Kunden bzw. Artikel verwalten und Angebote und Rechnungen schreiben ist so eine Sache. Diese Arbeiten sind wichtig und kein Selbständiger kommt da herum. Allerdings ist es meist das Letzte was man machen möchte. Zudem kostet spezielle Software extra Geld. Für alle Webworker und Selbstständigen im Netz gibt es allerdings die Möglichkeit, diese Aufgaben online zu erledigen.
Es gibt einige deutsche Anbieter, die es ermöglichen Rechnungen online zu schreiben und mehr. Ich habe mir 4 deutsche Anbieter genauer angeschaut und stelle euch diese im Folgenden genauer vor. Unter anderem gehe ich auf den Funktionsumfang ein und schildere ggf. meine Erfahrungen.
Online-Rechungen
Warum sollte man seine Kunden online verwalten und seine Rechnungen in einer Website erstellen? Es gibt natürlich auch gute Software, die diese Aufgaben erfüllt. Online-Lösungen haben aber einige Vorteile. So hat man von überall auf seine Daten Zugriff. Zudem gibt es ein zuverlässiges Backup. Die Wahrscheinlichkeit, dass der eigene Rechner abraucht ist größer, als dass der Online-Anbieter die Daten verliert. Auch spezielle Zusatzleistungen, wie z.B. eine digitale Signierung, Apps und mehr sprechen für die Online-Angebote.
Abschreckend wirkt da evtl. auf den ein oder anderen, dass er seine vertraulichen Daten nach außen gibt. Das muss jeder für sich entscheiden, aber die deutschen Rechnungs-Services sind beim Datenschutz sehr vorn mit dabei.
lexoffice
Mit lexoffice hat der renomierte Business-Software-Anbieter Lexware einen Online-Service an den Start gebracht, der sehr interessant ist. Ich selber habe den Service eine Weile getestet und setze diesen mittlerweile in meiner täglichen Arbeit ein. Der Service richtet sich an Selbstständige und Freiberufler und bietet in 3 Tarifen von der einfachen Rechnungslegung bis hin zur kompletten Buchhaltung für alle Wünsche etwas an.
Ich nutze lexoffice „Rechnungen & Finanzen“, was der günstigste Tarif (6,90 zzgl. MwSt / Monat) ist. Hiermit kann man Angebote und Rechnungen erstellen, Mahnungen schreiben, Kontakte verwalten, Serienrechnungen nutzen, Belege erfassen und einiges mehr. Mit der App kann man zumindest auf iOS alles auch auf dem Smartphone machen. An der Android-App arbeitet man noch.
Spannend ist auch die Online Banking Anbindung, was die Zahlung von Eingangsrechnungen direkt aus lexoffice ermöglicht. Und mit der integrierten Datev Export-Funktion und der Datev-Schnittstelle kann man die eigenen Daten sehr einfach an den Steuerberater übergeben.
Die beiden etwas teureren Tarife bieten vor allem Funktionen für größere Unternehmen. So kann man hier z.B. ein Kassenbuch führen, eine offene Posten Buchhaltung machen und sogar die Gewinn-und-Verlust-Rechnung und die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Vorbereitung für den Abschluss vornehmen. Nur die Bilanz muss der Steuerberater machen.
Alles in allem gefällt mir lexoffice sehr gut und ich bin damit in Alltag sehr zufrieden. Hier geht es zu meinem lexoffice Test.
| Leistungen | Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Mahnung, Belegerfassung, Auswertung |
| Preise | Es gibt 3 Tarife (zwischen 6,90 und 14,90 Euro zzgl. MwSt pro Monat). Für Selbstständige im Netz reicht meist aber der günstigste Tarif, den ich nutze. |
| Artikelverwaltung | automatisch Artikelhinterlegung |
| Kundenverwaltung | Kontakte können angelegt und bequem verwaltet werden. |
| Rechnungen | Snippet-Vorlagen für verschiedene Elemente der Rechnung. Layoutanpassung nach eigenen Vorstellungen möglich. |
| Sicherheit | Der Datenschutz wird laut Anbieter sehr ernst genommen. |
Easybill
Easybill habe ich in der Vergangenheit auch getestet. Der erste Eindruck ist gut. Die Website wirkt aufgeräumt und durch den blauen Farbton auch professionell und seriös.
Die Registrierung geht recht schnell von der Hand und schon kann man sich anmelden. Die Admin-Oberfläche wirkt modern und funktioniert sehr gut.
Als erstes sollte man alle notwendigen „steuerrechtlichen Daten“ und „Zahlungsinformationen“ hinterlegen. Dann kann es losgehen. Man legt Kunden an. Diesen kann man dann Rechnungen, Angebote und auch eMails senden. Dazu muss man dann auch noch so genannte Rechnungsposten anlegen, also Artikel.
Auf der Startseite des Admins bekommt man dann auch eine schöne Übersicht über die offenen Rechnungen und Zahlungseingänge.
Easybill ist auf jeden Fall einen Blick wert, zumal es im begleitenden Blog regelmäßig interessante Artikel gibt.
| Leistungen | einfache Kundenverwaltung, Rechnungen schreiben, Textbausteine, Auswertung |
| Preise | Es gibt 3 Tarife (zwischen 9,- und 39,- Euro zzgl. MwSt. pro Monat). Unterschiede sind z.B. die Begrenzung der Kundenanzahl, eine Projektverwaltung, eine Mitarbeiterwaltung und mehr. |
| Artikelverwaltung | Einfaches Anlegen von Waren und Dienstleistungen |
| Kundenverwaltung | Die wichtigsten Kundendaten können anlegt werden. Übersichtliche Verwaltung. |
| Rechnungen | Einfache Anpassung der Rechnung inkl. eigenes Briefpapier. Versand per Mail (als PDF) oder per Post durch Anbieter. |
| Sicherheit | Der Datenschutz wird laut Anbieter sehr ernst genommen. |
Weitere Infos über Easybill.
Fastbill
Fastbill.de ist ein weiterer Anbieter einer Online-Rechnungs-Verwaltung. Dabei ist dieser Service etwas umfangreicher als der vorherige.
Der Fastbill-Admin sieht nach der kurzen Registrierung sehr angenehm und aufgeräumt aus. Da findet man sich schnell zurecht.
Interessant ist vor allem die integrierte Zeiterfassung, die es ermöglicht, sehr genau die eigenen Aufträge abzurechnen. Zudem stellt Fastbill eine Vielzahl an weiteren Funktionen bereit, wie eine Banking-Zugang, Rechnungslayout-Anpassung, Exportfunktionen, Online-Speicher und mehr.
| Leistungen | Recht umfangreich und mit der Zeiterfassung auf jeden Fall auf Augenhöhe mit Desktop-Lösungen. |
| Preise | Insgesamt gibt es 3 Tarife zwischen 8,99 und 44,99 Euro zzgl. MwSt. pro Monat. Unbegrenzte Rechnungen und Belege bieten alle. Sonderfunktionen, wie z.B. Zahlungen empfangen oder ein Whitelabel Kundencenter kosten mehr. |
| Artikelverwaltung | Produkte und Stundensätze. Erfassung von Arbeitszeiten. |
| Kundenverwaltung | Hier kann man auch Ansprechpartner und Kostenstellen anlegen. |
| Rechnungen | Eigenes Corporate Design der Rechnungen möglich. Offene Posten-Liste. PDF-Rechnungen mit digitaler Signatur. Postversand durch Anbieter. |
| Sicherheit | SSL-Verschlüsselung, tägliches Backup, ebenfalls strenger Datenschutz |
Billomat
Billomat.com ist etwas merkwürdig. Man muss nicht nur eMail und Passwort eingeben, sondern auch seine Billomat-ID. Wieso man bei jeder Anmeldung 3 Daten eingeben muss, verstehe ich zwar nicht, aber na gut. Das ist zu ertragen.
Das Backend selber ist aufgeräumt und übersichtlich, so dass man sich sofort zurechtfindet. Kundenverwaltung, Belegübersicht, Auswertungen und mehr sind von hier aus zu erreichen.
Bei Billomat kann man Artikel/Leistungen, Dokumente (Angebote und Rechnungen) und Kunden anlegen. Das geht schnell und einfach von der Hand. Die Rechnung kann man dann als PDF anzeigen lassen und sich ausdrucken.
Einschränkungen gibt es in den 3 verschiedenen Tarifen vor allem bei der Menge der Dokumente pro Monat und der Zahl der Kunden. Wer nur wenige Kunden hat und nicht viele Rechnungen pro Monat schreibt, bekommt hier aber einen sehr günstigen Anbieter.
Billomat.com kann man 60 Tage kostenlos testen.
| Leistungen | Einfache Verwaltung von Kunden, Artikeln und Rechnungen. |
| Preise | Es gibt 3 Tarife. Der günstige Tarif SOLO erlaubt 60 Kunden und 30 Dokumente pro Monat. In den anderen beiden Tarifen gibt es diese Begrenzung nicht, aber sie kosten natürlich auch mehr. |
| Artikelverwaltung | Einfache Verwaltung von Artikeln. |
| Kundenverwaltung | Einfache und übersichtliche Kundenverwaltung. Direkte Verlinkung mit Google Maps zur Routenberechnung. |
| Rechnungen | Kostenloser Versand per eMail. Eigenes Briefpapier möglich. |
| Sicherheit | SSL-Verschlüsselung, Backups der Daten und umfangreiche Datenschutzhinweise. |
Fazit
Am besten hat mir von der Bedienung und vom Funktionsumfang die Angebote von lexoffice und Easybill.de gefallen. Da ist einfach alles drin, was man so gebrauchen kann. lexoffice ist dabei mein Tool der Wahl, welches ich in meiner Selbstständigkeit nutze.
Allerdings hängt es natürlich von den Bedürfnissen jedes Einzelnen ab, welches Angebot sinnvoll ist. Das Schöne ist aber, dass man alle Angebote kostenlos testen kann. Dann findet man auch das Passende für sich.