Korrekte Rechnungen – Welche Anforderungen muss man erfüllen?

Existenzgründer müssen sich mit so vielen Dingen beschäftigen, dass teilweise die naheliegenden Anforderungen vernachlässigt werden.

Eine korrekte Rechnung gehört dazu.

Was man bei der Erstellung einer Rechnung an einen Unternehmenskunden beachten muss und welche Fehler man vermeiden sollte, erfahrt ihr in diesem Artikel.

Hinweis: Die folgenden Informationen stammen aus meinen eigenen Erfahrungen und Recherchen. Da ich kein Anwalt bin, ist dies natürlich keine verbindliche Rechtsberatung. Falls konkrete Fragen oder Probleme auftauchen, sollte man sich an einen Anwalt wenden.

Warum sind korrekte Rechnungen wichtig?

Zum einen gibt es gesetzliche Vorschriften, wie Rechnungen auszusehen haben. Darin wird genau definiert, was eine Rechnung enthalten muss.

Das Finanzamt ist seit 2004 deutlich strenger und das führt bei nicht korrekten Rechnungen oft dazu, dass der Vorsteuerabzug verweigert wird. Das bedeutet, dass der Rechnungsempfänger nicht die enthaltene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück bekommt.

Deshalb wird ein Kunde, dem man eine nicht korrekte Rechnung sendet, in der Regel auch nicht bezahlen, bis man diese Rechnung korrigiert hat. Das kann zu deutlich Zahlungsverzögerungen führen.

Um Ärger mit Finanzamt und Kunden zu vermeiden, sollte man darauf achten, alle Pflichtangaben in der richtigen Form anzugeben.

Im Gegensatz zu vielen anderen Gesetzen sind diese Anforderungen klar und eindeutig formuliert, was erfreulich ist.

Pflichtangaben auf Rechnungen

Es gibt eine Reihe von Pflichtangaben, die auf einer Rechnung an ein anderes Unternehmen, einen Einzelunternehmer etc. enthalten sein müssen:

• Vollständiger Name und Anschrift des eigenen Unternehmens.
• Vollständiger Name und Anschrift des Kunden, an den die Rechnung geht.
• Das Rechnungs-Datum
• Die eigene Steuernummer oder eine evtl. vorhandene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Die Rechnung muss ebenfalls eine fortlaufende Rechnungsnummer (kann aus Zahlen und/oder Buchstaben bestehen) enthalten, die pro Rechnung nur einmal vergeben wird.
• Es muss zwar laut Umsatzsteuergesetz nicht zwingend „Rechnung“ auf der Rechnung stehen, aber der Einfachheit und Verständlichkeit halber würde ich das empfehlen.
• Auflistung der gelieferten Produkte oder Leistungen mit Anzahl bzw. Umfang.
• Zeitpunkt der Produktlieferung oder der Leistungserbringung, wobei der Monat ausreichend ist.
• Angabe des Nettopreises in Euro.
• Angabe des Umsatzsteuersatzes von 7% oder 19%.
• Wenn nicht schon in den Einzelpreisen oder dem Gesamtpreis enthalten, müssen vorher vereinbarte Rabatte, Boni und Skonti angegeben werden.
• Angabe des Umsatzsteuerbetrages oder alternativ einen Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt.

Empfehlenswert ist es zudem das Zahlungsziel (bis wann die Rechnung zu bezahlen ist) und eine vollständige und korrekte Bankverbindung anzugeben, damit der Kunden auch weiß, wohin das Geld überwiesen werden muss.

Werden die Pflichtangaben nicht korrekt erfüllt, kann der Rechnungsempfänger auf einer Korrektur bestehen.

Zudem gibt es in einigen besonderen Fällen weitere Pflichtangaben, die aber für Selbständige im Netz in der Regel nicht relevant sind.

Kleinunternehmerregelung

Eine Besonderheit stellt die Kleinunternehmerregelung nach §19 des Umsatzsteuergesetzes dar. Wer „Kleinunternehmer“ ist und eine Rechnung stellt, darf keine Umsatzsteuer ausweisen.

Stattdessen muss die Rechnung einen Satz wie zum Beispiel „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 Abs. 1 UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“ Alle anderen Pflichtangaben sind aber zu erfüllen.

Stellt man dagegen einem Kleinunternehmer eine Rechnung, während man selber umsatzsteuerpflichtig ist, muss man die Umsatzsteuer ganz normal ausweisen.

Kleinbetragsrechnungen

Einen Sonderfall stellen Kleinbetragsrechnungen von bis zu 150 Euro dar (ab 2017 liegt die Grenze zur Umsatzsteuer-Kleinbetragsregelung bei 200 Euro).

Hier genügen die folgenden Rechnungsangaben:

• Vollständiger Name und Anschrift des eigenen Unternehmens.
• Das Rechnungs-Datum
• Auflistung der gelieferten Produkte oder Leistungen mit Anzahl bzw. Umfang.
• Der Bruttobetrag inkl. Umsatzsteuer.
• Angabe des Umsatzsteuersatzes von 7% oder 19%.

Es können also ein paar Angaben weggelassen werden. Ich nutze allerdings für alle Rechnungen die selben Angaben, da ich ein entsprechendes Programm nutze und alle Angaben dort automatisch eingefügt werden.

Rechnungen ins Ausland

Einen besonderen Fall stellen Rechnungen ins Ausland dar. Das ist ein Thema, bei dem auch mein Buchhaltungsbüro immer mal wieder ins Schwitzen kommt. ;-)

Auf goetzbuchholz.de gibt es dazu einen sehr guten Artikel, den man sich mal anschauen sollte, wenn man zum Beispiel Werbekunden aus dem Ausland hat.

Dabei wird vor allem unterschieden, wo ein Umsatz ausgeführt wird und um welche Art es sich dabei handelt.

So ist es z.B. bei Werbeschaltungen für ausländische Unternehmen so, dass man die Rechnungen netto stellt, aber es muss ein entsprechender Hinweis enthalten sein und es muss die eigene Umsatzsteueridentifikationsnummer auf der Rechnung vorhanden sein.

Im Zweifel sollte man auf jeden Fall seinen Buchhalter oder seinen Steuerberater kontaktieren.

elektronische Rechnung oder Papier

Sehr gut ist, dass im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes seit Mitte 2011 elektronische Rechnungen (i.d.R. als PDF per Mail an den Kunden versendet) auch ohne elektronische Signatur möglich sind. Man kann diese zwar weiterhin verwenden, aber es gibt keinen Zwang mehr dazu.

Trotzdem muss man sicherstellen, dass die Rechnung korrekt erstellt wird und unversehrt zum Kunden gelangt. Das ist natürlich so eine Sache, aber im Normalfall gibt es damit keine Probleme.

Wichtig sind noch 2 Hinweise dazu. Zum einen müssen elektronische Rechnungen ebenfalls aufbewahrt werden. Das bedeutet, dass ein Papierausdruck nicht genügt, sondern die Datei aufbewahrt werden muss.

Zum anderen muss der Kunden damit einverstanden sein eine elektronische Rechnung zu bekommen. Will er eine Papierrechnung, so muss man diese auch bereitstellen.

Eingehende Rechnungen überprüfen

Diese Vorschriften sollte man nicht nur dann beachten, wenn man Rechnungen ausstellt, sondern auch, wenn man Rechnungen bekommt.

Bezahlt man eine nicht korrekte Rechnung und beanstandet diese nicht, kann das Finanzamt den Abzug der Vorsteuer verweigern. Das ist dann bares Geld, was einem verloren geht.

Deshalb sollte man eingehende Rechnungen immer auf Ihre Korrektheit prüfen.

Fazit

Hat man sich mit den Grundlagen der Rechnungslegung vertraut gemacht und die notwendigen Angaben einmal angelegt, so muss man eigentlich in Zukunft nicht mehr viel tun.

Desktop-Rechnungssoftware und auch Online-Rechnungsdienste bieten entsprechende Rechnungs-Vorlagen an und fragen alle rechtlich notwendigen Rechnungs-Angaben ab.

Wer seine Rechnungen ohne solch eine Software erstellt, kann sich mal diesen Artikel anschauen. Dort gibt es einige Quellen für Word- und Excel-Vorlagen.

Weitere Infos zur Rechnungslegung gibt es auf existenzgruender.de und in einem umfangreichen PDF der IHK Berlin.

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