Seit fast 12 Jahren arbeite ich als Selbstständiger nun schon in einem eigenen Büro.
Zuerst war es lange Zeit ein Heimbüro und seit einige Jahren nun ein externes Büro. In dieser Zeit habe ich viel über die Arbeit im Büro gelernt, aber auch gemerkt, dass es nicht so einfach ist allein im eigenen Büro zu arbeiten.
Deshalb habe ich für euch 10 Tipps für das perfekte Büro zusammengetragen.
10 Tipps für das perfekte Büro
Die folgenden Tipps sollen Gründern und nebenberuflich Selbstständigen helfen, sich möglichst schnell an die Arbeit im eigenen Büro zu gewöhnen und produktiv zu sein. Aber auch für die eigene Gesundheit, den Spaß an der Arbeit und die langfristige Motivation sind diese Tipps gedacht.
Dabei solltest du, wie immer, diese Tipps nicht einfach blind übernehmen, sondern ausprobieren, was für dich am besten funktioniert und womit du dich wohlfühlst. Nach mehr als einem Jahrzehnt Selbstständigkeit kann ich aber guten Gewissens behaupten, dass diese Tipps für die meisten hilfreich sein werden.
- Einrichtung
Wenn man gründet, hat man meist nicht viel Geld, um sich eine komplette Büro-Ausstattung zu leisten. Meist wird auf vorhandene Möbel zurückgegriffen und selbst der PC wurde meist schon vorher privat genutzt.
Das ging mir damals 2006 nicht anders, als ich meinen Arbeitsplatz eingerichtet habe. Ich habe an einem Schreibtisch gesessen, den ich bereits vorher zu Hause hatte und ein relativ alter Bürostuhl war ebenfalls vorhanden. Als Arbeits-PC habe ich einfach meinen Privat-PC genutzt, der damals auch schon nicht mehr ganz neu war.
Allerdings hat sich recht schnell gezeigt, dass nicht alles optimal war in meinem neuen Heim-Büro. Während der Tisch alle Anforderungen erfüllt hat, war der Stuhl nicht sehr gut. Das hat sich recht schnell in Rückenschmerzen bemerkbar gemacht.
Also legte ich mir recht bald einen neuen Bürostuhl zu, der etwas mehr gekostet hat, aber sehr gut für meinen Rücken war. An dieser Stelle solltest du nicht sparen, denn schnell hat man sich körperliche Probleme eingehandelt. Wer viele Stunden am Tag am Computer sitzt, sollte den Bürostuhl und den Schreibtisch als seine absolut wichtigsten Arbeitsmittel betrachten.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die genutzte Technik. Es muss natürlich nicht der allerneuste PC sein. Das ist in der Regel nicht notwendig und einfach viel zu teuer.
Du solltest aber dennoch darauf achten, dass dich veraltete Technik nicht behindert. Wer mehr Zeit mit dem Warten auf den Computer als mit dem Arbeiten verbringt, verschwendet nicht nur Zeit, sondern bremst auch das eigene Business aus. Deshalb solltest du deine eigenen Bedürfnisse und Anforderungen bzgl. der Technik genau kennen und Geld zurücklegen, um später die Technik zu erneuern.
- Licht
Mit der Einrichtung des Büros hat auch das Thema Licht zu tun. Zum einen ist es natürlich ideal, wenn man große Fenster hat, die viel Tageslicht hereinlassen. Das ist das angenehmste Licht für die Arbeit am Schreibtisch.
Allerdings hat nicht jeder diese optimalen Voraussetzungen. Hinzu kommt, dass es im Winter spät hell und vor allem zeitig wieder dunkel wird. Den Lampen im Büro kommt deshalb ebenfalls eine wichtige Bedeutung zu. Eine gute Beleuchtung sorgt dafür, dass man konzentriert bleibt und die Augen nicht leiden.
Bei meinem Heimbüro war es z.B. so, dass ich zwar ein Fenster hatte, aber durch den vorstehenden Dachkasten gerade im Herbst und Winter doch nicht so viel Licht ins Zimmer kam. Deshalb habe ich neben der Deckenlampe eine zusätzliche Stehlampe genutzt, sowie natürlich eine Tischlampe.
Heute nutze ich eine besondere Tischlampe, die sich an das Umgebungslicht anpasst und zudem kein Spot-Licht hat, sondern gleichmäßig verteilt den ganzen Schreibtisch ausleuchtet.
- Ordnung
Ach war ich unordentlich als Student. Eine wirkliche Ordnung hatte ich nicht, aber das hat mich damals nicht so gestört, zumindest habe ich es so empfunden.
Mit dem Job wurde das dann schon anders. Ich habe zu Anfang immer noch alles aufeinander abgelegt und mein Schreibtisch war voll von Notizen. Zudem habe ich versucht mir viel zu merken. Aber das habe ich dann recht schnell geändert, denn der Überblick ging verloren und vor allem tat es auch mir selbst nicht so gut.
Mit der Selbstständigkeit habe ich meinen Hang zur Ordnung sogar noch verstärkt. So viele Aufgaben, Unterlagen und Erinnerungen. Ohne eine gewisse Ordnung geht da einiges unter. Ich schreibe mir alles auf, was ansteht oder was ich erledigen will. Das macht den Kopf frei und ich vergesse nichts.
Stichwort: Kopf frei. Auf meinem Schreibtisch findet sich nur das, was ich für die Erledigung der aktuellen Aufgabe wirklich benötige. So kann ich mich sehr gut auf die Aufgabe konzentrieren
Die Ordnung versuche ich übrigens verstärkt auch auf dem PC zu halten, denn auch da sammelt sich sehr schnell viel an.
- Single-Tasking
Viele denken ja, dass es eine gute Sache ist, wenn sie verschiedene Dinge gleichzeitig machen. Doch das ist wissenschaftlich gesehen nicht der Fall. Im Gegenteil, Menschen sind nicht wirklich multitaskingfähig.
Deshalb solltest du dich immer nur auf eine Aufgabe konzentrieren. Auch das Beantworten von Mails, das Schauen von Fernsehen/Streams oder die Kommunikation auf Facebook und Twitter sollte nicht mit der Arbeit an einer Aufgabe kombiniert werden.
Ich selber halte mich mittlerweile immer an diese Single-Tasking Arbeitsweise und das hat meinen Blogalltag deutlich stressfreier und effizienter gemacht.
- Prioritäten setzen
Eng mit der Ordnung im Büro hängt für mich die Arbeit mit ToDo-Listen zusammen. Nicht nur zu wissen, was man tun will bzw. muss, sondern die Aufgaben zu priorisieren, ist hierbei der Knackpunkt.
So gibt es Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen und wichtig sind. Diese sollten ganz oben stehen. Andere wichtige Aufgaben folgen. Nicht so wichtige Aufgaben, die zudem nicht zeitkritisch sind, kommen ganz ans Ende der ToDo-Liste oder fallen sogar ganz raus.
Als Selbstständiger im Netz hatte ich noch nie das Problem, dass ich nicht wusste, was ich machen soll. Ganz im Gegenteil, meine Liste mit Aufgaben und Ideen ist immer sehr lang. Da ist es immens wichtig zu priorisieren.
- Ablenkung vermeiden
Das Thema Ablenkung hatte ich weiter oben schon mal kurz angeschnitten. Doch ich möchte und muss hier nochmal ausführlicher darauf eingehen. Als ich gegründet hatte und zu Hause arbeitete, da passierte es öfter mal, dass ich mich anlenken ließ.
Sei es der Fernseher, das Internet oder andere Dinge im eigenen zu Hause, wenn wichtige, aber auch anstrengende Aufgaben anstehen, lässt man sich nur allzu leicht ablenken. Und so habe ich damals zwar oft bis in die Nacht gearbeitet, aber nicht immer wirklich effizient. Ohne Ablenkung wäre der Arbeitstag oft deutlich kürzer gewesen.
Deshalb nochmal ganz eindringlich dieser Tipp für dein Büro: Verbanne jegliche Ablenkungen aus deiner Sichtweite und vermeide diese auch auf dem PC, indem du dein Mailprogramm schließt, dich aus Facebook ausloggst und so weiter.
- Nein sagen
Fast jeder Selbstständige kennt das Problem, dass zu Beginn die Aufträge, Kunden und Einnahmen fehlen. Man ist über jede neue Möglichkeit froh Geld zu verdienen und das führt dazu, dass man immer Ja sagt.
Doch auf Dauer ist das nicht gut. Trotz Stress und Überlastung sagt man dem Kunden dennoch Sonderwünsche zu oder nimmt einen weiteren Auftrag mit straffer Deadline an. Es fällt vielen Selbstständigen schwer Nein zu sagen.
Doch es ist extrem wichtig dies wieder zu lernen. Nein sagen hilft ab einem gewissen Level nicht nur dabei den eigenen Stress zu reduzieren, sondern es sorgt auch dafür, dass die Einnahmen steigen. Indem man sich auf die wirklich guten Aufträge konzentriert und andere ablehnt, kann man höhere Stundenlöhne erzielen.
Deshalb kann ich nur jedem raten mit der Zeit umzudenken und die Gründer-Einstellung ein wenig abzulegen.
- Eat that frog
Dies ist ein Sprichwort und bedeutet, dass man zu Beginn das Tages die schwerste Aufgabe erledigen soll, da dann der Rest des Tages deutlich leichter fällt.
Das ist eine Vorgehensweise, mit der ich gute Erfahrungen gemacht habe. Am Morgen ist man zudem meist frischer und kann sich mit komplexeren Aufgaben beschäftigen. Nach dem Mittag fällt es dagegen meist schwerer sich in komplexere Dinge reinzudenken.
Allerdings gibt es auch eine andere Heransgehensweise. Indem man zum Start des Arbeitstages erstmal ein paar einfache und schnell zu erledigende Aufgaben abschließt, hat man gleich mal einige Erfolgserlebnisse. Das motiviert einen dazu, an die weiteren Aufgaben heranzugehen.
Für mich hat sich eine Kombination der beiden Herangehensweise bewährt. Indem ich da ein wenig wechsle, kommt zudem keine Langeweile auf.
- Feierabend machen
Zu einem guten Arbeitstag gehört es Feierabend zu machen und die eigene Freizeit zu genießen. Das ist für Gründer nur schwer vorstellbar, wie ich selbst am eigenen Leib gemerkt habe.
Ich habe ja lange zu Hause gearbeitet, so dass der „Weg zur Arbeit“ nur ein paar Meter lang war. Doch auf Dauer ist es nicht gesund auf Freizeit und Erholung zu verzichten. Das macht sich körperlich bemerkbar, aber auch psychisch kann es negative Auswirkungen haben. So leiden nicht wenige Gründer an Burnout.
Deshalb setze ich mir am Morgen eine Zeit, zu der ich Feierabend machen will. Bin ich schneller mit meinen Aufgaben fertig, dann mache ich entweder noch ein paar kleine Dinge oder gehe früher. Dauert die Hauptaufgabe dagegen länger, entscheide ich spontan, ob ich sie noch fertig mache oder hier abbreche und am nächsten Tag weitermache.
Es geht also gar nicht darum, wie Angestellte auf die Minute pünktlich alles fallen zu lassen. Es geht vielmehr darum, dem Gründer-Denkmuster zu entkommen, dass man ständig arbeiten muss. Zudem ist es oft so, dass man in kürzerer Zeit mehr schafft, da man konzentrierter und effizienter arbeitet.
- Ernährung
Zu guter Letzt noch ein Wort zum Thema Ernährung. Diese leidet bei Schreibtisch-Tätern oft, da neben der fehlenden Bewegung meist auch nicht gerade gesund gegessen wird. Viel Kaffee, Pizza und eine Menge Snacks stehen oft auf oder neben dem Schreibtisch.
Doch das kann sich mit der Zeit rächen, denn wenn man sich nicht gesund fühlt, dann leidet nicht nur die Arbeit darunter. Deshalb habe ich mit der Zeit damit begonnen deutlich mehr auf eine gesunde Ernährung zu achten und viel zu trinken, abseits von Kaffee.
Und natürlich sollte man Sport treibenm, als Ausgleich zum langen Sitzen im Büro.