrer Effizienz bei der Umsetzung ist dabei sehr wichtig.
So geht es weiter
Im folgenden Artikel dieser Serie stelle ich 4 weitere Tipps für effizienteres Arbeiten vor.