Kostenlose Projektmanagement Software: Die 8 besten gratis Tools

Projekte planen, Aufgaben verteilen, Deadlines im Blick behalten – dafür musst du keinen Cent ausgeben. Wir zeigen dir die besten kostenlosen Projektmanagement-Tools, was ihre Gratis-Tarife im Alltag wirklich taugen und wo ihre Limits sind.

Projektmanagement-Software gehört zu den wenigen Tool-Kategorien, in denen du für den Einstieg wirklich kein Budget brauchst. Fast jeder Anbieter lockt mit einem dauerhaft kostenlosen Tarif – in der Hoffnung, dass du irgendwann in einen Bezahl-Plan hineinwächst.

Für dich als Solo-Selbständiger oder kleines Team ist das eine komfortable Ausgangslage. Ob Kanban-Board für die Content-Produktion, Aufgabenliste für Kundenaufträge oder komplette Projektplanung mit Zeitleiste: Für jeden dieser Fälle findest du ein Tool, das dich dauerhaft nichts kostet.

Die Kunst liegt in der Auswahl. Denn die Gratis-Tarife unterscheiden sich massiv darin, wo sie dich einschränken – und ob diese Einschränkung für deine Arbeitsweise überhaupt eine Rolle spielt.

Was kostenlose Projektmanagement-Tools können – und wann ein Upgrade lohnt

Alle Tools in diesem Vergleich haben echte Gratis-Tarife, die du zeitlich unlimitiert kostenlos nutzen kannst. Der funktionale Kern des Projektmanagements ist dabei überall kostenlos:

• Aufgaben verwalten. Tasks anlegen, Verantwortlichen zuweisen, mit Terminen, Checklisten und Anhängen versehen – das beherrscht jeder Gratis-Tarif in diesem Vergleich.
• Kanban-Boards. Die Spalten-Ansicht mit verschiebbaren Karten ist nahezu bei allen Anbietern im Gratis-Tarif inkludiert (und bei Trello die absolute Basis)
• Synchronisation & rudimentäres kollaboratives Arbeiten. Kommentare an Aufgaben und geteilte Boards gibt es bei allen Anbietern, die mehrere Nutzer zulassen. und mobile Apps gehören ebenfalls zum kostenlosen Standard.

Die Großzügigkeit der Anbieter kennt aber Grenzen. Denn der Hintergedanke ist natürlich schon, dass Gratis-Nutzer früher oder später die Kreditkarte zücken. Zumeist nur in Premium-Plänen zu finden sind:

• Terminplanung mit Gantt und Zeitleisten. Vollwertige Gantt-Funktionen zum Nulltarif bekommst du nur bei OpenProject und bei ClickUp. Alle anderen Anbieter verlangen dafür Geld.
• Automatisierungen und Reportings. Trello und Airtable gewähren immerhin monatliche Kontingente an Automatisierungs-Läufen. Dashboards und detaillierte Auswertungen bekommst du nur über Upgrades.
• Großzügiger Speicherplatz. Speicherplatz ist in den Gratis-Tarifen knapp bemessen. Bei ClickUp sind 60 Mbyte inklusive, Notion erlaubt nur Uploads von maximal 5 Mbyte pro Datei.
• Zusätzliche Nutzer-Lizenzen: Während Notion nur allein kostenlos genutzt werden kann und monday.com nur maximal einen Team-Partner erlauben, kennen ClickUp und Miro selbst im Gratis-Tarif kein Nutzerlimit.
• Hohe / unbegrenzte Zahl an Projekten oder Boards: Miro erlaubt kostenlos nur 3 Boards, Todoist 5 Projekte. Für einen klar umrissenen Anwendungsfall reicht das, für eine Agentur oder auch Freelancer mit vielen parallelen Kundenprojekten nicht.

Wann lohnt ein Upgrade? Ein klares Signal ist, wenn du für deinen Anwendungsfall Hilfskonstruktionen brauchst. Also etwa eine Excel-Zeitleiste neben dem eigentlichen Tool pflegst, weil die Gantt-Ansicht hinter der Bezahlschranke liegt. Hier solltest du den Aufwand nicht außer Acht lassen, den die Pflege eines solchen doppelten Setups mit sich bringt.

Auch zusätzliche Nutzer-Zugänge, ausgereizte Speicher- oder Projekt-Kontingente und der Wunsch nach Automatisierungen sind typische Upgrade-Auslöser. Ein einzelnes vermisstes Feature zählt dagegen nicht – oft schließt eine Integration oder ein zweites Gratis-Tool die Lücke genauso gut.

Auf einen Blick: Die besten kostenlosen Projektmanagement-Tools

ClickUp – bester Gratis-Tarif + bestes All-in-One-Projektmanagement. ClickUp kombiniert Aufgaben, Dokumente, Whiteboards und Zeiterfassung in einem Workspace. Wenn du Projekte, Prozesse und Dokumentation zusammen abbilden willst, statt drei separate Plattformen zu betreiben, ist ClickUp die beste Wahl. Der Gratis-Tarif mit unbegrenzten Nutzern reicht für die meisten Anwendungsfälle dauerhaft aus.

monday.com – intuitivste Bedienung. Visuelles Work-OS mit farbcodierten, extrem flexiblen Boards. Die richtige Wahl, wenn dein Team eine Oberfläche braucht, die ohne Schulung funktioniert und trotzdem mit Automatisierungen und Dashboards mitwächst. Der Gratis-Tarif ist mit 2 Nutzern und 3 Boards vor allem etwas für Solo-Selbständige.

Miro – bestes visuelles Projektmanagement per Whiteboard. Die digitale Pinnwand für Kickoffs, Brainstormings und Retrospektiven. Strukturell eher eine Ergänzung zu einem klassischen Projektmanagement-Tool, wird Miro vielfach auch erfolgreich als einzige Projekt-Software verwendet. Guter Gratis-Tarif ohne Nutzerlimit.

Notion – flexibelster Projekt-Baukasten. Notion ersetzt keine spezialisierte Projektmanagement-Suite, ist aber für kleine Teams und Selbständige eine charmante Lösung, um Projekte, Notizen und Wissen in einem Workspace zu bündeln. Als Einzelnutzer arbeitest du praktisch ohne Limits kostenlos.

Todoist – beste Aufgabenverwaltung für Solo-Selbständige. Eine blitzschnelle To-do-Liste mit Projektstruktur. Wenn du hauptsächlich alleine arbeitest und bei überschaubaren Projekten (maximal 5 gleichzeitig) nicht den Überblick verlieren willst, reicht der Gratis-Tarif oft dauerhaft.

OpenProject – bestes Open-Source-Projektmanagement & bestes deutsches Tool. Die Software aus Berlin bekommst du als Community Edition komplett kostenlos zum Selbst-Hosten (etwa Ionos VPS für 4 Euro / Monat mit wenigen Klicks), inklusive Gantt-Diagrammen und Scrum-Boards. Volle Datenhoheit, dafür mit technischem Aufwand beim Betrieb.

Trello – bestes Kanban-Tool. Das sehr visuell orientierte Tool bringt Aufgaben als Karten auf Boards und ist in wenigen Minuten startklar. Der Gratis-Tarif inkludiert bis zu 10 Boards mit unbegrenzten Karten, Einschränkungen gibt es bei Individualisierungen (Optik, benutzerdefinierte Feldern …).

Airtable – bestes tabellenbasiertes Tool. Airtable verbindet die Einfachheit einer Tabelle mit der Struktur einer relationalen Datenbank. Wenn deine Projekte vor allem aus strukturierten Daten bestehen (Redaktionspläne, Produkt-Kataloge, Event-Planung) und du schon von Excel nicht genug bekommen kannst deine Augen leuchten.

Meine Erfahrungen und Empfehlungen

Johannes Haupt (Chefredakteur Selbständig im Netz, Dozent TH Köln)

In kaum einem Online-Software-Feld (neben vielleicht noch CRM– und E-Mail-Marketing-Tools, wobei es hier vielfältige Überschneidungen gibt) hast du so sehr die Qual der Wahl wie bei Projektmanagement-Tools. Und in kaum einem Feld lässt sich so wenig generalisieren, was „das beste Tool“ ist.

Das gilt vielleicht sogar in besonderem Maße für den Gratis-Bereich. Denn während du etwa bei SEO-Tools in den Gratis-Varianten massive funktionale Einschränkungen hast, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass du bei Tools wie ClickUp, Notion oder Todoist selbst bei regelmäßiger Nutzung niemals deine Kreditkarte zücken wirst.

Projektmanagement-Tools bieten historisch einen großen kostenlosen Umfang, auch wenn einige Anbieter hier in den letzten Jahren sukzessive zurückruderten.

Waren im Gratis-Tarif von Asana bis 2023 noch 15 Nutzer inklusive und anschließend noch 10 Nutzer inklusive, können inzwischen nur noch 2 Nutzer in einem funktional stark beschnittenen Workspace kostenlos zusammenarbeiten. Das Tool findet sich darum ebenso wenig in meinem Vergleich wie Basecamp, dessen Gratis-Tarif mit nur einem einzigen inkludierten Projekt de facto eine gratis Testphase ist.

Für meine kleine Medienfirma habe ich alle Tools in diesem Vergleich – und mehrere Dutzend weitere – ausführlich getestet oder im produktiven Betrieb gehabt, eigentlich immer angefangen mit der kostenlosen Version. Mal fehlten mir Funktionen (etwa bei monday eine Chat-Funktion), mal sprach mich die Oberfläche nicht an, Dabei habe ich vor allem gelernt, dass mir eine flexible Gestaltung von Oberfläche und Projekten wichtig ist.

Meine persönlichen Empfehlungen für die besten kostenlosen Projektmanagement Tools findest du im Folgenden.

• ClickUp als vollwertiges Workspace Management Tool inklusive hochgradig anpassbarem Projektmanagement. Mit einem gratis Tarif, der mit großer Wahrscheinlichkeit völlig ausreichend für dich ist.
• Notion als hochflexible Knowledge Base. Vor allem, wenn du (wie ich) das Tool ohnehin schon vielfältig im Einsatz hast.
• Miro für Brainstormings im Team und Visualisierungen der Projektplanung, bevor es richtig los geht
• Todoist für eine simple Aufgabenverwaltung, wenn du kein All-in-One-Tool mit guter 2do-Funktion dafür nutzt
• OpenProject in der Community Edition für maximale Datenhoheit & unschlagbare Preis/Leistung, falls du den Einarbeitungs- und Webhosting-Aufwand (Ionos VPS mit integrierter OpenProject-Installation) nicht scheust und nicht den ganz frischen Look brauchst

Das beste Projektmanagement-Tool ist das, was auch genutzt wird. Und wie gesagt sind wohl nirgendwo die Anforderungen und Präferenzen so individuell. Entsprechend würde ich dir auf jeden Fall empfehlen, dir eine Handvoll passende Anbieter herauszusuchen und erst einmal zu schauen, wie gut sich die Software für dich „anfühlt“ und natürlich auch wie weit du mit den Gratis-Tarifen kommst.

Das ist sehr individuell. So bin ich inzwischen – nach jahrelanger Gratis-Nutzung – Premium-Kunde bei Notion, ClickUp und Todoist. Bei Notion benötigte ich mehr Speicherplatz und Kollaboration, bei ClickUp zusätzliche Custom Fields, bei Todoist mehr Projekte.

Alles hätte ich auch mit Workarounds lösen können, der Griff zur Kreditkarte geschah schlicht aus Bequemlichkeit. Beziehungsweise aus einer Abwägung von Aufwand und Nutzen, denn Workarounds kosten meist Zeit und Zeit ist Geld.

Wenn du tatsächlich aus den in diesem Artikel gelisteten sehr großzügigen Für-immer-Gratis-Tarifen hinauswachsen solltest, wirst du aber bereits so viel Nutzen aus dem Tool ziehen, dass es die Ausgabe wert sein wird.

Die besten kostenlosen Projektmanagement-Tools

Der Markt für Projektmanagement-Software ist hart umkämpft, jeder Anbieter setzt eigene Schwerpunkte – auch beim Zuschnitt der Gratis-Tarife. Welches Tool zu deinen Anforderungen passt und wie weit du jeweils ohne Bezahl-Tarif kommst, erfährst du im Folgenden.

ClickUp – bester Gratis-Tarif + bestes All-in-One-Projektmanagement

DNA: All-in-One-Workspace, der Projektmanagement, Aufgaben, Dokumente und sogar ein anpassbares CRM unter einem Dach vereint.

Besondere Merkmale: Über 15 Ansichtsoptionen (Liste, Board, Gantt, Kalender, Mindmap), native Dokumenten-Funktion, Whiteboards und flexible Vorlagen für Sprints, Redaktionspläne und Kundenprojekte. Dazu KI-Assistent, Zeiterfassung und Automatisierungen.

Preis: Kostenlos mit großzügigem Funktionsumfang, 60 MB Speicher, unbegrenzte Aufgaben und Mitglieder. Bezahltarife beginnen bei 7 Euro pro Mitglied und Monat (Unlimited-Plan).

Vorteile

Nachteile

ClickUp ist ein All-in-One-Tool, in dem du dir deine komplette Arbeitsumgebung zusammenbaust. Du sparst dir die Lizenzen für separate Projekt-, Dokumentations- und Zeiterfassungs-Tools bei voller Flexibilität und maximaler Integration.

Ein Projekt ist bei ClickUp eine Liste mit eigenen Status-Einträgen, jede Aufgabe lässt sich mit individuellen Feldern, Unteraufgaben und Abhängigkeiten anreichern. Hast du das Konzept einmal verinnerlicht, baust du dir eine Umgebung, die exakt zu deinem Prozess passt.

Du kannst ClickUp so weitgehend kostenlos nutzen, dass für 90 Prozent der Anwendungsfälle der Free-Tarif völlig ausreicht. Du bekommst unbegrenzte Aufgaben, die wichtigsten Views (Kanban, Sprint, Sprint, Calendar) und kannst deinem gratis Workspace unbegrenzt viele Mitglieder hinzufügen. Falls nicht, liegt der Premium-Plan für 7 Euro monatlich deutlich unter typischen Projektmanagement-Lizenzen.

• Zu ClickUp

monday.com – intuitivste Bedienung

DNA: Visuelles Produktivitäts-Tool mit farbcodierter Board-Oberfläche, das Teams vor allem bei der Steuerung von Projekten, Prozessen und Alltagsaufgaben unterstützt.

Besondere Merkmale: Hochgradig konfigurierbare Boards mit über 30 Spaltentypen, eine native Automations-Engine mit Hunderten vorgefertigten Workflows, Dashboards zur übergreifenden Auswertung mehrerer Boards. Dazu integrierte Zeiterfassung und eine Workload-Ansicht.

Preis: Kostenloser Tarif für bis zu 2 Nutzer mit 3 Boards und eingeschränkten Funktionen. Premium-Pläne ab 9 Euro pro Nutzer und Monat (mindestens 3 Lizenzen).

Vorteile

Nachteile

monday.com hat in den letzten Jahren einen beachtlichen Sprung vom Task-Management-Tool zur Multi-Produkt-Plattform gemacht. Neben dem klassischen Work Management gibt es heute monday CRM, monday Dev und monday Service – alle mit eigener Lizenz, aber gleicher Grundlogik.

Interessant ist vor allem die Verzahnung von Projektplanung und Umsetzung. Automatisierungen schieben Aufgaben zwischen Boards, benachrichtigen Verantwortliche und pflegen Status-Spalten, ohne dass jemand manuell eingreift.

Die Oberfläche ist dabei bewusst farbig, fast verspielt gestaltet. Manche Teams lieben das, andere empfinden es als unruhig. Für kreative und marketinglastige Unternehmen spricht monday gleichwohl oft genau die richtige visuelle Sprache.

Mit zwei Nutzern und drei Boards ist der Gratis-Tarif auf Solo-Selbständige oder kleinste Teams zugeschnitten. Die größten Stärken von monday bleiben dir allerdings vorenthalten: Automatisierungen, Integrationen, Timeline- und Kalender-Ansichten sowie Dashboards gibt es erst in den Premium-Tarifen.

Was Solo-Selbständige außerdem unbedingt beachten sollten: In jedem Premium-Tarif musst du mindestens 3 Lizenzen abnehmen. Das wäre natürlich nicht wirtschaftlich und würde einen Umzug von Nöten machen, wenn du aus dem Gratis-Tarif herauswächst. .

• Zu monday.com

Miro – bestes visuelles Whiteboard für die Projektplanung

DNA: Digitales Whiteboard für gemeinsames Planen, Brainstormen und Visualisieren in Echtzeit.

Besondere Merkmale: Unendliche Leinwand mit Sticky Notes, Diagrammen und Mindmaps. Riesige Vorlagen-Bibliothek für Kickoffs, Retrospektiven und Roadmaps. Dazu Workshop-Funktionen wie Timer und Abstimmungen sowie Integrationen mit Zoom, Teams und allen gängigen Projektmanagement-Tools.

Preis: Kostenloser Tarif mit 3 editierbaren Boards bei unbegrenzter Nutzerzahl. Premium-Pläne mit unbegrenzten Boards und Bearbeitung durch Externe ab 8 Euro / Monat.

Vorteile

Nachteile

Miro setzt dort an, wo klassische Projektmanagement-Tools schwächeln: In der Planungsphase, bevor die erste Aufgabe geschrieben ist. Kickoff-Workshops, Brainstormings und Roadmap-Diskussionen finden auf einer unendlichen Leinwand statt, wo alle Beteiligten gleichzeitig arbeiten.

In modernen, oft räumlich und auch zeitlich verteilten Teams ersetzt das Whiteboard den Konferenzraum mit Flipchart. Sticky Notes, Voting-Funktionen und ein Timer strukturieren Remote-Workshops, ohne dass jemand Screenshots von Papier-Pinnwänden verschicken muss.

Miro ist vor allem als Ergänzung klassischer Projektmanagement-Tools konzipiert, wird von vielen Solo-Selbständigen und Unternehmern aber als „All in One“ genutzt. Zumal schon im Gratis-Tarif vollwertige Timeline- und Kanban-Funktionen sowie alle 7.000+ Vorlagen dabei sind und unbegrenzt viele Boards erstellt werden können (von denen allerdings nur die letzten drei bearbeitbar sind).

In der Praxis wirst du im Gratis-Tarif weiter kommen als du denkst, wenn du diszipliniert mit den drei aktiven Boards umgehst und finalisierte Projekte archivierst. Ans Limit kommst du bei vielen gleichzeitigen Projekten und wenn Gäste deine Boards nicht nur sehen, sondern auch bearbeiten können sollen.

• Zu Miro

Notion – flexibelster Projekt-Baukasten

DNA: Blockbasiertes Wissensmanagement-Tool mit integrierten Datenbanken, das Notizen, Wikis, Projektplanung und Dokumentation in einer flexiblen Oberfläche vereint.

Besondere Merkmale: Datenbanken mit verschiedenen Ansichten (Tabelle, Kanban, Kalender, Galerie), verlinkbare Seiten und Blöcke, Team-Wikis, ein KI-Assistent und eine umfangreiche Vorlagenbibliothek.

Preis: Gratis für Einzelnutzer mit unbegrenzten Seiten und Blöcken. Bezahl-Tarife beginnen bei 10 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

Notion ist kein Projektmanagement-Tool im engeren Sinne, sondern ein Workspace, in dem du dir eines bauen kannst. Für die vermutlich mehrere Millionen Solo-Selbständigen und kleinen Teams, die ihre Notizen und Dokumente ohnehin schon in Notion verwalten, ist das eine pragmatische Lösung.

Die Stärke liegt dann in der Verzahnung. Eine Projekt-Aufgabe ist kein isolierter Datensatz, sondern du kannst sie mit Meeting-Notizen, Angeboten und der Projektdokumentation verknüpfen. Diese Tiefe bekommst du bei dedizierten Tools meist nur über aufwändige Integrationen.

Die Grenzen zeigen sich bei klassischer Projektsteuerung: Abhängigkeiten, Workload-Ansichten und belastbares Reporting fehlen. Wächst dein Anspruch in diese Richtung, führt der Weg zu Spezialisten wie monday.

Der Gratis-Tarif von Notion ist ein wesentlicher Grund für den explosionsartigen Erfolg des Tools. Arbeitest du allein – die fehlenden Kollaborationsfunktionen sind das größte Limit -, wirst du in 99 Prozent der Anwendungsfälle nie Geld für Notion bezahlen müssen. Für die gemeinschaftliche Nutzung von Workspaces brauchst du Notion Premium für 10 Euro pro Nutzer pro Monat.

• Zu Notion

Todoist – beste Aufgabenverwaltung für Solo-Selbständige

DNA: Schlanke To-do- und Aufgabenverwaltung mit Projektstruktur.

Besondere Merkmale: Aufgabenerfassung in natürlicher Sprache („Rechnung schreiben morgen 15 Uhr“), Projekte mit Unteraufgaben und Prioritäten, Board- und Kalender-Ansichten, Filter und Labels. Apps & Browser-Erweiterungen für praktisch jede Plattform.

Preis: Gratis für Einzelnutzer mit unbegrenzten Aufgaben und bis zu 5 Projekten. Premium-Pläne ab 7 Euro pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

Todoist spart sich bewusst Funktionen wie Dashboards und Ressourcen-Planung. Dafür erfasst du eine Aufgabe samt Termin und Projekt schneller als in jedem anderen Tool in diesem Vergleich. Auf allen Geräten, denn die nativen Desktop- und Mobile-Apps sind absolut marktführend.

Auch wenn Doist mit einem Business-Tarif seine Fühler in diese Richtung ausstreckt: Für die Steuerung komplexer Team-Projekte ist Todoist deutlich zu reduziert. Seine Stärken spielt Todoist als persönliches Aufgaben-Cockpit aus oder als simples Aufgaben-Verwaltungs-Tool für kleine Teams.

Der Gratis-Tarif inkludiert bereits alle wesentlichen Funktionen und ist völlig ausreichend, wenn du Todoist als das nutzt, wofür das Tool qua Name konzipiert ist – als To-Do-Liste.

In den Bezahl-Tarifen (Pro und Business sind im Kern identisch, nur richtet sich der eine Plan an Einzelnutzer und der andere an Teams) stecken vor allem Projektmanagement-Funktionen wie Reportings, Deadlines, Kalender-Ansichten und Reminder.

• Zu Todoist

OpenProject – bestes Open-Source-Projektmanagement & bestes deutsches Tool

DNA: Quelloffene Projektmanagement-Software aus Berlin für klassisches, agiles und hybrides Projektmanagement mit voller Datenhoheit.

Besondere Merkmale: Interaktive Gantt-Diagramme, Scrum-Backlogs und Kanban-Boards, Projekt-Wikis, Zeiterfassung und Budgets. Wahlweise selbst gehostet oder als Enterprise Cloud mit deutschem Rechenzentrum.

Preis: Die Community Edition ist als Open Source dauerhaft kostenlos zum eigenen Hosting (etwa Ionos VPS für 4 Euro / Monat mit Installation über wenige Klicks). Die Enterprise Cloud startet bei 5,95 Euro pro Nutzer und Monat (mindestens 25 Nutzer).

Vorteile

Nachteile

OpenProject steht unter der GPL-v3-Lizenz, den kompletten Quellcode findest du auf GitHub. Die Community Edition installierst du auf deinem eigenen Server und nutzt sie ohne laufende Lizenzgebühren. Bei Ionos (ehemals 1&1) ist OpenProject Teil der Cloud Server Apps, die du dort sehr komfortabel mit wenigen Klicks auf deinem virtuellen Server ab 4 Euro / Monat einrichten kannst.

Funktional muss sich das Tool nicht verstecken. Gantt-Planung, Scrum-Boards, Wikis, Zeiterfassung und Budgets decken auch anspruchsvolle Projekte ab. Nicht zufällig ist OpenProject Teil von openDesk, der Open-Source-Suite für die deutsche öffentliche Verwaltung.

Der Preis für die Unabhängigkeit ist Eigenverantwortung: Installation, Updates und Backups liegen bei dir. Scheust du den Aufwand, ist die Enterprise Cloud ab 5,95 Euro pro Nutzer und Monat der bequemere Weg – inklusive Hosting in Deutschland und professionellem Support. Bei Abnahme von mindestens 25 Lizenzen scheidet das Angebot für Solo-Selbständige und kleine Unternehmen allerdings aus.

Der Gratis-Tarif von OpenProject ist gleichzeitig der „teuerste“ und „günstigste“ in unserem Testfeld – jeweils mit dicken Anführungsstrichen. Wirklich kostenlos ist das Tool nämlich auch in der Open-Source-Variante nicht, denn Kosten fürs eigene Hosting fallen natürlich trotzdem an.

Gleichzeitig ist das Preis-Leistungs-Verhältnis unschlagbar. Abgesehen von einigen Komfort-Funktionen wie anpassbaren Schriftarten in PDF-Exports (sic!), die im Enterprise-Paket stecken, bekommst du den kompletten Funktionsumfang einer mächtigen Projektmanagement Suite zum De-Facto-Nulltarif.

• Zu OpenProject

Trello – bestes Kanban-Tool

DNA: Der Kanban-Pionier, bei dem Aufgaben als Karten über Boards mit Spalten wandern.

Besondere Merkmale: Boards mit Listen und Karten, die sich mit Checklisten, Terminen, Labels und Anhängen sowie über Integrationen anreichern lassen. Dazu die Automatisierungs-Engine Butler, Zusatzfunktionen wie Kalender oder Zeiterfassung und eine große Vorlagen-Galerie.

Preis: Gratis-Tarif mit unbegrenzten Karten, Integrationen (Power-Ups) und bis zu 10 Boards pro Workspace für maximal 10 Nutzer. Premium-Pläne mit unbegrenzten Boards, benutzerdefinierten Feldern & weiteren Ansichten 5 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

Trello hat das agiles Projektmanagement über Kanban-Boards im Online-Kosmos populär gemacht. Das Grundprinzip ist bei der Atlassian-Tochter (auch Jira, Confluence) seit dem Start 2011 unverändert: Aufgaben sind Karten, die du per Drag-and-drop durch Spalten wie „Offen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ ziehst.

Genau diese Reduktion ist die große Stärke. Während du bei ClickUp oder Notion erst eine Struktur aufbauen musst, legst du bei Trello in fünf Minuten dein erstes Board an und arbeitest produktiv. Auch Kunden und technikferne Team-Mitglieder verstehen das Prinzip ohne Erklärung.

Über Integrationen, die bei Trello Power-Ups heißen, rüstest du Funktionen nach und schaffst Integrationen etwa zu Slack und Google Drive. Bei komplexen Projekten mit Abhängigkeiten und Ressourcenplanung stößt Trello trotzdem an Grenzen, dafür ist das Tool schlicht nicht nicht gebaut.

Ähnlich wie Notion hat auch Trello seine große Popularität seinem sehr großzügigen Gratis-Tarif zu verdanken. Von 10 inkludierten Nutzern, unbegrenzten Integrationen und 250 Automatisierungen monatlich können andere Projektmanagement-Tool-Nutzer selbst in größeren Premium-Tarifen nur träumen.

Für Solo-Selbständige und kleine Teams mit einer überschaubaren Anzahl an Projekten kann der Gratis-Tarif eine echte Dauerlösung sein. Die wesentlichen Flaschenhälse: bei Bedarf an mehr als 10 Boards, wenn du Individualisierungen (Farben, benutzerdefinierte Felder) oder Kalender- oder Zeitleisten-Ansichten brauchst.

• Zu Trello

Airtable – bestes tabellenbasiertes Tool

DNA: Mischung aus Tabelle und relationaler Datenbank, aus der du dir flexible Projekt-Übersichten und Workflows baust.

Besondere Merkmale: Tabellen mit hochgradig individualisierbaren Ansichten (Raster, Kanban, Kalender, Galerie, Formular), verknüpfbare Datensätze über mehrere Tabellen hinweg, Automatisierungen und ein Interface Designer für eigene kleine Apps ohne Programmierung.

Preis: Kostenlos für bis zu 5 Nutzer mit 1.000 Datensätzen pro Datenbank. Premium-Pläne ab 20 US-Dollar pro Nutzer und Monat.

Vorteile

Nachteile

Airtable sieht auf den ersten Blick aus wie eine hübschere Tabellenkalkulation. Dahinter steckt aber eine relationale Datenbank: Du verknüpfst Tabellen miteinander, sodass etwa jede Aufgabe automatisch mit dem passenden Kundenprojekt und den Zuständigen verbunden ist.

Für klassisches Projektmanagement mit Abhängigkeiten und Zeitplänen ist das US-Tool nicht gebaut. Seine Stärken spielt Airtable überall dort aus, wo Projekte in Wahrheit Daten-Sammlungen sind: Redaktionspläne, Produkt-Launches mit Asset-Listen, Event-Organisation oder die Verwaltung von Freelancer-Aufträgen. Der Umstieg von Excel oder Google Sheets fällt leicht, weil das Tabellen-Grundgefühl erhalten bleibt.

Der Gratis-Tarif für bis zu 5 Nutzer inkludiert bereits den wesentlichen Funktionsumfang, darunter sogar KI-Guthaben und Automatisierungen. Nur die Gannt- und Zeitleisten-Ansichten verstecken sich in den Premium-Plänen, die im Vergleich relativ teuer sind.

Die größte Limitierung im Gratis-Tarif ist sicherlich die Anzahl der Datensätze: 1.000 Einträge sind pro Base (=Datenbank) erlaubt. Klingt viel, ist in der Praxis über mehrere Tabellen hinweg bei komplexeren Projekten aber relativ schnell erreicht. Zum Vergleich: Im günstigen Premium-Tarif sind bereits 50.000 Einträge pro Base inklusive.

• Zu Airtable

Welches kostenlose Projektmanagement-Tool zu dir passt

Die Wahl des richtigen kostenlosen Projektmanagement-Tools hängt weniger von der Feature-Liste ab als von deiner Teamgröße und deinem Arbeitsstil. Diese Gruppierung ordnet die Tools nach typischen Situationen.

Solo-Selbständige und Freelancer

• ClickUp – maximale Funktionen im Gratis-Tarif
• Todoist – schlanke Aufgabenverwaltung ohne Ballast
• Notion – Projekte und Wissen in einem Workspace

Kleine Teams ohne Software-Budget

• ClickUp – kein Nutzerlimit im Gratis-Tarif
• Trello – in Minuten startklar, 10 Boards kostenlos
• Miro – unbegrenzte Team-Mitglieder auf 3 aktiven Boards

Kundenprojekte und externe Zusammenarbeit

• Miro – unbegrenzte Betrachter in verständlichen Whiteboards
• Trello – Boards, die auch technikferne Kunden sofort verstehen

Content-Planung und strukturierte Daten

• Airtable – Redaktionspläne und Daten-Workflows als flexible Datenbank
• Notion – Datenbanken plus Dokumentation in einem Tool

Visuelle Planung und Workshops

• Miro – digitales Whiteboard für Kickoffs und Brainstormings
• monday.com – farbcodierte Boards mit sofort verständlicher Oberfläche

Datenschutz und volle Datenkontrolle

• OpenProject – Open Source mit Selbst-Hosting, komplett ohne Funktions-Limits

Häufige Fragen zu kostenlosen Projektmanagement-Tools

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